แม้อีเมลจะเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ก็กลายเป็นตัวรบกวนหลักในช่วงเวลาทำงาน และขัดจังหวะการทำงานที่สำคัญกว่า คุณอาจมีนิสัยเช็คอีเมลทุกครั้งที่มีการแจ้งเตือน
พฤติกรรมแบบนี้ทำลายประสิทธิภาพและเป็นอุปสรรคต่อการบรรลุเป้าหมาย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ควรใช้วิธีต่อไปนี้ควบคุมการใช้อีเมล
1. อย่าเริ่มวันด้วยกล่องจดหมาย
ตอนเช้าควรพิจารณาลำดับความสำคัญ ทำรายการสิ่งที่ต้องทำในวัน และโฟกัสที่งานสำคัญที่สุดโดยไม่กังวลคำขอจากผู้อื่น แม้จะน่าล่อลวงที่จะเช็คอีเมลทันทีตื่นนอน แต่จะทำให้โฟกัสเบี่ยงเบน
ความคิดจะสับสนกับการตอบอีเมลที่เป็นไปได้ ทำให้งานจริงได้รับผลกระทบ การตอบอีเมลตอนเช้าทำให้ผู้อื่นรู้ว่าคุณว่างอยู่ จึงควรเริ่มวันด้วยการทำงาน ไม่ใช่อีเมล
2. ล้างกล่องจดหมายเป็นประจำ
ไม่จำเป็นต้องตอบทุกอีเมล แต่อย่างไรก็ตาม ต้องประมวลผลทุกอีเมล เพื่อไม่ให้กล่องจดหมายเต็มไปด้วยอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน ไม่เช่นนั้นจะหาอีเมลที่สำคัญไม่เจอ สามารถล้างกล่องจดหมายจากข้อความจำนวนมากที่ยังไม่ได้อ่านได้ด้วยวิธีเหล่านี้:
- ทำ (Do): หากอีเมลขอให้ทำงานที่ใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที ให้ทำทันที
- มอบหมาย (Delegate): ไม่ได้หมายความว่าต้องส่งมอบความรับผิดชอบให้ผู้อื่น แต่สามารถส่งต่องานให้คนที่เหมาะสม
- เลื่อน (Defer): หากอีเมลไม่จำเป็นต้องตอบด่วน ให้เลื่อนการตอบไปเวลาที่เหมาะสมกว่า
- ลบ (Delete): ควรลบอีเมลที่มอบหมายให้ผู้อื่นแล้ว หรือไม่สำคัญ ทันที เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและความوضيع
3. หลีกเลี่ยงการ CC อีเมลทุกฉบับให้ทุกคน
การ CC อาจจำเป็นบางครั้ง แต่ส่วนใหญ่ทำให้ได้รับการตอบกลับจำนวนมากที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ ขณะส่งอีเมล อย่าเพิ่มคนในช่อง CC เกิน 2 คน
หากเพื่อนร่วมงาน CC คุณในอีเมลที่มีข้อมูลที่คุณไม่จำเป็นต้องรู้ คุณก็จะได้รับอีเมลที่ไม่จำเป็น ในกรณีนี้ ควรแจ้งทีมให้ตอบกลับแยกคนละคน แทนที่จะ Reply All เว้นแต่จะเป็นข้อมูลที่ทุกคนต้องรู้
4. เช็คอีเมลเป็นช่วงๆ (Batching)
มีผู้ใช้อีเมล 2 ประเภท: ประเภทแรกขึ้นอยู่กับการแจ้งเตือน และเช็คอีเมลทันทีที่มาถึง ประเภทที่สองมีเวลาคงที่ในการเช็คอีเมลทั้งหมดในคราวเดียว จึงสามารถลืมอีเมลไปได้ในเวลาที่เหลือของวัน
คุณต้องเป็นประเภทที่สองเพื่อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ กำหนดกฎของตัวเองว่าจะเช็คอีเมลเมื่อไหร่
5. ใช้เครื่องมือจัดการอีเมล
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายควบคุมไม่ได้ และประหยัดเวลาที่มีค่า คือการขอความช่วยเหลือจากภายนอกในการกรองข้อความ ตัวเลือกที่ฉลาดคือใช้เครื่องมืออย่าง Sanebox หรือ Unroll.me
