Microsoft Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลที่มีฟีเจอร์ครบครัน แต่ก็ยังมีฟีเจอร์ที่ขาดอยู่ ดังนั้นจึงมีเครื่องมือเสริม (Third-party tools) หลายตัวที่ช่วยจัดการอีเมลให้ดีขึ้น
วันนี้เราจะแนะนำ 5 เครื่องมือสำหรับ Microsoft Outlook Desktop App บน Windows ที่เพิ่มฟังก์ชันพิเศษ หรือให้เข้าถึงการตั้งค่าต่างๆ ได้รวดเร็ว
1. OutlookTools
OutlookTools เป็นชุดเครื่องมือฟรีสำหรับ Outlook บน Windows ให้เข้าถึงการตั้งค่าและโฟลเดอร์ข้อมูล Outlook ได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงเครื่องมือ Windows บางอย่าง เช่น Registry Editor และ Event Viewer
หน้าต่าง OutlookTools มีเมนูด้านซ้ายสำหรับเข้าถึงเครื่องมือต่างๆ
หน้าจอ General แสดงข้อมูลการติดตั้ง Outlook และปุ่ม Quick Access สำหรับเข้าถึงเครื่องมือ Outlook และ Windows
หากมีปัญหากับไฟล์ข้อมูล PST หรือ OST ให้ใช้ปุ่ม Run ScanPst เพื่อสแกนไฟล์ (ปุ่ม Run ScanOst ล้าสมัยแล้ว ไม่รองรับ Outlook ปัจจุบัน)
แต่เครื่องมือ Run ScanPst ใช้กับไฟล์ OST ได้เช่นกัน หากไม่ได้ผล ลองดูคู่มือซ่อมแซมไฟล์ Inbox Outlook
ยังสามารถ Start Outlook in Safe Mode ได้จากหน้าจอ General เหมาะสำหรับการแก้ไขปัญหา Outlook
หน้าจอ Folder Paths ให้เข้าถึงโฟลเดอร์ที่ Outlook ใช้เก็บข้อมูลและตั้งค่าได้เร็ว ส่วนใหญ่เป็นข้อมูลอ้างอิง แต่สามารถเปิดโฟลเดอร์ได้โดยตรง
มีโฟลเดอร์ชั่วคราวสำหรับเปิดไฟล์แนบ อยู่ด้านล่าง สามารถล้างได้ด้วยปุ่ม Empty Folder
HowTo-Outlook (ผู้พัฒนา OutlookTools) ยังมีเครื่องมือแยกสำหรับจัดการโฟลเดอร์ไฟล์แนบชั่วคราว ซึ่งจะกล่าวถึงต่อไป
หน้าจอ Startup Switches แสดง Command-line switches ทั้งหมดสำหรับเปิด Outlook แบบเฉพาะเจาะจง วางเมาส์เหนือแต่ละสวิตช์เพื่อดูคำอธิบาย
ตัวอย่าง: สามารถล้างรายชื่อและอีเมลในรายการ AutoComplete ตอนเปิด Outlook
เลือกสวิตช์ แล้วกด Start Outlook เพื่อเปิดด้วยสวิตช์นั้น หรือกด Copy Command เพื่อนำไปรันใน Command Prompt เอง
หมายเหตุ: ไม่แน่ใจใช้ Command Prompt ยังไง? ดูคู่มือเชี่ยวชาญ Command Prompt ใน Windows 10
Outlook เก็บรายการ Most Recently Used (MRU) หลายรายการ ในหน้าจอ Clear MRU ให้เลือก Mail Profile แล้วกดปุ่มล้างรายการ MRU ที่ต้องการ
Outlook มีฟีเจอร์ความปลอดภัยบล็อกไฟล์แนบที่อาจเป็นไวรัส บางประเภท เช่น EXE จะถูกบล็อกอัตโนมัติ ไฟล์ที่ถูกบล็อกจะอยู่ในอีเมลแต่เข้าถึงไม่ได้
หน้าจอ Blocked Attachments แสดงประเภทไฟล์ที่ถูกบล็อก สามารถดูรายละเอียดแต่ละนามสกุลได้จากบทความสนับสนุนของ Microsoft
เพื่อปลดบล็อก ให้ติ๊กช่องประเภทไฟล์ที่ต้องการในรายการ
คำเตือน: ระวังในการปลดบล็อก Outlook บล็อกเพราะอาจเป็นอันตราย ตอนรับไฟล์แนบประเภทที่ปลดบล็อก ต้องแน่ใจว่ไว้ใจผู้ส่ง
