เคยทำงานบนเอกสาร Microsoft Word และต้องการใส่ Comment (ความคิดเห็น) หรือ Annotation (บันทึก) ไปไหม? หรืออาจจะทำงานเสร็จแล้ว และต้องการแก้ไขหรือลบ Comment ที่มีอยู่? ถ้าใช่ อย่ากังวล ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีแทรก Comments ลงในเอกสาร Word รวมถึงวิธีแก้ไขหรือลบ Comment ที่มีอยู่
Comment Tools ใน Word อยู่ที่ไหน? (Where Are the Comment Tools in Word?)
เมื่อคุณเปิด Microsoft Word คุณจะพบเครื่องมือ Comment ในแท็บ Review มี 2 กลุ่มเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับ Comment กลุ่มแรกคือ Comments group ซึ่งให้คุณเพิ่ม Comment ใหม่ ลบ Comment นำทางไป Comment ถัดไป/ก่อนหน้า และแสดง Comments ทั้งหมดพร้อมกัน กลุ่มที่สองคือ Tracking group ซึ่งเน้นการ Track changes ของข้อความและ Comments แต่ก็มีเครื่องมือสำหรับเปลี่ยนวิธีแสดง Comments ในเอกสาร
มี 3 วิธีในการทิ้ง Comment ใน Word เวอร์ชันใหม่ คุณสามารถใช้เครื่องมือ "New Comment" ในแท็บ Review, เครื่องมือ "Comment" ในแท็บ Insert หรือใช้ Keyboard Shortcut มาเริ่มจากวิธีแรก:
- เลือกข้อความที่ต้องการ Comment ข้อความที่เลือกจะถูกทำเครื่องหมายเป็น Comment scope (ขอบเขตของ Comment) คือส่วนของข้อความที่ Comment อ้างอิงถึง
- ไปที่แท็บ Review
- เลือก New Comment
แค่นั้นก็เรียบร้อย คุณแทรก Comment ใหม่สำเร็จแล้ว คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบ (Dialog box) ซึ่งเรียกว่า Markup area เปิดอยู่ที่ขอบของเอกสาร ขอบนี้เรียกว่า Reviewing Pane พิมพ์ Comment ของคุณไป เมื่อเสร็จ กดปุ่ม Esc เพื่อกลับไปที่ข้อความของเอกสาร หรือแค่คลิกเมาส์ที่ไหนก็ได้ในข้อความ
นี่คือวิธีทางเลือกในการแทรก Comment ใหม่:
- เลือกข้อความ
- ไปที่แท็บ Insert
- เลือก Comment
จากนั้นพิมพ์ Comment ของคุณ
และสุดท้าย คุณสามารถแทรก Comment ด้วย Shortcut Alt + Ctrl + M บนข้อความที่เลือก
วิธีตอบกลับ Comment (How to Reply to a Comment)
การเพิ่ม Reply (การตอบกลับ) ให้กับ Comment ที่มีอยู่แล้ว ทำได้ง่ายมาก
- เลือกกล่อง Comment (Comment box) ของ Comment ที่มีอยู่แล้ว
- เลือกปุ่ม Reply ที่อยู่ด้านล่างข้อความ Comment
- พิมพ์ Reply ของคุณ และกด Esc เมื่อเสร็จ หรือคลิกซ้ายที่ไหนก็ได้ในพื้นที่ข้อความของเอกสาร
Replies จะแสดงด้านล่าง Comment ต้นฉบับ
คุณสามารถเพิ่ม Replies ได้มากเท่าที่ต้องการ แต่จำไว้ว่า Comments ระดับที่สอง (Second-level comments) จะแสดงอยู่ระดับเดียวกันทั้งหมด จะดูเหมือนว่าเป็น Reply ต่อ Comment ต้นฉบับทั้งหมด แม้คุณจะกด Reply ใต้ Reply ที่มีอยู่แล้ว
วิธีแก้ไข Comment ใน Word (How to Edit a Comment)
การแก้ไข Comment ทำได้ง่าย แค่คลิกที่ไหนก็ได้ใน Markup area ของ Comment ที่ต้องการแก้ไข และทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ คุณสามารถเพิ่มข้อความ ลบส่วนเกิน หรือปรับแต่งได้อย่างอื่นๆ
การ Resolve Comment (Mark as Resolved)
ใน Microsoft Word คุณสามารถทำเครื่องหมาย Comment ว่า Resolved (แก้ไขแล้ว) Word จะเปลี่ยนสี Font ของ Comment เพื่อบอกผู้ใช้ทุกคนของเอกสารว่ามัน Resolved แล้ว การทำเครื่องหมายแบบนี้ช่วยให้คุณติดตามการแก้ไขได้
วิธีทำเครื่องหมาย Word Comment ว่า Resolved:
- เลือก Comment ที่ต้องการทำเครื่องหมาย Resolved และคลิกที่ข้อความของมัน
- เลือกปุ่ม Resolve ที่ปรากฏด้านล่างข้อความ Comment
