นักการตลาดดิจิทัลและเจ้าของธุรกิจออนไลน์จำนวนมากต้องตอบอีเมลประเภทเดียวกันหลายครั้งต่อวัน กระบวนการนี้สามารถทำได้อย่างท่วมท้นและใช้เวลานาน
ในสถานการณ์เช่นนี้ เทมเพลตการตอบกลับอาจมีประโยชน์ ตัวกรองสองสามตัวใน Gmail จะช่วยให้คุณจัดการกับสแปมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีใช้เทมเพลตการตอบกลับและตัวกรอง Gmail เพื่อต่อสู้กับสแปมอย่างมีประสิทธิภาพ
เทมเพลต Gmail คืออะไรและคุณใช้งานได้อย่างไร
คุณสามารถบันทึกอีเมลที่เขียนไว้ล่วงหน้าลงในบัญชีของคุณและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ แทนที่จะต้องเขียนใหม่ทั้งหมด คุณสามารถบันทึกเทมเพลตการตอบกลับที่แตกต่างกัน 50 แบบพร้อมกันด้วยบัญชี Gmail ดังนั้น การสร้างเทมเพลตทั่วไปสองสามแบบสำหรับกลุ่มเป้าหมายจะทำให้การสื่อสารทางอีเมลมีประสิทธิภาพมากขึ้น
หากคุณได้จัดตั้งหน่วยงานเฉพาะเจาะจง คุณอาจได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับจากผู้ที่ขอให้เขียนโพสต์ของแขก คุณสามารถสร้างเทมเพลตและใช้แทนการตอบกลับอีเมลทีละฉบับได้
สำหรับสถานการณ์ข้างต้น ให้สร้างเทมเพลตอีเมลที่แจ้งผู้คนที่คุณไม่ยอมรับโพสต์ของแขก ก่อนสร้างเทมเพลตการตอบกลับ ให้เปิดใช้งานการตั้งค่าเทมเพลตใน Gmail
1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณ
2. ไปที่ การตั้งค่า> ดูการตั้งค่าทั้งหมด .
3. ใน แท็บขั้นสูง เลื่อนลงไปที่ เทมเพลต มาตรา.
4. เปิดใช้งาน เทมเพลต .
5. คลิกที่ บันทึกการเปลี่ยนแปลง .
หลังจากเปิดใช้งานการตั้งค่าเทมเพลต ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างและบันทึกเทมเพลตการตอบกลับ
วิธีสร้างเทมเพลตการตอบกลับ
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างเทมเพลตการตอบกลับ
1. เปิดบัญชี Gmail ของคุณ
2. คลิก เขียน เพื่อเขียนข้อความใหม่
3. อธิบายนโยบายของคุณเกี่ยวกับการไม่รับโพสต์ของแขกในอีเมล (ทำให้เป็นแบบทั่วไป จึงใช้กับทุกคนที่ขอโพสต์ของแขกในช่องหรือหมวดหมู่ใดก็ได้)
4. เมื่อคำตอบของคุณพร้อมแล้ว ให้คลิกที่สามจุด ที่ด้านล่างขวาของช่องเขียนอีเมล
5. ไปที่ แม่แบบ> บันทึกฉบับร่างเป็นแม่แบบ> บันทึกเป็นแม่แบบใหม่ .
6. บันทึกเทมเพลตหลังจากป้อนชื่อในป๊อปอัป (เลือกชื่อที่สื่อความหมายที่นี่ เนื่องจากเทมเพลตจะใช้ชื่อเดียวกับหัวเรื่องของอีเมล)
ต่อไปนี้คือวิธีการยืนยันว่าสร้างเทมเพลตสำเร็จแล้ว
- คลิกที่ เขียน อีกครั้ง.
- เลือก สามจุด ที่ด้านล่างขวา
- ไปที่ เทมเพลต .
นี่คือที่ที่คุณจะพบรายการเทมเพลตที่บันทึกไว้ในบัญชี Gmail ของคุณ เทมเพลตจะถูกคัดลอกไปยังเขียนอีเมล เมื่อคุณคลิกที่มัน
หากคุณต้องตอบกลับอีเมลหลายร้อยฉบับด้วยตนเอง กระบวนการจะยังคงใช้เวลานาน แม้ว่าคุณจะสร้างเทมเพลตอีเมลแล้วก็ตาม นี่คือจุดที่การใช้ตัวกรองเพื่อสร้างการตอบกลับอัตโนมัติมีประโยชน์
คุณสามารถสร้างตัวกรองที่ใส่อีเมลที่มีคำเฉพาะลงในโฟลเดอร์สแปม เช่น "โพสต์ของแขก" "ลิงก์ย้อนกลับ" และ "ยอมรับบทความ" เมื่อใช้ตัวกรองนี้ คุณจะตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับอีเมลขยะดังกล่าวได้
มาดูกันว่าคุณจะทำอย่างไร
การใช้เทมเพลตเพื่อสร้างตัวกรองการตอบกลับอัตโนมัติ
- เปิดบัญชี Gmail เดียวกันกับที่มีเทมเพลตการตอบกลับ
- คลิกที่ ไอคอนรูปเฟือง สำหรับการตั้งค่าที่มุมขวาบน
- ไปที่ การตั้งค่าทั้งหมด> ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก .
