ทุกคนรู้ดีว่าทุกวันนี้ มันค่อนข้างยากที่จะเอาตัวรอดหรือจัดการเรื่องของคุณโดยไม่ใช้อีเมล อันที่จริง คนส่วนใหญ่มีอีเมลสองหรือสามอีเมลที่ต้องจัดการ ดังนั้นหากไม่มีการจัดการอีเมลที่ดี กล่องจดหมายที่ไม่ว่างนั้นก็สามารถควบคุมได้อย่างรวดเร็ว
ฉันรู้ คุณกำลังถามตัวเองว่าเราต้องการ อีกอัน บทความเกี่ยวกับการจัดการอีเมล? ฉันหมายถึง ในปี 2012 เพียงปีเดียว เรามีพวกเขามากมาย เช่น บทความของ Tina เกี่ยวกับการจัดการโปรเจ็กต์ที่เน้นอีเมลใน Gmail และอีเมลของเธอเกี่ยวกับการนำเข้าและจัดการหลายบัญชี Yaara พูดถึงฟีเจอร์เขียนใหม่ของ Gmail โดย Aaron พูดถึงวิธีทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นในของคนอื่น กล่องอีเมลรก และเมื่อเร็ว ๆ นี้ Yaara ได้กล่าวถึงคำตอบสำเร็จรูป ยังไม่เสร็จอีกหรอ
ความจริงก็คือปัญหาที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งที่ผู้คนมีก็คือแม้ว่าพวกเขาจะพยายามอย่างเต็มที่แล้วก็ตาม แม้ว่าจะมีปลั๊กอินและโฟลเดอร์ที่สร้างสรรค์ที่เจ๋งที่สุดที่พวกเขาสร้างขึ้นเพื่อเก็บอีเมล แต่กล่องจดหมายก็รกอีกครั้งอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
เหตุผลก็คือ ไม่ว่าคุณจะพยายามจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณมากแค่ไหน หากคุณใช้ระบบแบบแมนนวล หากคุณพึ่งพาตัวเอง อย่าลืมใช้เวลาในการเข้าไปจัดการกล่องจดหมายของคุณเป็นครั้งคราว ระบบก็จะล้มเหลว ไม่เคยเกิดขึ้น
วิธีที่ดีที่สุดคือทำให้การจัดระเบียบกล่องจดหมายเป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดทั้งภายในและภายนอก Gmail ในบทความนี้ ผมจะแสดงให้คุณเห็นห้าสิ่งที่คุณทำได้ในตอนนี้เพื่อทำให้กล่องจดหมาย Gmail ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อให้คุณไม่ต้องกังวลกับการพยายามค้นหาอีเมลที่สำคัญเหล่านั้นอีกต่อไป
5 เคล็ดลับในการจัดการกล่องจดหมาย Gmail
คุณไม่จำเป็นต้องสูญเสียการควบคุมเช่นนี้ ความพยายามทั้งหมดนั้นในการจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าของคุณให้เป็นโฟลเดอร์ที่ดีและเป็นระเบียบเรียบร้อย ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในเดือนที่สิ่งเหล่านั้นเปลี่ยนไป และระบบโฟลเดอร์ใหม่ของคุณก็ไม่สมเหตุสมผล
สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ Gmail ก็คือมีเครื่องมืออัตโนมัติที่ยอดเยี่ยมซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อให้ Gmail ทำงานหนักทั้งหมดให้กับคุณ
ใช้ตัวกรองและป้ายกำกับเพื่อทำให้องค์กรเป็นแบบอัตโนมัติ
นี่คือสิ่งที่นักเขียนหลายคนที่ MUO ได้เทศน์บ่อยๆ อันที่จริง Craig ครอบคลุมตัวกรองของ Gmail ค่อนข้างดีในปี 2011 แต่นอกเหนือจากการกรองและจัดเรียงเพียงครั้งเดียว สิ่งสำคัญคือต้องใช้ตัวกรองทุกครั้งที่คุณได้รับอีเมลใหม่ในกล่องจดหมายที่ไม่ได้ติดป้ายกำกับที่คุณมีอยู่โดยอัตโนมัติ
กลับขึ้นเล็กน้อย สมมติว่ากล่องอีเมลของคุณดูเหมือนของฉันนิดหน่อย อีเมลขยะที่สับสน ป้ายกำกับเก่าสองสามป้ายที่ฉันสร้างเมื่อหลายปีก่อน และอีเมลสำคัญๆ ที่กระจัดกระจายไปทั่ว สังเกตว่ากล่องจดหมายของฉันมีมากกว่า 10,000 อีเมล? บ้าไปแล้วใช่ไหม
เรามาเริ่มทำงานโดยบอก Gmail ว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลเหล่านั้นที่เข้ามาใน Inbox ทุกวัน เมื่อทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าจำนวนอีเมลในกล่องจดหมายเริ่มทิ้งอีเมลครั้งละสองสามร้อยฉบับ