หน้าจอ Support Guides ให้ลิงก์บทความสนับสนุน Outlook จากเว็บ HowTo-Outlook หน้าจอ More Tools มีลิงก์ Add-ins และเครื่องมือ Outlook ฟรีและเสียเงิน
OutlookTools ฟรี แต่สามารถ Donate สนับสนุนนักพัฒนาได้
OutlookTempCleaner
เมื่อส่งหรือเปิดไฟล์แนบ Windows จะเก็บไฟล์ชั่วคราวไว้ สะสมพื้นที่ และใครเข้าถึงเครื่องและโฟลเดอร์ชั่วคราวได้ก็จะเห็นไฟล์เหล่านั้น
Windows เก็บไฟล์เหล่านี้ในซับไดเรกทอรีภายใน Temporary Internet Files
มีหลายวิธีลบไฟล์ชั่วคราว แต่ HowTo-Outlook ทำเครื่องมือฟรีขนาดเล็กชื่อ OutlookTempCleaner สำหรับลบไฟล์แนบชั่วคราวของ Outlook โดยเฉพาะ
OutlookTempCleaner ทำงานเหมือนฟีเจอร์ Outlook uses the following temporary folder to open attachments ภายใต้ Folder Paths ใน OutlookTools แต่เพิ่มฟีเจอร์ดูขนาดโฟลเดอร์ชั่วคราวของไฟล์แนบ Outlook
กดปุ่ม Folder Size
จะมีกล่องโต้ตอบแสดงพื้นที่ที่จะว่างขึ้นหลังล้างโฟลเดอร์ชั่วคราวไฟล์แนบ
OutlookTools และ OutlookTempCleaner บน Windows เป็นเครื่องมือดีๆ จาก HowTo-Outlook สำหรับผู้ใช้ Outlook
2. Email Insights
Email Insights เป็นไคลเอนต์ค้นหาเบาๆ สำหรับ Outlook และ Gmail มีฟีเจอร์ Autocomplete เร็ว Fuzzy name search และแก้ไสพะลบอัตโนมัติ
ช่วยค้นหาอีเมลเร็วขึ้น และแสดงผลลัพธ์ตามความเกี่ยวข้องและลำดับเวลา ทำให้หาอีเมลที่ต้องการง่ายขึ้น
แน่นอน หากการค้นหา Outlook ไม่ทำงาน ต้องแก้ไขก่อน
รัน Email Insights จะแสดงหน้าจอ Account Selection คลิก Outlook
ต่อมาในกล่องโต้ตอบถัดไป ให้เลือกบัญชีที่ต้องการค้นหา
พิมพ์คำค้นในช่องค้นหา ขณะพิมพ์ จะมีคำแนะนำแสดงใต้ช่อง หากเห็นคำที่ต้องการ ให้เลือกด้วยเมาส์หรือปุ่มลูกศร
กด Enter หรือคลิกไอคอน Search เพื่อค้นหา
สามารถเปิดแท็บเพิ่มเพื่อค้นหาหลายรายการในหน้าต่างเดียวกัน แต่ละแท็บจะมีฉลากคำค้นหาของแท็บนั้น
เครื่องมือค้นหา built-in ของ Outlook ใช้งานได้ แต่ไม่เจอสิ่งที่ต้องการเสมอไป Email Insights เป็นตัวเลือกทางเลือกที่ช่วยหาอีเมลได้ง่ายขึ้น
3. Outlook-Google Calendar Sync
ใช้ Google Calendar และ Outlook Calendar พร้อมกัน? ต้องการซิงค์ทั้งสอง? สามารถเพิ่ม Google Calendar ลง Outlook ได้ แต่เรามีเครื่องมือที่ซิงค์สองทิศทาง ทำให้ไม่ต้องดูแลปฏิทินแยกกัน
Outlook Google Calendar Sync เป็นเครื่องมือฟรี ซิงค์หนึ่งทางหรือสองทางระหว่าง Google และ Outlook Calendar ซิงค์จาก Google ไป Outlook, Outlook ไป Google หรือทั้งสองทิศทางรวมปฏิทินเข้าด้วยกัน
คุณสมบัติกิจกรรม เช่น ชื่อ เนื้อหา สถานที่ ผู้เข้าร่วม การเตือน สถานะว่าง/ไม่ว่าง และความเป็นส่วนตัว จะถูกซิงค์ เฉพาะคุณสมบัติใหม่หรือที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้นที่จะอัปเดต
เปิด Outlook Google Calendar Sync ต้องเลือก Outlook Mailbox และ Google Calendar ที่ต้องการซิงค์
