พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word:คำแนะนำทีละขั้นตอน

Microsoft Office ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ซองจดหมายแยกกันหรือพิมพ์เป็นจดหมายเวียนจำนวนมากได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มการสร้างแบรนด์และองค์ประกอบที่กำหนดเองอื่นๆ ลงในรายชื่ออีเมลที่กว้างขวาง

ต่อไปนี้เป็นวิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Excel โปรดจำไว้ว่าคุณต้องมีทั้ง Microsoft Word และ Excel เพื่อให้สามารถใช้งานได้ วิธีนี้จะได้ผลไม่ว่าคุณจะใช้ชุดโปรแกรม Microsoft บนพีซี Windows หรือ Mac

ขั้นตอนที่ 1:สร้างรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

ขั้นตอนแรกคือการสร้างรายชื่อผู้รับที่คุณจะส่งจดหมายให้ คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากต้องการพิมพ์ซองจดหมายเพียงหนึ่งหรือสองซองเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนนี้จำเป็นสำหรับผู้ที่ทำงานกับรายชื่ออีเมลจำนวนมาก

หากต้องการสร้างรายชื่ออีเมลของคุณ:

1. เปิด Microsoft Excel
2. สร้างสเปรดชีตใหม่โดยมีคอลัมน์ต่อไปนี้:ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ รัฐ ประเทศ รหัสไปรษณีย์ นำเข้าที่อยู่ติดต่อของคุณไปยังสเปรดชีต โดยเพิ่มข้อมูลนี้ลงในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง เอกสารนี้จะกลายเป็นรายชื่อผู้รับจดหมายหลักของคุณ

1. การยืนยันที่อยู่ของคุณในขั้นตอนนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและเงินในการพิมพ์ข้อมูลเก่าหรือไม่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 2:ออกแบบซองจดหมายของคุณ

ถัดไป คุณต้องเตรียมเทมเพลตซองจดหมายใน Microsoft Word นี่คือเอกสารที่คุณจะตั้งค่าเพื่อเติมที่อยู่ผู้รับของคุณเมื่อพิมพ์โดยอัตโนมัติ

โดยทำดังนี้:

1. เปิดเอกสารเปล่าใน Microsoft Word
2. เลือกแท็บการส่งจดหมาย

1. คลิกซองจดหมาย

1. ตอนนี้ให้ระบุขนาดกระดาษของซองจดหมายของคุณ โดยเลือกไอคอนแสดงตัวอย่าง

1. ในแท็บตัวเลือกซองจดหมาย ให้เลือกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ขนาดซองจดหมาย

1. เลือกขนาดซองจดหมายที่คุณต้องการ Word มีขนาดซองจดหมายทั่วไป แต่คุณสามารถกำหนดขนาดของคุณเองได้โดยการคลิกขนาดแบบกำหนดเอง

1. จากนั้น เลือกแบบอักษร... ถัดจากช่องที่อยู่จัดส่งหรือที่อยู่ผู้ส่ง เพื่อตั้งค่าแบบอักษรที่คุณต้องการสำหรับทั้งสองตัวเลือก

1. เลือกตกลง

1. ขั้นตอนสุดท้ายคือการเพิ่มการสร้างแบรนด์และองค์ประกอบที่กำหนดเอง หากคุณต้องการ โดยคลิกเพิ่มลงในเอกสาร การดำเนินการนี้จะเปิดซองจดหมายเป็นเอกสาร Word ปกติ ดังนั้นให้แก้ไขตามปกติ

หมายเหตุ:คุณสามารถใช้ที่อยู่ตัวอย่างในกล่องข้อความที่อยู่ในการจัดส่งเพื่อดูว่าซองจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ หากต้องการดูตัวอย่างซองจดหมายของคุณ ให้คลิกดูตัวอย่างผลลัพธ์ใน Ribbon

ขั้นตอนที่ 3:ตั้งค่าฟีดเครื่องพิมพ์

ขั้นตอนต่อไปคือการบอก Microsoft Word ว่าฟีดเครื่องพิมพ์ของคุณทำงานอย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าซองจดหมายของคุณจะได้รับการพิมพ์อย่างถูกต้อง โดยมีองค์ประกอบทั้งหมดอยู่ในโครงสร้างที่เหมาะสม

การตั้งค่าฟีดเครื่องพิมพ์:

