บางครั้งคุณจะต้องส่งข้อมูลออกหรือส่งอีเมลอัปเดตงาน แต่เวลาไม่ถูกต้อง แทนที่จะทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณยุ่งเหยิงและเลื่อนออกไป คุณสามารถใช้คุณลักษณะ Delay Delivery ของ Outlook และจัดการผลลัพธ์ของคุณได้อย่างชาญฉลาด
การจัดส่งล่าช้าของ Outlook คืออะไร
ฟังก์ชัน Delay Delivery ของ Outlook ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าต้องการให้ส่งอีเมลถึงผู้รับเมื่อใด แทนที่จะส่งอีเมลทันที เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณสบายใจได้โดยไม่กระทบกับตารางเวลา
หากต้องการใช้การหน่วงเวลาการส่งมอบ เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- คลิก อีเมลใหม่ .
- หลังจากที่คุณเขียนอีเมลและป้อนผู้รับแล้ว ให้ไปที่ ตัวเลือก แท็บ
- คลิก ล่าช้าในการจัดส่ง .
- ใต้ ตัวเลือกการจัดส่ง คลิกช่องทำเครื่องหมายข้าง ห้ามส่งก่อน .
- เลือก เวลา และ วันที่ ที่คุณต้องการให้ส่งอีเมลของคุณออกไป
- คลิก ปิด .
- ในอีเมล ให้คลิก ส่ง .
แม้จะคลิกส่ง อีเมลของคุณจะไม่ถูกส่งออกจนกว่าจะถึงเวลาและวันที่ที่คุณระบุ ตอนนี้เรามาดูกันว่าทำไมคุณถึงอยากใช้มัน
กฎของงานสองนาที
กฎงานสองนาทีระบุว่าถ้าคุณมีงานในกำหนดการที่จะใช้เวลาเพียงสองนาทีในการทำงานให้เสร็จ คุณควรทำตอนนี้เลย แทนที่จะใส่ไว้ในรายการสิ่งที่ต้องทำ เป็นเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญที่ง่ายและรวดเร็ว แต่ไม่ได้คำนึงถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป
ถ้างานสองนาทีเป็นอีเมลที่คุณต้องส่ง คุณอาจได้รับคำตอบจากสิ่งนี้ซึ่งคุณไม่มีเวลาติดตาม และสิ่งนี้ก็จบลงที่รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถใช้ Delay Delivery เพื่อทำงานให้เสร็จและส่งออกไปเมื่อคุณรู้ว่าคุณมีที่ว่างในวันทำงานเพื่อเข้าร่วมการตอบกลับ
คุณยังสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายข้างใช้ปุ่มลงคะแนนเสียง ใน การส่งมอบล่าช้า คุณสมบัติ หน้าต่างถ้าคุณต้องการคำตอบง่ายๆ จากเพื่อนร่วมงานของคุณ เช่น A เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย อาจ .
กำลังส่งประกาศ
คุณอาจต้องประกาศผ่านอีเมลที่ต้องส่งในเวลาที่กำหนด บางทีคุณอาจกำลังรอในวันที่กำหนดหรือกำหนดเวลา และในระหว่างนั้นคุณจะลางานหรือลางาน
แทนที่จะเสียเวลาให้เพื่อนร่วมงานส่งของให้คุณหรือส่งให้ก่อนกำหนด Delay Delivery สามารถช่วยคุณได้โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ จากนั้นเมื่อคุณกลับมาที่สำนักงาน ทุกคนก็จะหายเป็นปกติ ถึงความเร็ว ใน คุณสมบัติการจัดส่งล่าช้า คุณยังได้รับตัวเลือกให้เลือกความสำคัญ รายการแบบเลื่อนลง โดยมีตัวเลือก สูง ต่ำ และ ปกติ .
การจัดการเวลาตอบสนองของคุณ
การทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเป็นเครื่องพิสูจน์ทักษะของคุณ น่าเสียดายที่ผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานมักจะใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ด้วยการส่งงานในแบบของคุณมากขึ้น หากคุณไม่ต้องการเปลี่ยนวิธีการทำงาน คุณสามารถชะลออีเมลของคุณเพื่อจัดการความคาดหวังของผู้อื่นเกี่ยวกับความพร้อมของคุณ
หรือ หากคุณต้องการส่งการอัปเดตหลายรายการเกี่ยวกับโครงการหนึ่งๆ คุณสามารถคลิกกล่องกาเครื่องหมาย ถัดจาก หมดอายุหลังจากนั้น ซึ่งจะขีดทับบนชื่อข้อความเมื่อพ้นวันหมดอายุ การดำเนินการนี้จะบอกคุณและเพื่อนร่วมงานว่าอีเมลนี้ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป และคุณสามารถลบได้ตามต้องการ
ล่าช้าในการจัดการเวลาของคุณให้ดีขึ้น
การฝึกการบริหารเวลาที่ดีบางครั้งอาจหมายถึงการล่าช้าในการอัปเดตและการตอบสนองเพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์ และอาจผลักดันคุณจากการทำงานเชิงรับไปสู่การทำงานเชิงรุก
โดยพื้นฐานแล้ว การใช้ Delay Delivery ใน Outlook ช่วยให้คุณควบคุมการตอบสนองได้ ในขณะเดียวกันก็ทำให้คุณสงบนิ่งเมื่อรู้ว่างานเสร็จสิ้นแล้ว
