การรู้จัก Excel เป็นทักษะที่มีค่า แต้เครื่องมือนี้ไม่ได้ง่ายเสมอไป และอาจทำให้หงุดหงิบหากคุณไม่เข้าใจฟีเจอร์อย่างเต็มที่ นี่มักเป็นกรณีกับ Excel worksheets vs. workbooks เพราะพวกมันเป็นคำศัพท์ที่คุณสับสนได้ง่ายๆ จริงๆ แล้วความสับสนนี้นำไปสู่การที่บางคนเรียก worksheets ว่า spreadsheets Workbooks และ worksheets ถูกสร้างและจัดการแตกต่างกัน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องรู้ความแตกต่างระหว่างพวกมัน
ในบทช่วยสอน Excel นี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าความแตกต่างระหว่าง worksheet และ workbook คืออะไร คุณยังจะได้เรียนรู้วิธีจัดการ worksheets และย้ายพวกมันจาก workbook หนึ่งไปอีก workbook หนึ่ง นอกจากนี้ หากคุณต้องการเป็นผู้ใช้ระดับมืออาชีพ อย่าลืมดู 40 ปุ่มลัด Excel และแมโครที่ดีที่สุดของเราเพื่อเร่งความเร็วเวิร์กโฟลว์ของคุณ
ลองจินตนาการ workbook ว่าเป็นหนังสือกระดาษทั่วไป มันคือชุดของหน้าเอกสาร Excel worksheet คือเพียงหน้าเดียว หรือแผ่นเดียวของหน้าที่มากมายในหนังสือ นั่นหมายความว่า Excel workbook คือชุดของ worksheets แต่ก็อาจมีเพียง worksheet เดียวได้ คุณสามารถใส่ worksheets ได้กี่ชิ้นใน workbook หนึ่ง? Microsoft กล่าวว่ามันขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถมี worksheets จำนวนเท่าไรก็ได้ใน workbook เพียงแค่อุปกรณ์ของคุณรองรับ
เมื่อคุณเปิด Excel ครั้งแรก ซอฟต์แวร์จะนำเสนอ workbook ที่มี Excel sheets ว่าง 3 แผ่น คุณสามารถเห็นพวกมันที่มุมซ้ายล่างของหน้าจอเป็นแท็บแยกต่างหากชื่อ Sheet1, Sheet2 และ Sheet3 คุณอาจต้องใช้เพียงหนึ่งในสามแผ่นนี้ แต่คุณไม่ต้องลบตัวที่คุณไม่ได้ใช้
Excel worksheets ประกอบด้วยแถว คอลัมน์ และเซลล์ ซึ่งคุณสามารถป้อนข้อมูลได้ เช่น วันที่ ข้อความ ตัวเลข และสูตรและฟังก์ชัน Excel ข้อมูลที่คุณป้อนในเซลล์ แถว และคอลัมน์ของ worksheet ยังสามารถแสดงในรูปแบบกราฟและแผนภูมิได้
คุณสามารถบันทึก Excel workbooks บนอุปกรณ์ของคุณด้วยนามสกุลไฟล์ xlsx อย่างไรก็ตาม เวอร์ชันเก่าของซอฟต์แวร์ใช้นามสกุล xls ดังนั้นอย่าประหลาดหากคุณเห็นนี้แทน xlsx อย่ากังวล เวอร์ชันใหม่ของ Excel สามารถเปิดทั้งสองประเภทของนามสกุลไฟล์ได้
การจัดกลุ่ม worksheets ใน workbook เป็นประโยชน์ คุณจะต้องการเก็บ worksheets ที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิดไว้ในที่เดียว Workbooks สะดวกหากคุณกำลังลิงก์ข้อมูลจาก worksheet หนึ่งไปอีก worksheet หนึ่ง Workbooks เหมือนโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ที่แตกต่างแต่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน อย่างไรก็ตาม การกระโดดจาก worksheet หนึ่งไปอีก worksheet หนึ่งอาจทำให้สับสนมาก และนี่คือเหตุผลที่คุณควรเรียนรู้วิธีจัดการพวกมันอย่างถูกต้อง
วิธีดู เปลี่ยนชื่อ แทรก และลบ Worksheet
ชื่อเริ่มต้นที่ Excel ให้กับ worksheets ไม่ได้บรรยายมากนัก ไม่มีข้อมูลมากใน Sheet1, Sheet2 และ Sheet3 ดังนั้นคุณควรเรียนรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ worksheets ก่อน
