เปลี่ยน Gmail ให้เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพด้วยแอปเหล่านี้

เมื่อถึงเวลาต้องทำงานร่วมกับทีมของคุณ มีแอปพลิเคชันมากมายที่สามารถช่วยเหลือคุณได้ อย่างไรก็ตาม ทุกวันนี้ พวกเราหลายคนยังอยู่ในกล่องจดหมาย ดังนั้น เมื่อคุณต้องการทำงานร่วมกันในอีเมลที่ได้รับ อีเมลที่คุณกำลังเขียน หรือแม้แต่สนทนาอย่างรวดเร็ว ทั้งหมดนี้สามารถทำได้จากบัญชี Gmail ของคุณ

โชคดีที่มีเครื่องมือและเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมที่สามารถช่วยได้ มาดูสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันของ Gmail กัน

เครื่องมือการทำงานร่วมกันทางอีเมลที่ช่วยได้

1. ไฮเวอร์

ด้วยส่วนขยาย Gmail ของ Hiver คุณสามารถจัดการธุรกิจของคุณได้จากบัญชี Gmail ของคุณโดยใช้ป้ายกำกับ มอบหมายงาน มอบหมายข้อความ และติดตามสถานะทั้งหมด

ด้วยการใช้ป้ายกำกับที่ใช้ร่วมกัน คุณและทีมของคุณสามารถได้รับแจ้งงานใหม่ได้อย่างรวดเร็ว รายชื่อติดต่อที่แชร์ช่วยให้ส่งข้อความ เตือนอีเมล และช่วยปิดเสียงเตือนชั่วคราวด้วยการติดตาม บันทึกย่อช่วยให้สนทนาได้ และเทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ช่วยให้ธุรกิจของคุณมีรูปลักษณ์ที่เหมือนกัน

นอกจากนี้ Hiver ยังมีคุณลักษณะการตรวจจับการชนกัน เพื่อที่ว่าหากมีบุคคลอื่นในองค์กรของคุณตอบกลับข้อความที่แบ่งปัน คุณจะทราบได้ทันที

Hiver เสนอการทดลองใช้ฟรีเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบคุณสมบัติต่างๆ ได้ ราคาแผนจะแตกต่างกันไปสำหรับ Hiver ต่อเดือนหลังช่วงทดลองใช้ โดยขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้ อีเมล เทมเพลต และรายการอื่นๆ

2. นางสาว

Missive เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางเว็บที่ยอดเยี่ยมเพราะรวมการแชทแบบเธรดไว้ในกล่องจดหมายของคุณโดยตรง แอปพลิเคชันนี้ยังมีตัวเลือกในการปิดเสียงเตือนชั่วคราวหรือเก็บการแชท ความสามารถในการเขียนอีเมลกับเพื่อนร่วมทีม และแอปพลิเคชันอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณสมัครบัญชีฟรีกับ Missive คุณสามารถสร้างกลุ่มได้ง่ายๆ โดยป้อนชื่อบริษัทของคุณ เชิญคนให้เข้าร่วม เชื่อมต่อบัญชี Gmail ปัจจุบันเพื่อนำเข้าอีเมลของคุณ จากนั้นคุณก็ไป

การทำงานร่วมกันนั้นง่ายมาก คุณสามารถพูดถึงสมาชิกในทีมคนอื่นเพื่อดึงความสนใจไปที่ข้อความใดข้อความหนึ่ง จากนั้น คุณสามารถสนทนาเกี่ยวกับอีเมลด้วยอินเทอร์เฟซประเภทข้อความที่คุ้นเคย คุณยังแชทกับสมาชิกในทีมแบบส่วนตัวได้หากจำเป็น แก้ไขข้อความ แนบไฟล์และรูปภาพ

สำหรับแอปพลิเคชันอีเมลที่สมบูรณ์พร้อมคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม การทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย และอินเทอร์เฟซที่ไม่ซับซ้อน Missive เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม คุณยังดูแผนการชำระเงินของ Missive เพื่อดูสมาชิกในทีมและฟีเจอร์เพิ่มเติมได้อีกด้วย

3. นักเลง

Todoist เป็นแอปจัดการงานที่ได้รับความนิยมมากที่สุดแอปหนึ่ง และด้วยการทำงานร่วมกันของ Gmail แอปนี้ยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นไปอีก คุณสามารถแปลงข้อความเป็นงาน ทำงานร่วมกันในโครงการที่แชร์ และดูรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดจากกล่องจดหมายของคุณ

