บางครั้งคุณต้องส่งข้อมูลหรืออัปเดตงานทางอีเมล แต่ไทมิงยังไม่เหมาะสม แทนที่จะทำลายเวิร์กโฟลว์และเลื่อนไว้ภายหลัง คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Delay Delivery ของ Outlook และจัดการเอาต์พุตอย่างฉลาด
Delay Delivery ของ Outlook คืออะไร?
ฟังก์ชัน Delay Delivery ของ Outlook ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าเมื่อไหร่ต้องการส่งอีเมลเฉพาะเจาะจงไปยังผู้รับ แทนที่จะส่งทันที เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ ให้ความสงบใจโดยไม่犠牲เสียตารางเวลา
วิธีใช้ Delay Delivery:
- คลิก New Email
- หลังเขียนอีเมลและใส่ผู้รับ ไปที่แท็บ Options
- คลิก Delay Delivery
- ภายใต้ Delivery options ติ๊กถูก Do not deliver before
- เลือก Time และ Date ที่ต้องการส่งอีเมล
- คลิก Close
- ที่อีเมล คลิก Send
แม้จะคลิก Send อีเมลจะไม่ถูกส่งจนถึงเวลาและวันที่คุณกำหนด ต่อไปมาดูว่าทำไมคุณอาจอยากใช้ฟีเจอร์นี้
กฎงาน 2 นาที (Two-Minute Task Rule)
กฎงาน 2 นาที ระบุว่า หากคุณมีงานที่ใช้เวลาเพียง 2 นาทีในการทำ ควรทำทันที แทนที่จะวางไว้ใน to-do list เป็นเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญที่รวดเร็วและง่าย แต่ไม่คำนึงถึงสิ่งที่เกิดขึ้นต่อไป
หากงาน 2 นาทีนั้นเป็นอีเมลที่ต้องส่ง คุณอาจได้รับการตอบกลับที่คุณไม่มีเวลาติดตามผล และสิ่งนี้กลายเป็น to-do list อยู่ดี ดังนั้นใช้ Delay Delivery เพื่อทำงานเสร็จและส่งเมื่อคุณรู้ว่ามีเวลาว่างในวันทำงานเพื่อรับมือการตอบกลับ
คุณแม้แต่สามารถติ๊กถูก Use voting buttons ในหน้าต่าง Delay delivery properties หากต้องการการตอบกลับง่ายๆ จากเพื่อนร่วมงาน เช่น Agree, Disagree, Maybe
ส่งประกาศออกไป
คุณอาจต้องประกาศผ่านอีเมลที่ต้องส่งในเวลาเฉพาะ อาจรอวันหรือกำหนดส่งมอบ และในช่วงนั้นคุณไม่อยู่ที่สำนักงานหรือลา
แทนที่จะเสียเวลาขอเพื่อนร่วมงานส่งให้ หรือส่งก่อนเวลา Delay Delivery ทำให้ได้โดยไม่ต้องล็อกอิน ตอนคุณกลับมาสำนักงาน ทุกคนจะอัปเดตข้อมูลแล้ว ใน Delay delivery properties คุณยังมีตัวเลือก Importance ดรอปดาวน์: High, Low, Normal
จัดการเวลาตอบสนอง (Response Time)
ทำงานเร็วและมีประสิทธิพิสูจน์ทักษะของคุณ แต่หัวหน้าและเพื่อนร่วมงานมักเอาเปรียบจากการส่งงานมามากขึ้น หากคุณไม่ต้องการเปลี่ยนวิธีทำงาน คุณสามารถเลื่อนอีเมลเพื่อจัดการความคาดหวังของผู้อื่นเกี่ยวกับความพร้อมของคุณ
อีกทางหนึ่ง หากต้องส่งอัปเดตโครงการหลายรายการ คุณสามารถติ๊กถูก Expires after ซึ่งจะทำให้ชื่อเรื่องขีดทับเมื่อถึงวันหมดอายุ จะบอกคุณและเพื่อนร่วมงานว่าอีเมลนี้ไม่เกี่ยวข้องแล้ว และสามารถลบได้ตามต้องการ
เลื่อนส่งเพื่อจัดการเวลาให้ดีขึ้น
การจัดการเวลาที่ดีบางครั้งหมายถึงการเลื่อนอัปเดตและการตอบสนองเพื่อนำหน้าความวุ่นวาย และผลักดันคุณจากการทำงานแบบรีแอกทีฟ (reactive) สู่โปรแอคทีฟ (proactive)
โดยพื้นฐาน การใช้ Delay Delivery ใน Outlook ให้คุณควบคุมการตอบสนองของตัวเอง ในขณะที่ใจเย็นเพราะรู้ว่างานเสร็จแล้ว
