home

หน้าแรก
 Computer >> บทช่วยสอนคอมพิวเตอร์ >  >> ซอฟต์แวร์ >> ซอฟต์แวร์

พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน

Microsoft Office ให้คุณพิมพ์ซองจดหมายได้ทั้งแบบแยกตัวและแบบ Mail Merge จำนวนมาก นี่เป็นประโยชน์มากสำหรับธุรกิจที่ต้องเพิ่มแบรนด์และองค์ประกอบที่กำหนดเองลงในรายชื่อผู้รับจำนวนมาก

นี่คือวิธีที่คุณสามารถพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Excel ได้ จำไว้ว่าคุณต้องใช้ Microsoft Word และ Excel ทั้งคู่เพื่อให้วิธีนี้ทำงาน วิธีนี้ควรทำงานได้ไม่ว่าคุณจะใช้ Microsoft suite บน Windows PC หรือ Mac

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย

ขั้นตอนแรกคือสร้างรายชื่อผู้รับที่คุณจะส่งจดหมาย คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากคุณต้องการพิมพ์แค่หนึ่งหรือสองซอง อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนนี้จำเป็นสำหรับผู้ที่ทำงานกับรายชื่อผู้รับจำนวนมาก

ในการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย:

  1. เปิด Microsoft Excel
  2. สร้างสเปรดชีตใหม่พร้อมคอลัมน์ต่อไปนี้: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code นำเข้าข้อมูลติดต่อไปยังสเปรดชีต โดยเพิ่มข้อมูลเหล่านี้ในคอลัมน์ที่ตรงกัน เอกสารนี้จะกลายเป็นรายชื่อผู้รับจดหมายหลักของคุณ
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. การตรวจสอบที่อยู่ในขั้นตอนนี้สำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียเวลาและเงินในการพิมพ์ข้อมูลเก่าหรือไม่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 2: ออกแบบซองจดหมาย

ต่อไป คุณต้องเตรียมเทมเพลตซองจดหมายใน Microsoft Word นี่คือเอกสารที่คุณจะตั้งค่าเพื่อเติมที่อยู่ผู้รับโดยอัตโนมัติเมื่อพิมพ์

ในการทำเช่นนี้:

  1. เปิดเอกสารว่างใน Microsoft Word
  2. เลือกแท็บ Mailings
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. คลิก Envelopes
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. ตอนนี้ระบุขนาดกระดาษของซองจดหมายของคุณ ในการทำเช่นนี้ ให้เลือกไอคอน Preview
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. ในแท็บ Envelope Options ให้เลือกเมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ Envelope size
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. เลือกขนาดที่ซองจดหมายของคุณต้องการ Word มีขนาดซองทั่วไปส่วนใหญ่ แต่คุณสามารถกำหนดขนาดของตัวเองได้โดยคลิก Custom Size
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. ต่อไป ให้เลือก Font… ถัดจากกล่อง Delivery address หรือ Return address เพื่อตั้งค่าแบบอักษรที่คุณต้องการสำหรับทั้งสองตัวเลือก
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. เลือก OK
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. ขั้นตอนสุดท้ายคือเพิ่มแบรนด์และองค์ประกอบที่กำหนดเองหากต้องการ ในการทำเช่นนี้ ให้คลิก Add to document จะเปิดซองจดหมายเป็นเอกสาร Word ปกติ ดังนั้นให้แก้ไขได้ตามปกติ
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้ที่อยู่อย่างในกล่องข้อความ Delivery address เพื่อดูว่าซองจดหมายจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ ในการดูตัวอย่างซองจดหมาย ให้คลิก Preview Results ในริบบอน

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่า Printer Feed

ขั้นตอนต่อไปคือบอก Microsoft Word ว่าเครื่องพิมพ์ของคุณทำงานอย่างไร สิ่งนี้จะทำให้ซองจดหมายของคุณพิมพ์ได้ถูกต้อง พร้อมองค์ประกอบทั้งหมดจัดระเบียبอย่างเหมาะสม

ในการตั้งค่า printer feed:

