Google Workspace คืออะไรและคุณใช้งานอย่างไร

ตั้งแต่ Google เปิดตัว Workspace สำหรับผู้ใช้ Gmail ทุกคน เครื่องมือล้ำค่ามากมายก็พร้อมให้ใช้งานฟรี

แต่เครื่องมือเหล่านี้คืออะไรกันแน่? มีประโยชน์สำหรับพวกเขาหรือไม่? นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ Google Workspace

ทุกอย่างเริ่มต้นด้วย Gmail

หากคุณให้ความสนใจกับหน้าจอการโหลดบริการอีเมลของ Google คุณจะสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย แทนที่จะโหลด Gmail ตอนนี้หน้าจอแนะนำว่า Google Workspace .

นี่คือทิศทางของ Google ในการให้บริการ แทนที่จะเปิดแอปแยกกัน เช่น เอกสาร ปฏิทิน และไดรฟ์ในหน้าต่างใหม่ ขณะนี้คุณสามารถเข้าถึงได้ทั้งหมดภายใน Gmail

คุณไม่จำเป็นต้องเปิดแท็บใหม่เพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอีกต่อไป ซึ่งช่วยลดสิ่งรบกวนสมาธิ ดังนั้น คุณจึงมีสมาธิกับงานที่คุณมีได้ เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องตามล่าหาแอป

การทำงานร่วมกันในหน้าจอเดียว

Google กำลังขยาย Gmail จากไคลเอนต์อีเมลไปสู่โซลูชันการทำงานร่วมกันแบบสมบูรณ์ หากคุณกำลังใช้อินเทอร์เฟซใหม่ของ Google Chat คุณจะเห็นไอคอนใหม่สี่ไอคอนที่ด้านซ้ายของมุมมองอีเมล

นอกจาก Mail ปกติแล้ว คุณยังจะพบ Chat, Spaces และ Meet อยู่ในนั้นด้วย การติดต่อกับผู้คนไม่จำเป็นต้องเปิดแอปเฉพาะอีกต่อไป คุณส่งข้อความด่วนผ่าน Chat จัดการประชุมทางวิดีโอผ่าน Meet และตั้งค่าพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันได้

Google แชท

หากคุณเปิดใช้งาน Google Chat ใน Gmail คุณจะมีทั้งแชทและห้องว่างสำหรับคุณ นอกเหนือจากการแชร์ไฟล์ตามปกติแล้ว Google Chat ยังรวมบริการอื่นๆ ด้วย

จากกล่องแชท คุณจะแชร์ไฟล์จาก Google ไดรฟ์ สร้างการประชุมทางวิดีโอใน Google Meet หรือแม้แต่นัดหมายผ่าน Google ปฏิทินได้

นอกจากการพูดคุยกับบุคคลแล้ว คุณยังสามารถสร้างกลุ่มได้ที่นี่ ทำให้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประสานงานทีมและการสนทนากลุ่มทั่วไป

Google Spaces (ชื่อเดิมคือ Google Rooms)

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณสร้างพื้นที่ที่เป็นระเบียบสำหรับโปรเจ็กต์ต่างๆ แต่ละส่วนที่คุณสร้างมีส่วนแชท ไฟล์ และงานของตัวเอง สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกสิ่งที่คุณและทีมของคุณจะต้องพร้อมใช้งาน

แท็บแชทช่วยให้มั่นใจได้ว่าการสนทนาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ Space ของคุณจะอยู่ในที่เดียว มีคุณลักษณะทั้งหมดของ Google Chat คุณแชร์ไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอ หรือแม้แต่กำหนดเวลาการประชุมได้โดยตรงจากเครื่องมือ

หากคุณต้องการแชร์ไฟล์กับทีมของคุณ แท็บไฟล์จะช่วยให้คุณทำสิ่งนั้นได้อย่างง่ายดาย คุณอัปโหลดไฟล์จากคอมพิวเตอร์หรือแชร์เอกสารจาก Google ไดรฟ์ได้

นอกจากนี้ แต่ละไฟล์จะคงการอนุญาตไว้ เมื่อคุณแชร์เอกสาร คุณเลือกได้ว่าต้องการให้ทีมของคุณดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขสิทธิ์

คุณจะประทับใจที่ตอนนี้ Google Workspace เปิดเอกสาร Google Doc ภายในแอป ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องเปิดแท็บหรือหน้าต่างแยกต่างหากเพื่อดู แสดงความคิดเห็น และแก้ไขเอกสาร

สุดท้ายนี้ การมอบหมายงานจะทำได้โดยตรงภายใต้ส่วนงาน ที่นี่ คุณสามารถสร้างงาน รวมรายละเอียดทั้งหมด กำหนดวันครบกำหนด และแนบกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง การดำเนินการนี้จะส่งงานไปยังแอป Google Tasks ของผู้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถสร้างและมอบหมายงานจำนวนมากได้ในทันที ไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลยาวๆ เพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จอีกต่อไป