อันดับแรก เมื่อคุณเห็นอีเมลในกล่องจดหมายที่ไม่มีป้ายกำกับ ให้คิดออกว่าต้องการทำอะไรกับอีเมลนั้น เป็นอีเมลจากลูกค้าที่คุณ มี เพื่อตอบสนองต่อในเวลาที่เหมาะสม? เป็นการแจ้งเตือนของ Google ที่มีเรื่องราวที่น่าสนใจที่คุณอยากอ่านเมื่อมีเวลาหรือไม่ สำหรับแต่ละข้อความ ให้สร้างชื่อป้ายกำกับที่ใช้
เมื่อคุณสร้างป้ายกำกับใหม่แล้ว ให้เปิดอีเมลนั้นและใช้รายการดรอปดาวน์ทางด้านขวาเพื่อเลือก "กรองข้อความแบบนี้ " การดำเนินการนี้จะสร้างกฎที่จำเป็นโดยอัตโนมัติเพื่อระบุอีเมลขาเข้านั้นในครั้งต่อไปที่มีอีเมลใหม่เข้ามา ซึ่งมักจะใช้อีเมลผู้ส่ง
คุณสามารถตั้งกฎเพิ่มเติมที่เหมาะสมในกรณีของคุณ นอกเหนือจากอีเมลผู้ส่ง คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงอีเมลบางฉบับจากผู้ส่งรายนั้น เช่น อีเมลที่มีหัวเรื่องหรืออีเมลที่มีคำบางคำ จะถูกติดป้ายกำกับนั้น
สำหรับแต่ละตัวกรอง คุณต้องบอกบัญชี Gmail ของคุณถึงวิธีการจัดระเบียบหรือจัดการอีเมลขาเข้านั้นโดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ ฉันทราบดีว่าที่อยู่อีเมลนี้มาจากไคลเอ็นต์เฉพาะ และอีเมลเหล่านี้มีความสำคัญมาก ดังนั้น ฉันจะให้ Gmail ติดป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ ซึ่งฉันสามารถไปตอบอีเมลเหล่านั้นได้ทุกวัน จริงๆ ในกล่องจดหมายของฉัน
นั่นเป็นเพราะคุณสามารถคลิกที่ป้ายกำกับทางด้านซ้ายของบัญชี Gmail ของคุณและคุณจะเห็นเฉพาะอีเมลเหล่านั้นเท่านั้น ไม่มีอีเมลสำคัญที่สูญหายไปในกองเมลขยะและการแจ้งเตือนที่มีลำดับความสำคัญต่ำอีกต่อไป
ยิ่งไปกว่านั้น นอกจากการติดป้ายกำกับแล้ว ให้บอก Gmail ให้ทำเครื่องหมายว่าสำคัญเสมอ (เพื่อให้มีแฟล็กสีเหลืองปรากฏขึ้นข้างๆ) และอย่าลืมทำเครื่องหมายที่ "ใช้ตัวกรองด้วย " เพื่อให้อีเมลนับร้อยที่กรอกในกล่องขาเข้าของคุณได้รับการจัดระเบียบทันทีด้วยคลิกเดียว
หากคุณได้รับอีเมลขยะเป็นเวลานานและลืมที่จะยกเลิกการสมัครรับอีเมลเหล่านั้น เป็นไปได้ว่าคุณมีอีเมลนับร้อยหรือหลายพันฉบับที่กรอกในกล่องขาเข้าของคุณซึ่งไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิง เมื่อคุณเจอสิ่งเหล่านั้น ให้ใช้ตัวกรองและแทนที่จะสร้างตัวกรองใหม่ เพียงแค่แตะปุ่มค้นหา
นี่จะแสดงรายชื่ออีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณจากผู้ส่งรายนั้น ตอนนี้คุณสามารถเลือกทั้งหมดและลบทั้งหมดเป็นกลุ่ม ดูกล่องจดหมายที่ปูดนูนของคุณอย่างรวดเร็วและเร็วขึ้นจนเหลือศูนย์
เก็บอีเมลที่ให้ข้อมูลออกจากกล่องจดหมายของคุณ
สิ่งหนึ่งที่พบได้ทั่วไปในกล่องจดหมายของฉันคือการแจ้งเตือนที่เข้ามาอย่างต่อเนื่องหรือการอัปเดตสถานะจากระบบต่างๆ ที่ฉันสมัครใช้งาน เช่น Google Alerts สำหรับข้อความค้นหาบางคำ หรือรายงานข้อมูลรายสัปดาห์จาก Google Analytics หรือ Google Adsense คุณไม่จำเป็นต้องเปิดอ่านตลอดเวลา แต่ต้องการเก็บข้อมูลนั้นไว้ต่างหาก
เพื่อป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายของคุณเกะกะ ให้สร้างตัวกรองและเลือก "ข้ามกล่องจดหมาย" และอย่าลืมติดป้ายกำกับเพื่อที่คุณจะสามารถค้นหาอีเมลเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วในอนาคตเมื่อคุณมีเวลาทุ่มเทให้กับอีเมลเหล่านั้น
ถึงตอนนี้ คุณควรมีกล่องจดหมายเข้าสำหรับอีเมลจำนวนมากที่จัดการได้เยี่ยมมาก - อาจจะเป็นศูนย์ด้วยซ้ำ!