  1. คลิก Mailings > Envelopes
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. เลือก Options
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. คลิกแท็บ Printing Options
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. ในหน้าต่าง Feed method ให้เลือกทิศทางสำหรับการจัดส่งซองจดหมายเข้าเครื่องพิมพ์ เราแนะนำให้เลือกวิธีที่ขอบซองอยู่ติดขอบถาดจัดส่ง เนื่องจากจะทำให้ง่ายต่อการวางซองในเครื่องพิมพ์ของคุณ โปรดทราบว่าที่อยู่ส่งและที่อยู่กลับจะจัดตำแหน่งผิด หากซองจดหมายของคุณไม่ได้จัดตำแหน่งถูกต้อง
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. เลือก Face up หรือ Face down เพื่อกำหนดว่าคุณจะวางซองจดหมายหน้าขึ้นหรือหน้าลง
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. คลิก Clockwise rotation เพื่อหมุนการออกแบบซองจดหมายตามที่คุณต้องการ
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. หากเครื่องพิมพ์ของคุณมีถาดจัดส่งมากกว่าหนึ่ง ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ Feed from เพื่อเลือกถาดที่ถูกต้อง
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 4: เริ่ม Mail Merge และเชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมาย

ถึงเวลาเริ่ม Mail Merge ซึ่งจะอนุญาตให้ Microsoft Word เพิ่มชื่อและที่อยู่จากแหล่งข้อมูลรายชื่อที่อยู่ของคุณโดยอัตโนมัติ

ในการทำเช่นนี้:

  1. ใน Word ให้คลิก Mailings > Start Mail Merge > Envelopes
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. คลิกแท็บ Envelope Options ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณในกล่องโต้ตอบ Envelope Options และเพิ่ม Return address ของคุณ เมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิก OK
  2. คลิก File > Save เพื่อบันทึกเทมเพลตซองจดหมายของคุณ
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. คลิก Mailings > Select Recipients > Use an Existing List หากคุณพิมพ์เพียงซองเดียว ให้เลือก Type a New List เช่นเดียวกัน หากติดต่อของคุณบันทึกไว้ใน Microsoft Outlook เป็นรายชื่อการแจกจ่ายแล้ว คุณสามารถเลือก Choose from Outlook Contacts ได้
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. เลือกสเปรดชีต Microsoft Excel ของคุณและยืนยันการเลือก
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. หากที่อยู่ใดๆ ต้องแก้ไข คุณสามารถเลือก Edit Recipient List เพื่อเปลี่ยนแปลงได้
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. คลิก Address Block ในริบบอน หน้าต่างนี้จะแสดงว่าบล็อกที่อยู่ของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อข้อมูลถูกแทรก ด้านซ้ายมีรายการตัวเลือกสำหรับวิธีพิมพ์ชื่อและที่อยู่
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. เลือกตัวเลือก แล้วเลือก OK
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 5: พิมพ์ซองจดหมาย

หากทุกอย่างดูถูกต้อง 已經ถึงเวลา完成 Mail Merge และพิมพ์ที่อยู่บนซองจดหมายของคุณ ในการทำเช่นนี้:

  1. เลือก Finish & Merge แล้ว Print Documents…
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. สุดท้าย ให้แน่ใจว่า "All" ถูกติ๊ก และเลือก OK
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน
  1. ตรวจสอบว่าการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ถูกต้อง และซองจดหมายจัดตำแหน่งถูกต้อง แล้วเลือก OK อีกครั้ง เครื่องพิมพ์ของคุณควรเริ่มพิมพ์ซองจดหมายแล้ว
พิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Excel และ Word: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน

หมายเหตุ: Word ยังอนุญาตให้คุณสร้างและพิมพ์ฉลากได้ หากคุณต้องการใช้ฉลากส่งจดหมายแทนการพิมพ์โดยตรงบนซอง คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดในกล่องโต้ตอบ address labels ได้โดยคลิก Mailing > Labels คุณยังสามารถใช้ mail merge เพื่อสร้างฉลากหลายฉลากได้

อย่าลืมตราชั่ง

น่าเสียดายที่คุณไม่สามารถพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Excel เพียงอย่างเดียวได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการรวมกันของ MS Word และ Excel กระบวนการพิมพ์ซองจดหมายง่ายมาก ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณควรจะมีชุดจดหมายถัดไปพร้อมส่งในไม่ช้า อย่าลืมจ่ายค่าส่งไปรษณีย์!