คุณยังสามารถคลิกขวาที่ Comment แล้วเลือก Resolve Comment จากเมนูดรอปดาวน์ได้อีกด้วย
หมายเหตุ: ปุ่ม Resolve อาจเป็นสีเทา (Grayed out) ในกรณีนี้ คุณไม่สามารถ Resolve Comment ได้ เมื่อเกิดขึ้น อาจหมายถึงเอกสารถูกสร้างใน Word 2010 หรือเวอร์ชันก่อนหน้า ฟีเจอร์ "Resolve comment" ถูกนำมารับใช้ตั้งแต่ Word 2013 เพื่อแก้ปัญหานี้ คุณสามารถ Convert เอกสารเพื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์ใหม่ๆ
- ไปที่แท็บ File ใน Ribbon
- เลือก Info ใน Side menu แล้วเลือก Convert
- บันทึกเอกสารที่ Convert แล้ว
จำไว้: การ Convert เอกสารอาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงรูปแบบที่ไม่คาดคิด การเปลี่ยนแปลงที่พบบ่อยคือ ความกว้างของตาราง (Table width) เนื่องจากความแตกต่างในการจัดการ Cell margins ระหว่าง Word เวอร์ชันต่างๆ
วิธีลบ Comment ใน Word (How to Delete a Comment)
คุณสามารถลบ Comment ทีละอัน หรือลบทั้งหมดในเอกสารเดียวกันได้ ถ้าคุณลบ Comment ที่มี Replies ทั้งหมด Replies จะถูกลบไปด้วย แต่ถ้าคุณลบแค่ Reply Comment หลักจะคงอยู่
วิธีลบ Comment เดียว:
- คลิกที่ไหนก็ได้ในข้อความ Comment
- ไปที่แท็บ Review เลือก Delete
วิธีทางเลือก: คลิกขวาที่ Comment ที่ต้องการลบ เลือก Delete Comment จากเมนู
ทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อลบ Comment จำนวนมากได้
วิธีลบ Comments ทั้งหมดในเอกสารเดียวครั้งเดียว:
- ไปที่แท็บ Review โดยไม่เลือก Comment ใดๆ
- คลิกลูกศรลงใต้ปุ่ม Delete
- เลือก Delete All Comments in Document จากเมนูดรอปดาวน์
หมายเหตุ: ไม่มีเวอร์ชันของ Microsoft Word ใดมีเครื่องมือลบเฉพาะ Resolved Comments เท่านั้น หากต้องการทำ คุณต้องลบ Comment ที่ทำเครื่องหมาย Resolved ทีละอันด้วยตนเอง
วิธีซ่อน Comments (How to Hide Comments)
หากคุณต้องการซ่อน Comments ชั่วคราวแทนการลบ ควรเลือกซ่อน มี 2 วิธี วิธีแรกจะซ่อน Comments แต่ยังแสดง Changes ที่ติดเครื่องหมาย Track Changes วิธีที่สองจะซ่อน Comments และ Track Changes ทั้งหมด
วิธีที่ 1:
- ไปที่แท็บ Review
- ไปที่กลุ่ม Tracking เลือก Show Markup
- เลือก Comments ตอนนี้ถ้าคุณกลับไปที่เมนูเดิม จะเห็น "Comments" ไม่มีเครื่องหมายถูก หมายถึงถูกซ่อนแล้ว
วิธีที่ 2:
- ไปที่แท็บ Review
- ไปที่กลุ่ม Tracking เลือก No Markup ในส่วน Display for Review
ถ้าไม่เห็น Comments ทำอย่างไร? (What if You Can't See Comments?)
ถ้าคุณรู้ว่าเอกสาร Word ของคุณมี Comments แต่ไม่เห็นมัน พวกมันอาจถูกซ่อนไว้ นี้ใช้ได้กับ Revisions จาก Track Changes ด้วย ขั้นตอนต่อไปจะตั้งค่าให้แสดง Comments:
- ไปที่แท็บ Review
- ไปที่กลุ่ม Tracking เลือก All Markup หรือ Simple Markup
- จากนั้นเลือก Show Markup และตรวจสอบว่า Comments ถูกติ๊กถูก
โดยทำตามขั้นตอนข้างต้น คุณควรจะเห็น Comments ในเอกสาร Word ของคุณ แต่ถ้ายังไม่แสดง ให้ไปที่กลุ่ม Comments ในแท็บ Review ตรวจสอบว่า Feature Show Comments เป็นสีเทา (Grayed out) หรือไม่ ถ้าใช่ คุณจะใช้ไม่ได้ สิ่งนี้เกิดขึ้นบางครั้งถ้า Display for Review ตั้งเป็น All Markup
เพื่อแก้ไข ให้ตั้งเป็น Simple Markup
ตอนนี้คุณรู้วิธีแทรก ลบ หรือแก้ไข Comment ใน Microsoft Word แล้ว คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้อย่างสะดวก หากมีคำถามอื่นเกี่ยวกับการใช้ Microsoft Word ทิ้ง Comment ไว้ข้างล่าง เราจะพยายามช่วยคุณ
