ไฟล์แนบอีเมลช่วยให้คุณแชร์เอกสาร รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ กับผู้ติดต่อ อย่างไรก็ตาม หาก Outlook ไม่แสดงไฟล์แนบเหล่านี้ คุณจะไม่สามารถดูได้
มีหลายเหตุผลที่ Outlook อาจซ่อนไฟล์แนบจากมุมมอง อย่าให้ไฟล์แนบที่หายไปทำลายประสบการณ์อีเมลของคุณ เราจะสำรวจวิธีแก้ไขหลายอย่างที่คุณสามารถลองได้ด้านล่าง
1. ยืนยันว่าไฟล์แนบมีอยู่จริง และตรวจสอบกับผู้ส่ง
สิ่งแรกที่ควรทำหากไม่เห็นไฟล์แนบในอีเมล คือตรวจสอบว่าไฟล์แนบมีอยู่จริง คุณมักจะเห็นได้ในกล่องจดหมาย (Inbox) โดยการมองหาไอคอนคลิปกระดาษ (Paperclip) ถัดจากหัวข้ออีเมล ซึ่งบ่งชี้ว่าอีเมลนั้นมีไฟล์แนบที่สามารถดูหรือดาวน์โหลดได้
เพื่อดูไฟล์แนบ ให้เลือกอีเมลที่มีไฟล์แนบ ในอีเมลเอง คุณจะเห็นชื่อไฟล์แนบใต้ผู้รับและหัวข้อ จากที่นี่ คุณสามารถดาวน์โหลดหรือดูตัวอย่างไฟล์ได้
หากไม่มี ให้ตรวจสอบกับผู้ส่ง อาจเป็นว่าพวกเขาลืมแนบไฟล์ หรือส่งลิงก์แทนการแนบไฟล์ หากพวกเขาทำผิดพลาด คุณสามารถขอให้ส่งอีเมลใหม่พร้อมไฟล์ที่ตั้งใจจะแนบ
2. ปิดและเปิด Outlook ใหม่
บางครั้ง Outlook อาจเกิดข้อผิดพลาด (Glitch) ที่ป้องกันไม่ให้ไฟล์แนบแสดง ในกรณีนี้ การรีสตาร์ทแอปอย่างง่ายอาจแก้ไขปัญหาได้
คุณสามารถปิด Outlook ได้อย่างรวดเร็วโดยเลือก File จากเมนูด้านบน แล้วคลิก Close หรือ Exit (ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Outlook) เมื่อปิดแล้ว ให้เปิดแอปใหม่เพื่อตรวจสอบว่าปัญหาแก้ไขแล้วหรือไม่
หากคุณใช้ Outlook เวอร์ชันเว็บ (Outlook on the web) คุณสามารถลองโหลดหน้าเบราว์เซอร์ใหม่ (Reload) หรือล้างแคชและคุกกี้ (Clear Cache and Cookies) ได้เช่นกัน
3. ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
Outlook ต้องการการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตเพื่อดึงอีเมลใหม่และดาวน์โหลดไฟล์แนบ หากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอ่อนแอหรือไม่เสถียร ไฟล์แนบอาจโหลดไม่สมบูรณ์ ทำให้ดาวน์โหลดไม่ได้
เพื่อแก้ไข ให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ของคุณมีการเชื่อมต่อ Wi-Fi ที่เสถียร คุณยังสามารถลองตัดการเชื่อมต่อและเชื่อมต่อ Wi-Fi ใหม่ได้ หากคุณใช้อุปกรณ์มือถือ ลองสลับจาก Wi-Fi ไปใช้ข้อมูลมือถือ (Mobile Data) (และในทางกลับกัน)
4. ดูตัวอย่าง (Preview) ไฟล์แนบอีเมล
บางครั้งคุณอาจไม่สามารถดูหรือดาวน์โหลดไฟล์แนบจากกล่องจดหมายโดยตรงได้ ในกรณีนี้ คุณสามารถลองดูตัวอย่างก่อน (บังคับให้โหลดในแคช) ก่อนบันทึกลงอุปกรณ์
เพื่อดูตัวอย่างไฟล์แนบใน Outlook ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดอีเมลที่มีไฟล์แนบใน Outlook Client
- คลิกขวาที่ไฟล์แนบ และเลือก Preview (หรือเลือกปุ่ม Preview)
- หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมตัวอย่างไฟล์ ตัวอย่างจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับประเภทไฟล์และระบบปฏิบัติการของคุณ
- หากต้องการบันทึกไฟล์ ให้เลือก Download
5. ใช้โหมด Pop-Out Compose
คุณอาจต้องการดูไฟล์แนบในอีเมลขณะที่กำลังเขียนตอบกลับ แต่หากคุณใช้โหมด Inline Compose คุณจะไม่เห็นอีเมลต้นฉบับและไฟล์แนบของมัน วิธีแก้คือใช้ Pop-Out Compose Mode
จะเปิดหน้าต่างใหม่สำหรับการตอบกลับ ซึ่งคุณสามารถเห็นอีเมลต้นฉบับและไฟล์แนบใดๆ ในพื้นหลัง วิธีนี้เหมาะสำหรับอีเมลที่มีรูปภาพเป็นไฟล์แนบ ตัวอย่างเช่น เนื่องจากคุณจะสามารถดูตัวอย่างได้อย่างเหมาะสม