อย่างไรก็ตาม เราไม่ได้ทำให้กล่องจดหมายเข้าโดยอัตโนมัติ ความจริงก็คือยังมีอีกหลายสิ่งที่คุณทำได้เพื่อจัดเรียงและจัดเก็บข้อมูลสำคัญโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องทำเองเลย
ไฟล์แนบโดยอัตโนมัติ
Aaron กล่าวถึง Attachments.me เป็นครั้งแรกในปีที่แล้ว และในความคิดของฉัน วิธีนี้เป็นวิธีที่ฉลาดที่สุดในการควบคุมขนาดกล่อง Gmail ของคุณให้ดี
หากคุณได้รับรายงานหรือข้อมูลจากผู้ที่ทำงานให้กับคุณเป็นประจำ เป็นไปได้มากที่พวกเขาจะใช้หัวเรื่องเดียวกันเสมอเมื่อพวกเขาส่งรายงานเหล่านั้นให้คุณ (อาจเป็นเพราะพวกเขาได้ทำให้ระบบทำงานอัตโนมัติด้วย) คุณสามารถเชื่อมต่อบริการ Attachments.me กับบัญชี Gmail ของคุณ เพื่อให้สามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบเหล่านั้นไปยังบัญชีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่คุณชื่นชอบได้โดยอัตโนมัติ เช่น Dropbox, Box, Google Drive หรือ SkyDrive
เมื่อคุณสมัครใช้บริการแล้ว บริการนี้จะปรากฏขึ้นที่ด้านขวาของบัญชี Gmail ทุกครั้งที่คุณเปิดอีเมลพร้อมไฟล์แนบ คุณเพียงแค่คลิก "ส่งไปยังคลาวด์ของคุณ " เพื่อส่งไฟล์แนบนั้นไปยังกล่องเก็บของออนไลน์ที่คุณโปรดปราน โดยไม่ต้องเสียเวลาดาวน์โหลดลง PC
วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลา แต่ถ้าคุณต้องการประหยัดเวลามากขึ้น ให้ดำเนินการโดยอัตโนมัติ! คุณจะเห็นไอคอนคลิปหนีบกระดาษที่ด้านบนของหน้าจอ Gmail คลิกและเลือก "กฎการยื่นอัตโนมัติ ".
