เชี่ยวชาญการแจ้งเตือน Outlook: เปิดใช้งาน ปิดใช้งาน และปรับแต่งการแจ้งเตือนของคุณ

การแจ้งเตือนอีเมลของ Microsoft Outlook อาจเป็นดาบสองคม มันช่วยให้คุณติดตามอีเมลได้ แต่ก็อาจรบกวนการโฟกัสและประสิทธิภาพการทำงาน บทช่วยสอนนี้จะแสดงวิธีเปิดหรือปิดการแจ้งเตือน Outlook และช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างการได้รับข่าวสารและหลีกเลี่ยงการรบกวน

วิธีเปิดหรือปิดการแจ้งเตือน Outlook ใน Windows

หากคุณใช้ Microsoft Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลบนคอมพิวเตอร์ Windows 10/11 คุณสามารถกำหนดค่าโปรแกรมให้ส่งการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป (Desktop Notifications) ทุกครั้งที่บัญชีอีเมลรับจดหมายใหม่ คุณต้องเข้าถึงกล่องโต้ตอบ Outlook Options เพื่อจัดการการตั้งค่าการแจ้งเตือนจดหมาย นี่คือวิธี:

1. เลือกแท็บ File ใน Outlook

1. เลือก Options บนแถบด้านข้าง

1. ติ๊กช่องถัดจาก Display a Desktop Alert ภายใต้ส่วน Message arrival ตัวเลือกนี้จะแจ้งให้ Outlook แจ้งเตือนเกี่ยวกับจดหมายเข้าเป็น Toast Notifications เหนือ Action Center

คุณยังสามารถติ๊กตัวเลือกย่อย Enable preview for Rights Protected messages (May impact performance) เพื่อรับตัวอย่างการแจ้งเตือนสำหรับข้อความที่ได้รับการป้องกัน

ต่อไป ติ๊กช่องถัดจากตัวเลือกต่อไปนี้ หากคุณต้องการสัญญาณเพิ่มเติมสำหรับจดหมายเข้า

• Play a sound: ทำให้ Outlook เล่นเสียงสำหรับข้อความใหม่
• Briefly change the mouse pointer: เปลี่ยนเคอร์เซอร์เมาส์เพื่อบ่งชี้จดหมายใหม่
• Show an envelope icon in the taskbar: แสดงไอคอนซองจดหมายบนพื้นที่ System Tray เพื่อแจ้งจดหมาย שלא נקרא

หากการแจ้งเตือนจดหมายใหม่ของ Outlook รบกวนคุณ ให้เปิดกล่องโต้ตอบ Outlook Options ใหม่ เลือก Mail และปิดใช้งาน Display a Desktop Alert และประเภทการแจ้งเตือนอื่นๆ ที่คุณต้องการ หากคุณต้องการเพียงหยุดการแจ้งเตือนชั่วคราว วิธีที่ดีกว่าคือเปิดใช้งาน Do Not Disturb หรือ Focus Assist ใน Windows

วิธีเปิดหรือปิดการแจ้งเตือน Outlook ใน macOS

เหมือนกับ Windows, Microsoft Outlook สำหรับ Mac สามารถส่งการแจ้งเตือนเมื่อรับจดหมายใหม่ ไปที่หน้าต่าง Outlook Preferences เพื่อเปิดใช้งานการแจ้งเตือนอีเมลและจัดการวิธีการทำงาน

1. เปิดแอป Microsoft Outlook และเลือก Outlook > Settings บนแถบเมนู

1. เลือกหมวดหมู่ Notifications & Sounds

1. ติ๊กช่องถัดจาก Display an alert on my desktop เพื่อรับการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปจาก Outlook นอกจากนี้ ให้เลือกระหว่าง Show message subject only และ Show message subject and preview ตัวเลือกย่อย ขึ้นอยู่กับว่าการแจ้งเตือนควรแสดงตัวอย่างข้อความหรือไม่

ตัวเลือกอื่นๆ ที่เกี่ยวกับจดหมายเข้า ซึ่งคุณสามารถเปิดใช้งานได้ ได้แก่:

• Bounce Outlook icon in Desktop: ทำให้ไอคอน Outlook โดนบน Dock สำหรับจดหมายใหม่
• New Message: ทำให้ Mac เล่นเสียงชิม (Chime) สำหรับข้อความใหม่
• Badge count: แสดงจำนวนแบดจ์ (Badge Count) บนไอคอน Outlook สำหรับจดหมาย שלא נקרא ภายใน Focused Inboxes หรือทุก Inboxes

เพื่อปิดใช้งานการแจ้งเตือน Outlook ให้ไปที่หน้าจอ Notifications and Sounds ภายใน Outlook Preferences อีกครั้ง และยกเลิกติ๊ก Display an alert on my desktop และประเภทการแจ้งเตือนอื่นๆ คุณยังสามารถกำจัดการรบกวนโดยตั้งค่า Mac ให้เป็น Do Not Disturb/Focus

วิธีเปิดหรือปิดการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปใน Outlook.com

หากคุณใช้เวอร์ชันเว็บของ Outlook บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac คุณสามารถเปิดใช้งานการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปสำหรับกรณีที่คุณไม่ได้เปิดเว็บแอปในแท็บ วิธีทำ:

1. เข้า Outlook.com ลงชื่อเข้าใช้ด้วย Microsoft Account และเลือกไอคอน Gear ที่มุมขวาบน

