Microsoft เสนอไคลเอนต์อีเมลสองตัวบน Windows 10 คือ Mail และ Outlook แต่มีความแตกต่างอย่างไร? ข้อดีข้อเสียคืออะไร? และแอปไหนเหมาะกับสถานการณ์ของคุณ?
อ่านต่อไปเราจะพยายามระบุว่าแอปไหนเป็นไคลเอนต์อีเมลที่ดีที่สุดสำหรับ Windows
Outlook ฟรีไหม?
สำหรับคุณและผู้ใช้อื่น ความแตกต่างสำคัญที่สุดระหว่าง Mail และ Outlook อาจจะเป็นค่าใช้จ่าย
Mail ฟรี تمامًاในทุกเวอร์ชันของ Windows 10 มันติดตั้งมากับระบบปฏิบัติการ แม้ Mail จะเป็นแอปสแตนด์อโลนบน OS แต่จริงๆ มันมาคู่กับแอปที่เรียกว่า Mail and Calendar ใน Microsoft Store ไม่มีทางติดตั้งอันใดอันหนึ่งแยกกัน
Outlook เป็นแอปที่ต้องเสียเงินมาตั้งแต่รวมอยู่ใน Microsoft Office ในปี 1997 ปัจจุบันกระจายไปกับแพ็กเกจ Microsoft 365 Personal, Family และ Business
หากคุณอยู่ในสหรัฐ แผน Microsoft 365 Personal ระดับต้นทุน $70/ปี
Mail vs Outlook: การใช้อีเมล
ด้านสำคัญที่สุดของไคลเอนต์อีเมลคือ—ชัดเจน—ว่ามันจัดการข้อความอย่างไร
โดยธรรมชาติ ทั้งสองแอปทำพื้นฐานได้ แต่หากขุดลึกกว่านั้น มีความแตกต่างสำคัญบางอย่าง ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันที่คุณต้องการ พวกมันอาจเป็น deal-breakers (ปัจจัยตัดสินใจ)
ของสองตัว Outlook ริชมากกว่า (feature-rich) นี่เป็นธีมทั่วไปในทุกหมวดหมู่ที่เราจะพูดถึง
ตัวอย่างเช่น Outlook เสนอความสามารถในการส่งอีเมลเป็น plain text, วิธี clean up email threads, email categories, ฟีเจอร์ Ignore, และรองรับ IRM messages ทั้งหมดนี้ไม่มีใน Mail
Outlook ยังมี inbox rules, local email storage, และความสามารถในการ ส่งอีเมลจากกล่องจดหมายร่วม (shared inbox)
ด้านตรงข้าม หากคุณต้องการใช้กับอุปกรณ์สัมผัส (touch device) Mail เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า มันมี customizable swipe gestures ซึ่งไม่ใช่ส่วนหนึ่งของ Outlook
การเข้าถึงและจัดการผู้ติดต่อ (Contacts)
นอกจากการจัดการอีเมลพื้นฐาน สองฟีเจอร์สำคัญอีกของไคลเอนต์อีเมลคือผู้ติดต่อและปฏิทิน
Mail ดึงรายชื่อผู้ติดต่อจากแอปผู้ติดต่อพื้นฐานของ Windows 10 คือ People คุณสามารถเพิ่มบัญชี Outlook.com, Live, Hotmail, Gmail, Yahoo, Exchange, และ iCloud ที่มีอยู่ แอปจะนำเข้าผู้ติดต่อและรวมเข้ากับรายการเดิมโดยอัตโนมัติ เพิ่มบัญชี IMAP และ POP3 อื่นๆ ก็ง่าย คุณเข้าถึงแอป People ได้โดยเปิด Mail และคลิกทางลัดมุมซ้ายล่าง
คุณต้องทำงานจัดการผู้ติดต่อผ่านแอป People ไม่มีทางแก้ไขรายละเอียดผู้ติดต่อภายในแอป Mail เอง
ในทางตรงข้าม Outlook ดึงรายละเอียดผู้ติดต่อจากบัญชีที่เชื่อมต่อ แต่ยังอนุญาตให้จัดเก็บในเครื่อง (local storage) บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ปฏิทิน (Calendars) บน Outlook vs Mail
какกล่าวไว้ต้นบท ส่วนปฏิทินของแอป Mail เป็นส่วนหนึ่งของการติดตั้งรูทเดียวกัน
ปฏิทินจากบัญชีที่เชื่อมต่อทั้งหมดจะแสดง สมมติคุณให้สิทธิ์ที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถดูปฏิทินจากภายใน Mail ได้ คุณต้องเปิดแอป Calendar แยก
แม้เข้าถึงผ่านพอร์ทัลแยก แอป Calendar ไม่ได้ขาดฟีเจอร์เลย ไม่ได้มีเครื่องมือระดับมืออาชีพแบบ Outlook แต่จัดการไฟล์ CalDAV และการสมัครรับปฏิทินบนคลาวด์ได้โดยไม่ยาก
รายการฟีเจอร์ปฏิทินที่เฉพาะเจาะจงของ Outlook มุ่งเน้นไปที่ผู้ใช้งานธุรกิจโดยตรง
รวมถึงวิธี เสนอเวลาใหม่ สำหรับกิจกรรม, การแชร์ปฏิทิน, ความสามารถในการ เปิดปฏิทินของเพื่อนร่วมงาน (ขึ้นอยู่กับสิทธิ์), การส่งต่อการประชุม, การเผยแพร่ปฏิทิน, กลุ่มปฏิทิน, ข้อมูลมองเห็นได้เกี่ยวกับ ความพร้อมของแต่ละผู้เข้าร่วม, และแม้แต่ เครื่องมือค้นหาห้องประชุม คุณซิงค์ Outlook กับ Google Calendar ได้ง่าย
เพิ่มเติม ปฏิทินบน Outlook เป็นส่วนหนึ่งของแอปหลัก คุณเข้าถึงได้ผ่านแท็บด้านล่างของหน้าต่าง
Mail และ Outlook ผสานรวมกับแอปอื่นได้ไหม?