4. คลิกที่ สร้างตัวกรองใหม่ . (คุณยังสามารถนำเข้าตัวกรองที่มีอยู่ซึ่งบันทึกไว้ในระบบของคุณในรูปแบบ .xml)
คุณสามารถกรองอีเมลตามที่อยู่อีเมล หัวเรื่อง และมีหรือยกเว้นคำหรือขนาดบางคำ เกณฑ์การกรองที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการไม่รับโพสต์ของแขกคือการรวมคำสองสามคำที่เกี่ยวข้องกับหัวข้ออย่างใกล้ชิด มาเพิ่มคำสองสามคำใน รวมคำ . กัน ตัวเลือกสำหรับตัวกรอง
5. หลังจากระบุเกณฑ์แล้ว ให้คลิกที่ สร้างตัวกรอง .
ที่นี่ คุณจะต้องตัดสินใจว่าคุณตั้งใจจะทำอะไรกับอีเมลที่มีข้อความที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณทุกประการ
6. เลือก ข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร) เพื่อให้อีเมลเหล่านี้ไม่เกะกะกล่องจดหมายของคุณ
7. นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบ ส่งเทมเพลต และเลือกเทมเพลตการตอบกลับเดียวกัน ไม่อนุญาตโพสต์ของผู้เยี่ยมชม .
8. คลิกที่ สร้างตัวกรอง หลังจากทำเครื่องหมายที่ช่อง
ตอนนี้คุณจะเห็นตัวกรองที่สร้างขึ้นใหม่ในรายการตัวกรองของคุณ ในอนาคต อีเมลที่มีคำว่า "โพสต์ของแขก โพสต์ของแขก ลิงก์ย้อนกลับ ยอมรับบทความ เขียนบล็อก เขียนบนเว็บไซต์" จะไม่ส่งถึงกล่องจดหมายของคุณอีกต่อไป
นอกจากนี้ จะส่งเทมเพลตการตอบกลับไปยังผู้ส่งเพื่อตอบกลับอีเมลของพวกเขา ดังนั้นกล่องจดหมายของคุณจะไม่เกะกะ และผู้ส่งก็ไม่ต้องรอการตอบกลับของคุณ
ปรับแต่งตัวกรองเพื่อไม่ให้พลาดอีเมลสำคัญ
หลังจากที่คุณได้ตั้งค่าตัวกรองแล้ว คอยดูอีเมลที่เก็บถาวรเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจจะไม่ถูกกรองออก
คุณอาจกำลังกรองอีเมลที่มีคำว่า "ยอมรับโพสต์" แต่อาจเป็นข้อเสนอโปรโมชันที่คุณพลาดไปเนื่องจากตัวกรอง คุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้โดยใส่คำบางคำ เช่น แบรนด์ ดีล หรือโปรโมชันในตัวกรอง Gmail
สร้างตัวกรองอิสระเมื่อจำเป็น
คุณสามารถส่งออกตัวกรองการตอบกลับที่สร้างขึ้นใหม่ แล้วนำเข้าไปยังบัญชี Gmail ใหม่ หากคุณมีเว็บไซต์หลายแห่งที่มีอีเมลติดต่อต่างกัน อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเปิดใช้งานและสร้างเทมเพลตการตอบกลับแยกต่างหากสำหรับอีเมลนั้น
ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างตัวกรองหากคุณวางแผนที่จะใช้เทมเพลตการตอบกลับคือการสร้างตัวกรองขึ้นมาใหม่ทั้งหมด
อย่าให้ผู้ใช้รู้ว่าการตอบกลับเป็นแบบอัตโนมัติ
อย่าพูดถึงว่าเป็นการตอบกลับอัตโนมัติในอีเมลของคุณ การหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ ผู้คนจะไม่หลอกตัวกรอง Gmail โดยการข้ามหรือสะกดคำเป้าหมายผิด ดังนั้นอีเมลของพวกเขาจะถึงคุณแทนที่จะไปส่งสแปม
นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบกล่องจดหมายเข้าเป็นประจำและตอบกลับอีเมลที่อาจเป็นประโยชน์กับคุณ
การควบคุมสแปมด้วยตัวกรอง Gmail และเทมเพลตการตอบกลับ
ด้วยตัวกรอง Gmail และเทมเพลตการตอบกลับทั่วไป คุณสามารถตอบกลับอีเมลขยะโดยไม่ต้องเลื่อนดู คุณจะประหยัดเวลาและพลังงานด้วยวิธีนี้ คุณควรทดสอบส่วนขยายของเบราว์เซอร์ Gmail ที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารทางอีเมลของคุณนอกเหนือจากตัวกรองของ Gmail