การดู Worksheets
สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อดู spreadsheet เดียวคือคลิกที่แท็บของมัน แต่หากคุณทำงานกับหลายชีตที่มีชื่อยาว Excel จะไม่สามารถแสดงแท็บชีตทั้งหมดได้ ในกรณีนั้น คุณสามารถใช้ลูกศรทางซ้ายของแท็บได้ ลูกศรเหล่านี้จะช่วยคุณนำทางไปซ้ายหรือขวา คุณยังสามารถคลิกขวาบนลูกศรเหล่านั้นและรายการของแท็บทั้งหมดจะแสดง แล้วคุณเพียงคลิกที่ worksheet ที่ต้องการ
การเปลี่ยนชื่อ Worksheet
การเปลี่ยนชื่อ worksheet ง่ายมาก แค่คลิกขวาที่แท็บและเมนูบริบทจะเปิด เลือก Rename และพิมพ์ชื่อใหม่ คุณยังสามารถดับเบิลคลิกที่แท็บที่ต้องการเปลี่ยนชื่อและพิมพ์ชื่อใหม่ได้
การแทรก Worksheet ใหม่
คุณสังเกตเห็นแท็บเล็กๆ ที่มีไอคอนไฟล์ถัดจากแท็บ worksheet หรือไม่? คลิกที่มัน และ worksheet ใหม่จะปรากฏทางขวาของชีตสุดท้าย นี่คือวิธีที่เร็วที่สุดและง่ายที่สุดในการเปิด worksheet ใหม่
อีกวิธีหนึ่งในการแทรก worksheet ใหม่คือเลือกแท็บทางขวาของตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกใหม่ แล้วคลิกขวาและเลือก Insert
หน้าต่างป๊อปอัปใหม่จะเปิด เลือก worksheet และคลิก OK
การลบ Worksheet
การลบ worksheets เรียบง่าย คลิกขวาที่แท็บของ worksheet เมนูบริบทจะปรากฏ และเพียงคลิก Delete
วิธีย้าย Worksheets
การทำงานกับ Excel อาจซับซ้อน และคุณจะต้องย้าย worksheets ต่างๆ ระหว่าง workbooks หรือวาง worksheets ของคุณในลำดับที่แตกต่าง นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้
การย้าย Worksheet ใน Workbook เดียวกัน
เพื่อย้าย worksheet จากตำแหน่งหนึ่งไปอีกตำแหน่งหนึ่ง ให้คลิกขวาที่แท็บของมันเพื่อเปิดเมนูบริบท และเลือก Move or Copy หน้าต่างใหม่จะปรากฏ และคุณต้องคลิกที่ชื่อ spreadsheet ที่จะไปหลัง worksheet ที่เลือก และคลิก OK
วิธีที่ง่ายที่สุดในการย้าย worksheet ไปตำแหน่งที่ต่างกันภายใน workbook เดียวกันคือ จับคลิกซ้ายที่แท็บของมัน แล้วลากไปที่จุดที่คุณต้องการ จะมีลูกศรสีดำเล็กๆ บ่งชี้จุดที่คุณสามารถวาง worksheet ได้ ป่อยปุ่มเมาส์เมื่อคุณอยู่ในตำแหน่งที่ต้องการ
การย้าย Worksheet ไปยัง Workbook ใหม่
เพื่อย้าย worksheet ไปยัง workbook ใหม่สมบูรณ์ ให้คลิกขวาที่แท็บของมันและเลือก Move or Copy เมื่อหน้าต่างใหม่ปรากฏ ให้เปิดเมนูดรอปดาวน์ภายใต้หัวข้อ To Book และเลือก (New Book)
เมื่อคุณย้าย spreadsheet ไปยัง workbook ใหม่ Excel จะลบมันออกจาก workbook ที่มีอยู่และเปิด workbook ใหม่ซึ่งจะมี worksheet นั้นโดยอัตโนมัติ
การย้าย Worksheet ไปยัง Workbook อื่น
เปิด Source workbook ที่มี worksheet ที่คุณต้องการย้าย คุณจะต้องเปิด workbook ปลายทางที่คุณจะย้าย worksheet ที่ต้องการด้วย รักษาเปิดทั้งสองพร้อมกัน คลิกขวาที่แท็บของ worksheet และเลือก Move or Copy ภายใต้เมนูดรอปดาวน์ "To Book" ให้ค้นหาชื่อของ Target workbook และเลือก กด OK เพื่อยืนยัน
วิธีคัดลอก Worksheet
บางครั้งคุณจะต้องการสร้างสำเนาของ worksheet ที่มีอยู่แล้ว มันง่ายกว่าที่จะทำการแก้ไขเล็กน้อย โดยเฉพาะหากคุณจะใช้การจัดรูปแบบหรือสูตรเดียวกัน กระบวนการคล้ายคลึงกับการย้าย worksheet มาก
