หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงหลักกับเวิร์กบุ๊กหรือเวิร์กชีต Microsoft Excel การสร้างสำเนาของรายการเหล่านั้นเป็นความคิดที่ดี นี่จะทำให้ข้อมูลต้นฉบับคงอยู่ในกรณีที่บางอย่างผิดพลาดหลังจากที่คุณทำการแก้ไข นี่คือวิธีบางอย่างในการทำซ้ำเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีตของคุณ
สูตรและฟังก์ชันในไฟล์ควรทำงานต่อไปได้ตราบใดที่คุณคัดลอกไฟล์ภายใน
วิธีคัดลอกไฟล์ Excel ทั้งหมด (Workbook)
กรณีคุณยังไม่รู้ เวิร์กบุ๊กคือไฟล์ Excel ที่มีเวิร์กชีตหนึ่งหรือมากกว่า มีหลายวิธีในการทำสำเนาของเวิร์กบุ๊ก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้ Excel เปิดสำเนาของเวิร์กบุ๊ก ใช้ตัวเลือก Save As ของ Excel เพื่อทำซ้ำสเปรดชีต หรือใช้ตัวจัดการไฟล์ของคอมพิวเตอร์เพื่อทำสำเนาของเวิร์กบุ๊กทั้งหมด
เปิด Workbook เป็นสำเนาใน Excel
Excel อนุญาตให้คุณเปิดเวิร์กบุ๊กเป็นสำเนา เพื่อให้ไฟล์ต้นฉบับไม่ถูกแก้ไข การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับเวิร์กบุ๊กจะถูกบันทึกในไฟล์ที่คัดลอก แยกจากสเปรดชีตต้นฉบับ
- เปิดแอป Excel บนคอมพิวเตอร์
- เลือก Open ในแถบด้านซ้าย และเลือก Browse ในคอลัมน์กลาง
- ไปที่โฟลเดอร์ที่บันทึกเวิร์กบุ๊ก
- คลิกเดี่ยวที่เวิร์กบุ๊กเพื่อเลือก แล้วเลือกไอคอนลูกศรลงถัดจาก Open และเลือก Open as Copy
- Excel จะทำสำเนาของเวิร์กบุ๊กและเปิดไฟล์นั้นในแอป
คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับเวิร์กบุ๊กได้อย่างอิสระ เนื่องจากสิ่งเหล่านั้นจะไม่สะท้อนในสเปรดชีตต้นฉบับ
ใช้ตัวเลือก Save As ของ Excel
ตัวเลือก Save As ของ Excel ช่วยให้คุณสร้างสำเนาของเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่ โดยคงการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำไว้กับไฟล์ เว้นแต่คุณใช้ตัวเลือก Save ของ Excel เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงจะสะท้อนเฉพาะในไฟล์ใหม่ที่คุณจะสร้าง
- เลือก File ที่มุมซ้ายบนของ Excel
- เลือก Save As ในแถบด้านซ้าย และเลือก Browse ในคอลัมน์กลาง
- เปิดโฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกสำเนาของเวิร์กบุ๊ก แล้วเลือก Save
ใช้ File Manager
วิธีหนึ่งในการทำสำเนาของเวิร์กบุ๊ก Excel โดยไม่เปิดแอป คือการใช้ตัวจัดการไฟล์ของคอมพิวเตอร์ คุณสามารถใช้ File Explorer บน Windows และ Finder บน Mac เพื่อทำซ้ำสเปรดชีต Excel
- เปิด File Explorer หรือ Finder บนคอมพิวเตอร์
- ค้นหาเวิร์กบุ๊ก Excel ที่ต้องการคัดลอก
- คลิกขวาที่เวิร์กบุ๊กและเลือก Copy
- เข้าถึงโฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกไฟล์ที่คัดลอก
- คลิกขวาที่จุดว่างในโฟลเดอร์และเลือก Paste
คุณสามารถทำสำเนาของเวิร์กบุ๊กในโฟลเดอร์เดียวกับไฟล์ต้นฉบับได้ ในกรณีนี้ ให้ทำตามขั้นตอนข้างต้น และตัวจัดการไฟล์จะตั้งชื่อไฟล์ที่คัดลอกตามลำดับ
วิธีสร้างสำเนาของเวิร์กชีตทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก
