ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในวงใน คุณอาจคิดว่าเอกสาร PDF ไม่สามารถแก้ไขได้ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความไม่สะดวกในบางสถานการณ์
ข่าวดีคือ มีวิธีทำให้ PDF กลายเป็นไฟล์ที่คนอื่นแก้ไขและปรับแต่งได้ ซึ่งมีประโยชน์ต่อการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และความสะดวกในการใช้งาน โดยมีวิธีการดังนี้
วิธีเพิ่มหรือแก้ไขไฟล์ PDF ที่ไม่ใช่ Fillable Form
ขั้นแรก คุณจะยินดีที่จะรู้ว่าสามารถแก้ไข PDF ใดๆ ได้โดยไม่ต้องเริ่มจากศูนย์
ตัวเลือกที่สะดวกที่สุดคือใช้เครื่องมือบนเบราว์เซอร์ที่ให้แก้ไข PDF ออนไลน์ โดยไม่ต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เพิ่มเติม เพียงอัปโหลดไฟล์ที่ต้องการแก้ไข แล้วเริ่มทำงานได้เลย!
อีกวิธีหนึ่งคือแปลง PDF เป็นเอกสาร Word แก้ไขใน Microsoft Word แล้วส่งออกเป็น PDF อีกครั้ง วิธีนี้ใช้เวลานานกว่าเล็กน้อย แต่อาจให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
วิธีสร้าง Fillable PDF Forms (ฟอร์ม PDF ที่กรอกข้อมูลได้)
ใช้ชุดซอฟต์แวร์ Adobe Acrobat คุณสามารถสร้าง Fillable PDF เองได้ ทั้งสร้างใหม่จากศูนย์ หรือแปลงเอกสารและฟอร์มที่มีอยู่ให้กลายเป็น PDF ที่ผู้อื่นแก้ไขได้
เพียงเปิด Acrobat ใช้แท็บ Tools หาตัวเลือก "Prepare Form" แล้วเลือกไฟล์หรือเอกสารที่ต้องการสร้างเป็น Fillable PDF
Acrobat จะตรวจจับพื้นที่ที่ควรมีฟิลด์ฟอร์ม และเพิ่มให้โดยอัตโนมัติ ถ้าต้องการเพิ่มฟิลด์เอง สามารถทำได้ผ่านแถบเครื่องมือ ย้ายและจัดตำแหน่งฟิลด์ได้ตามต้องการ
เมื่อพอใจแล้ว บันทึกไฟล์ และแชร์ได้ตามต้องการ ผ่านอีเมล บริการแชร์ไฟล์ หรือฟังก์ชัน Distribute ของ Acrobat เอง ซึ่งยังรวบรวมข้อมูลตอบกลับจากฟอร์มให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องจัดการด้วยตนเอง
ข้อควรพิจารณาเมื่อสร้าง Fillable PDF
เมื่อสร้างเอกสาร PDF ที่กรอกข้อมูลได้ คุณต้องจดจำข้อต่อไปนี้ เพื่อให้ผลลัพธ์ตอบสนองวัตถุประสงค์ได้จริง
- อย่า詰め込み (Overcrowd) ฟิลด์มากเกินไป: หากมีฟิลด์มากเกินไป ผู้กรอกอาจพลาดบางส่วน เนื่องจาก UI สับสน Interface สำคัญมาก
- ใช้ Checkbox สำหรับคำถามแบบเลือกตอบ: แทนที่จะให้ตอบเป็นข้อความทุกข้อ ใช้ Checkbox จะทำให้การรวบรวมข้อมูลง่ายขึ้นภายหลัง
- พิจารณา Branding: ถ้าเป็นแบบสำรวจหรือแบบสอบถามเชิงพาณิชย์ การเพิ่มโลโก้และข้อความแบรนด์ พร้อมฟิลด์ทั่วไป จะสร้างความทรงจำที่ดี หากเป็นสัญญาหรือเอกสารผูกมัด ตรวจสอบให้ครบตามกฎหมาย เพื่อคุ้มครองทั้งคุณและผู้ลงนาม
- เพิ่มปุ่ม Reset: ให้ผู้ใช้ล้างข้อมูลที่กรอกทั้งหมดและเริ่มใหม่ได้ทันที สรุปคือ ทำให้ Fillable PDF เข้าใจง่าย สอดคล้องกัน เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
มีความคิดเห็น? แชร์ได้ในความคิดเห็นด้านล่าง หรือติดตามเราที่ Twitter และ Facebook
บทความแนะนำจากบรรณาธิการ:
- การแปลงไฟล์: วิธีแปลง PDF เป็นฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์
- วิธีแปลง Word เป็น PDF ออนไลน์ฟรี?
- 6 ข้อดีของการใช้ไฟล์ PDF ในธุรกิจ
- PDF Editor นี้แก้ไข แปลง จัดการ PDF ได้ง่าย - ตอนนี้ลดเหลือ $30