Sanebox ช่วยจัดเรียงและลดความวุ่นวายในกล่องจดหมาย เปิดทางให้เฉพาะอีเมลสำคัญ อีเมลอื่นจะไปอยู่ที่ Trash หรือ Archive ด้วย Unroll.Me สามารถยกเลิกการสมัครรับข่าวสารที่ไม่จำเป็นได้
6. เลือกโมเดลการสื่อสารใหม่
ด้วยการนำโมเดลการสื่อสารใหม่มาใช้ระหว่างสมาชิกทีม คุณจะลดการพึ่งพาอีเมลลงได้ เช่น ใช้เครื่องมือจัดการโครงการสำหรับการสื่อสารกลุ่ม หรือจัดประชุมสั้นๆ ด้วยเครื่องมือจัดการโครงการ จะมีรายการที่จำเป็นทั้งหมดอยู่กับโครงการ
เช่นกัน สามารถนัดพูดคุยตัวต่อตัวทางโทรศัพท์ แทนการสร้างเธรดอีเมลยาวๆ สำหรับการทำงานร่วมกันและสื่อสารแบบเรียลไทม์ สามารถใช้บริการส่งข้อความอย่าง Slack, Flock, Yammer ฯลฯ เพื่อติดต่อทีมได้อย่างรวดเร็ว
7. ปรับปรุงนโยบายอีเมล (Email Etiquette)
เพื่อให้ทำงานได้มากขึ้นโดยไม่ถูกรบกวน ปรับปรุงนโยบายอีเมลด้วยเคล็ดลับเหล่านี้:
- เขียนหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน ระบุเนื้อหาหลัก ผู้รับจึงไม่พลาดอีเมล และคุณไม่ต้องส่งอีเมลเพิ่มขอตอบกลับ
- อย่าข้ามการตรวจสอบอีเมลก่อนกด Send จะช่วยให้ไม่มีความเข้าใจผิดจากข้อผิดพลาดพิมพ์
- ให้แน่ใจว่าลายเซ็นอีเมลมีข้อมูลติดต่อ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ผู้รับจึงติดต่อคุณโดยตรงได้หากจำเป็น
8. ตอบสนองช้าๆ (Delayed Response)
คุณอาจตอบอีเมลทันทีที่มาถึง แต่จะทำให้โฟกัสหลุดจากงานหลัก หยุดรีบตอบอีเมล ใช้เวลา 1 ชั่วโมงหรือมากกว่า และตอบตามตารางของคุณเองเพื่อจัดการกล่องจดหมาย
หากกังวลว่าจะพลาดอีเมลด่วน จริงๆ แล้วกรณีฉุกเฉินจะโทรหาคุณ ไม่ได้ส่งอีเมลมา
9. ลองวิธี "Yesterbox"
วิธีนี้สร้างโดย Tony Hsieh ส่งเสริมการตอบเฉพาะอีเมลที่มาเมื่อวาน เว้นแต่จะด่วน กฎพื้นฐานคือประมวลผลกล่องจดหมายของเมื่อวาน แทนที่จะเป็นของวันนี้ ตอนนี้คุณอาจอ่านอีเมลด่วนที่ต้องการการดำเนินการทันที แต่ไม่มากนัก
10. ลาออกจากนิวส์เลทเตอร์
ทุกอีเมลที่เข้ามาเทียบเท่ากับการรบกวน 1 ครั้ง ส่วนใหญ่ของอีเมลที่ได้รับทุกวันเป็นนิวส์เลทเตอร์ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณแม้แต่จะไม่จำได้ว่าสมัครเมื่อไหร่และทำไม
เพื่อให้กล่องจดหมายสะอาด และหลีกเลี่ยงการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นในเวลาที่ไม่เหมาะสม ให้ยกเลิกการสมัครรับนิวส์เลทเตอร์ที่ไม่ต้องการ การยกเลิกอาจใช้เวลาบ้าง แต่จะเสรีจากอีเมลไม่พึงประสงค์ตลอดไป สามารถใช้ RSS feed แทนอีเมลได้หากไม่ต้องการพลาดโพสต์ใดๆ
ประสิทธิภาพของคุณสำคัญกว่าอีเมล
กองอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดพอที่จะทำให้คุณเครียดและ気が散 ด้วยการเปลี่ยนนิสัยอีเมลด้วยวิธีเหล่านี้ คุณสามารถหยุดไม่ให้อีเมลรบกวน และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูง
