ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเขียนเนื้อหา นักการตลาด นักพัฒนา หรือคนทำงานอิสระ อีเมลก็เป็นส่วนสำคัญของโลกยุคใหม่
อันที่จริงแล้ว มันเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ได้มาตรฐานที่สุดในหมู่นักแปลอิสระ ด้วยเหตุนี้ การเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและมารยาทในการส่งอีเมลจึงเป็นเรื่องสำคัญ หากคุณต้องการดึงดูดและรักษาลูกค้าไว้
1. ฝึกการตอบกลับอย่างรวดเร็ว
เนื่องจากธุรกิจฟรีแลนซ์ต้องพึ่งพาการสื่อสารทางอีเมลครั้งใหญ่ การตอบกลับอย่างรวดเร็วจึงกลายเป็นมาตรฐานที่คาดหวัง
คุณควรตั้งเป้าที่จะตอบกลับอีเมลทั้งหมดของคุณภายในหนึ่งชั่วโมงเสมอ เว้นแต่ว่าคุณจะใช้เวลากับครอบครัวและเพื่อนฝูง หากไม่สามารถทำได้ ให้ตอบกลับในวันเดียวกันในช่วงเวลาทำการของลูกค้า
2. ชี้แจงจุดที่จุดเริ่มต้น
ลูกค้าของคุณไม่จำเป็นต้องอ่านอีเมลของคุณจนจบ หรือแย่กว่านั้น หลาย ๆ ครั้งเพื่อทำความเข้าใจประเด็นที่คุณพยายามทำ หากคุณกำลังเขียนอีเมล โปรดระบุข้อความของคุณให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น ไม่ว่าจะในหัวเรื่องหรือเนื้อหา
หัวเรื่องควรสั้นและเฉพาะเจาะจง ในเนื้อหาของอีเมล ให้เน้นรายละเอียดที่สำคัญที่สุดของคุณโดยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
3. ตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำซ้ำ
อีเมลของคุณเป็นภาพสะท้อนว่าคุณเป็นใคร จะแสดงสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังจากคุณในแง่ของคุณภาพงาน แม้แต่มืออาชีพที่มีประสบการณ์มากที่สุดก็ยังพิมพ์ผิด โดยเฉพาะขณะพิมพ์จากสมาร์ทโฟน อย่างไรก็ตาม ลูกค้าจะไม่ได้รับความประทับใจแรกจากความผิดพลาดดังกล่าว
หลังจากเขียนเสร็จแล้ว ให้อ่านออกเสียงอีเมลเพื่อจะได้ทราบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ คุณยังสามารถใช้เครื่องมือออนไลน์เพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติมได้
4. กระชับ
หากคุณเป็นนักเขียนที่มาจากพื้นฐานวรรณกรรม อาจเป็นเรื่องยากที่จะต้านทานตัวเองจากการเขียนภาษาดอกไม้ อย่างไรก็ตาม สำหรับคนธรรมดา มันจะกลายเป็นรหัสที่พวกเขาถอดรหัสไม่ได้!
ทำให้อีเมลของคุณสั้นและเรียบง่ายเสมอ เขียนประโยคเล็ก ๆ และใช้คำที่ทุกคนรู้จัก หากคุณต้องถ่ายทอดข้อมูลที่ไม่พอดีในสองสามย่อหน้า จะเป็นการดีกว่าที่จะนัดประชุมเสมือนจริงหรือโทรศัพท์
5. ตอบทุกคำถาม
ประเด็นนี้อาจดูขัดแย้งกับตัวชี้ก่อนหน้า ซึ่งเราขอให้คุณกรอกอีเมลให้สั้น การข้ามคำถามของลูกค้าของคุณเพื่อความกระชับจะเป็นการกระทำที่ไม่สุภาพ
ตอบคำถามที่ถามในแต่ละส่วนของอีเมลในส่วนต่างๆ แยกกัน ดังนั้น ลูกค้าจะรู้ว่าคุณอ่านอีเมลของพวกเขาอย่างตั้งใจ เมื่อไม่สามารถตอบคำถามได้ในทันที ให้พูดถึงเมื่อทำได้
6. ติดตามรูปแบบเดี่ยวและมาตรฐาน
ขณะเขียนอีเมลถึงลูกค้า ให้ใช้รูปแบบเดียวสำหรับอีเมลทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ตัวพิมพ์ ขนาดฟอนต์ สีฟอนต์ และโครงสร้างข้อความเดียวกันในอีเมลแต่ละฉบับ หากคุณไม่มีรูปแบบมาตรฐาน ชุดข้อความอีเมลเดียวจะดูแปลก
สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ คุณสามารถใช้แบบอักษรต่างๆ เช่น Arial, Calibri และ Verdana สำหรับขนาด 12 นั้นปลอดภัย การใช้แบบอักษรที่มีสีสันไม่แนะนำให้ใช้กับการโต้ตอบแบบมืออาชีพแบบนี้ ให้ใช้สีดำแทน
7. ปิดท้ายด้วยลายเซ็น
ไม่ว่าสถานะทางวิชาชีพของคุณจะเป็นเช่นไร ควรมีลายเซ็นอีเมลพร้อมข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านล่างของอีเมลเสมอ ซึ่งช่วยให้ผู้คนจดจำคุณเพื่อให้สามารถติดต่อคุณได้ทันทีเมื่อจำเป็น
