6 วิธีการพิสูจน์แล้วในการทำซ้ำเอกสาร Word อย่างปลอดภัย

เมื่อคุณสร้างสำเนาของเอกสาร Word คุณไม่เพียงแต่จะมีการสำรองข้อมูลไฟล์เท่านั้น แต่ยังป้องกันการเปลี่ยนแปลงต้นฉบับโดยไม่ตั้งใจ และทำให้การแบ่งปันกับผู้อื่นมีความเสี่ยงน้อยลง

ถ้าคุณใช้ Word สำหรับเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ Word Online หรือจัดการไฟล์ DOCX ใน OneDrive คุณมีหลายวิธีในการทำซ้ำเอกสารที่มีอยู่ บทช่วยสอนนี้จะอธิบายแต่ละวิธีอย่างละเอียด

1. ทำซ้ำเอกสาร Word ด้วย File Explorer หรือ Finder

หากคุณมีเอกสาร Microsoft Word บนพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในเครื่องพีซีหรือ Mac คุณสามารถใช้ระบบจัดการไฟล์ของระบบปฏิบัติการเพื่อทำซ้ำได้เช่นเดียวกับไฟล์อื่นๆ

ทำซ้ำเอกสาร Word ใน Windows

1. เลือกไฟล์ DOCX บนเดสก์ท็อปหรือ File Explorer
2. ใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + C เพื่อคัดลอกไฟล์ไปยังคลิปบอร์ดของ Windows หรือคลิกขวาและเลือกคัดลอก

1. กด Ctrl + V หรือคลิกขวาแล้วเลือกวาง

ข้อมูลซ้ำจะปรากฏในไดเร็กทอรีเดียวกันโดยมี Copy ต่อท้ายชื่อไฟล์ เปลี่ยนชื่อหรือย้ายไปที่อื่น หรือใช้แป้นพิมพ์ลัดวางหรือคลิกขวาที่ตัวเลือกเมนูตามบริบทเพื่อวางสำเนาของเอกสารโดยตรงทุกที่ที่คุณต้องการ

ทำซ้ำเอกสาร Word ใน macOS

1. เลือกเอกสาร Word ที่คุณต้องการทำซ้ำ
2. ควบคุมแล้วคลิกไฟล์และเลือกทำซ้ำ ไฟล์ใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับสำเนาที่ท้ายชื่อ

หรือใช้ฟังก์ชันคัดลอกในเมนูตามบริบทเพื่อคัดลอกไฟล์ไปยังคลิปบอร์ดของ Mac จากนั้นให้กด Control-คลิกตำแหน่งเดียวกันหรือตำแหน่งอื่นแล้วเลือกวางเพื่อสร้างสำเนา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการคัดลอกและวางบน Mac

2. เปิดสำเนาไฟล์ Word ที่ซ้ำกัน (เฉพาะ Windows เท่านั้น)

ใน Microsoft Word สำหรับ Windows คุณสามารถเปิดเอกสารล่าสุดเป็นสำเนาและป้องกันการเปลี่ยนแปลงไฟล์ต้นฉบับโดยไม่ได้ตั้งใจตั้งแต่เริ่มต้น หากต้องการทำเช่นนั้น:

1. เปิด Word (หรือเลือกแท็บไฟล์ หากคุณอยู่ในเอกสาร)

1. วางเคอร์เซอร์ของเมาส์ไว้เหนือไฟล์ในรายการล่าสุด
2. คลิกขวาและเลือกเปิดเป็นการคัดลอก

หากคุณแก้ไขเอกสารใหม่ คุณต้องบันทึกไว้ที่อื่นบนฮาร์ดไดรฟ์ของพีซี, SSD หรือ OneDrive คุณต้องระบุชื่อสำหรับเอกสารด้วย

หากคุณไม่พบเอกสารในรายการล่าสุด คุณสามารถเปิดสำเนาผ่านกล่องโต้ตอบเปิดของ Word การดำเนินการนี้จะบันทึกสำเนาไปยังตำแหน่งเดิมโดยอัตโนมัติ แต่จะใช้งานได้เฉพาะในกรณีที่ไฟล์อยู่ในที่จัดเก็บในตัวเครื่องเท่านั้น หากต้องการทำเช่นนั้น:

1. เปิด Microsoft Word (หรือเลือกแท็บไฟล์ หากคุณกำลังทำงานกับเอกสาร) และเลือกเปิด> เรียกดู

1. เลือกไฟล์ Word ที่คุณต้องการเปิด
2. เลือกลูกศรลงถัดจากปุ่มเปิด และเลือกเปิดเป็นการคัดลอก

3. ใช้ฟังก์ชันบันทึกเป็นใน Word เพื่อสร้างสำเนา

หรือคุณสามารถเปิดเอกสารต้นฉบับแต่บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณเป็นไฟล์อื่นได้ ใช้งานได้ทั้งบนพีซีและ Mac

ปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ (ปิดสวิตช์บันทึกอัตโนมัติที่ด้านบนขวาของหน้าต่าง Word) หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้การเปลี่ยนแปลงใดๆ บันทึกเป็นต้นฉบับ

