อีเมลได้แทนที่การสื่อสารทางไปรษณีย์เกือบสมบูรณ์ ตอนนี้ทุกคนพยายามเข้าสู่กล่องเข้าของคุณ จากครอบครัวและเพื่อนไปจนถึงบริษัทและโฆษณา พวกเขาทุกคนเรียกร้องชิ้นส่วนของความสนใจของคุณ หากคุณไม่ได้จัดการกล่องเข้าของคุณด้วยตัวกรองและเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญอื่นๆ มันต้องเป็นเรื่องวุ่นวาย และเมื่ออีเมลมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้ง่ายที่จะพลาด คุณเคยพลาดอีเมลสำคัญไหม?
ประมาณหนึ่งปีก่อน ผมจาก별ลากับไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อปและเปลี่ยนมาใช้เว็บอินเตอร์เฟซของ Gmail อย่างถาวร นั่นเป็นการเปลี่ยนแปลงใหญ่ แต่ตั้งแต่นั้นมา ผมเรียนรู้เรื่องการจัดการอีเมลบ้าง บทความนี้แสดงให้คุณเห็น 3 วิธีที่ไม่มีความยุ่งยากและอัตโนมัติในการจัดลำดับความสำคัญอีเมล รวมถึงหนึ่งวิธีที่ไม่ต้องการ Gmail เครื่องมือเหล่านี้จะทำให้คุณไม่พลาดอีเมลสำคัญอีกต่อไป
เริ่มต้นใหม่กับอีเมล หรือครั้งแรกจัดระเบียบกล่องเข้า
เมื่อคุณกำลังเปลี่ยนไปที่อยู่อีเมลใหม่ ไคลเอนต์อีเมลใหม่ หรือไม่เคย投入ความพยายามมากในการจัดระเบียบกล่องเข้า ผมแนะนำให้ลอง OtherInbox Organizer ดู นั่นคือถ้าคุณใช้ AOL, GMail, Yahoo!, หรือ iCloud ด้วยอินเตอร์เฟซเนทีฟ/เว็บ หรือ IMAP Organizer วิเคราะห์อีเมลทั้งหมดของคุณและจัดเรียงพวกเขาเข้าไปในโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน มันตัดความวุ่นวายออก และทิ้งเฉพาะอีเมลสำคัญที่สุดไว้ในกล่องเข้าของคุณ
ผมลอง Organizer กับบัญชี Gmail ของผม หลังจากสมัคร Organizer เริ่มสแกนอีเมลเพื่อจัดระเบียบผู้ส่ง นี่อาจใช้เวลานาน และคุณไม่ต้องอยู่รอให้มันเสร็จ
วันถัดไป ผมสังเกตเห็น Label ใหม่โผล่ขึ้นในบัญชี Gmail ของผม ใน Gmail Organizer ตั้งค่า Label ราก OIB พร้อม Sub-labels หลายตัว ตั้งแต่ Business ไปจนถึง Travel และทุกอย่างระหว่างทาง อีเมลที่ Organizer รู้จักแต่ไม่แน่ใจดูเหมือนจะถูกติดป้ายว่า Home ในกรณีของผมรวมถึงการแจ้งเตือนจาก Doodle, Dropbox, และ Skype เมื่อตรวจสอบใกล้ชิด ผมพบว่า Organizer จัดเรียงอีเมลเกิน 30,000 ฉบับในบัญชี Gmail ของผม
ตั้งแต่เริ่มต้น Organizer รู้จักเกือบจดหมายข่าวทั้งหมด การแจ้งเตือนโซเชียลเน็ตเวิร์ก อีเมลกลุ่มหรือรายการ และอื่นๆ มากมาย เทียบกับ Labels และ Filters ที่ผมตั้งค่าไว้ก่อนหน้านี้ -- ทั้งหมดในงานmanual ที่น่าเบื่อ -- Organizer ทำงานได้ดีมาก มันแม้แต่จัดการผู้ส่งใหม่บางรายที่ผมยังไม่ได้ส่งไปยังตัวกรอง และทุกวันมีสรุปรายวันที่สรุปสิ่งที่ Organizer ทำกับอีเมลเข้า
Organizer ไม่ได้สมบูรณ์แบบเสมอไป แต่มีความยืดหยุ่น หากมีอีเมลที่คุณต้องการจัดเรียงต่างออกไป คุณสามารถกลับไปที่เว็บอินเตอร์เฟซ OtherInbox หาผู้ส่งที่เกี่ยวข้อง และเปลี่ยนวิธีที่มันถูกจัดการ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์/Label ใหม่ หรือปิดการจัดเรียงสำหรับผู้ส่งที่เลือก
