หากคุณกำลังทำงานกับตัวเลขใน Word แต่ต้องการเปลี่ยนไปใช้ Excel คุณสามารถทำได้ มีหลายวิธีง่ายๆ ที่คุณสามารถลองเพื่อเปลี่ยนจาก Word ไป Excel ไม่ว่าจะเป็นการคัดลอกข้อมูลด้วยตนเองหรือแปลงประเภทไฟล์
หากคุณต้องการทราบวิธีแปลงไฟล์ Word เป็น Excel ให้ลองทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านล่าง
คัดลอกและวาง (Copy and Paste)
วิธีที่ง่ายที่สุดในการแปลงเอกสาร Word เป็น Excel คือการคัดลอกและวางข้อมูลด้วยตนเอง วิธีนี้เหมาะที่สุดเมื่อข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบตาราง (Table) เนื่องจากแถวและคอลัมน์จะตรงกับเลย์เอาต์ของ Excel ได้ง่าย
- เปิดเอกสาร Word ที่มีตารางที่คุณต้องการแปลงเป็น Excel
- เลือกตารางทั้งหมดโดยการคลิกและลากครอบคลุม หรือกดไอคอน Select ที่มุมซ้ายบนของตาราง
- กด Ctrl + C เพื่อคัดลอกตารางไปยังคลิปบอร์ด (หรือ Cmd + C บน Mac)
- เปิดสมุดงาน Excel ใหม่หรือที่มีอยู่ที่คุณต้องการวางตาราง
- เลือกเซลล์ที่ต้องการวางตาราง หรือคลิกที่ใดก็ได้บนเวิร์กชีตเพื่อสร้างตารางใหม่
- กด Ctrl + V (หรือ Cmd + V บน Mac) เพื่อวางตารางจากคลิปบอร์ด หรือคลิกขวาและกด Paste
Excel จะปรับความกว้างคอลัมน์และรูปแบบอัตโนมัติให้ตรงกับตาราง Word
จากนั้นคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมกับข้อมูลให้เหมาะกับสเปรดชีตได้ (เช่น เปลี่ยนฟอนต์ สี หรือขนาด)
บันทึกเป็นไฟล์ข้อความ (Text File) และนำเข้า (Import) เข้า Excel
อีกวิธีหนึ่งในการแปลงเอกสาร Word เป็น Excel คือการบันทึกไฟล์เป็นไฟล์ข้อความธรรมดา (Plain Text) แล้วนำเข้าเข้า Excel วิธีนี้เหมาะที่สุดเมื่อข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบรายการ (List) โดยแต่ละรายการคั่นด้วยตัวอักขระแบ่ง (Delimiter) เช่น คอมมา (Comma), แท็บ (Tab) หรือช่องว่าง (Space)
Excel จะแปลงข้อมูลแต่ละชิ้นระหว่างตัวอักขระแบ่งแต่ละตัวเป็นเซลล์ โดยแต่ละบรรทัดจะเป็นแถวแยกกัน
- เปิดเอกสาร Word ที่มีรายการที่คุณต้องการแปลงเป็น Excel
- คลิก File > Save As และเลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึกไฟล์ข้อความ
- ในรายการดรอปดาวน์ Save as type ให้เลือก Plain Text (*.txt)
- กด Save เพื่อบันทึกไฟล์
- กล่องโต้ตอบ File Conversion จะปรากฏ — ให้ทิ้งการตั้งค่าเริ่มต้นไว้ และคลิก OK
- ปิดเอกสาร Word (หรือย่อ) และเปิด Excel
- ใน Excel กด Data > From Text/CSV (หรือ Data > Get Data > From Text (Legacy)) และเรียกดูตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ข้อความไว้
- เลือกไฟล์ข้อความของคุณ และเลือก Import หรือ Get Data (ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Excel) Excel จะเปิด Text Import Wizard เพื่อช่วยระบุว่าข้อมูลของคุณถูกแบ่งและจัดรูปแบบอย่างไร
- ในขั้นตอนที่ 1 จาก 3 ของ Text Import Wizard ให้เลือก Delimited หากข้อมูลของคุณคั่นด้วยตัวอักขระเช่น คอมมา หรือแท็บ หรือ Fixed width หากข้อมูลจัดเรียงเป็นคอลัมน์ด้วยช่องว่างระหว่างกัน
- คลิก Next เพื่อดำเนินต่อ
