Gmail เป็นไคลเอนต์เว็บเมลที่ทรงพลัง คุณสามารถจัดการบัญชีอีเมลหลายบัญชีโดยใช้บัญชี Gmail บัญชีเดียว ตั้งค่าตัวกรองขั้นสูงอย่างง่ายดายเพื่อจัดการอีเมลขาเข้า หรือค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรอย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูงของ Google ความยอดเยี่ยมของ Gmail ไม่มีที่สิ้นสุดสำหรับการใช้งานทุกวัน ดังนั้น ผู้ใช้ส่วนใหญ่จึงไม่แม้แต่จะขีดข่วนพื้นผิวของสิ่งที่เครื่องมือนี้สามารถทำได้ คุณเพียงแค่ต้องอ่านคู่มือ Gmail ของเราสำหรับผู้ใช้ระดับสูงเพื่อดูว่า Gmail ทำอะไรได้บ้าง
เนื่องจาก Gmail มาพร้อมกับคุณลักษณะเชิงลึกมากมาย บางส่วนถูกซ่อนไว้และบางส่วนมีให้เป็นส่วนเสริมของเบราว์เซอร์ จึงสามารถใช้งานได้ในลักษณะที่ไม่ชัดเจนในทันที ก่อนหน้านี้เราได้อธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ทางเลือกอื่นๆ เช่น การเขียนไดอารี่ การควบคุมอาหาร หรือการจัดระเบียบหนังสือและภาพยนตร์ เกิดขึ้นมากมายตั้งแต่นั้นมา และเราพบว่า Gmail สามารถจัดการกับงานที่ท้าทายอย่างจริงจังได้ในขณะนี้
รักษา Inbox Zero โดยจับคู่ตัวกรองกับนามแฝง
ตัวกรองใช้ได้ดีและดูดี แต่ต้องมีการแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่จำนวนมากและบางครั้งก็ล้มเหลว การสมัครรับข้อมูลใหม่แต่ละรายการและตัวกรองที่ล้าสมัยทั้งหมดหมายความว่าจะมีอีเมลจำนวนมากขึ้นที่กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นค่าเริ่มต้น จนกว่าคุณจะต้องแก้ไขหรือตั้งค่าตัวกรองใหม่
ป้อนชื่อแทน Gmail แทนที่จะกรองอีเมลตามเนื้อหา ให้ใช้ที่อยู่อีเมลเฉพาะสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน และตั้งค่าตัวกรองตามอีเมลแทนที่ส่งไป
คุณสามารถสร้างนามแฝง Gmail ได้ทันที เพียงเพิ่ม +xyz ไปที่ส่วนหน้าเครื่องหมาย @ เช่น อีเมลที่ส่งไปที่ [email protected] หรือ [email protected] จะมาถึงในกล่องจดหมายของ [email protected] .
ทุกครั้งที่คุณลงชื่อสมัครใช้บางอย่างทางออนไลน์หรือแจกที่อยู่อีเมลของคุณ ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการให้อีเมลเหล่านั้นไปที่ใดและใช้นามแฝงที่เกี่ยวข้อง ด้วยการรวมนามแฝงเข้ากับตัวกรอง อีเมลของคุณจะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติ และคุณจะไม่ต้องกังวลกับกล่องจดหมายที่รกอีกต่อไป
สามารถใช้นามแฝงในรูปแบบที่สร้างสรรค์อื่นๆ ได้มากมาย :
- จัดการอีเมลสิ่งที่ต้องทำ ส่งอีเมลถึงตัวเองไปยังชื่อแทน To Do List ซึ่งจะถูกกรองไปยังป้ายกำกับ To Do List ของคุณ
- ปิดบังที่อยู่อีเมลส่วนตัวหรือที่ทำงานของคุณ เพิ่มที่อยู่อีเมลที่เกี่ยวข้องเป็นที่อยู่สำหรับส่งต่อ (> การตั้งค่า> การส่งต่อและ POP/IMAP ). จากนั้นส่งต่ออีเมลอัตโนมัติที่ส่งไปยังชื่อแทนเฉพาะไปยังที่อยู่อีเมลนี้
อีเมลตอบกลับอัตโนมัติพร้อมคำตอบสำเร็จรูป
โดยพื้นฐานแล้ว คำตอบสำเร็จรูปคือตัวอย่างข้อความที่คุณสามารถแทรกลงในอีเมลของคุณได้ แทนที่จะพิมพ์สิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก คุณสามารถ 'ทำ' ได้หนึ่งครั้งแล้วค่อยจัดจานเมื่อจำเป็น อีกฝ่ายจะได้รับข้อมูลที่ต้องการเร็วขึ้นและคุณก็จะมีเวลาเพิ่มขึ้นด้วย ดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่าการตอบกลับสำเร็จรูปและการตอบกลับอัตโนมัติของ Gmail ที่นี่