แท็บ Outlook: เลือก Default mailbox หรือ Alternative mailbox แล้วเลือก Mailbox ที่ต้องการ หากมีปฏิทินหลายอัน ให้เลือกจาก Select calendar dropdown
คลิกแท็บ Google กด Retrieve Calendars เลือกอีเมลที่มีปฏิทินต้องการจาก Select calendar
จะขอ Sign in Gmail บนเบราว์เซอร์ ให้กด Allow เมื่อขออนุญาตเข้าถึงปฏิทิน
จะได้รหัส (Authorization Code) ให้คัดลอก วางในกล่อง Authorisation Code บนกล่องโต้ตอบ Authorise Google Access กด OK
แท็บ Sync Options: เลือก Direction ในส่วน How เลือกว่าจะคัดลอกจาก Google ไป Outlook, Outlook ไป Google หรือซิงค์สองทิศทาง
เลือก Date range ภายใต้ When และ Attributes to include ภายใต้ What สามารถปรับพฤติกรรมแอปได้ที่แท็บ Application Behaviour
ตั้งค่าเสร็จ กด Save
เพื่อซิงค์: ไปแท็บ Sync กด Start Sync ความคืบหน้าและผลลัพธ์จะแสดงที่แท็บ Sync
ครั้งต่อไป ต้องการซิงค์ปฏิทินเดิม เปิด Outlook Google Calendar Sync กด Start Sync การตั้งค่าจะคงอยู่หากเคย Save
4. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer เป็นเครื่องมือฟรี สแกนไฟล์ PST ของ Outlook ที่เสียหาย (Corrupt) และแสดงรายการทั้งหมด (อีเมล, รายชื่อ, Journal, ปฏิทิน, Tasks) ในไฟล์ และบันทึกรายการเดี่ยวหรือทั้งหมดในรูปแบบต่างๆ ได้
รัน Stellar PST Viewer เลือกไฟล์ PST ด้วยปุ่ม Select Outlook File หรือใช้ Find Outlook File ค้นหา โดยค่าเริ่มต้นไฟล์ PST อยู่ที่ C:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\
อีเมล รายชื่อ Journal ปฏิทิน Tasks แสดงเป็นโครงสร้างต้นไม้ด้านซ้าย คลิกขวาที่รายการ เลือกรูปแบบที่ต้องการบันทึก
5. Grammarly for Microsoft Office
Grammarly ช่วยสื่อสารได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้อีเมล เอกสาร โพสต์โซเชียลมีเดีย ชัดเจน มีประสิทธิภาพ และไร้ข้อผิดพลาด
Grammarly ตรวจจับปัญหาในข้อความ และเสนอแก้ไข spelling, grammar, wordiness, style, punctuation อธิบายเหตุผลแต่ละข้อเสนอ ให้คุณตัดสินใจว่าจะแก้ไขยังไง
ดาวน์โหลด Office Add-in จากเว็บ Grammarly ต้อง Sign in ก่อน แล้วติดตั้ง Add-in ลง Outlook (และ Word หากต้องการ)
ขณะพิมพ์อีเมลใหม่หรือตอบ Grammarly จะตรวจสอบข้อความ แสดงคำแนะนำในแถบด้านขวาของหน้าต่างข้อความ
Grammarly เป็น Freemium ใช้ฟรีได้ แต่มีข้อจำกัด สมัคร Grammarly Pro ราคา $11.66/เดือน (จ่ายรายปี) หรือ $29.95/เดือน (จ่ายรายเดือน)
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานใน Outlook
เครื่องมือเหล่านี้เป็นเพียงบางส่วนที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ Outlook อาจสนใจเครื่องมือ Anti-spam สำหรับ Outlook ด้วย
เรายังมีเคล็ดลับช่วยใช้ Outlook ให้เก่งขึ้น
Outlook Desktop App เป็นส่วนของ Office 365 (เสียเงิน) หากต้องการไคลเอนต์อีเมลฟรี ดูตัวเลือกฟรีที่ดีที่สุดสำรอง Outlook ได้ที่นี่