สิ่งที่ไม่ได้ชัดเจนทันทีคือ Organizer สามารถเรียนรู้ได้ หากคุณพบผู้ส่งที่ Organizer ไม่รู้จักอัตโนมัติ ลากอีเมลที่เกี่ยวข้องไปที่โฟลเดอร์ OIB หรือติดป้ายด้วยตนเอง นี่จะสอน Organizer ให้จัดเรียงอีเมลในอนาคตจากผู้ส่งคนนั้นเข้าไปในโฟลเดอร์ที่เลือก และคุณควรได้รับอีเมลแจ้งเตือนตามลำดับ ซึ่งอาจใช้เวลาบ้าง
OtherInbox Organizer เป็นเครื่องมือที่น่าประทับใจจริงๆ มันจะล้างความวุ่นวายในกล่องเข้าและช่วยให้คุณโฟกัสที่อีเมลที่สำคัญในไม่กี่เวลา และที่มันไม่สมบูรณ์ คุณสามารถช่วยมันปรับปรุงได้ หากผมไม่ได้投入那么多精力設置複雜的標籤和郵件過濾器，我會毫不猶豫地堅持使用 Organizer。我唯一的擔心將是依賴外部工具，如果它停止成為免費服務或倒閉會發生什麼。在這意義上，我很高興我已經有一個適合我的系統。
結論: 如果你不知道如何管理收件箱裡的混亂，這是完美的工具！
แก้ไขบัญชี Gmail ที่มีอยู่ด้วย Priority Inbox & Filters
ในบัญชีอีเมลงานของผม ผมใช้ Gmail's Priority Inbox มาตั้งแต่ปีที่แล้ว นั่นคือกล่องเข้าเพียงอย่างเดียวที่ผمเคยจัดการให้สะอาดทุกวัน คุณไม่想讓你的收件箱看起來有點像下面的截圖嗎？Priority Inbox 把 重要且未讀 郵件放在頂部，已加星標 或 重要 郵件或任何其他選定標籤 (最多兩個) 緊隨其後，而 其他所有內容 排在底部。
คุณสามารถ啟用 Priority Inbox 在設置收件箱中 它是五種收件箱類型之一 我們之前在這裡寫過關於 Priority Inbox
我發現 Priority Inbox 非常可靠。在極少數情況下，郵件出現在 重要且未讀，儘管它們不是來自常規聯繫人，甚至沒有親自發送給我。然而，在日常基礎上，我只發現重要的郵件在我的收件箱頂部。我實際上忘記了我啟用了 Priority Inbox -- 這就是它為我工作得有多好！
結論: 設置它並發現它只是有效。你可能仍然需要設置郵件過濾器。
當然 Priority Inbox 不是我用來管理工作郵件帳戶的全部。我還設置了一堆過濾器來保持我的收件箱，特別是 其他所有內容 部分，免於雜亂。這回溯到我們的關鍵 Gmail 文章之一，3 件專業 Gmail 用戶在他們帳戶中設置的事情。你可能也想看看 5 Gmail Filters To Help Prioritize & Organize Your Inbox.
จัดการหลายบัญชีอีเมลใน Gmail ด้วย Multiple Inboxes
有了 Gmail 你可以從單一界面管理多個郵件帳戶。然而，如果來自幾個不同帳戶的郵件最終進入單一收件箱，事情可能會變得相當混亂。雖然標籤提供了一種很好的方式來排序郵件並區分不同類別，但它們不一定提供良好的概覽。進入 Multiple Inboxes，一個 Gmail Labs 功能，讓你在 Gmail 收件箱窗格中查看多達五個額外的收件箱。
在過去一年裡，我一直使用 Multiple Inboxes 來獲取我的收件箱、已加星標郵件、草稿和不同標籤下的郵件的概覽。我承認已加星標郵件有點失控。除此之外，它一直像魅力一樣工作。
Multiple Inboxes 很容易設置，我已經在這裡詳細解釋並附帶許多截圖；只需向下滾動到標題 Manage Multiple Email Accounts in Gmail。
結論: 維護多個標籤或郵件帳戶概覽的好工具。需要你設置過濾器/標籤。
替代方案
另一個我試過的工具是支持雲端的桌面應用 Inky。它看起來很整潔，但在優先處理郵件方面似乎不太有用。我沒發現 按相關性排序 功能很有幫助，反而發現應用程序有點太簡單且痛苦地慢。我們在這篇文章中提到過 Inky: Email Goes Modern: Three Windows 8 Email Apps
對於那些使用 Outlook 或 Yahoo 並希望管理多個郵件帳戶的人，這篇文章可能有用。
結論
完全被 Gmail 說服並投入大量時間設置過濾器，我發現原生 Gmail 工具 Priority Inbox 和 Multiple Inboxes (通過 Gmail Labs) 仍然對我來說效果最好。然而，如果你剛開始優先處理郵件，如果你有一個不是 Gmail 的郵件帳戶，並且你的收件箱是一團糟，那麼 OtherInbox Organizer 將是救星！
你使用任何我們應該知道的郵件管理工具或技術嗎？請在評論中分享！
圖片版權: Vector Mail via Shutterstock
