ฟรีกล่องจดหมายของคุณ:จัดลำดับความสำคัญอีเมลอย่างง่ายดายและอัตโนมัติด้วยเครื่องมือฟรีเหล่านี้

อีเมลได้เข้ามาแทนที่การสื่อสารจดหมายหอยทากเกือบทั้งหมด ตอนนี้ทุกคนกำลังพยายามเข้าสู่กล่องจดหมายของคุณ ตั้งแต่ครอบครัวและเพื่อนฝูงไปจนถึงบริษัทและผู้โฆษณา พวกเขาทั้งหมดต้องการความสนใจจากคุณ หากคุณไม่ได้จัดการกล่องจดหมายเข้าด้วยตัวกรองและเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญอื่น ๆ จะต้องเป็นเรื่องที่ยุ่งเหยิง และเมื่อมีอีเมลจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ มันจึงง่ายที่จะติดตาม คุณเคยพลาดอีเมลสำคัญไหม

ประมาณหนึ่งปีที่แล้ว ฉันบอกลาโปรแกรมรับส่งเมลบนเดสก์ท็อปและเปลี่ยนมาใช้อินเทอร์เฟซออนไลน์ของ Gmail อย่างถาวร เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ แต่ตั้งแต่นั้นมา ฉันได้เรียนรู้สิ่งหนึ่งหรือสองอย่างเกี่ยวกับการจัดการอีเมล บทความนี้แสดงวิธีการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่ไม่ยุ่งยากและเป็นอัตโนมัติสามวิธี ซึ่งรวมถึงวิธีที่ไม่ต้องการ Gmail เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณไม่พลาดอีเมลสำคัญอีกต่อไป

เริ่มใหม่ด้วยอีเมลหรือจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณเป็นครั้งแรก

เมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้ที่อยู่อีเมลใหม่ โปรแกรมรับส่งเมล หรือไม่เคยใช้ความพยายามอย่างมากในการจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าของคุณ เราขอแนะนำให้คุณลองใช้ตัวจัดระเบียบ OtherInbox นั่นคือถ้าคุณใช้ AOL, GMail, Yahoo! หรือ iCloud ด้วยอินเทอร์เฟซดั้งเดิม / เว็บหรือ IMAP ผู้จัดจะวิเคราะห์อีเมลทั้งหมดของคุณและจัดเรียงไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ ขจัดความยุ่งเหยิงและเหลือเฉพาะอีเมลที่สำคัญที่สุดในกล่องจดหมาย

ฉันลองใช้ออแกไนเซอร์ด้วยบัญชี Gmail ของฉัน หลังจากลงทะเบียน ผู้จัดจะสแกนอีเมลเพื่อจัดระเบียบผู้ส่ง การดำเนินการนี้อาจใช้เวลาสักครู่และคุณไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าการดำเนินการนี้จะเสร็จสิ้น

วันรุ่งขึ้น ฉันสังเกตเห็นว่าป้ายกำกับใหม่ครอบตัดในบัญชี Gmail ของฉัน ใน Gmail ผู้จัดงานจะตั้งค่าป้ายกำกับรูท OIB พร้อมป้ายกำกับย่อยหลายรายการ ตั้งแต่ธุรกิจไปจนถึงการเดินทางและทุกสิ่งที่เกี่ยวข้อง อีเมลที่ผู้จัดงานรู้จัก แต่ไม่แน่ใจว่าจะมีป้ายกำกับว่าหน้าแรกหรือไม่ ในกรณีของฉันที่มีการแจ้งเตือนจาก Doodle, Dropbox และ Skype เมื่อตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว ฉันพบว่าผู้จัดได้จัดเรียงอีเมลมากกว่า 30,000 ฉบับในบัญชี Gmail ของฉัน

ตั้งแต่เริ่มต้น ผู้จัดงานรู้จักจดหมายข่าว การแจ้งเตือนในเครือข่ายสังคมออนไลน์ จดหมายกลุ่มหรือรายการ และอื่นๆ ของฉันเกือบทั้งหมด เมื่อเทียบกับป้ายกำกับและตัวกรองที่ฉันตั้งค่าไว้ก่อนหน้านี้ - ทั้งหมดนี้เป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย - ผู้จัดทำงานได้ดีมาก มันยังดูแลผู้ส่งใหม่บางคนที่ฉันยังไม่ได้ส่งไปยังตัวกรองใดๆ และทุกวันจะมีสรุปรายวันที่สรุปสิ่งที่ผู้จัดงานทำกับอีเมลขาเข้า