แอปพลิเคชันมีการแจ้งเตือนที่สะดวก ระบบป้ายกำกับที่เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ ความคิดเห็นพร้อมความสามารถในการแนบ ฟังก์ชันส่งออกสำหรับ iCalendar การซิงค์อุปกรณ์แบบเรียลไทม์ และระดับความสำคัญตามรหัสสี คุณลักษณะที่สะดวกสบายทั้งหมดนี้ทำให้การทำงานร่วมกันโดยตรงจากกล่องจดหมาย Gmail ของคุณเป็นเรื่องง่ายเหมือนพาย

คุณลักษณะที่โดดเด่นของ Todoist คือการเข้าถึงได้ คุณสามารถใช้บนเว็บ อุปกรณ์มือถือ และเป็นส่วนเสริมของเบราว์เซอร์ แอปพลิเคชันมีให้บริการฟรีพร้อมตัวเลือกแผนเวอร์ชันพรีเมียมและเวอร์ชันธุรกิจสำหรับ Todoist แบบสมัครสมาชิกรายปี

4. การรักษา

หากคุณและทีมของคุณเป็นผู้ใช้ Google Chrome แอปพลิเคชันและส่วนขยายของ Chrome ที่ชื่อว่า Keeping ก็เป็นอีกหนึ่งแอปที่คุณควรลองใช้ในการทำงานร่วมกันของ Gmail แอปพลิเคชันนี้มีไว้สำหรับธุรกิจที่ให้การสนับสนุนทางอีเมลและมีระบบการออกตั๋วภายใน

Keeping เป็นกล่องอีเมล Help Desk ทั่วไปที่มีป้ายกำกับเปิดและไม่ได้มอบหมาย มอบหมายให้คุณ และปิดป้ายกำกับที่จัดเรียงได้ทางด้านบนสุดของบัญชี Gmail ของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนสถานะข้อความจากเปิดเป็นปิด กำหนดอีเมลให้กับผู้ใช้ที่คุณตั้งค่า และใช้ตัวกรองเพื่อดูจำนวนผู้ใช้แต่ละคนที่ได้รับมอบหมาย

แอปพลิเคชันนี้อนุญาตให้บันทึกข้อความภายในต่อข้อความที่ทั้งทีมของคุณสามารถดูได้ ซึ่งไม่เพียงแต่สะดวกเท่านั้น แต่ยังจำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันในการสนับสนุนทางอีเมล

การรักษาเสนอการทดลองใช้ฟรีเพื่อให้คุณสามารถทดลองใช้ได้ หลังจากนั้นมีแผน Keeping พร้อมราคาขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้และกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่คุณต้องการ ดังที่กล่าวไว้ Keeping ใช้ได้กับ Google Chrome เท่านั้น

5. Google Groups

การตั้งค่า Google Group สามารถช่วยให้คุณและทีมของคุณรวมไอเดีย หัวข้อ และอีเมลจากกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันได้

คุณเพียงแค่สร้างกลุ่มใหม่ ปรับการตั้งค่าการอนุญาตพื้นฐาน และเชิญทีมของคุณ คุณสามารถกำหนดและแก้ไขหัวข้อ จัดการแท็กที่เป็นประโยชน์ และใช้ตัวกรองเพื่อให้ทันสมัยอยู่เสมอ การโพสต์ข้อความและการตอบกลับเป็นเรื่องง่าย การทำเครื่องหมายการสนทนาว่าเสร็จสิ้นด้วยการคลิก และการดูกิจกรรมและการรับลิงก์ไปยังสตรีมก็ทำได้ง่ายมาก

หากคุณต้องการให้ทุกอย่างไม่ซับซ้อนกับธุรกิจของคุณหรือมีสมาชิกในทีมเพียงเล็กน้อย Google Groups เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่จะต้องพิจารณา

เครื่องมือเพิ่มเติมที่คุณสามารถเชื่อมต่อได้

1. Trello

Trello นำเสนอวิธีการของตนเองในการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่สะดวกสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่ถ้าคุณเป็นผู้ใช้ Google Chrome มีส่วนขยายที่มีประโยชน์ที่เรียกว่า Gmail-to-Trello ที่ให้คุณเพิ่มการ์ดลงในบอร์ดได้ เมื่อคุณติดตั้งและเปิดอีเมลใน Gmail คุณจะเห็น เพิ่มการ์ด ปุ่มที่ด้านบน เลือกปุ่มแล้วเพิ่มรายละเอียดในหน้าต่างป๊อปอัป คลิกสีเขียว +Trello ปุ่มและคุณพร้อมแล้ว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Trello กับ Gmail โปรดดูคำแนะนำที่เป็นประโยชน์