1. เลื่อนลงแถบการตั้งค่า (Setting sidebar) และเปิดสวิตช์ถัดจาก Desktop notifications

1. เลือก Allow บนป๊อปอัพสิทธิ์เว็บไซต์ของเบราว์เซอร์

เพิ่มเติม คุณสามารถเลือก View all Outlook settings (ใต้ตัวเลือก Desktop notifications) และเลือก General > Notifications จากนั้นตัดสินใจระหว่างการรับการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปสำหรับข้อความเข้าทั้งหมด (Messages in Inbox) หรืออีเมลจากผู้ติดต่อโปรดเท่านั้น (Messages from favorite people)

เพื่อปิดใช้งานการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของ Outlook.com บนคอมพิวเตอร์หรือ Mac ให้เปิดแถบ Settings ของเว็บอินเทอร์เฟซใหม่ และปิดสวิตช์ถัดจาก Desktop notifications

วิธีเปิดหรือปิดการแจ้งเตือน Outlook บน Android

หากคุณพลาดหรือข้ามข้อความแจ้งที่เปิดใช้งานการแจ้งเตือนหลังจากติดตั้ง Outlook บน Android คุณสามารถเปิดใช้งานการแจ้งเตือนผ่านแผงจัดการ Notifications ภายในแอปได้ อย่างไรก็ตาม ก่อนทำอย่างนั้น คุณต้องตรวจสอบว่า Outlook มีสิทธิ์ระบบในการส่งการแจ้งเตือนจดหมายใหม่หรือไม่ วิธีทำ:

1. ไปที่ Android Settings และแตะ Apps
2. ค้นหาและเลือก Outlook ในรายการแอปบนโทรศัพท์
3. แตะ Notifications และเปิดสวิตช์ถัดจาก All Outlook notifications

เมื่อเปิดใช้งานการแจ้งเตือน Outlook บนอุปกรณ์ Android แล้ว คุณต้อง:

1. เปิดแอป Outlook แตะไอคอนบัญชีหรือตัวอักษรย่อ และเลือก Settings
2. เลือก Notifications
3. เปิดสวิตช์ถัดจาก Allow notifications ภายใต้แท็บ Mail จากนั้นใช้ตัวเลือกต่อไปนี้เพื่อปรับแต่งการแจ้งเตือนอีเมล:

• Notifications from: เลือกข้อความเข้าแบบไหนที่ต้องการรับการแจ้งเตือน ตัวเลือกมี: All mail, Focused inbox only, Favorite people
• New mail sound: ให้โทรศัพท์ Android เล่นเสียงหรือสั่นเมื่อรับจดหมายใหม่

หากคุณต้องการปิดการแจ้งเตือนอีเมลใน Outlook บน Android ให้ไปที่หน้าจอ Notifications ของแอปอีกครั้ง และตั้งค่า Notifications from เป็น None หรือ ตั้งค่าโทรศัพท์ Android เป็นโหมด Do Not Disturb

วิธีเปิดหรือปิดการแจ้งเตือน Outlook บน iPhone

ก่อนตั้งค่าและปรับแต่งการแจ้งเตือน Outlook บน iPhone หรือ iPad คุณต้องให้แอปมีสิทธิ์ส่งการแจ้งเตือน นี่คือวิธี:

1. เปิดแอป Settings เลื่อนลง และแตะ Outlook
2. แตะ Notifications
3. เปิดสวิตช์ถัดจาก Allow Notifications

หลังจากทำแล้ว ให้ไปที่หน้าจอจัดการ Notifications ของ Outlook เพื่อเปิดใช้งานและจัดการการแจ้งเตือนจดหมายใหม่

1. เปิดแอป Outlook บนอุปกรณ์ iOS หรือ iPadOS เลือกไอคอนโปรไฟล์ และแตะ Settings
2. แตะ Notifications
3. เลือกระหว่างประเภทการแจ้งเตือนต่อไปนี้สำหรับแต่ละบัญชีอีเมลที่คุณลงชื่อเข้าใช้:

• Focused and Other Inboxes: ส่งการแจ้งเตือนสำหรับข้อความอีเมลทั้งหมด
• Focused Inbox: ส่งการแจ้งเตือนสำหรับจดหมายที่คุณรับใน Focused Inbox เท่านั้น
• Favorite People: ส่งการแจ้งเตือนจากผู้ติดต่อโปรดเท่านั้น

เพิ่มเติม แตะ Sound for New Mail เพื่อตั้งค่าเสียงสำหรับจดหมายเข้า

เพื่อปิดการแจ้งเตือนอีเมลใน Outlook บน iOS ให้ไปที่หน้าจอเดียวกันกับข้างต้น และเลือก None ภายใต้แต่ละบัญชีอีเมล หรือเปิดใช้งาน Do Not Disturb หรือใช้ Focus บน iPhone

เปิดใช้งานการแจ้งเตือนอีเมล Outlook หรือปิดพวกมัน

การติดตามจดหมายเข้าเป็นสิ่งสำคัญ แต่การรักษาการโฟกัสก็สำคัญเช่นกัน ทุกอย่างเกี่ยวกับการค้นหาสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ ดังนั้น ให้เปิดใช้งาน ปรับแต่ง หรือปิดการแจ้งเตือนอีเมลใน Outlook ตามความต้องการและความชอบของคุณ