เวิร์กชีตคือซับชีตที่คุณเห็นในสเปรดชีต Excel คุณจะพบเวิร์กชีตหลายชีตของเวิร์กบุ๊กในแถบด้านล่างของ Excel
การคัดลอกเวิร์กชีตง่ายเท่ากับการใช้วิธีลากวาง ตัวเลือกเมนูบริบท ตัวเลือกริบบอน Excel หรือวิธีคัดลอกและวางแบบดั้งเดิม นี่คือวิธีทั้งหมดสำหรับคุณ
ใช้วิธีลากและวาง (Drag and Drop)
ลากและวางเป็นวิธีง่ายที่สุดในการทำสำเนาของเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊ก
- ค้นหาเวิร์กชีตที่ต้องการคัดลอกในเวิร์กบุ๊ก
- กดค้าง Ctrl (Windows) หรือ Option (Mac) ลากเวิร์กชีตที่ต้องการคัดลอกและวางที่จุดหมาย
- Excel ได้สร้างสำเนาของเวิร์กชีตแล้ว
ใช้เมนูบริบท (Context Menu)
หากวิธีลากและวางไม่สะดวก ให้ใช้ตัวเลือกในเมนูบริบทของ Excel (เมนูคลิกขวา) เพื่อทำซ้ำเวิร์กชีต
- คลิกขวาที่เวิร์กชีตที่ต้องการคัดลอก และเลือก Move or Copy ในเมนู
- เลือกปลายทางสำหรับเวิร์กชีตในส่วน Before sheet โปรดทราบว่า Excel จะวางเวิร์กชีตที่คัดลอกไว้ก่อนชีตที่เลือก
- เปิดใช้งานช่องติ๊ก Create a copy และเลือก OK
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดช่อง Create a copy ไว้ มิฉะนั้น Excel จะย้ายเวิร์กชีตแทนที่จะคัดลอก
ใช้ริบบอน Excel
เมนูริบบอนของ Excel ยังเสนอตัวเลือกในการคัดลอกและย้ายเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊ก
- เลือกเวิร์กชีตที่ต้องการคัดลอกในแถบด้านล่างของเวิร์กบุ๊ก
- เปิดแท็บ Home ของ Excel และเลือก Format > Move or Copy Sheet
- เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางเวิร์กชีต เปิดช่อง Create a copy และเลือก OK
ใช้ตัวเลือกคัดลอกและวาง (Copy and Paste)
วิธีดั้งเดิมในการคัดลอกรายการคือคัดลอกและวางข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อคัดลอกเวิร์กชีตได้ และนี่คือวิธีทำ
หมายเหตุ: แทนที่ Ctrl ด้วย Command ในลัดคีย์บอร์ดต่อไปนี้บน Mac
- เปิดเวิร์กชีตที่ต้องการคัดลอก
- เลือกข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กชีตโดยกด Ctrl + A
- คัดลอกข้อมูลที่เลือกโดยกด Ctrl + C
- ไปที่เวิร์กชีตที่ต้องการนำข้อมูลที่คัดลอก คุณสามารถสร้างเวิร์กชีตใหม่โดยเลือกเครื่องหมาย + (plus) ในแถบด้านล่างของ Excel
- วางเคอร์เซอร์ในเซลล์ A1 ของเวิร์กชีตและกด Ctrl + V
บันทึกสำเนาของเวิร์กบุ๊กจาก Excel for Web
คุณสามารถสร้างสำเนาของเวิร์กบุ๊กโดยใช้เวอร์ชันออนไลน์ของ Excel และบันทึกไฟล์ที่คัดลอกลงคอมพิวเตอร์
- เปิดเวอร์ชันเว็บของ Excel และเปิดเวิร์กบุ๊กที่ต้องการคัดลอก
- เลือก File ที่มุมซ้ายบนของ Excel
- เลือก Save As ในแถบด้านซ้าย
- เลือก Download a Copy บนแผงด้านขวา
- เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel
วิธีต่างๆ ในการทำซ้ำเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีต Excel
Excel เสนอวิธีต่างๆ ช่วยคุณทำสำเนาของเวิร์กบุ๊กและเวิร์กชีต ใช้วิธีที่สะดวกสำหรับคุณเพื่อทำซ้ำอะไรก่อนที่จะตัดสินใจทำการเปลี่ยนแปลงหลักกับไฟล์เหล่านั้น
เราหวังว่าคู่มือนี้ช่วยให้คุณคัดลอกสเปรดชีต ได้ เพื่อคุณสามารถเริ่มแก้ไขไฟล์โดยไม่กลัวทำลายสิ่งต่างๆ