Google Meet

ขณะนี้ Google Workspace มีทางลัดสำหรับสร้างและเข้าร่วมการประชุม คุณจะเห็นลิงก์ห้องประชุมเมื่อคุณคลิกการประชุมใหม่ . คุณยังส่งคำเชิญทางอีเมลหรือคัดลอกและส่งทีละรายการได้

เริ่มเลย จะเปิดหน้าต่างเบราว์เซอร์ใหม่ที่คุณสามารถดำเนินการประชุมได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องดาวน์โหลดหรือติดตั้งแอปแยกต่างหาก

คุณยังเข้าร่วมการประชุมได้โดยตรงจาก Google Workspace เลือก เข้าร่วมการประชุม ป้อนรหัสห้องประชุม เท่านี้ก็เรียบร้อย

Google Apps และอื่นๆ

แม้ว่าคุณจะทำงานด้วยตัวเอง คุณจะประทับใจกับ Google Workspace การทำงานร่วมกับ Google Calendar, Keep, Tasks และ Contacts ช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ คุณตรวจสอบกำหนดการ สร้างบันทึก ดูสิ่งที่ต้องทำ และค้นหาผู้คนใน Workspace ได้

Google ปฏิทิน

ดูและจัดการตารางเวลาของวันของคุณที่นี่ คุณยังสามารถสร้างกิจกรรมใหม่ได้โดยตรงจากหน้าจอของคุณ การปรับตารางเวลาสะดวกยิ่งขึ้น

ย้ายการประชุมของคุณไปรอบๆ ด้วยการลากและวาง คุณยังเปลี่ยนความยาวได้โดยจับด้านล่างของกรอบเวลาแล้วปรับขนาด

Google Keep

การจดบันทึกจากอีเมลของคุณนั้นง่ายกว่ามากด้วย Google Keep เมื่อคุณคลิกที่ไอคอน คุณจะเห็นบันทึกล่าสุดของคุณและจดบันทึก... ตัวเลือก

เมื่อคุณสร้างบันทึกย่อ โน้ตจะเชื่อมโยงกับอีเมลที่คุณเปิดไว้โดยอัตโนมัติ แม้ว่าคุณจะบันทึกโน้ตแล้ว คุณยังสามารถดูอีเมลต้นทางได้ เมื่อคลิกที่แหล่งที่มา ระบบจะนำคุณไปยังอีเมลนั้นแทนที่จะต้องค้นหาในกล่องจดหมาย

Google Tasks

งานทั้งหมดที่คุณต้องทำ รวมถึงงานที่ได้รับมอบหมายให้คุณใน Google Spaces จะปรากฏขึ้นที่นี่ เพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ คุณสามารถสร้างรายการเพื่อแยกงานออกเป็นส่วนๆ ได้

หากคุณเพิ่มวันครบกำหนดให้กับงาน วันเหล่านั้นก็จะปรากฏในปฏิทินของคุณด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดสิ่งใด

Google Contacts

หากคุณมีสมาร์ทโฟน Android คุณสามารถดูรายชื่อติดต่อทั้งหมดได้ที่นี่ ค้นหาผู้คนได้อย่างง่ายดายและเข้าถึงพวกเขาได้โดยตรงจากมุมมองนี้

ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว คุณสามารถส่งอีเมล แชท ตั้งค่าการนัดหมายใน Google ปฏิทิน หรือแม้แต่เชิญพวกเขาให้เข้าร่วมแฮงเอาท์วิดีโอ ผ่านมุมมองการโต้ตอบล่าสุด คุณยังดูอีเมลล่าสุดที่ส่งถึงพวกเขาได้อีกด้วย

แอปอื่นๆ

Google ยังให้คุณรวมแอปอื่นๆ ผ่านตลาด Google Workspace ได้อีกด้วย มีแอปยอดนิยมมากมาย เช่น Asana, Box, Slack, Trello และ Zoom ที่นี่

ข้อความใดก็ตามที่คุณเปิดในอีเมลอ้างอิงในแอปที่คุณเปิด วิธีนี้ทำให้คุณสามารถเชื่อมโยงอีเมลเพื่อให้คนที่คุณทำงานด้วยทราบบริบทของข้อความของคุณ

วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งหากลูกค้าส่งอีเมลและคุณต้องส่งต่อให้ทีมของคุณ ไม่จำเป็นต้องส่งต่อข้อความด้วยตนเอง เพียงเพิ่มลงในแอปการทำงานร่วมกันในทีมด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ยุคใหม่ของการบูรณาการ

Google Workspace เป็นชุดเครื่องมืออันทรงพลังที่ให้คุณมีแอปเพื่อการทำงานที่ปลายนิ้วของคุณ คุณสามารถทำทุกอย่างได้โดยไม่ต้องออกจาก Gmail

คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิและหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิขณะทำงาน คุณสามารถประหยัดเวลาและทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น ทั้งหมดนี้ฟรี!