ทำให้ Gmail กลายเป็นเครื่องมือทำงานร่วมกันอันทรงพลังด้วยแอปเหล่านี้

เมื่อถึงเวลาทำงานร่วมกับทีม มีแอปพลิเคชันครอบคลุมมากมายที่ช่วยคุณได้ อย่างไรก็ตาม วันนี้หลายคนยังคง "อาศัยอยู่" ในกล่องจดหมาย ดังนั้น เมื่อคุณต้องการทำงานร่วมกันบนอีเมลที่ได้รับ ที่คุณกำลังเขียน หรือแม้แต่การสนทนาสั้นๆ สิ่งเหล่านี้สามารถทำได้โดยตรงจากบัญชี Gmail ของคุณ

โชคดีที่มีเครื่องมือและเคล็ดลับยอดเยี่ยมที่ช่วยได้ มาดูบางตัวที่ดีที่สุดสำหรับกล่องจดหมายร่วมกันของ Gmail กัน

เครื่องมือทำงานร่วมกันอีเมลที่ช่วยได้

1. Hiver

ด้วยส่วนขยาย Gmail ของ Hiver คุณสามารถจัดการธุรกิจได้โดยตรงจาก Gmail โดยใช้ป้ายกำกับ กำหนดงาน มอบหมายข้อความ และติดตามสถานะทั้งหมด

ด้วยการใช้ป้ายกำกับร่วมกัน คุณและทีมสามารถรับการแจ้งเตืองานใหม่ได้อย่างรวดเร็ว รายชื่อติดต่อร่วมกันช่วยให้การส่งข้อความง่ายขึ้น การเตือนอีเมลและการเลื่อนเวลา (snooze) ช่วยในการติดตาม บันทึกช่วยให้สนทนาได้ และเทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ให้ธุรกิจของคุณมีลักษณะที่สม่ำเสมอ

นอกจากนี้ Hiver ยังมีคุณสมบัติตรวจจับการชน (collision detection) ดังนั้น หากอีกคนในองค์กรของคุณกำลังตอบกลับข้อความร่วม คุณจะทราบทันที

Hiver ให้ทดลองใช้ฟรีเพื่อลองคุณสมบัติ ราคาแผนของ Hiver ต่อเดือนหลังทดลองใช้ แตกต่างกันไป ตามจำนวนผู้ใช้ อีเมล เทมเพลต และรายการอื่นๆ

2. Missive

Missive เป็นเครื่องมือทำงานร่วมกันบนเว็บที่ยอดเยี่ยม เนื่องจากรวมแชทแบบเธรด (threaded chats) เข้าไปในกล่องจดหมายโดยตรง แอปพลิเคชันยังมีตัวเลือกเลื่อนเวลาหรือจัดเก็บแชท ความสามารถในการเขียนอีเมลร่วมกับเพื่อนร่วมทีม และให้คุณแอปพลิเคชันอีเมลที่แข็งแกร่ง

เมื่อคุณสมัครบัญชีฟรีกับ Missive คุณสามารถสร้างกลุ่มได้เพียงแค่ป้อนชื่อบริษัท เชิญผู้คนเข้าร่วม เชื่อมต่อบัญชี Gmail ปัจจุบันเพื่อนำอีเมลเข้า และคุณก็พร้อมเริ่มต้น

การทำงานร่วมกันง่ายมาก คุณสามารถ @mention สมาชิกทีมอีกคนเพื่อดึงดูดความสนใจไปที่ข้อความเฉพาะ จากนั้นคุณสามารถสนทนาเกี่ยวกับอีเมลนั้นด้วยอินเตอร์เฟซแบบข้อความที่คุ้นเคย คุณยังสามารถแชทส่วนตัวกับสมาชิกทีมได้หากจำเป็น แก้ไขข้อความ และแนบไฟล์และรูปภาพ

สำหรับแอปพลิเคชันอีเมลครบวงจรพร้อมคุณสมบัติยอดเยี่ยม การทำงานร่วมกันง่าย และอินเตอร์เฟซไม่ซับซ้อน Missive เป็นตัวเลือกยอดเยี่ยม คุณยังสามารถดูแผนเสียค่าใช้จ่ายของ Missive สำหรับสมาชิกทีมเพิ่มเติมและคุณสมบัติได้

3. Todoist

Todoist เป็นหนึ่งในแอปจัดการงานยอดนิยมที่สุด และด้วยการทำงานร่วมกับ Gmail มันมีพลังมากขึ้น คุณสามารถแปลงข้อความเป็นงานได้อย่างรวดเร็ว ทำงานร่วมกันในโครงการร่วม และตรวจสอบรายการทำงานทั้งหมดจากกล่องจดหมายเข้า

