ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเขียนเนื้อหา นักการตลาด นักพัฒนา หรือฟรีแลนซ์ อีเมลเป็นส่วนสำคัญของโลกสมัยใหม่
จริงๆ แล้วมันเป็นรูปแบบการสื่อสารมาตรฐานที่สุดระหว่างฟรีแลนซ์ ดังนั้น การเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีและนโยบายอีเมลจึงสำคัญ หากต้องการดึงดูดและรักษาลูกค้า
1. ตอบกลับอย่างรวดเร็ว
เนื่องจากธุรกิจฟรีแลนซ์พึ่งพาการสื่อสารทางอีเมลมาก ตอบกลับทันเวลาจึงกลายเป็นมาตรฐานที่คาดหวัง
เว้นแต่คุณจะใช้เวลากับครอบครัวและเพื่อน ควรพยายามตอบอีเมลทั้งหมดภายใน 1 ชั่วโมง หากทำไม่ได้ ให้ตอบในวันเดียวกันภายในเวลาทำการของลูกค้า
2. ชี้แจงประเด็นตั้งแต่ต้น
ลูกค้าไม่ควรต้องอ่านอีเมลจนจบ หรืออ่านซ้ำหลายครั้งเพื่อเข้าใจประเด็นที่คุณพยายามสื่อสาร หากเขียนอีเมล ให้ระบุข้อความชัดเจนตั้งแต่ต้น ไม่ว่าจะเป็นในหัวข้อหรือเนื้อหา
หัวข้อควรสั้นและเฉพาะเจาะจง ในเนื้อหาอีเมล ให้เน้นรายละเอียดสำคัญด้วยจุดสำคัญ (bullet points)
3. ตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำสองครั้ง
อีเมลของคุณเป็นการสะท้อนตัวตน มันแสดงว่าลูกค้าคาดหวังคุณภาพงานอย่างไร แม้ผู้เชี่ยวชาญมากที่สุดก็ทำ Typo ได้ โดยเฉพาะพิมพ์จากสมาร์ทโฟน แตลูกค้าจะไม่ได้รับ印象ดีจากข้อผิดพลาดเหล่านี้
หลังเขียนเสร็จ ให้อ่านอีเมลออกเสียงเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ สามารถใช้เครื่องมือออนไลน์ช่วยได้อีกด้วย
4. ระงับ ตรงประเด็น
หากคุณเป็นนักเขียนที่มาจากพื้นฐานวรรณกรรม อาจยากที่จะยับยั้งตัวเองไม่ให้เขียนภาษาสวยงาม แต่สำหรับคนทั่วไป จะกลายเป็นรหัสที่ไม่อ่านออก!
ให้อีเมลสั้นและเรียบง่าย เขียนประโยคสั้น ใช้คำที่ทุกคนรู้ หากต้องสื่อสารข้อมูลที่ไม่พอได้ในไม่กี่ย่อหน้า ควรนัดประชุมวิดีโอหรือโทรศัพท์แทน
5. ตอบทุกคำถาม
ประเด็นนี้อาจดูขัดแย้งกับข้อก่อนหน้าที่ขอให้ระงับ แต่การข้ามคำถามของลูกค้าเพื่อความกระชับจะเป็นการไม่เคารพ
ตอบคำถามที่ถามในแต่ละส่วนของอีเมลในส่วนแยกต่างหาก เพื่อให้ลูกค้ารู้ว่าคุณอ่านอีเมลของเขาอย่างตั้งใจ หากตอบคำถามใดไม่ได้ทันที ให้ระบุว่าจะตอบเมื่อไหร่
6. ใช้รูปแบบเดียวและมาตรฐาน
ขณะเขียนอีเมลให้ลูกค้า ใช้รูปแบบเดียวสำหรับทุกอีเมล ให้แน่ใจว่าใช้ตัวพิมพ์ ขนาดฟอนต์ สีฟอนต์ และโครงสร้างข้อความเหมือนกันทุกอีเมล หากไม่มีรูปแบบมาตรฐาน เธรดอีเมลเดียวจะดูแปลก
สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ ใช้ฟอนต์อย่าง Arial, Calibri, Verdana ขนาด 12 ปลอดภัย การใช้ฟอนต์สีสันไม่เหมาะสมสำหรับการโต้ตอบอาชีพ ให้ใช้สีดำ
7. จบด้วยลายเซ็น
