ทุกคนรู้ว่าวันนี้ การอยู่รอดหรือจัดการเรื่องราวโดยไม่มีอีเมลเป็นเรื่องยาก จริงๆ แล้วส่วนใหญ่มีอีเมล 2-3 บัญชีที่ต้องจัดการ ดังนั้นโดยไม่มีการจัดการอีเมลที่ดี อินบ็อกซ์ที่วุ่นวายสามารถออกจากตัวควบคุมได้เร็วมาก
ผมรู้ คุณกำลังถามตัวเองว่า เราต้องการ บทความจัดการอีเมล อีกไหม? ผมล่ะ ในปี 2012 เพียงอย่างเดียว เรามีเยอะมาก บทความของ Tina เกี่ยวกับการจัดการโปรเจกต์อีเมลใน Gmail และการนำเข้าและจัดการหลายบัญชี Yaara ครอบคลุมฟีเจอร์ Compose ใหม่ของ Gmail Aaron อภิปรายวิธีทำให้อีเมลโดดเด่นในกล่องจดหมายของคนอื่น และเมื่อไม่กี่วันมานี้ Yaara ครอบคลุม Canned Responses เรายังไม่จบหรอ?
ความจริงคือ ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือ 儘管ความพยายามทั้งหมด 儘管ปลั๊กอินเท่ๆ และโฟลเดอร์สร้างสรรค์ที่สร้างขึ้นเพื่อเก็บอีเมล อินบ็อกซ์จะวุ่นวายอีกครั้งเป็นที่ไม่免疫
เหตุผลคือ ไม่ว่าคุณจะพยายามจัดระเบียบอินบ็อกซ์มากแค่ไหน หากคุณเก็บระบบบนพื้นฐานแบบมืออาชีพ – หากคุณพึ่งพาตัวเองที่จะจำได้ว่าต้องใช้เวลาเข้าไปจัดการอินบ็อกซ์บางครั้ง มันจะไม่เคยเกิดขึ้น
แทนที่จะเป็นเช่นนั้น עדיףที่จะทำให้การจัดระเบียบอินบ็อกซ์เป็นอัตโนมัติโดยสมบูรณ์ด้วยการใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดภายในและภายนอก Gmail ในบทความนี้ ผมจะแสดง 5 สิ่งที่คุณสามารถทำได้ทันทีเพื่อทำให้ Gmail ในบ็อกซ์ของคุณเป็นอัตโนมัติ เพื่อที่คุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการพยายามขุดผ่านความวุ่นวายเพื่อหาอีเมลสำคัญเหล่านั้น
5 เคล็ดลับสำหรับการจัดการ Gmail Inbox
คุณไม่ต้องสูญเสียการควบคุมอย่างนี้อีกต่อไป ความพยายามทั้งหมดในการจัดระเบียบอินบ็อกซ์ให้สะอาดและเรียบร้อยในโฟลเดอร์ ไม่จำเป็นต้องกลายเป็นความพยายามว่างเปล่าในหนึ่งเดือนเมื่อสิ่งต่างๆ เปลี่ยนไป และระบบโฟลเดอร์ใหม่ของคุณไม่ได้ทำความเข้าใจอีกต่อไป
สิ่งที่ดีของ Gmail คือมีเครื่องมืออัตโนมัติที่เก่งมากพร้อมใช้งาน ที่คุณสามารถใช้ประโยชน์เพื่อให้ Gmail เองทำงานหนักทั้งหมดให้คุณ
ใช้ Filters และ Labels เพื่อจัดระเบียบอัตโนมัติ
นี่เป็นสิ่งที่นักเขียนหลายคนที่นี่ได้ उपदेश บ่อยๆ จริงๆ Craig ครอบคลุม Gmail filters ค่อนข้างดีในปี 2011 แต่ מעברถึงการกรองและจัดเรียงเพียงครั้งเดียว มันสำคัญมากที่จะใช้ฟิลเตอร์ทุกครั้งที่คุณรับอีเมลใหม่ในอินบ็อกซ์ที่ไม่ได้รับป้ายอัตโนมัติจากป้ายที่มีอยู่
ลองย้อนกลับไปหน่อย สมมติอีเมลบ็อกซ์ของคุณดูเหมือนของผม สิ่งสับสนของอีเมลขยะ ป้ายเก่าๆ ที่สร้างเมื่อปีที่แล้ว และอีเมลสำคัญกระจายอยู่ทั่วทั้งที่ สังเกตว่าอินบ็อกซ์ของผมเติบโตเกิน 10,000 อีเมล? บ้าฮะ?