แอปพลิเคชันให้การแจ้งเตือนที่สะดวก ระบบป้ายกำกับที่เข้ากับเวิร์กโฟลว์ ความคิดเห็นพร้อมความสามารถในการแนบไฟล์ ฟังก์ชันส่งออก iCalendar การซิงค์อุปกรณ์แบบเรียลไทม์ และระดับความสำคัญที่สีแยกสี ทุกคุณสมบัติสะดวกเหล่านี้ทำให้การทำงานร่วมโดยตรงจากกล่องจดหมาย Gmail ง่าย nhưกินพาย

คุณสมบัติเด่นของ Todoist คือการเข้าถึงได้ทุกที่ คุณสามารถใช้ได้บนเว็บ อุปกรณ์มือถือ และเป็นส่วนขยายเบราว์เซอร์ แอปพลิเคชันมีให้ฟรีพร้อมแผนพรีเมียมและธุรกิจสำหรับ Todoist บนพื้นฐานการสมัครสมาชิกรายปี

4. Keeping

หากคุณและทีมเป็นผู้ใช้ Google Chrome แอปพลิเคชันและส่วนขยาย Chrome ที่ชื่อ Keeping เป็นหนึ่งที่ควรดูสำหรับการทำงานร่วม Gmail แอปพลิเคชันนี้ตั้งใจให้ธุรกิจที่ให้บริการสนับสนุนทางอีเมล และมีระบบตั๋วภายใน

Keeping ให้กล่องจดหมายช่วยเหลือทั่วไปพร้อมป้ายกำกับที่จัดเรียงได้: เปิดและยังไม่ได้มอบหมาย, มอบหมายให้คุณ, และปิด อยู่ตรงด้านบนของบัญชี Gmail ของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนสถานะข้อความจากเปิดเป็นปิด มอบหมายอีเมลให้ผู้ใช้ที่คุณตั้งค่า และใช้ตัวกรองดูว่าแต่ละผู้ใช้ถูกมอบหมายกี่ฉบับ

แอปพลิเคชันอนุญาตให้มีบันทึกภายในต่อข้อความที่ทีมทั้งหมดเห็นได้ ซึ่งไม่เพียงสะดวกแต่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันด้านสนับสนุนอีเมล

Keeping ให้ทดลองใช้ฟรีเพื่อลอง หลังจากนั้นมีแผน Keeping ที่ราคาขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้และกล่องจดหมายร่วมที่คุณต้องการ ตามที่กล่าวมา Keeping ใช้ได้เฉพาะ Google Chrome เท่านั้น

5. Google Groups

การตั้งค่า Google Group ช่วยให้คุณและทีมรวมตัวกันได้ในความคิด หัวข้อ และอีเมลจากกล่องจดหมายร่วม

คุณเพียงสร้างกลุ่มใหม่ ปรับการตั้งค่าสิทธิ์พื้นฐาน และเชิญทีม คุณสามารถมอบหมายและแก้ไขหัวข้อ จัดการแท็กที่มีประโยชน์ และใช้ตัวกรองเพื่ออัปเดตอยู่เสมอ การโพสต์ข้อความและตอบกลับง่าย การทำเครื่องหมายการสนทนาเป็นเสร็จสิ้นทำได้แค่คลิกเดียว และการดูกิจกรรมและรับลิงก์ไปยังสตรีมก็ง่ายเช่นกัน

หากคุณชอบความเรียบง่ายกับธุรกิจหรือมีสมาชิกทีมเพียงไม่มาก Google Groups เป็นเครื่องมือทำงานร่วมที่ควรพิจารณา

เครื่องมือเพิ่มเติมที่คุณสามารถเชื่อมต่อได้

1. Trello

Trello มีวิธีของตัวเองในการใช้เครื่องมือจัดการโครงการที่สะดวกสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่หากคุณเป็นผู้ใช้ Google Chrome มีส่วนขยายที่มีประโยชน์ชื่อ Gmail-to-Trello ให้คุณเพิ่มการ์ดไปยังบอร์ด หลังจากติดตั้งและเปิดอีเมลใน Gmail คุณจะเห็นปุ่ม Add Card ด้านบน เลือกปุ่มและเพิ่มรายละเอียดในหน้าต่างป๊อปอัป คลิกปุ่มสีเขียว +Trello และคุณก็ตั้งค่าเสร็จแล้ว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Trello กับ Gmail ดูคู่มือที่ช่วยได้ของเรา