ไม่ว่าสถานะอาชีพจะเป็นอย่างไร การมีลายเซ็นอีเมลพร้อมข้อมูลติดต่อท้ายอีเมลเป็นสิ่งดี ช่วยให้คนจำคุณได้ และติดต่อทันทีเมื่อจำเป็น
เพิ่มลายเซ็นที่ปรับแต่งส่วนตัวท้ายอีเมลง่าย และทำให้ดูอาชีพ ใส่ข้อมูลติดต่อในลายเซ็น
8. ใช้เทมเพลตอีเมล Out-of-Office
คุณอาจไปพักผ่อน แต่ขณะทำฟรีแลนซ์ ให้แน่ใจว่าลูกค้ารู้เรื่อง นอกจากแจ้งโดยตรงทางอีเมลแล้ว การมีตัวตอบอัตโนมัติ Out-of-Office ก็ดี
ขณะทำงานกับหลายลูกค้า ต้องจัดการกำหนดส่งงาน เหมือนกัน ลูกค้าต้องรู้ว่าคาดหวังการตอบกลับเมื่อไหร่
9. ติดตามผล (Follow-up) ทุกครั้ง
การติดตามผลกับลูกค้าจำเป็นเมื่อคุณคาดหวังการตอบกลับแต่ไม่ได้รับ ในอีเมลติดตาม สามารถคัดลอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และแนบไฟล์สำคัญซ้ำ เพื่อให้ลูกค้าหาข้อมูลที่จำเป็นได้ง่าย
10. ใช้ภาษาที่เหมาะสม
ใช้ภาษาอาชีพมาตรฐานในการสื่อสารกับลูกค้า หลีกเลี่ยงอีโมจิในบทสนทนารسمي เริ่มอีเมลด้วยคำทักทายสุภาพ และเรียกชื่อลูกค้าโดยตรง
อย่าใช้ ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด หรือย่อหน้าอย่าง ASAP หรือ RSVP และดีกว่าจะไม่ใช้ชื่อสั้นของลูกค้า
11. หลีกเลี่ยงการตอบกลับเมื่ออารมณ์เสียหรือโกรธ
ไม่ว่าจะอยู่ในธุรกิจฟรีแลนซ์นานแค่ไหน รู้สึกหงุดหงิดและโกรธจากงานเป็นเรื่องปกติ หากอีเมลจากลูกค้าทำให้คุณอารมณ์เสีย อนุปัติธรรมคือตอบกลับทันที
แต่ควรเลี่ยงการตอบกลับขณะถูกอารมณ์ควบคุม คงความเป็นอาชีพ และเขียนตอบกลับที่สุภาพเมื่อใจเย็นลง
12. สื่อสารด้วยวิธีอื่น
เมื่อคุณเติบโตเป็นฟรีแลนซ์ คุณจะรู้เมื่อไหร่ควรนำการสนทนาออฟไลน์ ไม่ควรพึ่งพาอีเมลเพียงอย่างเดียวขณะแชร์ข้อมูลที่มีเวลาจำกัด ควรคู่กับการสื่อสารแบบเรียลไทม์อย่างโทรศัพท์หรือข้อความ Slack
13. พยายามเป็นเพื่อนไม่ได้
คุณอยู่ที่นี่เพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับลูกค้า ไม่ใช่เพื่อเป็นเพื่อน ควรไม่ตลกหรือฉลาดเกินไปกับลูกค้า มุ่งเน้นข้อมูลและเจตนาข้อความ ไม่เร่งดูความเป็นตัวตนขณะที่จะมีความสัมพันธ์อาชีพ
14. อย่าข้ามการตอบกลับ
การตอบช้าหรือข้ามการตอบอีเมลอาจทำสูญเสียโครงการ หากกล่องจดหมายเต็มไปด้วยอีเมลขายและนิวส์เลทเตอร์ไม่จำเป็น อาจพลาดอีเมลสำคัญจากลูกค้า
ติดดาวอีเมลจากลูกค้าที่มีอยู่ เพื่อให้ขึ้นมาบนสุดกล่องจดหมาย เพื่อเข้าถึงอีเมลเกี่ยวกับงานได้รวดเร็ว ให้จัดระเบียบอีเมลให้เรียบร้อย
นโยบายอีเมลอัจฉริยะจะประทับใจลูกค้า
เพื่อจัดการธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ การส่งอีเมลเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ ลองใช้เคล็ดลับด่วนเหล่านี้ เพื่อสร้างอีเมลอาชีพ และนำเสนอตัวเองอย่างฉลาดและดีขึ้นแก่ลูกค้าที่มีอยู่และลูกค้าใหม่