คำตอบสำเร็จรูปนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการวางบิตข้อความมาตรฐานด้วยตนเองในจุดที่คุณต้องการ แต่ยังมีสิ่งที่ฉลาดกว่าที่คุณสามารถทำได้ เมื่อจับคู่กับตัวกรองและนามแฝงแล้ว การตอบกลับสำเร็จรูปสามารถตอบอีเมลของคุณได้โดยไม่ต้องให้คุณเข้าไปยุ่งเลย ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการ:
- ไม่อยู่ที่สำนักงานตอบกลับ ตั้งค่าระบบตอบกลับอัตโนมัติเพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังลาพักร้อนและเมื่อใดที่พวกเขาคาดว่าจะได้ยินจากคุณ คุณสามารถกำหนดเป้าหมายอีเมลขาเข้าด้วยตัวกรองใหม่หรือเพิ่มการตอบกลับสำเร็จรูปเป็นการดำเนินการกับตัวกรองที่มีอยู่
- อีเมลคำถามที่พบบ่อย สร้างตัวกรองสำหรับคำหลักเฉพาะซึ่งการดำเนินการคือส่งคำตอบสำเร็จรูปที่ตรงกัน เช่น เพื่อแบ่งปันข้อมูลที่ร้องขอหรือตอบคำถามทั่วไป
- แชทอัตโนมัติ ตั้งค่าตัวกรองสำหรับวลีทั่วไป เช่น how are you , คิดว่าไง หรือสิ่งอื่น ๆ ที่บางคนถามหรือบอกคุณบ่อยๆ และปล่อยให้พวกเขาตอบกลับอัตโนมัติด้วยการตอบกลับสำเร็จรูป ยอมรับว่านี่เป็นความคิดที่งี่เง่า แต่อาจสร้างเรื่องตลกที่ดีได้
จัดการลูกค้าสัมพันธ์และโครงการ
เหตุใดจึงใช้บริการเพิ่มเติมหากคุณสามารถตอบสนองความต้องการด้าน CRM และ PM ทั้งหมดภายใน Gmail โปรแกรมเสริมของเบราว์เซอร์จำนวนมากสามารถเปลี่ยน Gmail ให้กลายเป็นสัตว์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะทำให้เครื่องมืออื่น ๆ ที่มีอยู่ดูล้าสมัย รายการโปรดของฉันคือ Boomerang และ Streak ทั้งคู่มีให้ใน Chrome
ด้วย Boomerang คุณสามารถกำหนดเวลาอีเมลและการเตือนความจำ คุณสามารถกำหนดให้อีเมลที่เก็บกลับมาที่กล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณต้องการ ส่งอีเมลในวันที่กำหนด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับอีเมลที่คุณส่ง ไม่ว่าผู้รับจะตอบกลับในระหว่างนี้หรือไม่ก็ตาม เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจัดการโครงการที่มีกำหนดเวลาและติดตามการสนทนา คุณยังสามารถส่งอีเมลอัตโนมัติด้วยคำอวยพรวันเกิด ดังนั้นคุณจะไม่มีวันลืม ส่วนเสริมนี้ใช้ได้กับ Chrome, Firefox และ Safari และเวอร์ชันฟรีจำกัดที่ 10 อีเมลต่อเดือน
https://youtu.be/4KmsqYjB9j4
ในทางกลับกัน Streak เป็นส่วนเสริมการจัดการโครงการที่เต็มเปี่ยมสำหรับทีม มีเทมเพลตสำหรับโครงการประเภททั่วไปส่วนใหญ่ แต่คุณยังสามารถตั้งค่าแบบกำหนดเองได้อีกด้วย ด้วยการทำงานร่วมกันหลายคน แต่ละคนจากกล่องจดหมายของพวกเขาเอง คุณสามารถมอบหมายงาน ให้เพื่อนร่วมงานติดตามคำขอรับการสนับสนุน หรือย้ายโครงการร่วมกันตั้งแต่ต้นจนจบ
https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk
เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมอีกตัวที่อยู่ในหมวดหมู่นี้คือ ActiveInbox น่าเสียดายที่ฉันไม่ได้ใช้มันเอง (ยัง) อย่างไรก็ตามมันดูน่าประทับใจ ดูด้วยตัวคุณเอง:
https://www.youtube.com/watch?v=ACMb42l-ohk
ActiveInbox เวอร์ชันฟรีมีฟีเจอร์หลักทั้งหมด ยกเว้นวันครบกำหนด บันทึกย่อ การรวม GCal และการตั้งค่าการบันทึก/การซิงค์
บทสรุป
ด้วย Gmail คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากกว่าการส่งและรับอีเมล เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณได้ หากมีการใช้งานที่บ้าๆ บอ ๆ หรือสร้างสรรค์ที่คุณคิดได้ ก็มีวิธีทำให้มันเกิดขึ้นได้
คุณจะใช้ศักยภาพของ Gmail อย่างเต็มที่ได้อย่างไร? คุณได้ค้นพบประโยชน์ดีๆ สำหรับ Gmail ที่ฉันไม่ได้กล่าวถึงข้างต้นหรือไม่