มาเริ่มทำงานบอก Gmail ว่าทำกับอีเมลที่เข้ามาในอินบ็อกซ์ทุกวันอย่างไร ด้วยการทำตามขั้นตอนที่ผมจะครอบคลุม คุณจะสังเกตว่าจำนวนอีเมลในอินบ็อกซ์เริ่มลดลงทีละหลายร้อยฉบับ
ก่อนอื่น เมื่อคุณเห็นอีเมลในอินบ็อกซ์ที่ไม่มีป้าย ให้คิดว่าคุณต้องการทำอะไรกับมัน เป็นอีเมลจากลูกค้าที่คุณ ต้อง ตอบกลับทันเวลา? เป็น Google Alert พร้อมเรื่องราวน่าสนใจที่คุณจะอยากอ่านเมื่อมีเวลาภายหลัง? สำหรับแต่ละข้อความ ให้สร้างชื่อป้ายที่ใช้ได้
เมื่อคุณได้ป้ายใหม่แล้ว ให้เปิดอีเมลนั้นและใช้รายการแบบดรอปดาวน์ทางขวาเพื่อเลือก "Filter messages like this" นี่จะสร้างกฎที่จำเป็นโดยอัตโนมัติซึ่งจะระบุอีเมลเข้าเมื่อครั้งต่อไปที่อีเมลใหม่มาถึง – ปกติใช้อีเมลผู้ส่ง
คุณสามารถตั้งกฎเพิ่มเติมที่สมเหตุสมผลในกรณีของคุณ นอกเหนือจากอีเมลผู้ส่ง คุณสามารถทำให้แน่ใจว่าเฉพาะอีเมลบางอย่างจากผู้ส่งคนนั้น – เช่น ที่มีบรรทัดเรื่องเฉพาะ หรืออีเมลที่มีคำเฉพาะ จะได้รับป้ายนั้น
สำหรับแต่ละฟิลเตอร์ คุณต้องบอกบัญชี Gmail ว่าจัดระเบียบหรือจัดการอีเมลเข้าอย่างไร ในกรณีนี้ ผมรู้ว่าที่อยู่อีเมลนี้มาจากลูกค้าคนหนึ่ง และอีเมลเหล่านี้สำคัญมาก ดังนั้นผมจะให้ Gmail ใช้ป้ายโดยอัตโนมัติที่ผมสามารถไปตอบอีเมลเหล่านั้นทุกวัน – ไม่ว่าอินบ็อกซ์จะวุ่นวายแค่ไหน จริงๆ
เพราะคุณสามารถคลิกที่ป้ายด้านซ้ายของบัญชี Gmail และคุณจะเห็นแค่อีเมลเหล่านั้น ไม่มีอีเมลสำคัญหายในกองจดหมายขยะและการแจ้งเตือน優先低
ดียิ่งกว่านั้น นอกจากแค่ใช้ป้าย ให้บอก Gmail ทำเครื่องหมายว่าสำคัญเสมอ (เพื่อธงสีเหลืองปรากฏข้างๆ) และจดจำให้ติ๊ก "Also apply filter" เพื่อให้อีเมลหลายร้อยฉบับที่เต็มอินบ็อกซ์จัดระเบียบทันทีด้วยคลิกเดียว
หากคุณได้รับจดหมายขยะนานแล้วและลืมยกเลิกสมัครรับ อาจเป็นไปได้ว่าคุณมีอีเมลหลายร้อยหรือหลายพันฉบับเต็มอินบ็อกซ์ที่ไร้ประโยชน์ เมื่อคุณพบเหล่านั้น ใช้ฟิลเตอร์และแทนที่จะสร้างฟิลเตอร์ใหม่ ให้แท็บปุ่มค้นหา
นี่จะรายการอีเมลทั้งหมดในอินบ็อกซ์จากผู้ส่งคนนั้น ตอนนี้คุณสามารถเลือกทั้งหมดและลบแบบแบทช์ได้ทั้งหมด ดูอินบ็อกซ์ที่อาบอิ้มหดตัวเร็วขึ้นเรื่อยๆ ไปสู่ศูนย์
เก็บอีเมลข้อมูลไว้นอกอินบ็อกซ์