ผู้จัดงานไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบ แต่มีความยืดหยุ่น หากมีอีเมลที่คุณต้องการจัดเรียงแตกต่างกัน คุณสามารถกลับไปที่อินเทอร์เฟซเว็บ OtherInbox ค้นหาผู้ส่งที่เกี่ยวข้อง และเปลี่ยนวิธีจัดการกับอีเมล คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ / ป้ายกำกับใหม่ หรือปิดใช้งานการเรียงลำดับสำหรับผู้ส่งที่เลือก

สิ่งที่ไม่ชัดเจนในทันทีคือผู้จัดสามารถเรียนรู้ได้ หากคุณพบผู้ส่งที่ผู้จัดไม่รู้จักโดยอัตโนมัติ ให้ลากอีเมลที่เกี่ยวข้องไปยังโฟลเดอร์ OIB หรือติดป้ายกำกับด้วยตนเอง วิธีนี้จะสอนให้ Organizer จัดเรียงอีเมลในอนาคตทั้งหมดจากผู้ส่งรายนั้นลงในโฟลเดอร์ที่เลือก และคุณควรได้รับอีเมลแจ้งเตือนตามลำดับ ซึ่งอาจใช้เวลาสักครู่

OtherInbox Organizer เป็นเครื่องมือที่น่าประทับใจอย่างแท้จริง มันจะกระจายกล่องจดหมายของคุณและช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่อีเมลที่สำคัญในเวลาไม่นาน และที่ที่ไม่สมบูรณ์แบบคุณสามารถช่วยปรับปรุงได้ ถ้าฉันไม่ได้พยายามมากขนาดนั้นในการตั้งค่าป้ายกำกับและตัวกรองอีเมลที่ซับซ้อน ข้อกังวลเดียวของฉันคือการใช้เครื่องมือภายนอกและจะเกิดอะไรขึ้นหากหยุดให้บริการฟรีหรือเลิกกิจการ ในแง่นั้น ฉันดีใจที่มีระบบที่เหมาะกับฉันอยู่แล้ว

คำตัดสิน: เครื่องมือที่สมบูรณ์แบบหากคุณไม่รู้ว่าจะจัดการความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณอย่างไร!

การแก้ไขบัญชี Gmail ที่มีอยู่ด้วยกล่องจดหมายสำคัญและตัวกรอง

ในบัญชีอีเมลที่ทำงานของฉัน ฉันใช้กล่องจดหมายสำคัญของ Gmail มาตั้งแต่ปีที่แล้ว นั่นคือกล่องจดหมายเดียวที่ฉันเคยจัดการเพื่อล้างในแต่ละวัน คุณต้องการให้กล่องจดหมายของคุณดูเหมือนภาพหน้าจอด้านล่างหรือไม่ กล่องจดหมายสำคัญทำให้สำคัญและยังไม่ได้อ่าน อีเมลด้านบน ติดดาว หรือ สำคัญ อีเมลหรือป้ายกำกับอื่นๆ ที่เลือก (ไม่เกินสองป้าย) จะอยู่ด้านล่าง และ อื่นๆ ถูกชี้ไปที่ด้านล่าง

คุณสามารถเปิดใช้งานกล่องจดหมายสำคัญในการตั้งค่ากล่องจดหมายของคุณ เป็นหนึ่งในห้าประเภทกล่องจดหมาย ก่อนหน้านี้เราได้เขียนเกี่ยวกับกล่องจดหมายสำคัญที่นี่

ฉันพบว่ากล่องจดหมายสำคัญมีความน่าเชื่อถือมาก ในบางกรณีซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก อีเมลจะแสดงเป็นสำคัญและยังไม่ได้อ่าน แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้มาจากการติดต่อเป็นประจำและไม่ได้ส่งถึงฉันเป็นการส่วนตัวด้วยซ้ำ อย่างไรก็ตาม ในแต่ละวัน ฉันพบเฉพาะอีเมลที่สำคัญบนกล่องจดหมายของฉันเท่านั้น ฉันลืมไปจริงๆ ว่าฉันได้เปิดใช้งาน Priority Inbox ไว้ ซึ่งนั่นเป็นวิธีที่ดีสำหรับฉัน!