บันทึกเอกสาร Word เป็นสำเนาบนพีซี

1. เลือกแท็บไฟล์ที่มุมซ้ายของหน้าต่าง Word
2. เลือกบันทึกเป็นสำเนา

1. ระบุปลายทาง ชื่อ และเลือกบันทึก

บันทึกเอกสาร Word เป็นสำเนาบน Mac

1. เลือกบันทึกเป็นบนแถบชื่อเรื่องของ Word หากคุณไม่เห็นปุ่ม ให้เลือกปุ่มกำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง (ไอคอนที่มีจุดสามจุด) แล้วเลือกบันทึกเป็นเพื่อยกเลิกการซ่อน หรือเปิดแถบเมนูของ Mac แล้วเลือกไฟล์> บันทึกเป็น

1. ระบุปลายทางและชื่อ
2. เลือก บันทึก

4. สร้างไฟล์ Word ที่ซ้ำกันใน OneDrive

หากคุณจัดเก็บเอกสาร Word บน OneDrive ให้ใช้ฟังก์ชันคัดลอกเพื่อสร้างสำเนาในไดเร็กทอรีอื่นบนบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ซึ่งช่วยให้คุณเก็บสำเนาของต้นฉบับก่อนที่จะทำงานร่วมกันในไฟล์ DOCX กับผู้ใช้ Word รายอื่น

1. ค้นหาเอกสาร Word ที่คุณต้องการทำซ้ำบนเว็บแอป OneDrive
2. เลือกตัวเลือกเพิ่มเติม (ปุ่มที่มีจุดสามจุด) ถัดจากเอกสารและเลือกคัดลอกไปที่

1. เลือกโฟลเดอร์ปลายทางใน OneDrive แล้วเลือกคัดลอกที่นี่

OneDrive ยังอนุญาตให้คุณดาวน์โหลดสำเนา DOCX ไปยังพีซีหรือ Mac ของคุณ เพียงเลือกตัวเลือกดาวน์โหลดบนเมนูตามบริบทตัวเลือกเพิ่มเติม หากคุณได้ตั้งค่า OneDrive ให้ซิงค์กับอุปกรณ์เดสก์ท็อปของคุณ ให้ทำซ้ำสำเนาโดยตรงผ่าน File Explorer หรือ Finder

5. สร้างเอกสารที่ซ้ำกันใน Word Online

ใน Word Online คุณสามารถบันทึกสำเนาไฟล์ที่ซ้ำกันไปยังตำแหน่งอื่นๆ ของ OneDrive หรือดาวน์โหลดไฟล์ลงในพีซีหรือ Mac ได้โดยตรง

1. เปิดเอกสารใน Word Online
2. เลือกแท็บไฟล์

1. เลือกบันทึกเป็นบนเมนู จากนั้นเลือกบันทึกเป็นเพื่อบันทึกสำเนาอื่นบน OneDrive หรือเลือกตัวเลือกดาวน์โหลดสำเนาเพื่อดาวน์โหลดสำเนาลงในพีซีของคุณ

6. ทำสำเนาเอกสารใน Word Mobile

ถ้าคุณใช้แอป Word Mobile สำหรับ Android หรือ iPhone คุณจะมีตัวเลือกต่างๆ มากมายในการสร้างสำเนาไฟล์ใหม่จากเอกสารที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ:

• เปิดเอกสาร แตะไอคอนสามจุดที่มุมขวาบน แล้วเลือกบันทึกสำเนา/บันทึกเป็นเพื่อสร้างไฟล์ซ้ำไปยัง OneDrive หรือที่เก็บข้อมูลในเครื่องมือถือของคุณ
• แตะไอคอนแบ่งปันที่ด้านบนของหน้าจอและเลือกส่งสำเนาเพื่อส่งอีเมลสำเนาของเอกสาร
• ใช้แอป Files บน iPhone หรือ Android ของคุณเพื่อสร้างไฟล์ DOCX ที่จัดเก็บไว้ในเครื่องซ้ำ บน iOS เพียงกดไฟล์ค้างไว้แล้วเลือกทำซ้ำ หากคุณใช้ Android ให้แตะไอคอนเพิ่มเติม (จุดสามจุด) ถัดจากไฟล์และใช้ฟังก์ชันคัดลอก

ทำซ้ำไฟล์ Word ได้อย่างง่ายดายบนอุปกรณ์ใดๆ

อย่างที่คุณเห็น คุณมีหลายวิธีในการทำซ้ำไฟล์ DOCX ใน Word เลือกวิธีที่ดีที่สุดที่เหมาะกับคุณขึ้นอยู่กับสถานการณ์และคุณควรจะดี นอกจากนี้ยังทำงานร่วมกับแอป Microsoft Office อื่นๆ ได้ ดังนั้นอย่าลืมใช้ในครั้งต่อไปที่คุณต้องสร้างสำเนาเพิ่มเติมของเอกสาร Excel หรือ PowerPoint