สิ่งที่พบบ่อยในอินบ็อกซ์ของผมคือ การแจ้งเตือนหรืออัปเดตสถานะเข้าๆ ไปๆ จากระบบหลายระบบที่ผมสมัคร เช่น Google Alerts สำหรับคำค้นหาบางอย่าง หรือรายงานข้อมูลรายสัปดาห์จาก Google Analytics หรือ Google Adsense คุณไม่จำเป็นต้องเปิดและอ่านทุกครั้ง แต่คุณต้องการเก็บข้อมูลนั้นไว้
เพื่อเก็บไม่ให้วุ่นวายอินบ็อกซ์ ให้สร้างฟิลเตอร์และเลือก "Skip the Inbox" และแน่ใจว่าใช้ป้าย เพื่อที่คุณจะหาอีเมลเหล่านั้นได้เร็วในอนาคตเมื่อคุณมีเวลาทุ่มเทให้พวกมัน
ตอนนี้ คุณควรมีอินบ็อกซ์เป็นจำนวนอีเมลที่จัดการได้ดี – อาจจะเป็นศูนย์!
อย่างไรก็ตาม เรายังไม่จบการทำอัตโนมัติอินบ็อกซ์ ความเป็นจริงคือยังมีอะไรทำได้อีกเพื่อจัดเรียงและเก็บข้อมูลสำคัญโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องทำเอง
เก็บไฟล์แนบอัตโนมัติ
Aaron ครอบคลุม Attachments.me ไปปีที่แล้ว และในความคิดเห็นของผม มันเป็นวิธีฉลาดที่สุดในการควบคุมขนาดกล่อง Gmail ให้อยู่ภายใต้การควบคุม
หากคุณรับรายงานหรือข้อมูลเป็นประจำจากคนที่ทำงานให้คุณ โอกาสดีที่พวกเขาใช้เรื่องเดียวกันตอนส่งรายงานเหล่านั้น (อาจเพราะพวกเขาทำอัตโนมัติระบบของพวกเขาเช่นกัน) คุณสามารถเชื่อมต่อบริการ Attachments.me กับบัญชี Gmail เพื่อให้มันดาวน์โหลดไฟล์แนบเหล่านั้นไปยังที่เก็บเมฆโปรดของคุณอัตโนมัติ – เช่น Dropbox, Box, Google Drive หรือ SkyDrive
เมื่อคุณสมัครบริการแล้ว มันจะแสดงด้านขวาของบัญชี Gmail ทุกครั้งที่คุณเปิดอีเมลที่มีไฟล์แนบ คุณเพียงแค่คลิก "Send to your Cloud" เพื่อส่งไฟล์แนบนั้นไปที่กล่องเก็บของออนไลน์โปรด โดยไม่ต้องใช้เวลาดาวน์โหลดไปที่คอมพิวเตอร์
นี่ประหยัดเวลา แต่หากคุณต้องการประหยัดเวลามากขึ้น ทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ! คุณจะเห็นไอคอนคลิปกระดาษที่ด้านบนของหน้าจอ Gmail คลิกมันและเลือก "Automatic Filing Rules"
ตอนนี้คุณสามารถสร้างบางอย่างคล้ายกับฟิลเตอร์ Gmail ที่คุณใช้จนถึงจุดนี้ ตัวอย่างเช่น ผมรับรายงาน Adsense รายสัปดาห์จากลูกค้า ดังนั้นผมสร้างโฟลเดอร์ Adsense_Files ใน DropBox และที่นี่ตั้งกฎค้นหาอีเมลจาก Adsense พร้อมบรรทัดเรื่องจากลูกค้าคนนั้น