การเพิ่มลายเซ็นส่วนตัวที่ส่วนท้ายของอีเมลนั้นเป็นเรื่องง่าย และจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพเท่านั้น เพิ่มรายละเอียดการติดต่อของคุณในลายเซ็น
8. ใช้เทมเพลตอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
คุณสามารถไปเที่ยวพักผ่อนได้ แต่ในขณะที่ทำงานอิสระ ต้องแน่ใจว่าลูกค้าของคุณทราบ นอกจากการแจ้งพวกเขาเป็นการส่วนตัวผ่านอีเมลแล้ว การมีคนตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานก็จะยิ่งดี
ในขณะที่ทำงานกับลูกค้าหลายราย คุณต้องจัดการกำหนดเวลา ในทำนองเดียวกัน ลูกค้าของคุณจำเป็นต้องทราบเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังคำตอบจากคุณ
9. ติดตามผลเสมอ
การติดตามผลกับลูกค้าของคุณเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบแต่ไม่ได้รับ ในอีเมลติดตามผล คุณสามารถคัดลอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องและแนบไฟล์สำคัญๆ ใหม่อีกครั้งเพื่อช่วยให้ลูกค้าค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย
10. ใช้ภาษาที่ถูกต้อง
ใช้ภาษามืออาชีพมาตรฐานในขณะที่สื่อสารกับลูกค้าของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้อีโมติคอนในการสนทนาที่เป็นทางการดังกล่าว เริ่มอีเมลด้วยคำทักทายที่สุภาพและพูดกับลูกค้าโดยตรงด้วยชื่อของพวกเขา
อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือตัวย่อเช่น ASAP หรือ RSVP นอกจากนี้ เป็นการดีกว่าที่จะไม่ใช้ชื่อลูกค้าแบบสั้น
11. หลีกเลี่ยงการตอบกลับเมื่ออารมณ์เสียหรือโกรธ
ไม่ว่าคุณจะอยู่ในธุรกิจฟรีแลนซ์นานแค่ไหน ความรู้สึกหงุดหงิดและโกรธเคืองกับงานของคุณก็ต้องเกิดขึ้น หากอีเมลจากลูกค้าทำให้คุณอารมณ์เสีย สัญชาตญาณตามธรรมชาติก็คือการตอบกลับทันที
แต่จงอย่าตอบกลับในขณะที่คุณกำลังถูกอารมณ์พาไป ทำตัวเป็นมืออาชีพและเขียนคำตอบที่ดีเมื่อคุณใจเย็นลง
12. สื่อสารโดยใช้วิธีการอื่น
เมื่อคุณเติบโตในฐานะนักแปลอิสระ คุณจะรู้ว่าเมื่อใดควรสนทนาแบบออฟไลน์ ขณะแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับเวลา อย่าพึ่งอีเมลเพียงอย่างเดียว จับคู่กับรูปแบบการสื่อสารแบบเรียลไทม์ เช่น การโทรหรือข้อความ Slack เสมอ
13. อย่าพยายามหาเพื่อน
คุณมาที่นี่เพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับลูกค้าของคุณ ไม่ใช่เพื่อสร้างเพื่อนกับพวกเขา เป็นเรื่องปลอดภัยเสมอที่จะไม่ตลกหรือฉลาดกับลูกค้าของคุณ ยึดมั่นในข้อมูลและเจตนาของข้อความของคุณ ไม่ต้องรีบร้อนที่จะแสดงบุคลิกของคุณให้พวกเขาเห็นในขณะที่คุณกำลังจะมีความสัมพันธ์แบบมืออาชีพ
14. อย่าข้ามการตอบกลับ
การตอบอีเมลช้าหรือข้ามไปโดยสิ้นเชิงอาจทำให้คุณต้องเสียค่าโครงการ หากกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยอีเมลขายและจดหมายข่าวที่ไม่จำเป็น คุณอาจพลาดอีเมลสำคัญจากลูกค้าของคุณ
ทำเครื่องหมายอีเมลจากลูกค้าที่มีอยู่เป็นรายการโปรด เพื่อให้คุณได้อีเมลเหล่านั้นมาอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ หากต้องการเข้าถึงอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดอย่างรวดเร็ว โปรดรักษาอีเมลของคุณให้เป็นระเบียบ
มารยาทในการใช้อีเมลอัจฉริยะจะสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าของคุณ
เพื่อจัดการธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ การส่งอีเมลเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ ลองใช้เคล็ดลับง่ายๆ เหล่านี้เพื่อสร้างอีเมลแบบมืออาชีพและนำเสนอตัวเองอย่างชาญฉลาดและดีขึ้นต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้าปัจจุบัน
