6 วิธีที่พิสูจน์แล้วในการสำเนาเอกสาร Word อย่างปลอดภัย

เมื่อคุณสร้างสำเนาของเอกสาร Word คุณจะได้รับไม่เพียงแต่ไฟล์สำรองข้อมูล แต่ยังป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจต่อไฟล์ต้นฉบับ และลดความเสี่ยงในการแชร์ไฟล์ให้ผู้อื่นอีกด้วย

ไม่ว่าคุณจะใช้ Word บนเดสก์ท็อป หรือมือถือ Word Online หรือจัดการไฟล์ DOCX ใน OneDrive คุณมีหลายวิธีในการสำเนาเอกสารที่มีอยู่ บทช่วยสอนนี้จะแนะนำแต่ละวิธีอย่างละเอียด

1. สำเนาเอกสาร Word ด้วย File Explorer หรือ Finder

หากคุณมีเอกสาร Microsoft Word อยู่ในที่จัดเก็บภายในของคอมพิวเตอร์ PC หรือ Mac คุณสามารถใช้ระบบจัดการไฟล์ของระบบปฏิบัติการเพื่อสำเนาไฟล์ได้เช่นเดียวกับไฟล์ทั่วไป

สำเนาเอกสาร Word ใน Windows

1. เลือกไฟล์ DOCX บนเดสก์ท็อปหรือ File Explorer
2. ใช้ปุ่มลัด Ctrl + C เพื่อคัดลอกไฟล์ไปยังคลิปบอร์ดของ Windows หรือ คลิกขวาและเลือก Copy

3. กด Ctrl + V หรือ คลิกขวาและเลือก Paste

ไฟล์สำเนาจะปรากฏในไดเรกทอรีเดียวกันพร้อมคำว่า "Copy" ต่อท้ายชื่อไฟล์ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อหรือย้ายไปที่อื่นได้ หรือใช้ปุ่มลัด Paste หรือเมนูคลิกขวาเพื่อวางสำเนาเอกสารโดยตรงที่ต้องการ

สำเนาเอกสาร Word ใน macOS

1. เลือกเอกสาร Word ที่ต้องการสำเนา
2. Control–คลิกที่ไฟล์และเลือก Duplicate ไฟล์ใหม่จะปรากฏพร้อมคำว่า "copy" ต่อท้ายชื่อ

อีกวิธีหนึ่ง ใช้ฟังก์ชัน Copy จากเมนูคลิกขวาเพื่อคัดลอกไฟล์ไปยังคลิปบอร์ดของ Mac จากนั้น Control–คลิกที่ตำแหน่งเดิมหรือตำแหน่งใหม่และเลือก Paste เพื่อสร้างสำเนา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการคัดลอกและวางบน Mac

2. เปิดสำเนาของไฟล์ Word (เฉพาะ Windows)

ใน Microsoft Word สำหรับ Windows คุณสามารถเปิดเอกสารล่าสุดใดๆ เป็นสำเนา และป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจต่อไฟล์ต้นฉบับตั้งแต่แรกได้ โดยทำดังนี้:

1. เปิด Word (หรือเลือกแท็บ File หากคุณอยู่ในเอกสาร)

2. วางเคอร์เซอร์เมาส์เหนือไฟล์ในรายการ Recent
3. คลิกขวาและเลือก Open as copy

หากคุณแก้ไขเอกสารใหม่นี้ คุณต้องบันทึกไว้ที่อื่นบนฮาร์ดดิสก์ SSD หรือ OneDrive ของคอมพิวเตอร์ คุณต้องระบุชื่อเอกสารด้วย

หากคุณไม่พบเอกสารในรายการ Recent คุณสามารถเปิดสำเนาผ่านกล่องโต้ตอบ Open ของ Word การกระทำนี้จะบันทึกสำเนาโดยอัตโนมัติที่ตำแหน่งเดิม แต่ทำงานได้ก็ต่อเมื่อไฟล์อยู่ในที่จัดเก็บภายใน ในการทำเช่นนี้:

1. เปิด Microsoft Word (หรือเลือกแท็บ File หากคุณกำลังทำงานกับเอกสาร) และเลือก Open > Browse

2. เลือกไฟล์ Word ที่ต้องการเปิด
3. เลือกลูกศรลงด้านข้างปุ่ม Open และเลือก Open as Copy

3. ใช้ฟังก์ชัน Save As ใน Word เพื่อสร้างสำเนา

อีกวิธีหนึ่งคือเปิดเอกสารต้นฉบับแต่บันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นไฟล์อื่น วิธีนี้ใช้ได้ทั้งบน PC และ Mac

