แม้จะเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่อีเมลก็เป็นสิ่งที่รบกวนสมาธิระหว่างชั่วโมงทำงานและป้องกันไม่ให้คุณทำงานที่สำคัญกว่านั้น คุณอาจมีนิสัยชอบเช็คอีเมลทุกครั้งที่มีการแจ้งเตือนเข้ามา
การปฏิบัติดังกล่าวขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของคุณและทำให้เกิดอุปสรรคในการบรรลุเป้าหมายของคุณ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด คุณอาจต้องการใช้แนวทางต่อไปนี้เพื่อควบคุมการใช้อีเมล
1. อย่าเริ่มต้นวันใหม่ด้วยกล่องจดหมาย
ในช่วงเช้า คุณควรพิจารณาลำดับความสำคัญของคุณ ทำรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันนั้น และจดจ่อกับงานที่สำคัญที่สุดโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับคำขอของผู้อื่น การดูอีเมลของคุณเป็นสิ่งแรกในตอนเช้าอาจเป็นเรื่องที่น่าดึงดูด แต่ก็เบี่ยงเบนความสนใจของคุณ
จิตใจของคุณจะยุ่งเหยิงด้วยการตอบกลับอีเมลที่เป็นไปได้ และเป็นผลให้งานจริงของคุณต้องทนทุกข์ทรมาน การตอบกลับอีเมลในตอนเช้าทำให้คนอื่นรู้ว่าคุณพร้อมแล้ว ดังนั้น คุณต้องเริ่มต้นวันใหม่โดยมุ่งเน้นที่งาน ไม่ใช่อีเมล
2. ล้างกล่องจดหมายเป็นประจำ
ไม่จำเป็นต้องตอบกลับอีเมลทุกฉบับที่คุณได้รับ อย่างไรก็ตาม คุณต้องดำเนินการกับอีเมลแต่ละฉบับเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน มิฉะนั้น คุณจะไม่พบอีเมลที่จำเป็น คุณสามารถทำให้กล่องจดหมายปลอดจากข้อความที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนมากได้โดยใช้วิธีการเหล่านี้:
- ทำ: หากอีเมลของานที่ดำเนินการได้ซึ่งจะใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ให้ทำทันที
- ผู้รับมอบสิทธิ์: ไม่จำเป็นต้องเป็นการมอบความรับผิดชอบให้ผู้อื่น ดังนั้น คุณสามารถส่งต่องานไปยังบุคคลที่เหมาะสมได้
- เลื่อน: หากอีเมลไม่ต้องการการตอบกลับด่วน คุณสามารถเลื่อนการตอบออกไปเป็นเวลาที่ดีกว่า
- ลบ: คุณควรลบอีเมลที่มอบหมายให้คนอื่นหรืออีเมลที่ไม่สำคัญทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและความยุ่งเหยิง
3. ละเว้นจากการ CC แต่ละอีเมลถึงทุกคน
การ CC อีเมลอาจมีความจำเป็นในบางครั้ง แต่มักจะหมายถึงการถูกโจมตีด้วยการตอบกลับที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ ขณะส่งอีเมล ห้ามเพิ่มบุคคลเกินสองคนในช่องสำเนา
หากเพื่อนร่วมงานของคุณ CC คุณในอีเมลที่มีข้อมูลที่คุณไม่จำเป็นต้องรู้ คุณยังสามารถรับอีเมลที่ไม่จำเป็นได้อีกด้วย ในกรณีนั้น คุณควรแจ้งให้ทีมของคุณตอบกลับทีละคนแทนที่จะตอบกลับทั้งหมด เว้นแต่พวกเขาจะแบ่งปันข้อมูลที่ทุกคนต้องการทราบ
4. การตรวจสอบอีเมลในชุดงาน
ผู้ใช้อีเมลมีสองประเภท:ประเภทแรกขึ้นอยู่กับการแจ้งเตือนและตรวจสอบอีเมลทันทีที่มาถึง ผู้ส่งประเภทที่ 2 มีเวลาที่แน่นอนในการตรวจสอบอีเมลทั้งหมดเป็นชุด เพื่อไม่ให้ลืมไปตลอดวัน
คุณต้องเป็นประเภทที่สองเพื่อให้งานของคุณสำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งกฎของคุณเองว่าจะตรวจสอบเวลาเมื่อใด
5. ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการจัดการอีเมล
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไม่ให้กล่องขาเข้าอีเมลของคุณไม่สามารถควบคุมได้และประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณคือการรับความช่วยเหลือจากภายนอกในการคัดกรองข้อความของคุณ ตัวเลือกอันชาญฉลาดในการจัดการอีเมลคือการใช้เครื่องมืออย่าง Sanebox หรือ Unroll.me
Sanebox ช่วยให้คุณจัดเรียงและจัดระเบียบกล่องจดหมายอีเมลของคุณและหลีกทางให้กับอีเมลที่สำคัญเท่านั้น อีเมลอื่นๆ ที่เข้าถึงที่อยู่อีเมลของคุณจะไปที่ถังขยะหรือที่เก็บถาวร ด้วย Unroll.Me คุณสามารถยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ไม่จำเป็นได้