ตอนนี้คุณสามารถสร้างสิ่งที่คล้ายกับตัวกรอง Gmail ที่คุณใช้จนถึงจุดนี้ ตัวอย่างเช่น ฉันได้รับรายงาน Adsense รายสัปดาห์จากลูกค้า ดังนั้นฉันจึงสร้างโฟลเดอร์สำหรับ Adsense_Files ในบัญชี DropBox ของฉัน และที่นี่ฉันตั้งกฎเพื่อค้นหาอีเมลจาก Adsense โดยมีหัวเรื่องจากลูกค้ารายนั้น
ตอนนี้ เมื่อ Attachement.me เห็นอีเมลขาเข้าที่ตรงกับกฎเหล่านั้น ระบบจะอัปโหลดไฟล์ไปยังบัญชีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำสิ่งใดเลย คุณวางใจได้ว่าเมื่อคุณไปที่โฟลเดอร์นั้นในบัญชีที่เก็บข้อมูลออนไลน์ คุณจะมีไฟล์ล่าสุดอยู่ที่นั่นเสมอ
โดยพื้นฐานแล้วสิ่งนี้จะแปลงบัญชี Gmail ของคุณให้เป็นผู้ช่วยอัตโนมัติที่รับข้อมูลและแยกข้อมูลทั้งหมดให้คุณ เหมือนมีเลขาส่วนตัวแต่ไม่ต้องจ่ายสวัสดิการ
ไฟล์อีเมลขาเข้าเป็นงาน
หนึ่งในสิ่งที่ยอดเยี่ยมที่สุดที่ Google ทำได้คือการเพิ่มความสามารถในการเพิ่มตัวกรองใน Gmail ที่สร้างงาน Google โดยอัตโนมัติ ขออภัย คุณลักษณะดังกล่าวยังไม่พร้อมใช้งาน แต่อย่างน้อยคุณสามารถให้บัญชี Gmail ของคุณจัดเรียงอีเมลขาเข้าบางรายการเป็นงานที่คุณต้องเพิ่มลงในรายการด้วยตนเอง
ตัวอย่างเช่น ฉันได้รับข้อความเสียงและอีเมลแบบฟอร์มติดต่อจากผู้อ่านที่ TopSecretWriters ที่ฉันต้องตอบกลับเป็นครั้งคราว ฉันไม่มีเวลาตอบกลับทุกครั้งเมื่อได้รับ แต่ฉันต้องการตอบกลับในภายหลัง
ในการดำเนินการนี้ ฉันแค่สร้างตัวกรองสำหรับอีเมลเหล่านั้นตามที่แสดงในตอนต้นของบทความนี้ จากนั้นสร้างป้ายกำกับใหม่สำหรับอีเมลนั้น และซ้อนป้ายกำกับนั้นไว้ใต้ป้ายกำกับหลักที่ฉันสร้างขึ้นซึ่งเรียกว่า "TASKS_TO_ADD ".
การใช้วิธีนี้จะทำให้บัญชี Gmail ของคุณจัดเก็บอีเมลขาเข้าประเภทต่างๆ ที่คุณรู้ว่าจะมีงานที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ใต้ป้ายกำกับนั้นในแถบนำทางของคุณ
คุณสามารถไปที่โฟลเดอร์เหล่านั้น ตรวจดูอีเมล ทุกวันหรือทุกเมื่อที่คุณต้องการ และหากคุณคิดว่าอีเมลดังกล่าวรับประกันว่าคุณจะต้องดำเนินการเพิ่มเติม ให้คลิกที่ "เพิ่มเติม " ดรอปดาวน์หายไปที่ด้านบนของบัญชี Gmail ของคุณและคลิก "เพิ่มในงาน ".
การดำเนินการนี้จะส่งอีเมลโดยอัตโนมัติเป็น "งาน" ในบัญชี Google Tasks ของคุณ
อีกครั้ง หากคุณเก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติและลบออกจากกล่องขาเข้าของคุณ อีเมลประเภทนี้จะไม่ต้องเกะกะกล่องจดหมายของคุณ แต่คุณรู้ว่าคุณจะไม่พลาดเพราะกิจวัตรประจำวันในการจัดการ "สิ่งที่ต้องทำ" รายการในบัญชีอีเมลของคุณ
ใช้การตอบกลับสำเร็จรูปเพื่อทำงานฮึกเหิม
เคล็ดลับสุดท้ายเกี่ยวกับวิธีใช้ระบบอัตโนมัติของ Gmail เพื่อลดภาระงานของคุณคือการตอบกลับสำเร็จรูปอัตโนมัติ
ในกรณีของฉัน ฉันต้องการให้ Gmail ส่งคำตอบสำเร็จรูปทุกครั้งที่ได้รับอีเมลจากแบบฟอร์มติดต่อ Top Secret Writers เพียงสร้างตัวกรองสำหรับอีเมลเหล่านั้น แล้วเลือก "ส่งคำตอบสำเร็จรูป ".
แน่นอน คุณจะต้องสร้างคำตอบสำเร็จรูปเพื่อใช้ แต่คุณสามารถเรียนรู้ที่จะทำสิ่งนั้นได้ในบทความที่ Yaara เพิ่งเขียนในหัวข้อนี้
เมื่อคุณตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติทั้งหมดนี้ในบัญชี Gmail ของคุณ คุณจะไม่ต้องกังวลกับการจัดการกล่องจดหมายเข้าด้วยตนเองมากนัก ไม่มีวิธีใดที่จะดีไปกว่าการควบคุมกล่องจดหมายของคุณอีกครั้ง มากกว่าการทำงานอัตโนมัติทั้งหมดที่อาจใช้เวลาของคุณมากทุกวัน
คุณรู้จักกลอุบายการทำงานอัตโนมัติของ Gmail เจ๋งๆ อื่น ๆ ที่จะควบคุมกล่องจดหมาย Gmail ของคุณหรือไม่? แบ่งปันเคล็ดลับและกลเม็ดของคุณเองในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