เพื่อใช้โหมด Pop-Out Compose ให้ทำตามขั้นตอน:
- เปิดอีเมลที่มีไฟล์แนบที่คุณต้องการตอบกลับ
- คลิกปุ่ม Reply ที่ด้านบนของอีเมล
- ในกล่องโต้ตอบ Reply ให้มองหาไอคอนที่ดูเหมือนกล่องพร้อมลูกศรชี้ออกนอก - นี่คือไอคอน Pop-out อาจดูแตกต่างกันเล็กน้อย หรืออยู่ที่อื่น ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Outlook ของคุณ
- คลิกที่ไอคอน Pop-out - หน้าต่างใหม่จะเปิดสำหรับการตอบกลับของคุณ
ตอนนี้คุณสามารถดูไฟล์แนบในอีเมลต้นฉบับขณะเขียนตอบกลับได้
6. ลากและวาง (Drag-and-Drop) ไฟล์แนบขณะเขียนอีเมล
อีกวิธีหนึ่งในการแนบไฟล์ไปยังอีเมลคือการลากและวางจากคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีนี้อาจเร็วและง่ายกว่าวิธีอื่นๆ ในการแนบไฟล์
เพื่อลากและวางไฟล์แนบขณะเขียนอีเมล ให้ทำตามขั้นตอน:
- ค้นหาไฟล์ที่ต้องการแนบบนคอมพิวเตอร์โดยใช้ File Explorer (บน Windows) หรือ Finder (บน Mac)
- เลือกไฟล์และลากด้วยเคอร์เซอร์เมาส์
- วางไฟล์ลงในกล่องเขียน (Compose Box) ใน Outlook คุณอาจเห็นข้อความ Drop files here เมื่อวางเคอร์เซอร์เหนือ
ไฟล์จะถูกแนบไปยังอีเมลของคุณ คุณสามารถทำซ้ำกระบวนการนี้สำหรับหลายไฟล์ได้
7. ลบแคช (Cache) ของ Outlook
Outlook จัดเก็บไฟล์ชั่วคราวในโฟลเดอร์แคชเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็ว อย่างไรก็ตาม บางครั้งแคชนี้อาจเสียหาย (Corrupted) หรือล้าสมัย ทำให้ไฟล์แนบไม่แสดง
เพื่อแก้ไข คุณสามารถลบแคชของ Outlook และบังคับให้แอปดาวน์โหลดไฟล์ใหม่จากเซิร์ฟเวอร์ หลังจากทำแล้ว ให้รีสตาร์ท Outlook และลองดูอีเมลที่มีไฟล์แนบอีกครั้ง
8. ตรวจสอบว่า Outlook ไม่ได้บล็อกรูปแบบไฟล์ของคุณ
Outlook มีฟีเจอร์ความปลอดภัยที่บล็อกบางประเภทของไฟล์ไม่ให้แนบหรือเปิด ไฟล์เหล่านี้มักเป็นไฟล์ที่สามารถรันได้ (Executable) ซึ่งอาจมีไวรัสหรือมัลแวร์ ตัวอย่างเช่น Outlook อาจบล็อกไฟล์ที่มีนามสกุล .exe, .bat, .js, หรือ .vbs
หากคุณพยายามแนบหรือเปิดไฟล์ที่ Outlook บล็อก คุณจะเห็นข้อความว่า Outlook blocked access to the following potentially unsafe attachments เพื่อแก้ไข ผู้ส่งต้นฉบับ (ไม่ว่าจะเป็นคุณหรือคนอื่น) สามารถเปลี่ยนนามสกุลไฟล์ก่อนแนบได้
เพื่อเปลี่ยนนามสกุลไฟล์ ให้ทำตามขั้นตอน:
- ค้นหาไฟล์ที่ต้องการแนบบนอุปกรณ์โดยใช้ File Explorer (Windows) หรือ Finder (Mac)
- คลิกขวาที่ไฟล์ และเลือก Rename
- เปลี่ยนนามสกุลเป็นสิ่งอื่น เช่น .txt หรือ .docx
- ยืนยันการเปลี่ยนแปลง และแนบไฟล์ใน Outlook โดยใช้ขั้นตอนที่ระบุไว้
หากวิธีนี้ไม่ได้ผล คุณจะต้องติดต่อผู้ดูแลเครือข่าย (Network Administrator) และอธิบายสถานการณ์ พวกเขาอาจสามารถปรับการตั้งค่าแอปบนอุปกรณ์ เครือข่าย หรือเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange เพื่อปลดบล็อกบางประเภทไฟล์ (ชั่วคราวหรือถาวร)
แก้ไขปัญหาไฟล์แนบใน Microsoft Outlook
หากไฟล์แนบของคุณไม่แสดงใน Microsoft Outlook ขั้นตอนด้านบนควรช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาได้ คุณยังสามารถลองดาวน์โหลดไฟล์แนบทั้งหมดจากอีเมล Outlook หากคุณยังคงเปิดไม่ได้ หากคุณมีไฟล์แนบหลายไฟล์ คุณสามารถลองแนบโฟลเดอร์ไปยังอีเมล Outlook ได้
กำลังมองหาไฟล์แนบเก่าของคุณ? คุณสามารถค้นหาผ่านอีเมล Outlook โดยใช้เกณฑ์การค้นหาเฉพาะ (เช่น ผู้ส่ง)