ปิดใช้งาน AutoSave (ปิดสลับ AutoSave ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง Word) หากต้องการป้องกันไม่ให้การเปลี่ยนแปลงใดๆ บันทึกลงในไฟล์ต้นฉบับ

บันทึกเอกสาร Word เป็นสำเนาบน PC

1. เลือกแท็บ File ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง Word
2. เลือก Save as copy

3. ระบุปลายทาง ชื่อไฟล์ และเลือก Save

บันทึกเอกสาร Word เป็นสำเนาบน Mac

1. เลือก Save As บนแถบชื่อเรื่องของ Word หากไม่เห็นปุ่ม ให้เลือกปุ่ม Customize Quick Access Toolbar (ไอคอนสามจุด) และเลือก Save As เพื่อแสดง หรือ เปิดเมนูบาร์ของ Mac และเลือก File > Save As

2. ระบุปลายทางและชื่อ
3. เลือก Save

4. สร้างสำเนาไฟล์ Word ใน OneDrive

หากคุณจัดเก็บเอกสาร Word ไว้ใน OneDrive ให้ใช้ฟังก์ชัน Copy เพื่อสร้างสำเนาในไดเรกทอรีอื่นบนบริการคลาวด์สตอเรจ วิธีนี้ช่วยให้คุณเก็บสำเนาต้นฉบับไว้ก่อนทำงานร่วมกันบนไฟล์ DOCX กับผู้ใช้ Word คนอื่น

1. ค้นหาเอกสาร Word ที่ต้องการสำเนาบนเว็บแอป OneDrive
2. เลือก More options (ปุ่มสามจุด) ถัดจากเอกสารและเลือก Copy to

3. เลือกโฟลเดอร์ปลายทางใน OneDrive และเลือก Copy here

OneDrive ยังอนุญาตให้ดาวน์โหลดสำเนา DOCX ไปยัง PC หรือ Mac ได้ เพียงเลือกตัวเลือก Download จากเมนูคลิกขวา More options หากคุณตั้งค่า OneDrive ให้ซิงค์กับเดสก์ท็อปแล้ว สามารถสำเนาไฟล์โดยตรงผ่าน File Explorer หรือ Finder ได้

5. สร้างสำเนาเอกสารใน Word Online

ใน Word Online คุณสามารถบันทึกสำเนาไฟล์ไปยังตำแหน่งอื่นของ OneDrive หรือดาวน์โหลดไฟล์โดยตรงไปยัง PC หรือ Mac

1. เปิดเอกสารใน Word Online
2. เลือกแท็บ File

3. เลือก Save as จากเมนู จากนั้นเลือก Save as เพื่อบันทึกสำเนาอื่นบน OneDrive หรือเลือก Download a Copy เพื่อดาวน์โหลดสำเนาไปยัง PC

6. สำเนาเอกสารใน Word Mobile

หากคุณใช้แอป Word Mobile สำหรับ Android หรือ iPhone คุณมีหลายตัวเลือกในการสร้างสำเนาไฟล์ใหม่จากเอกสารที่มีอยู่ เช่น:

• เปิดเอกสาร แตะไอคอนสามจุดที่มุมขวาบน และเลือก Save a copy/Save As เพื่อสร้างไฟล์สำเนาไปยัง OneDrive หรือที่จัดเก็บภายในมือถือ
• แตะไอคอน Share ที่ด้านบนของหน้าจอ และเลือก Send a Copy เพื่อส่งสำเนาเอกสารทางอีเมล
• ใช้แอป Files บน iPhone หรือ Android เพื่อสร้างสำเนาของไฟล์ DOCX ที่จัดเก็บในเครื่อง บน iOS แค่กดค้างไฟล์และเลือก Duplicate หากใช้ Android ให้แตะไอคอน More (สามจุด) ถัดจากไฟล์และใช้ฟังก์ชัน Copy to

สำเนาไฟล์ Word ได้ง่ายบนอุปกรณ์ใดก็ได้

เช่นที่คุณเห็น มีหลายวิธีในการสำเนาไฟล์ DOCX ใน Word เลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดตามสถานการณ์ และคุณก็พร้อมใช้งานแล้ว วิธีเหล่านี้ยังใช้กับแอป Microsoft Office อื่นๆ ได้ จึงอย่าลืมใช้เมื่อต้องสร้างสำเนาเพิ่มเติมของเอกสาร Excel หรือ PowerPoint นะครับ