คุณอาจไม่คิดมากเกี่ยวกับปริมาณพื้นที่ในบัญชี Gmail ของคุณ อีเมลส่วนใหญ่ใช้พื้นที่จัดเก็บเพียงเล็กน้อย ดังนั้นคุณสามารถมีอีเมลหลายปีในกล่องจดหมายโดยไม่ใกล้ขีดจำกัด
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากพื้นที่ฟรี 15 GB ถูกแบ่งปันระหว่าง Gmail, Google Drive และ Google Photos คุณไม่ต้องการเสียพื้นที่กับอีเมลที่ไม่จำเป็นซึ่งอาจใช้สำรองรูปภาพหรือซิงค์ไฟล์ได้ นี่คือวิธีที่ดีที่สุดในการปลดปล่อยพื้นที่ในบัญชี Gmail ของคุณ
1. ค้นหาและลบข้อความขนาดใหญ่
โอกาสคือ มีเพียงไม่กี่ข้อความขนาดใหญ่ที่รับผิดชอบต่อพื้นที่จัดเก็บส่วนใหญ่ใน Gmail ทุกครั้งที่ใครส่งวิดีโอสั้น ชุดรูปภาพ งานนำเสนอ PowerPoint หรือไฟล์คล้ายๆ มา ไฟล์เหล่านั้นจะอยู่ในกล่องจดหมายและกินพื้นที่ต่อไป
ดังนั้น ผลไม้ที่ง่ายที่สุดเมื่อล้างพื้นที่ใน Gmail คือการลบไฟล์แนบขนาดใหญ่ ในการค้นหาข้อความขนาดใหญ่ใน Gmail ให้ทำดังนี้:
- ในแถบค้นหาด้านบนของหน้าต่าง Gmail คลิกลูกศรเล็กด้านขวาเพื่อแสดงตัวเลือกค้นหา
- ถัดจากส่วน Size เลือก greater than และ MB คุณยังต้องระบุเกณฑ์ขนาดที่คุณต้องการค้นหา เพื่อกำจัดผู้กระทำผิดที่ร้ายที่สุด คุณสามารถเริ่มด้วยตัวเลขสูง เช่น 25MB แล้วลดลงเหลือ 10MB หรือคล้ายๆ กันภายหลัง
- คลิก Search เมื่อเสร็จ
สิ่งนี้จะกรองกล่องจดหมาย Gmail ให้แสดงเฉพาะข้อความที่ใหญ่กว่าขนาดที่คุณตั้งไว้ ใช้เช็คบ็อกซ์ที่ปรากฏด้านซ้ายของข้อความ เพื่อติ๊กสิ่งที่คุณไม่ต้องการเก็บ หากคุณต้องการกำจัดทั้งหมด ให้ติ๊กเช็คบ็อกซ์ที่ปรากฏมุมซ้ายบน เหนือรายการข้อความ เพื่อติ๊กทั้งหมดพร้อมกัน
เมื่อคุณติ๊กทุกอย่างที่ต้องการลบแล้ว คลิกไอคอน Trash ตรงด้านบนเพื่อลบข้อความเหล่านั้น
หากคุณต้องการตรวจสอบขนาดไฟล์แนบสองครั้ง คลิกมันภายในรายการอีเมลเพื่อแสดงตัวอย่างใน Gmail จากนั้น คลิกปุ่มสามจุดมุมขวาบนและเลือก Details เพื่อแสดงประเภทไฟล์และขนาด
เนื่องจากไฟล์แนบอีเมลมักถูกใช้เผยแพร่มัลแวร์ คุณควรทำเช่นนี้กับไฟล์แนบจากผู้ส่งที่คุณไว้ใจเท่านั้น!
2. ว่างเปล่าโฟลเดอร์ Trash และ Spam
เมื่อคุณลบอีเมลใดๆ ใน Gmail มันจะอยู่ใน Trash (หรือ Bin ในบางภูมิภาค) เป็นเวลา 30 วัน หลังจากช่วงเวลานั้น ข้อความจะถูกลบถาวรและคุณไม่สามารถกู้คืนได้
แม้สิ่งนี้ดีสำหรับการให้คุณกู้คืนข้อความที่ลบผิดพลาด คุณอาจต้องการว่างเปล่า Trash ด้วยตนเอง หากคุณต้องการเรียกคืนพื้นที่อย่างรวดเร็ว มันยังเป็นไอเดียดีที่จะว่างเปล่า Trash หลังจากที่คุณลบข้อความอื่นๆ จำนวนมาก เช่น หลังจากใช้เคล็ดลับเหล่านี้ มิฉะนั้น ไฟล์เก่าเหล่านั้นจะอยู่ใน Trash 30 วันและยังคงกินพื้นที่
เพื่อหาโฟลเดอร์ Trash ให้เลื่อนลงบนแถบด้านซ้ายจนกว่าจะเจอ (คุณอาจต้องคลิก More) คลิก Trash เพื่อแสดงข้อความทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้น หากคุณต้องการลบทั้งหมด คลิกข้อความ Empty Trash now ด้านบน มิฉะนั้น คุณสามารถติ๊กข้อความเฉพาะที่ต้องการลบและเลือก Delete forever ด้านบนเพื่อลบถาวร
โปรดทราบว่าการลบข้อความจาก Trash จะลบถาวร โปรดแน่ใจว่าคุณไม่ได้ลบสิ่งสำคัญโดยบังเอิญก่อนล้างโฟลเดอร์
การลบโฟลเดอร์ Spam คล้ายกัน เลือก Spam บนแถบด้านซ้ายเพื่อดูข้อความทั้งหมดที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม ลบแยกต่างหาก หรือกด Delete all spam messages now เพื่อล้างทั้งหมด Gmail จะลบอะไรก็ตามใน Spam เมื่อมันอยู่ครบ 30 วัน
