การจัดการ Excel สเปรดชีตขนาดใหญ่ไม่ใช่ง่ายเสมอไป โดยเฉพาะเมื่อมีการคำนวณฝังตัวมาก ที่ผลลัพธ์ในแถวหนึ่งขึ้นอยู่กับข้อมูลในแถวอื่น ปัญหาอื่นคือยากที่จะเห็นฉลากในแถวบนสุดหรือคอลัมน์ซ้ายสุดเมื่อเลื่อนดูข้อมูล
มีเทคนิคจัดการสเปรดชีตขนาดใหญ่ด้วยการล็อกแถวใน Excel (Fix a Row) ให้คุณแก้ไขข้อมูลอื่นได้โดยไม่ทำให้เกิดปัญหา
วิธีล็อกแถวใน Excel ด้วยการแช่แข็ง (Freeze)
ต้องการล็อกแถวไว้เพื่อดูหัวเรื่องหรือคอลัมน์อื่นๆ ขณะแก้ไขพื้นที่อื่นของคอลัมนั้น?
ทำได้ง่ายมาก เลือกเมนู View แล้วเลือก Freeze Panes จากกลุ่ม Window บนริบบอน เลือก Freeze Panes จากเมนูดรอปดาวน์
ตัวเลือกนี้จะล็อกทั้งแถวด้านบนของตำแหน่งเคอร์เซอร์ และคอลัมน์ด้านซ้ายของตำแหน่งเคอร์เซอร์
หากต้องการล็อกเฉพาะแถวด้านบนหรือคอลัมน์ด้านซ้าย ใช้ตัวเลือกอื่น:
- Freeze Top Row: ล็อกเฉพาะแถวบนสุดของชีต
- Freeze First Column: ล็อกเฉพาะคอลัมน์ซ้ายสุดของชีต
ฟีเจอร์ "แช่แข็ง" (Freeze) ใน Excel มีประโยชน์มาก โดยเฉพาะชีตขนาดใหญ่ที่ต้องเลื่อนไกลไปทางขวาหรือลงจนแถวหรือคอลัมน์ฉลากเลื่อนออกนอกชีต
การแช่แข็งแถวหรือคอลัมน์ใดๆ จะล็อกมันไว้ เพื่อคุณเห็นได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเลื่อนเคอร์เซอร์ไปไหนในสเปรดชีต
เพิ่มแถวใหม่พร้อมการคำนวณที่ล็อกไว้
ในชีตขนาดใหญ่แบบนี้ ยากที่จะเพิ่มหรือลบแถว และดูผลการคำนวณอัปเดตที่ด้านล่างคอลัมน์หรือปลายแถว เนื่องจากการคำนวณมักอยู่ที่ด้านล่างสุดหรือขวาสุด ผลลัพธ์มักไม่อยู่บนชีตตอนที่คุณพยายามลบหรือเพิ่มแถว
หากลองใช้ Freeze เพื่อล็อกเซลล์ด้านล่างหรือขวา ไม่ได้ เพราะ Freeze ล็อกได้แค่แถวด้านบนหรือคอลัมน์ด้านขวาของเคอร์เซอร์เท่านั้น
เคล็ดลับในการล็อกแถวหรือคอลัมน์การคำนวณไว้คือใช้ฟีเจอร์ Split ของ Excel
ทำได้โดย วางเคอร์เซอร์บนการคำนวณที่ต้องการล็อก เลือก View จากเมนู แล้วเลือก Split จากกลุ่ม Windows บนริบบอน
นี่จะล็อกการคำนวณด้านล่างคอลัมน์ไว้ ตอนนี้คุณคลิกขวาที่ตัวเลขสีเทาด้านซ้ายแถวใดก็ได้ เลือก Delete
เมื่อแถวถูกลบ คุณสามารถดูการคำนวณอัปเดตอัตโนมัติ เพื่อทราบว่ามันรวมการเปลี่ยนแปลงเข้าไปแล้ว
วิธีเดียวกันนี้ใช้ได้หากการคำนวณอยู่ปลายแถว วางเคอร์เซอร์บนการคำนวณ Split ชีต และลบคอลัมน์ คุณจะเห็นการคำนวณอัปเดตอัตโนมัติ
วิธีตั้งค่าความสูงแถวทั้งหมดใน Excel ให้เท่ากัน
เทคนิคนี้ไม่ได้เป็นการล็อกแถวไว้ตามตัว แต่เป็นวิธีจัดรูปแบบความสูงแถวทั้งหมดใน Excel พร้อมกัน จะประหยัดเวลามากกว่าปรับแถวทีละอัน โดยเฉพาะสเปรดชีตขนาดใหญ่
เพื่อปรับความสูงแถวทั้งหมดในชีต ให้เลือกทุกแถว แล้วคลิกขวาที่ตัวเลขสีเทาด้านซ้ายแถวใดก็ได้ เลือก Row Height จากเมนู
จะเปิดหน้าต่างใหม่ ให้พิมพ์ความสูงแถว ความสูงวัดเป็น Points มี 72 Points ต่อนิ้ว ความสูงเริ่มต้น 12.75 Points รองรับขนาดฟอนต์ 10 หรือ 12 Points สำหรับฟอนต์ใหญ่หรือรูปภาพ พิมพ์ความสูงใหญ่กว่าที่เหมาะสมได้
เมื่อคลิก OK จะปรับความสูงสำหรับทุกแถวในชีตที่คุณเลือก
แก้ไขเซลล์เดียวในแถว
อีกสิ่งที่ผู้คนปวดหัวกับชีตขนาดใหญ่ที่มีหลายแถว คือการแก้ไขหรือแทรกเซลล์เดียวในแถวเดียว โดยไม่ส่งผลเสียต่อส่วนอื่นของชีต
เช่น คุณแทรกแถวข้อมูลใหม่เข้าไปในชีต แต่มีจุดข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องการลบเพื่อให้ตรงกับส่วนอื่นของชีต คุณต้องลบเซลล์เดียวในแถวนั้น
ทำได้โดย เลือกและคลิกขวาเซลล์เดียวนั้น เลือก Delete จากเมนูดรอปดาวน์ เนื่องจากเซลล์เดียวนี้อยู่กลางสเปรดชีตและล้อมรอบด้วยข้อมูล Excel จะแสดงหน้าต่าง Delete พิเศษ
หน้าต่างนี้ให้คุณเลื่อนเซลล์ข้อมูลอื่นๆ กลับไปตำแหน่งที่ถูกต้องเพื่อให้ตรงกับส่วนอื่นของชีต
- Shift cells left: เซลล์ทั้งหมดทางขวาของเซลล์ที่ลบจะเลื่อนซ้าย
- Shift cells up: เซลล์ทั้งหมดใต้เซลล์ที่ลบจะเลื่อนขึ้น
- Entire row: ลบแถวทั้งหมดที่มีเซลล์ที่เลือก
- Entire column: ลบคอลัมน์ทั้งหมดที่มีเซลล์ที่เลือก
ทุกเทคนิค Excel นี้ช่วยให้คุณล็อกแถว (หรือคอลัมน์) ใน Excel ได้ ในขณะที่รักษาการคำนวณหรือตำแหน่งข้อมูลอื่นๆ ในชีตไว้
