กราฟและแผนผังเป็นภาพที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณเห็นข้อมูลชัดเจน หากคุณต้องการแสดงโครงสร้างรายงานของบริษัท ทีม หรือองค์กร คุณสามารถสร้างแผนผังองค์กร (org chart) ใน Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint
พร้อมกับเทมเพลตสำหรับแต่ละแอปพลิเคชัน เราจะแสดงวิธีสร้างแผนผังองค์กรจากศูนย์ เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการ
ใช้เทมเพลตแผนผังองค์กรสำหรับ Word
เทมเพลตแผนผังองค์กรสำหรับ Word ตัวแรกนี้ให้กล่องข้อความสีสันบนพื้นหลังที่น่าสนใจ จาก TemplateLab คุณสามารถดาวน์โหลดแผนผังฟรีและแทนที่ชื่อและตำแหน่งตัวอย่างด้วยของคุณเอง
ในขณะที่เลย์เอาต์ของเทมเพลต Word ตัวถัดไปคล้ายกัน แต่เสนอเพิ่มเติมเล็กน้อย จาก Template.net เทมเพลตแผนผังองค์กรฟรีนี้สำหรับวางแผนโครงสร้างที่ข้างๆ ชื่อแต่ละรายมีคะแนน Readiness
ประโยชน์ที่นี่คือคุณสามารถใช้คอลัมน์นั้นสำหรับสิ่งที่คุณต้องการ เช่น ปีบริการ คะแนนสอบ หรือการมีส่วนร่วม ทำให้เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับอุตสาหกรรมและสถานการณ์ต่างๆ
ใช้เทมเพลตแผนผังองค์กรสำหรับ Excel
หากคุณชอบใช้ Excel สำหรับแผนผัง เทมเพลตฟรีนี้จาก Smartsheet เป็นตัวเลือกที่เหมาะสม คุณสามารถป้อนชื่อบริษัทด้านบนพร้อมชื่อและวันที่ของคุณ จากนั้นเลือกข้อความ Name และ Title ในแต่ละกล่องเพื่อแทนที่ด้วยรายละเอียดของคุณเอง
เพื่อเพิ่มกล่องและตัวเชื่อมต่อเพิ่มเติม ให้คัดลอกจากด้านขวาและวางในตำแหน่งที่ต้องการ
สำหรับตัวเลือก Excel อื่น ให้ดูเทมเพลตอีกตัวจาก Smartsheet มันทำงานและดูเหมือนตัวแรก แต่มีจุดสำหรับรูปหัว (headshots) สิ่งนี้ช่วยให้คุณรวมรูปถ่ายของแต่ละคนข้างๆ ชื่อและตำแหน่งได้
เพื่อเพิ่มรูปภาพ ให้คลิกขวาที่ไอคอนรูปภาพ เลือก Change Picture และเลือกตำแหน่งสำหรับรูปภาพที่ต้องการรวม
ใช้เทมเพลตแผนผังองค์กรสำหรับ PowerPoint
หากคุณวางแผนที่จะรวมแผนผังองค์กรในสไลด์โชว์ คุณสามารถเลือกจากเทมเพลต PowerPoint ฟรี 30 แบบที่สีสันสวยงามจาก Slidesgo เมื่อคุณเลือก Download this template และเลือก PowerPoint คุณจะได้เทมเพลตทั้งหมดในงานนำเสนอเดียว เพื่อเลือกตัวที่คุณชอบ
เทมเพลตตัวแรกนี้ให้เลย์เอาต์ที่แตกต่างเล็กน้อย โดยมีคนหลักอยู่กึ่งกลางด้านบน ตามด้วยระดับถัดไปด้านล่างและผู้รายงานโดยตรงกระจายไปทั้งสองข้าง เพียงเลือกข้อความภายในแต่ละกล่องเพื่อแทนที่ด้วยของคุณเอง
คุณต้องการแผนผังองค์กรแนวนอนไหม? หากใช่ เทมเพลตตัวถัดไปนี้สมบูรณ์แบบ เริ่มจากคนหลักด้านซ้ายและความสัมพันธ์รายงานกระจายไปทางขวา
อย่าลืมดูทุกตัวเลือกในแพ็กเกจเทมเพลตนี้เพื่อตัวที่เหมาะกับบริษัทของคุณมากที่สุด
สร้างแผนผังองค์กรจากศูนย์
หรือคุณอาจมีโซ่คำสั่งหรือโครงสร้างองค์กรที่เป็นเอกลักษณ์สำหรับแผนกต่างๆ คุณสามารถสร้างแผนผังองค์กรจากศูนย์โดยใช้ฟีเจอร์ SmartArt ใน Word, Excel และ PowerPoint
สิ่งดีของ SmartArt คือคุณจะพบการปรับแต่งมากมายที่ทำได้ด้วยปุ่มหรือเมนูง่ายๆ แทนที่จะทำด้วยมือ สิ่งนี้สามารถประหยัดเวลามากและช่วยให้คุณสร้างแผนผังที่ดูมืออาชีพ
สำหรับตัวอย่างของเรา เราจะใช้ Microsoft PowerPoint สร้างแผนผัง แต่กระบวนการเหมือนกันในทั้งสามแอปพลิเคชัน
แทรกแผนผังองค์กร
คุณสามารถเลือกจากแผนผังองค์กรพื้นฐาน ตัวที่รวมตำแหน่งหรือรูปภาพ หรือแผนผังแนวนอน โดยใช้ SmartArt