3. ลบข้อความเก่า
ในกรณีส่วนใหญ่ การลบไฟล์แนบขนาดใหญ่ที่สุดออกจากบัญชี Gmail จะปลดปล่อยพื้นที่พอ เพียงพอ โดยเฉพาะในระยะสั้น อย่างไรก็ตาม มีวิธีเป้าหมายอื่นๆ ในการปลดปล่อยพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม หากข้างต้นไม่พอ
กลุ่มอีเมลถัดไปที่คุณควรลบคือข้อความเก่ามาก หากคุณมีบัญชี Gmail มานาน คุณอาจมีข้อความจากครึ่งทศวรรษที่แล้วที่คุณไม่ต้องการแล้ว ในการค้นหาตามวันที่ใน Gmail คุณจะต้องใช้ advanced search operators บางอย่างในกล่องด้านบน
ใช้ older_than:3y เพื่อแสดงข้อความทั้งหมดที่เก่ากว่า 3 ปี คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลข หรือใช้ m สำหรับเดือนแทน
เมื่อคุณทำเช่นนี้ Gmail จะแสดงข้อความทั้งหมดที่เก่ากว่าที่คุณเลือก หากคุณต้องการลบทั้งหมด คลิกเช็คบ็อกซ์ "select all" มุมซ้ายบนของกล่องจดหมาย ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ โดยค่าเริ่มต้น จะติ๊กข้อความทั้งหมด แตคุณสามารถคลิกลูกศรข้างๆ เพื่อติ๊กเฉพาะ Read, Unread หรือ Unstarred หากต้องการ
อย่างไรก็ตาม เมื่อจัดเรียงตามวันที่แบบนี้ โอกาสคือ จะมีมากกว่า 50, 100 หรือจำนวนข้อความที่อินเทอร์เฟซ Gmail แสดงในครั้งเดียว เมื่อคุณคลิกเช็คบ็อกซ์ "select all" Gmail จะแสดงข้อความด้านบนว่ All X conversations on this page are selected คลิกข้อความ Select all conversations that match this search เพื่อติ๊กผลลัพธ์ทั้งหมดโดยไม่ต้องผ่านทุกหน้า
หากคุณต้องการค้นหาข้อความเก่าเฉพาะในโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์ คุณสามารถรวม older_than กับ advanced search terms อื่นๆ เช่น in:sent หรือ category:social ดูคู่มือ power user สำหรับ Gmail ของเราสำหรับความช่วยเหลือเรื่องนี้และอื่นๆ
4. ลบข้อความที่ไม่จำเป็น
สุดท้าย คุณสามารถพิจารณาลบข้อความที่ไม่จำเป็นเพราะเหตุผลอื่นๆ คุณอาจต้องการทำความสะอาดนิวส์เลตเตอร์ โปรโมชันการตลาด หรือความวุ่นวายอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการแล้ว
สิ่งนี้จะใช้เวลามากกว่าการลบข้างต้น เนื่องจากคุณต้องค้นหาด้วยตนเอง ลองค้นหา "unsubscribe" เพื่อหาอีเมลนิวส์เลตเตอร์ นอกจากนี้ คุณสามารถเปิดข้อความ คลิกสามจุดขวาของมัน และเลือก Filter messages like this จะเปิดหน้าค้นหาที่แสดงข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งคนนั้น
คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อลบข้อความจำนวนมากจากแหล่งเดียว เช่น อีเมลขยะการตลาด
วิธีตรวจสอบว่าคุณใช้พื้นที่ Gmail ไปเท่าไหร่
เมื่อคุณทำความสะอาดอีเมลเก่าแล้ว คุณสามารถไปที่หน้า Google Storage เพื่อดูว่าคุณเหลือพื้นที่เท่าไหร่ คลิกข้อความ View details เพื่อแสดงรายละเอียดว่าพื้นที่แต่ละบริการ (Gmail, Drive, Photos) ใช้ไปเท่าไหร่
หากคุณตัดสินใจว่าต้องการพื้นที่มากขึ้น ไปที่ Google One เพื่ออัปเกรด
เก็บพื้นที่ Gmail ให้สะอาด
ตอนนี้คุณรู้วิธีปลดปล่อยพื้นที่ในบัญชี Gmail แล้ว ไม่ว่ากล่องจดหมายจะล้นหรือคุณแค่ต้องการพื้นที่มากขึ้นสำหรับ Google Photos การปลดปล่อยห้องใน Gmail ช่วยได้ ปกติแล้ว ไม่ใช้เวลานานมากในการกำจัดผู้กินพื้นที่มากที่สุด
หลังจากสร้างพื้นที่แล้ว ลองจัดระเบียบ Gmail ให้ดีขึ้นดูสิ
