หากคุณกำลังทำงานกับตัวเลขใน Word แต่ต้องการสลับไปใช้ Excel คุณสามารถทำได้ มีวิธีง่ายๆ สองสามวิธีที่คุณสามารถลองเปลี่ยนจาก Word เป็น Excel ได้ ไม่ว่าจะคัดลอกข้อมูลด้วยตนเองหรือแปลงประเภทไฟล์
หากคุณต้องการทราบวิธีแปลงไฟล์ Word เป็น Excel ให้ลองทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้
คัดลอกและวาง
วิธีที่ง่ายที่สุดในการแปลงเอกสาร Word เป็น Excel คือการคัดลอกและวางข้อมูลด้วยตนเอง วิธีนี้ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบตาราง เนื่องจากแถวและคอลัมน์ตรงกับเค้าโครง Excel ได้ง่าย
- ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดเอกสาร Word ที่มีตารางที่คุณต้องการแปลงเป็น Excel
- เลือกทั้งตารางโดยคลิกและลากไปเหนือตาราง หรือกดไอคอนเลือกที่มุมซ้ายบนของตาราง
- กด Ctrl + C เพื่อคัดลอกตารางไปยังคลิปบอร์ด (หรือ Cmd + C บน Mac)
- จากนั้น ให้เปิดสมุดงาน Excel ใหม่หรือที่มีอยู่ที่คุณต้องการวางตาราง
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางตารางหรือคลิกที่ใดก็ได้บนเวิร์กชีตเพื่อสร้างตารางใหม่
- กด Ctrl + V (หรือ Cmd + V บน Mac) เพื่อวางตารางจากคลิปบอร์ด หรือคลิกขวาแล้วกด Paste
Excel จะปรับความกว้างของคอลัมน์และการจัดรูปแบบให้ตรงกับตาราง Word โดยอัตโนมัติ 
จากนั้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้พอดีกับสเปรดชีตของคุณ (เช่น การเปลี่ยนแบบอักษร สี หรือขนาด)
บันทึกเป็นไฟล์ข้อความและนำเข้าสู่ Excel
อีกวิธีในการแปลงเอกสาร Word เป็น Excel คือบันทึกไฟล์เป็นไฟล์ข้อความธรรมดาแล้วนำเข้าลงใน Excel วิธีนี้ได้ผลดีที่สุดเมื่อข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบรายการ โดยแต่ละรายการจะคั่นด้วยอักขระตัวคั่น เช่น เครื่องหมายจุลภาค แท็บ หรือช่องว่าง
Excel จะแปลงข้อมูลแต่ละบิตระหว่างอักขระตัวคั่นแต่ละตัวเป็นเซลล์ โดยแต่ละบรรทัดเป็นแถวที่แยกจากกัน
- ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดเอกสาร Word ที่มีรายการที่คุณต้องการแปลงเป็น Excel
- คลิกไฟล์> บันทึกเป็น และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ข้อความ
- ในรายการแบบเลื่อนลงบันทึกเป็นประเภท ให้เลือกข้อความธรรมดา (*.txt)
- กดบันทึกเพื่อบันทึกไฟล์
- กล่องโต้ตอบการแปลงไฟล์จะปรากฏขึ้น — ปล่อยการตั้งค่าเริ่มต้นไว้แล้วคลิกตกลง
- ณ จุดนี้ ให้ปิดเอกสาร Word (หรือย่อขนาด) และเปิด Excel
- ใน Excel ให้กด Data> From Text/CSV (หรือ Data> Get Data> From Text (Legacy)) และเรียกดูตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ข้อความ
- เลือกไฟล์ข้อความของคุณและเลือกนำเข้าหรือรับข้อมูล (ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Excel ของคุณ) Excel จะเปิดตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความเพื่อช่วยระบุวิธีการคั่นและจัดรูปแบบข้อมูลของคุณ
- ในขั้นตอนที่ 1 จาก 3 ของตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ให้เลือกตัวคั่น หากข้อมูลของคุณถูกคั่นด้วยอักขระ เช่น เครื่องหมายจุลภาคหรือแท็บ หรือความกว้างคงที่ หากข้อมูลของคุณจัดอยู่ในคอลัมน์ที่มีช่องว่างระหว่างอักขระเหล่านั้น
- คลิกถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ
- ในขั้นตอนที่ 2 จาก 3 ให้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจากอักขระตัวคั่นที่ใช้กับข้อมูลของคุณ เช่น แท็บ จุลภาค ช่องว่าง ฯลฯ คุณยังสามารถระบุอักขระอื่นๆ ในช่องอื่นๆ ได้ด้วย สุดท้ายนี้ ในหน้าต่างแสดงตัวอย่างข้อมูล คุณสามารถดูตัวอย่างวิธีที่ Excel จะแบ่งข้อมูลของคุณออกเป็นคอลัมน์ได้
- คลิกถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ
- ในขั้นตอนที่ 3 จาก 3 คุณสามารถเลือกได้ว่าแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบอย่างไร เช่น ทั่วไป ข้อความ วันที่ ฯลฯ คุณยังสามารถข้ามการนำเข้าคอลัมน์ใดก็ได้โดยเลือกตัวเลือก ห้ามนำเข้าคอลัมน์ (ข้าม) แทน
- คลิก เสร็จสิ้น เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
- เลือกตำแหน่งที่จะวางข้อมูลที่นำเข้าของคุณ (ในแผ่นงานที่มีอยู่หรือแผ่นงานใหม่) จากนั้นกดนำเข้า
ข้อมูลของคุณจะถูกนำเข้าไปยังสมุดงาน Excel ของคุณ ตรวจสอบอีกครั้งว่าข้อมูลได้รับการนำเข้าอย่างถูกต้องก่อนที่คุณจะบันทึก หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณอาจต้องล้างข้อมูล ทำซ้ำขั้นตอน และปรับแต่งการตั้งค่าของคุณ
ใช้โปรแกรมแปลง Word เป็น Excel ออนไลน์
วิธีที่สามในการแปลงเอกสาร Word เป็น Excel คือการใช้เครื่องมือแปลงไฟล์ออนไลน์ที่สามารถรองรับรูปแบบไฟล์ต่างๆ วิธีนี้จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อคุณไม่สามารถเข้าถึง Microsoft Office หรือต้องการวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและรวดเร็วสำหรับปัญหาของคุณ
เครื่องมือเหล่านี้มีอยู่หลายอย่างทางออนไลน์ การค้นหาโดย Google อย่างรวดเร็วจะแสดงตัวเลือกที่เป็นไปได้ เราจะอธิบายวิธีการดำเนินการนี้โดยใช้เครื่องมือแปลง Convertio Word เป็น Excel ด้านล่าง แต่เครื่องมือเหล่านี้จำนวนมากควรทำงานในลักษณะเดียวกัน
- เปิดเครื่องมือ Convertio Word เป็น Excel ในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ (หรือเปิดทางเลือกที่คุณต้องการแทน)
- กดเลือกไฟล์เพื่อเลือกไฟล์ Word ที่จะแปลงจากพีซีหรือ Mac ของคุณ หรือลากและวางไฟล์ลงบนหน้าเพื่ออัปโหลดแทน
- จากนั้น เลือก XLS หรือ XLSX เป็นรูปแบบเอาต์พุตสำหรับไฟล์ Excel ของคุณ
- กดปุ่มแปลงเพื่อเริ่มกระบวนการแปลง
- เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ ให้กดปุ่มดาวน์โหลดทันทีเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ XLS หรือ XLSX ที่แปลงแล้วไปยังพีซีหรือ Mac ของคุณ
เปิดไฟล์เพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่าเนื้อหาได้รับการแปลงอย่างถูกต้อง หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณอาจต้องเปลี่ยนรูปแบบของเอกสารของคุณก่อน (เช่น การใช้ตารางที่จัดรูปแบบอย่างถูกต้อง) ก่อนที่จะลองดำเนินการอีกครั้ง
การเปลี่ยนใช้เครื่องมืออื่นอาจให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
การแปลงเอกสาร Microsoft Office
ดังที่เราได้แสดงไว้ข้างต้น มีวิธีต่างๆ สองสามวิธีที่คุณสามารถแปลงหรือนำเข้าข้อมูลจากเอกสาร Word ไปยังสเปรดชีต Excel ได้ ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลของคุณมีโครงสร้างอย่างไรและสิ่งที่คุณต้องการบรรลุผลด้วยข้อมูลนั้น
หากข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบไฟล์อื่น คุณก็สลับไปมาระหว่างไฟล์เหล่านั้นได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแปลง PDF เป็นเอกสาร Word โดยใช้เครื่องมือต่างๆ (รวมถึง Word เองด้วย) คุณยังสามารถบันทึกหน้าเว็บเป็นเอกสาร Word ได้
หากคุณเปลี่ยนมาใช้ Office จาก LibreOffice หรือ OpenOffice คุณสามารถแปลงไฟล์ ODT เป็นไฟล์ Word ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