2. Dropbox

ด้วย Dropbox ผู้ใช้ Google Chrome สามารถเข้าถึงส่วนขยายที่เรียกว่า Dropbox สำหรับ Gmail เครื่องมือ Dropbox ที่เป็นประโยชน์นี้จะแสดงปุ่ม Dropbox ที่ด้านล่างของหน้าต่างอีเมลเขียน เพียงคลิกปุ่มนั้น เรียกดูหรือค้นหาไฟล์หรือรูปภาพในหน้าต่างป๊อปอัป จากนั้นเลือก เลือก . การดำเนินการนี้จะส่งลิงก์ไปยังรายการนั้นไปยังผู้รับโดยที่คุณไม่ต้องนำทางจากกล่องจดหมาย

3. Google ไดรฟ์

สำหรับเบราว์เซอร์ที่คุณใช้เพื่อเข้าถึง Gmail Google ไดรฟ์จะเป็นตัวเลือกอัตโนมัติ เช่นเดียวกับส่วนขยาย Dropbox สำหรับ Google Chrome คุณจะเห็นปุ่มสำหรับ Google ไดรฟ์ ที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียนอีเมล การใช้ Google ไดรฟ์ทำให้คุณสามารถส่งลิงก์ไปยังรายการหรือแนบไปกับข้อความได้โดยตรง ทำให้คุณมีความยืดหยุ่นจากกล่องจดหมาย

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์

การทำงานร่วมกันกับทีมของคุณโดยใช้ Gmail ไม่จำเป็นต้องให้คุณใช้แอปพลิเคชันหรือส่วนขยายของบุคคลที่สามเสมอไป แม้ว่าเครื่องมือทั้งหมดเหล่านี้จะมีประโยชน์และเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม แต่หากคุณมีทีมเล็กๆ ก็มีเคล็ดลับและกลเม็ดง่ายๆ ที่มีอยู่แล้วใน Gmail

กำหนดรายการที่มีป้ายกำกับ . Gmail มีป้ายกำกับที่เป็นประโยชน์สำหรับคุณในการจัดระเบียบกล่องจดหมายและโฟลเดอร์ แต่เครื่องมือที่มีประโยชน์เหล่านี้ยังสามารถใช้สำหรับมอบหมายงานและเรียกความสนใจไปยังข้อความบางข้อความ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าป้ายชื่อรหัสสีสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีม ด้วยวิธีนี้ ทั้งคุณและทีมจะมองเห็นอีเมลที่ต้องดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

ใช้ประโยชน์จากตัวกรอง . Gmail มีตัวกรองที่มีประสิทธิภาพซึ่งค่อนข้างมีประโยชน์และยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้อีเมลทั้งหมดจาก Sue ใช้ป้ายกำกับเฉพาะและส่งต่อไปยัง Phil อีกตัวอย่างหนึ่ง คุณสามารถให้อีเมลทั้งหมดที่มีคำว่า Project ในหัวเรื่องได้รับดาวและทำเครื่องหมายว่าสำคัญ

ใช้คุณลักษณะการแชท . Gmail มี Google แฮงเอาท์ในตัว ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Messenger อื่น หากทั้งทีมของคุณใช้ Gmail

คุณสามารถแชทผ่านข้อความหรือเริ่มวิดีโอหรือโทรศัพท์กับบุคคลหรือกลุ่มได้อย่างง่ายดาย มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ตลอดทั้งวันโดยไม่ต้องออกจาก Gmail

อย่าลืมดูวิธีที่สร้างสรรค์เพิ่มเติมเหล่านี้เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Google แฮงเอาท์

เคล็ดลับเพิ่มเติม :

• ทำให้หัวเรื่องของคุณชัดเจนและใช้คำหลักและความสอดคล้องในการกำหนดสิ่งที่ต้องทำ
• ให้ทีมของคุณอยู่ในวงเสมอโดยคัดลอกพวกเขาในข้อความสำคัญ
• ให้ทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับคำหลักที่จะใช้และโครงสร้างของหัวเรื่อง

กล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกันใน Gmail ของคุณ

การทำงานร่วมกันเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมากมาย ดังนั้นการใช้แอปพลิเคชันง่ายๆ เช่น Gmail ร่วมกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางอีเมลเช่นนี้ สามารถช่วยบริษัทของคุณได้ในระยะยาว

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูคู่มือผู้ใช้ขั้นสูงสำหรับ Gmail