ฟังก์ชัน FILTER ใน Microsoft Excel เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดในการเรียนรู้ หากไม่มีสิ่งนี้ คุณจะประสบปัญหาในการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ นี่คือหลักสูตรเร่งรัดเกี่ยวกับการใช้ตัวกรองใน Excel
นอกจากนี้ โปรดทราบว่าฟังก์ชันนี้ไม่ใช่วิธีเดียวในการกรองข้อมูลใน MS Excel คุณมีเครื่องมืออย่างตัวกรองอัตโนมัติและตัวกรองขั้นสูงเพื่อบรรลุสิ่งเดียวกัน โดยมีคำเตือนที่สำคัญบางประการที่เราจะกล่าวถึงในคู่มือนี้
ฟังก์ชันตัวกรองคืออะไร
ฟังก์ชันหรือสูตร Excel เปรียบเสมือนส่วนสำคัญของ Excel ซึ่งช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้ เช่น ค้นหาค่าเฉลี่ยของชุดข้อมูลขนาดใหญ่ หรือสร้างกราฟเส้นโค้งรูประฆัง แต่ละฟังก์ชันมีไวยากรณ์ของตัวเอง ซึ่งโดยปกติคุณสามารถตรวจสอบได้โดยเพียงป้อนชื่อฟังก์ชันใน Excel
ฟังก์ชัน Excel FILTER ดังที่ชื่ออธิบายไว้ ใช้เพื่อ "กรอง" ค่าของช่วงที่ระบุตามเงื่อนไขบางประการ ทั้งช่วงและเงื่อนไขที่จะใช้จะถูกป้อนพร้อมกับฟังก์ชัน ทำให้สามารถปรับแต่งได้อย่างมาก
ด้วยพารามิเตอร์ที่เหมาะสม คุณสามารถดึงข้อมูลที่แน่นอนที่คุณต้องการจากสเปรดชีตโดยไม่ต้องค้นหารายการที่ตรงกันด้วยตนเองทั้งหมด และเนื่องจากเอาต์พุตมีอยู่ในเซลล์ คุณจึงสามารถเชื่อมโยงฟังก์ชันต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อทำการคำนวณหรือแสดงภาพผลลัพธ์เป็นกราฟได้
เหตุใดฟังก์ชัน FILTER จึงเป็นที่ต้องการมากกว่าตัวกรองขั้นสูง
ผู้เริ่มต้นใช้งาน Excel ส่วนใหญ่ใช้เครื่องมือกรองข้อมูลในตัวใน Excel แทนที่จะพยายามเรียนรู้ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน ตัวกรองอัตโนมัติเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแยกคอลัมน์และตั้งค่าเกณฑ์การกรองจากอินเทอร์เฟซตามเมนูได้ จากนั้นจะมีตัวกรองขั้นสูงที่มีความสามารถในการใช้เกณฑ์หลายเกณฑ์สำหรับการนำแผนการกรองที่ซับซ้อนไปใช้
ถ้าอย่างนั้นทำไมถึงต้องกังวลกับการใช้ฟังก์ชัน FILTER
ข้อได้เปรียบหลักของการใช้ฟังก์ชัน Excel เหนือการดำเนินการใดๆ ด้วยตนเอง (ด้วยเครื่องมือ Excel อื่นหรือแม้แต่โปรแกรมอื่นๆ) ก็คือฟังก์ชันต่างๆ จะเป็นแบบไดนามิก ตัวกรองอัตโนมัติหรือตัวกรองขั้นสูงจะให้ผลลัพธ์แบบครั้งเดียวซึ่งจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการแก้ไขข้อมูลต้นฉบับ ในทางกลับกัน ฟังก์ชัน FILTER จะอัปเดตผลลัพธ์ตามเมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลง
ไวยากรณ์ฟังก์ชันตัวกรอง
ไวยากรณ์ของสูตร FILTER นั้นตรงไปตรงมาเพียงพอ:
=FILTER(อาร์เรย์, รวม, [if_empty])
อาร์เรย์คือชุดย่อยรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าของสเปรดชีต ซึ่งระบุโดยการระบุช่วงระหว่างเซลล์ด้านซ้ายบนและเซลล์ด้านขวาล่าง ตัวอย่างเช่น A3:E10 เป็นอาร์เรย์ที่ประกอบด้วยคอลัมน์ A ถึง E และแถวที่ 3 ถึง 10
พารามิเตอร์ถัดไปเป็นเพียงเกณฑ์ที่จะใช้ หรือในทางเทคนิคแล้วคืออาร์เรย์บูลีน ซึ่งป้อนในรูปแบบของนิพจน์ที่ประเมินค่าของช่วงของเซลล์ (โดยปกติจะเป็นคอลัมน์) ที่ส่งคืน TRUE หรือ FALSE ตัวอย่างเช่น A3:A10=”Pass” จะส่งคืนค่า TRUE เมื่อค่าของเซลล์ตรงกับสตริงที่กำหนด
สุดท้าย คุณสามารถป้อนค่าที่จะส่งกลับโดยฟังก์ชัน FILTER เมื่อไม่มีแถวที่ตรงกับเงื่อนไข ซึ่งอาจเป็นสตริงธรรมดาๆ เช่น “No Records Found”