6. เลือกรูปแบบการทำงานใหม่สำหรับการสื่อสาร
ด้วยการแนะนำรูปแบบการสื่อสารแบบใหม่ในหมู่สมาชิกในทีมของคุณ คุณจะไม่ต้องพึ่งพาอีเมลน้อยลง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการสำหรับการสื่อสารกลุ่มหรือจัดการประชุมสั้นๆ ด้วยเครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ คุณจะมีตัวชี้ที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในรายการของโปรเจ็กต์
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถกำหนดเวลาการสนทนาแบบตัวต่อตัวทางโทรศัพท์เพื่อหลีกเลี่ยงชุดข้อความอีเมลที่ยาว สำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารแบบเรียลไทม์ คุณสามารถใช้บริการส่งข้อความ เช่น Slack, Flock, Yammer เป็นต้น เพื่อเชื่อมต่อกับทีมของคุณได้อย่างรวดเร็วสำหรับทุกความต้องการ
7. ปรับปรุงมารยาทอีเมลของคุณ
หากต้องการประสบความสำเร็จมากขึ้นในการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นโดยไม่หยุดชะงัก ให้ปรับแต่งมารยาทอีเมลของคุณด้วยเคล็ดลับต่อไปนี้:
- เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจนซึ่งระบุหัวเรื่องของอีเมลเสมอ ดังนั้น ผู้รับจะไม่มองข้ามอีเมล และคุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลเพื่อขอคำตอบเพิ่มเติม
- อย่าข้ามการพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณก่อนที่จะกดปุ่ม ส่ง ปุ่ม. เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีโอกาสเกิดความเข้าใจผิดเนื่องจากการพิมพ์ผิด
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นอีเมลของคุณมีข้อมูลติดต่อของคุณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ดังนั้น ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้โดยตรงหากมีความจำเป็น
8. ไปที่การตอบกลับล่าช้า
คุณมักจะต้องตอบอีเมลทันทีที่มาถึง อย่างไรก็ตาม การทำเช่นนี้จะทำให้สมาธิของคุณหายไปจากงานหลักเท่านั้น หยุดรีบร้อนที่จะตอบอีเมล แทนที่จะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้นแล้วตอบกลับตามกำหนดเวลาเพื่อจัดการกล่องจดหมายของคุณ
หากคุณกังวลว่าจะไม่ได้รับอีเมลด่วน คุณจะไม่ได้รับอีเมลในกรณีนี้ ในกรณีฉุกเฉิน คุณจะได้รับโทรศัพท์ ไม่ใช่อีเมล
9. ลองใช้วิธี "Yesterbox"
สร้างขึ้นโดย Tony Hsieh วิธีการนี้ส่งเสริมการตอบกลับเฉพาะอีเมลที่ส่งมาเมื่อวานนี้เท่านั้น เว้นแต่จะเป็นเรื่องเร่งด่วน กฎพื้นฐานของเทคนิคนี้คือการประมวลผลกล่องจดหมายของเมื่อวานแทนที่จะเป็นของวันนี้ แน่นอน คุณจะอ่านอีเมลด่วนที่ต้องดำเนินการทันที แต่มีอีเมลไม่มากนักที่จะอยู่ในหมวดหมู่นั้น
10. บอกลาจดหมายข่าว
อีเมลทุกฉบับที่ส่งถึงกล่องจดหมายของคุณเทียบเท่ากับช่วงเวลาแห่งความฟุ้งซ่าน อีเมลส่วนใหญ่ที่คุณได้รับทุกวันคือจดหมายข่าว ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะจำไม่ได้ด้วยซ้ำว่าสมัครรับจดหมายข่าวเมื่อใดและเพราะอะไร
เพื่อให้กล่องจดหมายของคุณสะอาดและหลีกเลี่ยงการได้รับการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นในช่วงเวลาคี่ ให้ยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณไม่ต้องการ การยกเลิกการสมัครนี้อาจใช้เวลาสักครู่ แต่คุณจะปราศจากอีเมลที่ไม่ต้องการตลอดไป คุณสามารถใช้ฟีด RSS แทนอีเมลได้เสมอ หากไม่ต้องการพลาดโพสต์ใดๆ
ผลผลิตของคุณสำคัญกว่าอีเมลของคุณ
อีเมลจำนวนมากที่ไม่สิ้นสุดก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้คุณเครียดและฟุ้งซ่าน การเปลี่ยนนิสัยการใช้อีเมลด้วยวิธีเหล่านี้จะช่วยให้คุณหยุดอีเมลไม่ให้รบกวนและให้ประสิทธิผลสูงได้