การคัดลอก Worksheet ใน Workbook เดียวกัน
เพื่อคัดลอก worksheet ใน workbook เดียวกัน ให้คลิกขวาที่แท็บของมันและไปที่ Move or Copy เมื่อหน้าต่างใหม่เปิด ให้ติ๊กถูกกล่อง Create a copy คุณจะต้องเลือกชื่อ worksheet ที่คุณต้องการวางสำเนาไว้หน้ามัน จากนั้นคลิก OK เพื่อยืนยัน
การคัดลอก Worksheet ไปยัง Workbook ใหม่
หากคุณต้องการคัดลอก worksheet ไปยัง workbook ใหม่ คุณจะต้องไปที่ Move or Copy ในเมนูบริบทอีกครั้งและติ๊กถูกกล่อง Create a copy ภายใต้ "To Book" ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์และเลือก (new book) Excel จะสร้าง workbook ใหม่ที่มี worksheet ที่คัดลอกมา
การคัดลอก Worksheet ไปยัง Workbook อื่น
เปิด Source และ Target workbooks ทั้งสองหากคุณต้องการคัดลอก worksheet ไปยัง workbook อื่น คลิกขวาที่แท็บของ worksheet ที่คุณต้องการย้ายและไปที่ Move or Copy เมื่อกล่องโต้ตอบใหม่เปิด ให้ติ๊กถูกกล่อง Create a copy เปิดเมนูดรอปดาวน์ภายใต้ To Book และเลือกชื่อของ Target workbook กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน
วิธีเปิดไฟล์ Excel ใน Google Sheets
ไม่ใช่ทุกคนที่ชอบใช้ Microsoft Excel Google Sheets เป็นทางเลือกยอดนิยมที่สุด หากเพื่อนร่วมงานส่งไฟล์ Excel ให้คุณ คุณสามารถเปิดใน Google Sheets ได้โดยไม่มีปัญหา เพียงเปิด Google Sheet ว่าง และไปที่แท็บ File และเลือก Open ในเมนู Open File ให้ค้นหาและคลิกแท็บ Upload จับคลิกซ้ายไฟล์ Excel และลากเข้าไปในพื้นที่
คุณยังสามารถคลิกที่ Browse กลางหน้าจอ และจากนั้นนำทางไปยัง Excel sheet ที่คุณต้องการนำเข้าไปยัง Google Sheets เลือกไฟล์ที่คุณต้องการและคลิก Open
วิธีเปิดไฟล์ CSV ใน MS Excel
ไฟล์ CSV เป็นไฟล์ข้อความง่ายๆ ที่มีข้อมูลและข้อมูลคั่นด้วยคอมมา ใช้สำหรับถ่ายโอนข้อมูล เช่น เนื้อหาสเปรดชีต ระหว่างแอปพลิเคชันที่ต่างกันซึ่งโดยปกติไม่สามารถสื่อสารโดยตรงได้ แอปอย่าง MS Excel และ Google Sheets หรือ Microsoft Word หากคุณได้รับไฟล์ CSV นี่คือวิธีใช้ Excel เปิดมัน
1. เปิด Excel spreadsheet ที่คุณต้องการบันทึกข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ CSV คลิกที่แท็บ Data และหาก룹 Get External Data เลือก From Text
2. เลือกไฟล์ CSV ที่คุณต้องการเปิดใน Excel และคลิก Import ในหน้าต่างใหม่ที่โผล่ขึ้นมา คลิก Delimited และจากนั้น Next
3. ในหน้าต่างใหม่ ภายใต้ Delimiters ให้ติ๊กถูกกล่อง Comma และจากนั้น Next
4. หน้าต่างอีกอันจะเปิด เลือก General ภายใต้ Column data format และคลิก Finish
ความแตกต่างระหว่าง Workbooks และ Worksheets
การรู้ความแตกต่างระหว่าง workbooks และ worksheets จะช่วยให้คุณนำทางทั้งสองอย่างรวดเร็วและจัดการได้ง่าย Worksheets เป็นหัวใจของ MS Excel และคุณสามารถมี multiple worksheets ใน workbook หนึ่งได้ การแก้ไขและจัดการข้อมูลเป็นไปได้เฉพาะใน worksheets ไม่ใช่ใน workbooks นอกจากนี้ยังน่าสนใจที่จะรู้ว่าปริมาณข้อมูลใน worksheet ถูกจำกัดโดยจำนวนคอลัมน์ แถว และเซลล์ ปริมาณข้อมูลใน workbook ไม่ถูกจำกัดเลย