- ในขั้นตอนที่ 2 จาก 3 ให้ติ๊กช่องถัดจากตัวอักขระแบ่งที่ใช้กับข้อมูลของคุณ เช่น Tab, Comma, Space ฯลฯ คุณยังสามารถระบุตัวอักขระอื่นในช่อง Other สุดท้าย ในหน้าต่าง Data preview คุณสามารถดูตัวอย่างได้ว่า Excel จะแบ่งข้อมูลเป็นคอลัมน์อย่างไร
- คลิก Next เพื่อดำเนินต่อ
- ในขั้นตอนที่ 3 จาก 3 คุณสามารถเลือกได้ว่าแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบอย่างไร เช่น General, Text, Date ฯลฯ คุณยังสามารถข้ามการนำเข้าคอลัมน์ใดๆ ได้โดยเลือกตัวเลือก Do not import column (skip)
- คลิก Finish เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
- เลือกตำแหน่งวางข้อมูลที่นำเข้า (ไม่ว่าจะเป็นเวิร์กชีตที่มีอยู่หรือใหม่) แล้วกด Import
ข้อมูลของคุณจะถูกนำเข้าไปในสมุดงาน Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกนำเข้าได้ถูกต้องก่อนบันทึก หากไม่ถูกต้อง คุณอาจต้องล้างข้อมูล ทำซ้ำกระบวนการ และปรับตั้งค่า
ใช้เครื่องมือแปลง Word เป็น Excel ออนไลน์ (Online Word to Excel Converter)
วิธีที่สามในการแปลงเอกสาร Word เป็น Excel คือการใช้เครื่องมือแปลงออนไลน์ที่สามารถจัดการรูปแบบไฟล์ต่างๆ ได้ วิธีนี้เหมาะที่สุดเมื่อคุณไม่สามารถเข้าถึง Microsoft Office ได้ หรือต้องการโซลูชันที่รวดเร็วและง่าย
มีเครื่องมือเหล่านี้หลายตัวออนไลน์ — การค้นหา Google แบบรวดเร็วจะแสดงตัวเลือกที่เป็นไปได้ เราจะอธิบายวิธีทำโดยใช้เครื่องมือ Convertio Word to Excel conversion tool ด้านล่าง แตหลายเครื่องมือควรทำงานคล้ายกัน
- เปิดเครื่องมือ Convertio Word to Excel ในเว็บเบราว์เซอร์ (หรือเปิดตัวเลือกที่คุณชอบแทน)
- กด Choose Files เพื่อเลือกไฟล์ Word ที่ต้องการแปลงจากคอมพิวเตอร์หรือ Mac หรือลากและวางไฟล์ลงบนหน้าเพื่ออัปโหลดแทน
- จากนั้นเลือก XLS หรือ XLSX เป็นรูปแบบไฟล์เอาต์พุตสำหรับไฟล์ Excel
- กดปุ่ม Convert เพื่อเริ่มกระบวนการแปลง
- เมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น ให้กดปุ่ม Download Now เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ XLS หรือ XLSX ที่แปลงแล้วไปยังคอมพิวเตอร์หรือ Mac
เปิดไฟล์เพื่อตรวจสอบว่าเนื้อหาถูกแปลงถูกต้องหรือไม่ หากไม่ถูกต้อง คุณอาจต้องเปลี่ยนรูปแบบเอกสารก่อน (เช่น ใช้ตารางที่จัดรูปแบบถูกต้อง) ก่อนลองกระบวนการอีกครั้ง การเปลี่ยนไปใช้เครื่องมืออื่นอาจให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
การแปลงเอกสาร Microsoft Office
เช่นที่เราแสดงข้างต้น มีหลายวิธีที่คุณสามารถแปลงหรือนำเข้าข้อมูลจากเอกสาร Word ไปยังสเปรดชีต Excel ได้ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างข้อมูลและสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ
หากข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบไฟล์อื่น คุณสามารถสลับระหว่างพวกมันได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแปลง PDF เป็นเอกสาร Word โดยใช้เครื่องมือต่างๆ (รวมถึง Word เอง) คุณยังสามารถบันทึกหน้าเว็บเป็นเอกสาร Word ได้
หากคุณกำลังเปลี่ยนมาจาก LibreOffice หรือ OpenOffice ไปยัง Office คุณสามารถแปลงไฟล์ ODT เป็นไฟล์ Word ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
