นักการตลาดดิจิทัลและเจ้าของธุรกิจออนไลน์หลายคน ต้องตอบอีเมลประเภทเดียวกันหลายครั้ง/วัน กระบวนการเหนื่อยและใช้เวลา
ในสถานการณ์แบบนี้ Response templates ช่วยได้ ฟิลเตอร์ Gmail บางตัวก็ช่วยจัดการสแปมให้มีประสิทธิภาพ
บทความนี้จะสอนใช้ Response templates และ Gmail filters ป้องกันสแปมอย่างมีประสิทธิภาพ
Gmail Templates คืออะไร และใช้ยังไง?
บันทึกอีเมลเขียนไว้ล่วงหน้า ใช้ซ้ำแทนเขียนใหม่ทุกครั้ง บัญชี Gmail บันทึก Response templates ได้ 50 แบบพร้อมกัน สร้างเทมเพลตทั่วไปสำหรับกลุ่มเป้าหมาย ทำให้สื่อสารอีเมลมีประสิทธิภาพ
ถ้ามีอำนาจในนิชเฉพาะ อาจได้อีเมลหลายร้อยฉบับขอ Guest post สร้างเทมเพลตบอกว่าไม่รับ Guest post ใช้แทนตอบทีละฉบับ
สถานการณ์ข้างต้น สร้างเทมเพลตอีเมลบอกว่าไม่รับ Guest post ก่อนสร้าง ต้องเปิด Template settings ใน Gmail
1. ลงชื่อเข้า Gmail
2. ไป Settings > See all settings
3. แท็บ Advanced เลื่อนลงส่วน Templates
4. เปิดใช้งาน Templates
5. กด Save Changes
เปิด Template settings แล้ว ขั้นตอนต่อไป สร้างและบันทึก Response template
วิธีสร้าง Response Template
ทำตามขั้นตอน:
1. เปิด Gmail
2. คลิก Compose เขียนข้อความใหม่
3. อธิบาย Policy ไม่รับ Guest post ในอีเมล (ทำให้ครอบคลุม ใช้ได้กับทุกคนขอ Guest post ทุكنิช/หมวดหมู่)
4. พร้อมตอบแล้ว คลิก สามจุด มุมขวาล่าง กล่องเขียนอีเมล
5. ไป Templates > Save draft as template > Save as new template
6. บันทึกเทมเพลต พิมพ์ชื่อในป๊อปอัป (ตั้งชื่ออธิบายได้ เพราะเทมเพลตจะใช้ชื่อเดียวกันเป็น Subject ของอีเมล)
วิธียืนยันว่าเทมเพลตสร้างสำเร็จ:
- คลิก Compose อีกครั้ง
- เลือก สามจุด มุมขวาล่าง
- ไป Templates
นี่คือที่เจอรายการเทมเพลตที่บันทึกไว้ใน Gmail เทมเพลตจะคัดลอกไปในกล่อง Compose email ทันทีตอนคลิก
ถ้าต้องตอบอีเมลหลายร้อยฉบับด้วยตนเอง กระบวนการยังใช้เวลา แม้มีเทมเพลต นี่คือที่ Filter สร้าง Auto-response ช่วยได้
สร้าง Filter ใส่อีเมลที่มีคำเฉพาะเข้าโฟลเดอร์ Spam เช่น "guest post", "backlink", "accept article" ด้วย Filter นี้ ตั้ง Auto-response ให้สแปมอีเมลเหล่านั้นได้
ใช้ Template สร้าง Automated Response Filter
- เปิด Gmail เดิมที่มี Response template
- คลิก ไอคอนเฟือง Settings มุมขวาบน
- ไป All Settings > Filters and blocked addresses
4. คลิก Create a new filter (นำเข้า Filter ที่มีอยู่ในระบบ .xml ได้)
กรองอีเมลจากที่อยู่ หัวข้อ มี/ไม่มี คำบางคำ หรือขนาด เกณฑ์ที่เหมาะสมสำหรับไม่รับ Guest post คือใส่คำที่เกี่ยวข้อง ใส่คำใน Include the words
5. ระบุเกณฑ์เสร็จ กด Create filter
ตอนนี้ ตัดสินใจว่าจะทำอะไรกับอีเมลตรงเกณฑ์พอดี
6. ติ๊ก Skip the Inbox (Archive it) อีเมลเหล่านี้จะไม่วุ่นวาย Inbox
7. ติ๊ก Send template เลือก Response template เดิม Guest Post Not Allowed
8. กด Create Filter หลังติ๊กครบ
จะเห็น Filter ใหม่ในรายการ Filter ตอนนี้ อีเมลที่มีคำ "guest post, guest post, backlink, accept the article, write for a blog, write on the website" จะไม่เข้าถึง Inbox
นอกจากนี้ จะส่ง Response template ให้ผู้ส่งตอบกลับอัตโนมัติ Inbox ไม่วุ่น และผู้ส่งไม่ต้องรอตอบ
ปรับ Filter ไม่ให้พลาดอีเมลสำคัญ
หลังตั้ง Filter ให้ดูอีเมลที่เก็บถาวร (Archived) ว่าอีเมลธุรกิจสำคัญไม่ถูกกรอง
อาจกรองอีเมลที่มีคำ "accept post" แต่เป็นโปรโมชั่นที่พลาดเพราะ Filter หลีกเลี่ยงได้โดยใส่คำว่า brand, deal, promotion ใน Filter Gmail
สร้าง Filter แยกต่างหากตามต้องการ
Export Filter ที่สร้าง แล้ว Import เข้า Gmail ใหม่ ถ้ามีเว็บหลายเว็บ อีเมลติดต่อต่างกัน แต่ต้อง Enable และสร้าง Response template ใหม่สำหรับอีเมลนั้น
ตัวเลือกดีสุดสร้าง Filter ถ้าจะใช้ Response template คือสร้างจากศูนย์ใหม่
อย่าให้ผู้ใช้รู้ว่าตอบอัตโนมัติ
อย่าบอกในอีเมลว่าเป็น Auto-response ด้วยการหลีกเลี่ยง คนจะไม่หลอก Filter โดยสะกดผิด/ข้ามคำเป้าหมาย ให้เมลเข้าถึงแทนที่จะไป Spam
และควรเช็ก Inbox บ่อยๆ ตอบอีเมลที่อาจมีประโยชน์
ควบคุมสแปมด้วย Gmail Filters และ Response Templates
ด้วย Gmail Filter และ Response template ทั่วไป ตอบสแปมอีเมลได้โดยไม่ต้องเลื่อนอ่าน ประหยัดเวลาและพลังงาน ควรลอง Gmail browser extensions ที่ปรับปรุงการสื่อสารอีเมล เพิ่มเติมจาก Filters