ไปที่แท็บ Insert และเลือก SmartArt ในส่วน Illustrations ของริบบอน
เมื่อกล่อง Choose a SmartArt Graphic เปิด ให้เลือก Hierarchy ด้านซ้าย คุณสามารถเลือกตัวเลือกแผนผังองค์กรแต่ละตัวเพื่อดูตัวอย่างและคำอธิบายสั้นๆ ด้านขวา
เลือกตัวที่ต้องการและเลือก OK เพื่อวางในเอกสารของคุณ
หากคุณใช้ Mac คุณสามารถใช้เมนูดรอปดาวน์ SmartArt และไปที่ Hierarchy เพื่อเลือกเลย์เอาต์ที่ต้องการในเมนูป๊อปอัท
เพิ่มข้อความ
ต่อไป ให้เพิ่มรายละเอียดสำหรับแต่ละคนในองค์กร ขึ้นอยู่กับประเภทแผนผังลำดับชั้นที่คุณเลือก คุณอาจรวมแค่ชื่อ หรือชื่อพร้อมตำแหน่งงาน
เลือกรูปร่าง (กล่องข้อความ) และพิมพ์ข้อความของคุณเอง แต่ละรูปร่างควรปรับขนาดอัตโนมัติเพื่อรองรับความยาวของข้อความภายใน
ทางเลือกอื่น คุณสามารถป้อนรายละเอียดลงใน Text Pane เลือกลูกศรด้านซ้ายของแผนผังเพื่อเปิดแผง จากนั้นเลือกระดับและป้อนข้อความ
หากคุณต้องการใช้สไตล์หรือสีฟอนต์ที่แตกต่าง ให้เลือกข้อความในรูปร่างและใช้แถบเครื่องมือลอยหรือตัวเลือกในกลุ่ม Font ที่แท็บ Home
ใช้รูปร่างเพิ่มเติม
หากคุณต้องการเพิ่มรูปร่างสำหรับสมาชิกทีมเพิ่มเติม คุณสามารถทำได้ง่ายๆ เนื่องจาก SmartArt ดูแลบางส่วนของงานให้คุณ คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการแทรกตัวเชื่อมต่อหรือประเภทรูปร่างที่ถูกต้องด้วยตนเอง
เลือกแผนผังและไปที่แท็บ SmartArt Design ที่ปรากฏ เลือกรูปร่างภายในแผนผังที่เกี่ยวข้องกับตัวที่ต้องการเพิ่ม
ด้านซ้ายของริบบอน ใช้กล่องดรอปดาวน์ Add Shape เพื่อแทรกอีกตัว คุณสามารถเพิ่มได้หลัง ก่อน เหนือ ใต้ หรือเป็นผู้ช่วย ขึ้นอยู่กับระดับของบุคคล
ที่นี่ เราเพิ่มรูปร่างด้านล่างของตัวขวาล่างสุด
หากคุณเพิ่มรูปร่างในตำแหน่งที่ต้องการย้าย คุณไม่ต้องทำด้วยตนเอง เลือกรูปร่าง เปิดแท็บ SmartArt Design และใช้ปุ่ม Promote หรือ Demote
คุณจะเห็นรูปร่างที่เพิ่งเพิ่มย้ายไปที่คุณต้องการในองค์กร
ทำกระบวนการนี้ต่อไปเพื่อเพิ่มรูปร่างสำหรับทุกคน และแทรกข้อความสำหรับแต่ละคนตามที่อธิบายไว้ข้างต้น
จัดสไตล์แผนผัง
หลังจากตั้งค่าแผนผัง แทรกข้อความ และเพิ่มจำนวนรูปร่างที่ต้องการแล้ว คุณสามารถตกแต่งแผนผังองค์กรของคุณ
เลือกแผนผังและไปที่แท็บ SmartArt Design ใช้ฟีเจอร์ Change Colors และ Styles ในส่วน SmartArt Styles ของริบบอน
คุณสามารถใช้เมนูดรอปดาวน์ Change Colors เพื่อเลือกโครงรูปสีที่แตกต่าง
จากนั้น ใช้กล่อง Styles เพื่อเพิ่มความน่าสนใจ เช่น 外观 3D ที่เงางาม หรือมุมมองที่แตกต่าง
หากคุณต้องการเปลี่ยนสีของรูปร่างเฉพาะแทนที่จะยึดตามโครงรูปสี คุณสามารถทำได้เช่นกัน ไม่ว่าจะคลิกขวาที่รูปร่างและใช้กล่องดรอปดาวน์ Fill ในแถบเครื่องมือลอย หรือเลือกรูปร่างและใช้ตัวเลือก Shape Fill ที่แท็บ Format
ตัวเลือกเพิ่มเติม
คุณมีตัวเลือกเพิ่มเติมอีกนิดหน่อยสำหรับแผนผังองค์กรด้วยฟีเจอร์ SmartArt
ที่แท็บ SmartArt Design คุณจะเห็นการกระทำเพื่อสลับจากซ้ายไปขวาเป็นขวาไปซ้าย เปลี่ยนเลย์เอาต์แผนผัง รีเซ็ตเป็นกราฟิกเริ่มต้น หรือแปลงแผนผังเป็นข้อความหรือรูปร่างง่ายๆ
การสร้างแผนผังองค์กรไม่จำเป็นต้องใช้งานหนักหรือเวลานาน ด้วยเทมเพลตหรือเครื่องมือ SmartArt คุณสามารถจัดทำเอกสารโครงสร้างทีมได้โดยการสร้าง org chart ใน Word, Excel หรือ PowerPoint ในไม่กี่นาที
สำหรับเพิ่มเติม ให้ดูเทมเพลตการจัดการโครงการสำหรับ Excel