คำตัดสิน: ตั้งค่าและพบว่ามันใช้งานได้ คุณยังคงต้องตั้งค่าตัวกรองอีเมล

แน่นอนว่ากล่องจดหมายสำคัญไม่ใช่ทั้งหมดที่ฉันใช้เพื่อจัดการบัญชีอีเมลที่ทำงานของฉัน ฉันยังตั้งค่าตัวกรองจำนวนมากเพื่อเก็บกล่องจดหมายไว้ โดยเฉพาะ อื่นๆ ส่วนที่ชัดเจนของความยุ่งเหยิง เรื่องนี้จะย้อนกลับไปที่บทความสำคัญของ Gmail ของเรา ซึ่งผู้ใช้ Gmail Pro 3 อย่างได้ตั้งค่าไว้ในบัญชีของตน คุณอาจต้องการตรวจสอบ 5 ตัวกรอง Gmail เพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ

การจัดการบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Gmail ด้วยกล่องจดหมายหลายกล่อง

ด้วย Gmail คุณสามารถจัดการบัญชีอีเมลหลายบัญชีได้จากอินเทอร์เฟซเดียว อย่างไรก็ตาม อาจทำให้สับสนได้หากอีเมลจากหลายบัญชีมารวมกันอยู่ในกล่องจดหมายเดียว แม้ว่าป้ายกำกับจะเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการจัดเรียงอีเมลและแยกแยะระหว่างหมวดหมู่ต่างๆ แต่ก็ไม่ได้ให้ภาพรวมที่ดีเสมอไป ป้อนกล่องจดหมายหลายกล่อง ซึ่งเป็นคุณลักษณะ Gmail Labs ที่ให้คุณดูกล่องจดหมายเพิ่มเติมได้ถึงห้ากล่องในบานหน้าต่างกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ

ในปีที่ผ่านมา ฉันใช้กล่องจดหมายหลายกล่องเพื่อดูภาพรวมของกล่องจดหมาย อีเมลที่ติดดาว ฉบับร่าง และอีเมลภายใต้ป้ายกำกับต่างๆ ฉันยอมรับว่าอีเมลที่ติดดาวอยู่เหนือการควบคุมเล็กน้อย นอกจากนั้น มันยังทำงานเหมือนมีเสน่ห์

กล่องจดหมายหลายกล่องตั้งค่าได้ง่าย และฉันได้อธิบายไว้อย่างละเอียดพร้อมภาพหน้าจอมากมายที่นี่ เพียงเลื่อนลงไปที่ส่วนหัว จัดการบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Gmail .

คำตัดสิน: เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการรักษาภาพรวมของป้ายกำกับหรือบัญชีอีเมลหลายรายการ กำหนดให้คุณต้องตั้งค่าตัวกรอง/ป้ายกำกับ

ทางเลือก

เครื่องมืออื่นที่ฉันเหนื่อยคือแอปเดสก์ท็อปที่เปิดใช้งานระบบคลาวด์ Inky มันดูเรียบร้อย แต่ดูเหมือนจะไม่ค่อยมีประโยชน์ในการจัดลำดับความสำคัญของอีเมล ฉันไม่พบ จัดเรียงตามความเกี่ยวข้อง คุณลักษณะมีประโยชน์มาก แต่กลับพบว่าแอปนั้นง่ายเกินไปเล็กน้อยและช้าอย่างเจ็บปวด เราได้กล่าวถึง Inky ในบทความนี้:Email Goes Modern:แอปอีเมล Windows 8 สามแอป

สำหรับผู้ที่ใช้ Outlook หรือ Yahoo และต้องการจัดการบัญชีอีเมลหลายบัญชี บทความนี้อาจเป็นประโยชน์

บทสรุป

ด้วยการขายอย่างสมบูรณ์บน Gmail และใช้เวลาอย่างมากในการตั้งค่าตัวกรอง ฉันพบว่าเครื่องมือ Gmail ดั้งเดิมของกล่องจดหมายสำคัญและกล่องจดหมายหลายกล่อง (ผ่าน Gmail Labs) ยังคงทำงานได้ดีที่สุดสำหรับฉัน อย่างไรก็ตาม หากคุณเพิ่งเริ่มต้นด้วยการจัดลำดับความสำคัญของอีเมล หากคุณมีบัญชีอีเมลที่ไม่ใช่ Gmail และหากกล่องจดหมายของคุณรกมาก OtherInbox Organizer จะช่วยชีวิตได้!

คุณใช้เครื่องมือหรือเทคนิคในการจัดการอีเมลที่เราควรรู้หรือไม่? กรุณาแบ่งปันในความคิดเห็น!

เครดิตรูปภาพ:Vector Mail ผ่าน Shutterstock