Mail ไม่เสนอการผสานรวมกับแอปบุคคลที่สาม (third-party apps) หากคุณต้องการเข้าถึงบริการอย่าง Google Drive, Evernote, หรือ Todoist คุณต้องสลับไปหน้าต่างอื่น สำคัญคือ ไม่มีการผสานรวมกับ Microsoft Office
แอปที่ "ผสานรวม" ได้ในทางใดทางหนึ่งคือ Calendar, People, และ Microsoft To-Do ที่ปรับปรุงอยู่เสมอ ในทางปฏิบัติ แอป Mail แค่รวมลิงก์ไปยังพวกเขา มันยังเป็นแอปภายนอก
Outlook เป็นตรงข้าม ไม่เพียงแต่มีประสบการณ์ราบรื่นกับแอปประสิทธิภาพของ Microsoft อื่นๆ เช่น Word, Excel, และ PowerPoint แต่ยังมีรายการ Outlook add-ins ยาวนานผ่าน Microsoft AppSource store
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่ม Microsoft Translator, Salesforce, Boomerang, Trello, Dropbox, Zendesk, และอีกมากมาย Add-ins ทั้งหมดนำฟังก์ชันของแอปแต่ละตัวเข้า Outlook โดยตรง คุณสามารถโต้ตอบกับพวกเขาโดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย
ควรเลือกแอปอีเมลไหน?
ยากที่จะปฏิเสธว่าบนกระดาษ Outlook ดีกว่าทั้งสองแอป มันเป็นเครื่องมือระดับธุรกิจที่มีฟีเจอร์มากกว่ามาก
แต่มีฟีเจอร์มากไม่ได้หมายความว่าแอปนั้นเหมาะกับทุกคน แม้ผู้ใช้ Outlook มานานก็จะยากที่จะหา use case สำหรับทุกฟังก์ชันที่แอปเสนอ
ความซับซ้อนของ Outlook อาจทำให้หลายคนหลุดหล่น คนส่วนใหญ่ไม่ได้ต้องการระดับรายละเอียดนั้น (และความซับซ้อนที่มากับการตั้งค่าฟังก์ชันเพิ่มเติมทั้งหมด)
หาก use-case ของคุณเป็น "ปกติ"—และด้วยนั้นหมายถึง คุณต้องการฮับศูนย์กลางสำหรับบัญชีอีเมลและปฏิทิน แต่ไม่ได้ดำเนินเครือข่ายผู้ใช้หรือธุรกิจใหญ่—แอป Mail พื้นเมือง (native) น่าจะตอบสนองความต้องการของคุณเกือบแน่นอน
ผู้ใช้ที่บ้านควรพิจารณา Outlook ก็ต่อเมื่อพวกเขาเป็น "ผู้หลงใหลในความเป็นผลิตผล" (productivity freak) ผู้ใช้งานมืออาชีพเป็นตลาดเป้าหมาย
อย่าลืมแอปอีเมลบุคคลที่สาม (Third-party)
แน่นอน แม้จะเป็นแอปอีเมลทางการของ Microsoft เพียงสองตัวนี้ มีไคลเอนต์อีเมลบุคคลที่สามเยอะมากที่คุ้มค่าที่จะพิจารณา หลายตัวให้กลางทางที่ดีระหว่างความเรียบง่ายของ Mail และความซับซ้อนของ Outlook ไคลเอนต์ที่ควรเช็ค: Mailbird, Sylpheed, Thunderbird, และ eM Client