2. Dropbox

กับ Dropbox ผู้ใช้ Google Chrome เข้าถึงส่วนขยายที่ชื่อ Dropbox for Gmail เครื่องมือ Dropbox ที่ช่วยเหล่านี้จะแสดงปุ่ม Dropbox ที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียนอีเมล เพียงคลิกปุ่มนั้น เรียกดูหรือค้นหาไฟล์หรือรูปภาพในหน้าต่างป๊อปอัป และเลือก Choose จะส่งลิงก์ไปยังรายการนั้นให้ผู้รับโดยที่คุณไม่ต้องนำทางออกจากกล่องจดหมาย

3. Google Drive

สำหรับเบราว์เซอร์ใดๆ ที่คุณใช้เข้าถึง Gmail Google Drive เป็นตัวเลือกอัตโนมัติ เช่นเดียวกับส่วนขยาย Dropbox สำหรับ Chrome คุณควรเห็นปุ่ม Google Drive ที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียนอีเมล การใช้ Google Drive ช่วยให้คุณส่งลิงก์ไปยังรายการหรือแนบไฟล์โดยตรงไปยังข้อความ ให้ความยืดหยุ่นจากกล่องจดหมายของคุณ

เคล็ดลับและเทคนิคที่ช่วยได้

การทำงานร่วมกับทีมโดยใช้ Gmail ไม่ได้ต้องใช้แอปพลิเคชันหรือส่วนขยายบุคคลที่สามเสมอไป แม้เครื่องมือทั้งหมดนี้มีประโยชน์และเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม หากคุณมีทีมเล็กมาก มีเคล็ดลับและเทคนิคง่ายๆ บางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ซึ่งมีอยู่ใน Gmail แล้ว

มอบหมายรายการด้วยป้ายกำกับ Gmail ให้ป้ายกำกับที่ช่วยจัดระเบียบกล่องจดหมายและโฟลเดอร์ แต่เครื่องมือที่สะดวกเหล่านี้ยังสามารถใช้เพื่อมอบหมายงานและดึงดูดความสนใจไปที่ข้อความเฉพาะได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าป้ายกำกับสีสำหรับแต่ละสมาชิกในทีม ดังนั้น ทั้งคุณและทีมสามารถเห็นอีเมลที่ต้องการดำเนินการได้ในท่าทาง

ใช้ประโยชน์จากตัวกรอง Gmail ให้ตัวกรองที่ทรงพลังซ่อนค่อนข้างและยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้อีเมลทั้งหมดจาก Sue มีป้ายกำกับเฉพาะและส่งต่อไปยัง Phil อีกตัวอย่าง คุณสามารถทำให้อีเมลทั้งหมดที่มีคำว่า Project ในหัวเรื่อง ได้รับดาวและทำเครื่องหมายว่าสำคัญ

ใช้ฟีเจอร์แชท Gmail มี Google Hangouts สร้างอยู่ภายในแล้ว หมายความว่าคุณไม่ต้องดาวน์โหลดแอปส่งข้อความอีกหากทีมทั้งหมดใช้ Gmail

คุณสามารถแชททางข้อความ หรือเริ่มวิดีโอหรือโทรศัพท์กับบุคคลหรือกลุ่มได้อย่างง่ายดาย เหมาะสำหรับทีมระยะไกล โดยเฉพาะ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันตลอดวันโดยไม่ต้องออกจาก Gmail

อย่าลืมดูวิธีสร้างสรรค์เพิ่มเติมเพื่อใช้ประโยชน์จาก Google Hangouts ให้มากที่สุด

เคล็ดลับเพิ่มเติม:

• รักษาหัวเรื่องให้ชัดเจน และใช้คำหลักและความสอดคล้องสำหรับการมอบหมายงาน
• เก็บทีมของคุณในลูปโดยคัดลอก (CC) พวกเขาในข้อความสำคัญ
• อัปเดตทุกคนเกี่ยวกับคำหลักที่จะใช้และโครงสร้างหัวเรื่อง

กล่องจดหมายร่วมของคุณใน Gmail

การทำงานร่วมกันเป็นกุญแจสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จหลายแห่ง ดังนั้นการใช้แอปพลิเคชันเรียบง่ายอย่าง Gmail พร้อมเครื่องมือทำงานร่วมอีเมลอย่างเหล่านี้สามารถช่วยบริษัทของคุณในระยะยาว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูคู่มือผู้ใช้ระดับพาวเวอร์ของ Gmail ของเรา