หากคุณได้รับข้อความ "Microsoft Excel cannot access the file" แสดงว่ามีบางอย่างผิดปกติกับเส้นทางไฟล์ (file path) นี่คือข้อผิดพลาดที่น่าหงุดหงิด และอาจป้องกันไม่ให้คุณเปิดเอกสารสำคัญได้
ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีแก้ไขข้อผิดพลาด "Microsoft Excel cannot access the file" และเข้าถึงสมุดงานของคุณอีกครั้ง
สาเหตุของข้อผิดพลาด
มี 3 สาเหตุหลักที่คุณอาจได้รับข้อผิดพลาด Excel นี้:
- ชื่อไฟล์หรือเส้นทางไม่มีอยู่
- ไฟล์กำลังถูกใช้งานโดยโปรแกรมอื่น
- สมุดงานที่คุณพยายามบันทึกมีชื่อเดียวกับสมุดงานที่เปิดอยู่"
ด้านล่าง เราจะเริ่มด้วยวิธีแก้ไขที่มีโอกาสแก้ไขข้อผิดพลาดนี้มากที่สุด ดังนั้น เริ่มจากวิธีแก้ไข 1 และทำทีละขั้นจนกว่าปัญหาจะหายไป
วิธีแก้ไข 1: ตรวจสอบให้แน่ใจว่า External Links ถูกต้อง
เนื่องจากข้อผิดพลาดนี้มักเกิดขึ้นเมื่อพยายามคลิกลิงก์ไปยังสมุดงานหรือเวิร์กชีตภายนอก ขั้นตอนแรกคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์เหล่านี้ถูกต้อง สำหรับแต่ละลิงก์ในสเปรดชีต Excel ของคุณ:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมุดงานที่ลิงก์ไม่ได้ถูกย้ายหรือเปลี่ยนชื่อ ซึ่งจะส่งผลต่อเส้นทางไฟล์และ Excel จะไม่สามารถค้นหารายการที่ลิงก์ได้
- ลบรายการที่ลิงก์หากคุณไม่สามารถค้นหาได้อีกต่อไป
เพื่อค้นหาลิงก์ภายนอกทั้งหมด:
- เปิดแอปพลิเคชัน Excel
- กด Ctrl + F เพื่อค้นหาในสมุดงาน
- เลือก Options
- พิมพ์ ".xlsx" และกด Find What
- ภายใต้ "Within" เลือก Workbook และภายใต้ "Look in" เลือก Formulas
- เลือก Find All
วิธีแก้ไข 2: อัปเดต Microsoft Excel
การอัปเดตซอฟต์แวร์มักแก้ไขปัญหาชั่วคราว ในการให้แน่ใจว่าข้อบกพร่องนี้ไม่ได้เกิดจากโปรแกรม Excel ที่ล้าสมัย คุณควรอัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุด วิธีทำ:
- เปิด Excel
- เลือก File > Account
- เลือก Update Options > Update Now
วิธีแก้ไข 3: ปิดใช้งาน Excel Add-ins
บางครั้ง Add-ins อาจก่อให้เกิดปัญหากับชีต Excel ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ได้ก่อให้เกิดข้อบกพร่อง "cannot access the file" ให้ปิดใช้งาน Add-ins ทั้งหมดและเปิดใช้งานทีละตัว วิธีทำ:
- เปิดสมุดงาน Excel ของคุณ
- เลือก File > Options
- เลือก Add-ins
- ยกเลิกการติ๊กถูกทั้งหมดและคลิก OK
- เปิดใช้งาน Add-in แต่ละตัวทีละตัวจนกว่าข้อบกพร่องจะกลับมา
วิธีแก้ไข 4: ลดความยาวเส้นทางไฟล์ (File Path Length)
ข้อบกพร่องนี้อาจเกิดจากเส้นทางไฟล์ที่ยาวเกินไป เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ใช่กรณีนี้ ให้ย้ายไฟล์ Excel ไปที่โฟลเดอร์หลัก (แทนที่จะเป็นโฟลเดอร์ย่อยซ้อนกัน) และเปลี่ยนชื่อเป็นชื่อสั้นๆ เมื่อเส้นทางไฟล์สั้นลงแล้ว ให้อัปเดตลิงก์ภายในสมุดงาน Excel และลองเปิดไฟล์
วิธีแก้ไข 5: ย้ายไฟล์ Excel ไปที่ Desktop
บางผู้ใช้ระบุว่าข้อผิดพลาดนี้หายไปหากไฟล์ Excel อยู่ในโฟลเดอร์ Desktop แทนที่จะอยู่ที่อื่นในระบบไฟล์ของคอมพิวเตอร์ แม้จะไม่ใช่วิธีแก้ไขที่ดีที่สุด แต่สามารถกำจัดข้อบกพร่องชั่วคราวเพื่อคืนฟังก์ชันการทำงานที่เหมาะสมของสเปรดชีต Excel ได้
หมายเหตุ: ข้อผิดพลาดนี้ยังเกิดขึ้นเมื่อไฟล์จัดเก็บใน network drive แทนที่จะเป็น local drive ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์บันทึกที่ C:\Users\username\Desktop
วิธีแก้ไข 6: ล้าง Office Document Cache
การล้าง Office document cache ยังสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดนี้ได้ วิธีทำ:
- เปิด Windows Explorer และไปที่ Office File Cache สำหรับ Office 2016 จะอยู่ที่ "%localappdata%\Microsoft\Office\16.0\OfficeFileCache" สำหรับ Office 2013 จะอยู่ที่ "%localappdata%\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache"
- เลือกไฟล์ทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วย 'FS' และลบพวกเขา
- รีสตาร์ทเอกสาร Excel และดูว่าข้อผิดพลาดยังคงอยู่หรือไม่
วิธีแก้ไข 7: ปิดโปรแกรมอื่นๆ ทั้งหมด
หนึ่งในสาเหตุของข้อบกพร่อง Microsoft Office Excel นี้คือโปรแกรมอื่นกำลังใช้ไฟล์ Excel อยู่ ทำให้ไม่สามารถเปิดได้ ในการแก้ไข ให้แน่ใจว่าไฟล์ .xls ไม่ได้เปิดในสมุดงาน แอป หรือ add-ins อื่นๆ และลองอีกครั้ง
วิธีแก้ไข 8: ตรวจสอบสิทธิ์ของคุณ
MS Excel อาจเปิดไฟล์ที่ตั้งค่าเป็น "Read-only" ได้ยาก ในการแก้ไข ให้แน่ใจว่าไฟล์ที่ลิงก์มีสิทธิ์เขียนที่ถูกต้อง คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก Properties ถัดจาก "Attributes" ให้แน่ใจว่า Read-only ไม่ได้ถูกติ๊กถูก
กลับสู่ข้อมูล
แอป MS Office อาจละเอียดอ่อน และไม่มีอะไรแย่กว่า Excel error ที่ทำให้งานช้าลง หวังว่าคู่มือการแก้ไขปัญหานี้จะช่วยให้คุณแก้ไขสมุดงาน Excel และลิงก์ภายนอกทั้งหมดทำงานได้ตามที่ควร จำไว้ว่า หาก Excel หยุดทำงาน คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ Google Sheets หรือ Smartsheet ได้เสมอ!
