ไม่เป็นความลับที่ Gmail เป็นเครื่องมืออันทรงพลัง ซึ่งมีผู้ใช้จำนวนมหาศาล และเป็นช่องทางหลักในการติดต่อลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และผู้อื่นๆ อีกมากมาย
ดังนั้น ไม่แปลกใจที่ Gmail มักเป็นจุดที่ประสิทธิภาพการทำงานเริ่มลดลง สดช้ำดีที่มีอัดออน (Add-ons) หลายตัวจาก Google Workspace Marketplace ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ นี่คือ 6 อัดออนที่น่าสนใจที่สุดเพื่อช่วยคุณอยู่บนทางราง
1. Yet Another Mail Merge: Mail Merge สำหรับ Gmail
ตัวแรกคือ Yet Another Mail Merge แม้ชื่อจะยาว แต่ง่ายต่อการใช้งานมาก เป็นเครื่องมือสำหรับส่งอีเมลจำนวนมาก (Mass Email) ได้อย่างรวดเร็วและสะดวก
Yet Another Mail Merge อนุญาตให้ส่งอีเมลที่ปรับแต่งส่วนตัว (Personalized) ได้ โดยดึงข้อมูลมาจาก Google Sheets และ Gmail โดยตรง เพียงสร้างเทมเพลตใน Gmail แล้วเตรียมข้อมูลใน Google Sheets (ชื่อ, ตำแหน่ง, บริษัท ฯลฯ) ก็พร้อมส่งแล้ว
สามารถส่งอีเมลทดสอบไปที่ตัวเองก่อนได้ และหลังส่งแล้ว ระบบจะติดตามสถิติเช่น จำนวนผู้เปิดอ่าน จำนวนตอบกลับ จำนวนที่ bounce กลับมา แล้วนำข้อมูลกลับใส่ใน Google Sheets ให้อัตโนมัติ
2. DocuSign eSignature for Google Workspace
DocuSign เป็นอัดออนที่ช่วยจัดการลายเซ็นดิจิทัล ให้คุณลงนามเอกสารหรือรวบรวมลายเซ็นจากผู้อื่นได้ง่ายๆ เพียงติดตั้งและสร้างบัญชีเก็บลายเซ็นของคุณ
ยังใช้งานร่วมกับ Google Drive ได้ หากมีเอกสารมีอยู่แล้วต้องการเซ็นหรือให้ผู้อื่นเซ็น อย่างไรก็ตาม เวอร์ชันฟรีมีข้อจำกัด เช่น จำนวนเอกสารที่ขอให้ผู้อื่นเซ็น แต่คุณเองเซ็นได้ไม่จำกัด
3. DocHub for Gmail
หากคุณต้องจัดการ PDF บ่อยๆ DocHub จะช่วยลดภาระงานได้มาก ช่วยให้แก้ไข ตอบกลับ และเซ็นเอกสาร PDF ได้ภายในกล่องจดหมาย Gmail โดยไม่ต้องเปิดโปรแกรมภายนอก
เพียงเปิดไฟล์แนบจาก Gmail แล้วแก้ไขด้วย DocHub ได้เลย สามารถสร้างเมลตอบกลับพร้อมเอกสารที่แก้ไขแล้วแนบไปด้วย ทำได้ทุกอย่าง: เซ็น ลบข้อความ แทรกภาพ ข้อความ รวมถึงจัดการหน้า PDF (Merge, Reorder)
4. Sortd for Gmail
Sortd เป็นโซลูชัน All-in-one สำหรับทีมที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพบน Gmail โดยนำ Kanban Board แบบ Trello เข้ามาใน Gmail ทำให้เห็นกล่องจดหมายร่วมกันได้ชัดเจน ป้องกันเมลหายในความวุ่นวาย
มีแชททีมภายในเธรดเมล แชร์กล่องจดหมายและรายชื่อติดต่อ มีแฟล็กติดตามเมลที่ยังไม่ได้ตอบ สามารถเปิดการติดตามว่าผู้รับเปิดอ่านเมลเมื่อไหร่ ทำให้ทีมเห็นกันชัดว่าใครทำอะไรอยู่
5. Todoist for Gmail
สำหรับคนที่ง่ายเบื่อหรือลืมงานบ่อย Todoist คืออัดออน To-Do List ที่ช่วยจัดการอีเมล ให้เพิ่มเมลจากอินบอกซ์เข้า To-Do List เพื่อทราบว่าต้องทำอะไรบ้าง
มากกว่า To-Do List ธรรมดา มีฟีเจอร์ Due date, Reminder, Priority system ช่วยไม่ให้หลงทางในรายการงานของตัวเอง
6. MeisterTask for Gmail
MeisterTask จัดระเบียบโปรเจกต์โดยแปลงอีเมลเป็นงาน (Tasks) เพียงสร้างบัญชี MeisterTask แล้ว อีเมลที่เปิดจะมีตัวเลือกเพิ่มเป็น Task ในโปรเจกต์ใดๆ ได้ทันที
หัวข้อเมลจะกลายเป็นชื่อ Task ส่วนเนื้อหาเป็นบันทึก แต่อยู่ที่คุณจะแก้ไขได้ตามต้องการ
ใช้ Gmail อย่างมืออาชีพ
หวังว่าจะมีอัดออนตัวไหนตัวหนึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ Gmail ของคุณ และอาจช่วยให้ถึง Inbox Zero ได้ อัดออนเหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้จริง หากคุณรู้สึกว่าครึ่งวันไปกับการตอบเมล
แต่อัดออนเพียงครึ่งคำตอบ คุณสามารถทำอะไรได้มากขึ้นอีกมากด้วยฟีเจอร์พื้นฐานของ Gmail เอง ตราบใดที่คุณรู้จักวิธีใช้งาน