1. คลิกการส่งจดหมาย> ซองจดหมาย

1. เลือกตัวเลือก

1. คลิกแท็บตัวเลือกการพิมพ์

1. ในหน้าต่างวิธีการป้อน ให้เลือกการวางแนวว่าซองจดหมายของคุณจะป้อนเข้าเครื่องพิมพ์อย่างไร เราขอแนะนำให้เลือกวิธีที่ซองจดหมายชิดขอบของถาดป้อนกระดาษ เนื่องจากจะช่วยให้วางซองจดหมายในเครื่องพิมพ์ของคุณได้ง่ายขึ้น โปรดทราบว่าที่อยู่สำหรับจัดส่งและที่อยู่ผู้ส่งจะไม่ตรงกันหากซองจดหมายของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ไม่ถูกต้อง

1. เลือก หงายหน้า หรือ คว่ำหน้า เพื่อกำหนดวิธีที่คุณจะโหลดซองจดหมายขึ้น

1. คลิกการหมุนตามเข็มนาฬิกาเพื่อหมุนการออกแบบซองจดหมายตามที่คุณต้องการ

1. หากเครื่องพิมพ์ของคุณมีถาดป้อนกระดาษมากกว่าหนึ่งถาด ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ฟีดจากเพื่อเลือกถาดที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 4:เริ่มจดหมายเวียนและเชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

ถึงเวลาที่จะเริ่มจดหมายเวียนแล้ว ซึ่งจะทำให้ Microsoft Word เพิ่มชื่อและที่อยู่จากแหล่งข้อมูลรายการที่อยู่ของคุณโดยอัตโนมัติ

โดยทำดังนี้:

1. ใน Word คลิกการส่งจดหมาย> เริ่มจดหมายเวียน> ซองจดหมาย

1. คลิกแท็บตัวเลือกซองจดหมาย ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณอีกครั้งในกล่องโต้ตอบตัวเลือกซองจดหมาย และเพิ่มที่อยู่ผู้ส่งของคุณ เมื่อคุณตั้งค่าแล้ว ให้คลิกตกลง
2. คลิกไฟล์> บันทึก เพื่อบันทึกเทมเพลตซองจดหมายของคุณ

1. คลิกการส่งจดหมาย> เลือกผู้รับ> ใช้รายการที่มีอยู่ หากคุณพิมพ์ลงบนซองจดหมายเพียงซองเดียว ให้เลือกพิมพ์รายการใหม่ ในทำนองเดียวกัน หากผู้ติดต่อของคุณได้รับการบันทึกใน Microsoft Outlook เป็นรายชื่อการแจกจ่ายแล้ว คุณสามารถเลือก เลือกจากผู้ติดต่อ Outlook ได้

1. เลือกสเปรดชีต Microsoft Excel ของคุณและยืนยันตัวเลือก

1. หากจำเป็นต้องแก้ไขที่อยู่ใดๆ คุณสามารถเลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับเพื่อเปลี่ยนแปลงได้

1. คลิก Address Block ใน Ribbon หน้าต่างนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าบล็อกที่อยู่ของคุณมีลักษณะอย่างไรเมื่อใส่ข้อมูลของคุณ ด้านซ้ายมือประกอบด้วยรายการตัวเลือกสำหรับวิธีพิมพ์ชื่อและที่อยู่

1. เลือกตัวเลือก จากนั้นเลือกตกลง

ขั้นตอนที่ 5:พิมพ์ซองจดหมาย

หากทุกอย่างถูกต้อง ก็ถึงเวลาดำเนินการจดหมายเวียนและพิมพ์ที่อยู่ลงบนซองจดหมายของคุณ โดยทำดังนี้:

1. เลือกเสร็จสิ้นและผสาน จากนั้นเลือกพิมพ์เอกสาร…

1. สุดท้ายนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ทั้งหมด" แล้วเลือกตกลง

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ถูกต้อง และซองจดหมายของคุณอยู่ในแนวที่ถูกต้อง จากนั้นเลือก ตกลง อีกครั้ง เครื่องพิมพ์ของคุณควรเริ่มพิมพ์ซองจดหมายของคุณได้แล้ว

หมายเหตุ:Word ยังอนุญาตให้คุณสร้างและพิมพ์ป้ายกำกับได้ หากคุณต้องการใช้ป้ายกำกับการส่งจดหมายแทนการพิมพ์บนซองจดหมายโดยตรง คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดในกล่องโต้ตอบป้ายกำกับที่อยู่ได้โดยการคลิกการส่งจดหมาย> ป้ายกำกับ คุณยังสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างป้ายกำกับต่างๆ ได้

อย่าลืมแสตมป์

ขออภัย คุณไม่สามารถพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Excel เพียงอย่างเดียวได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการผสมผสานระหว่าง MS Word และ Excel กระบวนการพิมพ์ซองจดหมายจึงเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณควรเตรียมเมลชุดต่อไปให้พร้อมใช้งานในเวลาอันรวดเร็ว อย่าลืมชำระค่าไปรษณีย์!