ที่เกี่ยวข้อง: ต้องการดูว่าข้อมูลตัวอย่างตรงกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่เพียงใด ดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับการคำนวณข้อผิดพลาดมาตรฐานใน Excel
ตอนนี้เรารู้ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน FILTER แล้ว เรามาดูวิธีใช้ FILTER ในสเปรดชีตกันกันดีกว่า
ข้อมูลตัวอย่างที่เราใช้ในการสาธิตนี้มีอาร์เรย์ตั้งแต่ A2 ถึง F11 โดยจัดตารางคะแนนชีววิทยาของนักเรียน 10 คนพร้อมกับการแจกแจงแบบปกติ
มาเขียนฟังก์ชันเพื่อกรองรายการตามคะแนนสอบ (แสดงรายการในคอลัมน์ D) และส่งกลับเฉพาะรายการที่มีคะแนนต่ำกว่า 30 ซึ่งควรเป็นไวยากรณ์:
=FILTER(A2:F11,D2:D11<30,”ไม่พบรายการที่ตรงกัน")
เนื่องจากผลลัพธ์ที่กรองเป็นชุดย่อยของอาร์เรย์ ให้ใช้ฟังก์ชันในเซลล์ที่มีพื้นที่ว่างเพียงพอหลังจากนั้น เราจะดำเนินการด้านล่างตารางต้นฉบับ:
และเราได้รับผลลัพธ์ที่คาดหวัง รายการทั้งหมดที่มีคะแนนต่ำกว่า 30 จะถูกเลือกและแสดงในรูปแบบตารางเดียวกัน
คุณไม่ได้ถูกจำกัดอยู่เพียงเงื่อนไขเดียวเช่นกัน ใช้ตัวดำเนินการ AND (*) เพื่อเชื่อมโยงนิพจน์หลายรายการเป็นพารามิเตอร์เดียว เพื่อสร้างตัวกรองที่ซับซ้อนมากขึ้น
มาสร้างฟังก์ชันที่คืนค่ารายการอยู่ระหว่าง 30 ถึง 70 เครื่องหมาย นี่คือไวยากรณ์และผลลัพธ์:
=FILTER(A2:F11,(D2:D11>30)*(D2:D11<70),“ไม่พบรายการที่ตรงกัน”)
สำหรับเกณฑ์ที่ไม่ผูกขาด คุณสามารถใช้ตัวดำเนินการ OR (+) ได้เช่นกัน ซึ่งตรงกับตัวกรองแม้ว่าจะมีเพียงเงื่อนไขเดียวเท่านั้นที่ประเมินว่าเป็น TRUE
ในสูตรต่อไปนี้ เราใช้มันเพื่อค้นหาค่าผิดปกติ โดยการกรองผลลัพธ์ที่น้อยกว่า 15 หรือมากกว่า 70
=FILTER(A2:F11,(D2:D11<30)+(D2:D11>70),,”ไม่พบบันทึก”)
สุดท้ายนี้ แทนที่จะใช้ค่าเดียวหรือสตริงเพื่อส่งคืนเมื่อฟังก์ชัน FILTER ไม่พบสิ่งใดเลย คุณสามารถระบุค่าสำหรับทุกคอลัมน์เพื่อให้แน่ใจว่าเอาต์พุตจะมีรูปแบบที่สอดคล้องกันเสมอ
ขั้นแรก ให้เราลองใช้เงื่อนไขที่เรารู้ว่าเป็นเท็จเพื่อดูว่าโดยค่าเริ่มต้นมีลักษณะเป็นอย่างไร:
=FILTER(A2:F11,D2:D11>90,”ไม่พบรายการที่ตรงกัน”)
อย่างที่คุณเห็น ผลลัพธ์จะมีเพียงสตริงเดียว ซึ่งขัดแย้งกับรูปแบบที่ต้องการ โดยปกติจะไม่ใช่ปัญหา เว้นแต่คุณต้องการป้อนผลลัพธ์ (หรือค่าบางส่วนจากผลลัพธ์) ลงในสูตรอื่น
ลองให้ค่าเริ่มต้นในรูปแบบเดียวกับรายการของอาร์เรย์ เราสามารถทำได้โดยการระบุค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคที่อยู่ในเครื่องหมายปีกกา เช่นนี้:
=FILTER(A2:F11,D2:D11>90,{“ไม่มีบันทึก”, “ไม่มีบันทึก”, “ไม่มีบันทึก”, 0})
สิ่งนี้ทำให้เราได้รับผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจมากขึ้น ซึ่งสอดคล้องกับรูปแบบอื่นๆ ของสเปรดชีต
ฟังก์ชัน FILTER คุ้มค่าหรือไม่
แม้ว่าคุณจะใช้ MS Excel เพียงอย่างเดียวในการเก็บรักษาบันทึกและไม่ได้ตั้งใจจะคำนวณแบบพิเศษใดๆ ฟังก์ชัน FILTER ก็เป็นหนึ่งในไม่กี่ฟังก์ชันที่คุณควรพิจารณา
เนื่องจากเมื่อเวิร์กบุ๊กของคุณถึงขนาดที่กำหนด การค้นหาข้อมูลด้วยตนเองอาจทำให้เกิดปัญหาได้ แม้ว่าเครื่องมือตัวกรองอัตโนมัติและตัวกรองขั้นสูงจะมีประโยชน์ แต่จริงๆ แล้วการใช้ฟังก์ชันจะสะดวกกว่าในระยะยาว เนื่องจากผลลัพธ์จะอัปเดตเองและสามารถจับคู่กับฟังก์ชันอื่นๆ ได้