ตอนนี้ เมื่อ Attachement.me เห็นอีเมลเข้าที่ตรงกับกฎเหล่านั้น มันจะอัปโหลดไฟล์ไปยังบัญชีเก็บข้อมูลบนเมฆของคุณอัตโนมัติ นั่นหมายความว่าคุณไม่ต้องทำอะไรเลย – คุณเพียงแค่พักผ่อนในความมั่นใจว่าตอนที่คุณไปที่โฟลเดอร์นั้นในบัญชีเก็บข้อมูลออนไลน์ คุณจะมีไฟล์ล่าสุดอยู่เสมอ
สิ่งนี้แปลงบัญชี Gmail ของคุณเป็นผู้ช่วยอัตโนมัติที่รับข้อมูลและจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดให้คุณ เหมือนมีเลขาส่วนตัว แต่คุณไม่ต้องจ่ายสวัสดิการ
จัดเก็บอีเมลเข้าเป็นงาน (Tasks)
หนึ่งในสิ่งที่ Google ทำได้ดีที่สุดคือ เพิ่มความสามารถในการเพิ่มฟิลเตอร์ใน Gmail ที่สร้าง Google Task อัตโนมัติ น่าเสียดาย ฟีเจอร์นี้ยังไม่พร้อมใช้งาน แต่คุณอย่างน้อยสามารถให้บัญชี Gmail จัดเรียงอีเมลเข้าเฉพาะเป็นงานที่คุณต้องเพิ่มในรายการด้วยตนเอง
ตัวอย่างเช่น ผมรับเสียงจดหมายและอีเมลฟอร์มติดต่อจากผู้อ่านที่ TopSecretWriters ที่ผมต้องตอบกลับบ้าง ผมไม่มีเวลาตอบตอนรับ แต่ผมอยากตอบภายหลัง
เพื่อทำเช่นนี้ ผมเพียงสร้างฟิลเตอร์สำหรับอีเมลเหล่านั้นเหมือนต้นบทความ และสร้างป้ายใหม่ และซ้อนป้ายนั้นใต้ป้ายหลักที่ผมสร้างชื่อ "TASKS_TO_ADD"
การใช้วิธีนี้ทำให้บัญชี Gmail จัดเก็บอีเมลเข้าแบบนั้นที่คุณรู้ว่าจะมีงานเกี่ยวข้อง อยู่ใต้ป้ายนั้นในแถบนำทาง
ทุกวัน หรือเมื่อคุณต้องการ คุณสามารถไปที่โฟลเดอร์เหล่านั้น ดูอีเมล และหากคุณคิดว่าอีเมลนั้นสมควรมีการดำเนินการเพิ่มเติมจากคุณ เพียงคลิกที่รายการแบบดรอปดาวน์ "More" ที่ด้านบนของ Gmail และคลิก "Add to Tasks"
นี่ส่งอีเมลนั้นไปเป็น "งาน" ในบัญชี Google Tasks ของคุณอัตโนมัติ
อีกครั้ง หากคุณเก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติและเอาออกจากอินบ็อกซ์ อีเมลประเภทนั้นไม่ต้องทำให้อินบ็อกซ์วุ่นวาย แต่คุณรู้ว่าคุณจะไม่พลาดเพราะพิธีกรรมประจำวันในการจัดการ "รายการทำ" ในบัญชีอีเมล
ใช้ Canned Responses ทำงานน่าเบื่อ
เคล็ดลับสุดท้ายเกี่ยวกับการใช้อัตโนมัติ Gmail เพื่อลดภาระงาน คือ ผ่าน Canned Responses อัตโนมัติ
ในกรณีของผม ผมต้องการให้ Gmail ส่ง Canned Response ทุกครั้งที่รับอีเมลจากฟอร์มติดต่อ Top Secret Writers เพียงสร้างฟิลเตอร์สำหรับอีเมลเหล่านั้น และเลือก "Send Canned Response"
แน่นอน คุณต้องสร้าง Canned Response ไว้ก่อน แต่คุณสามารถเรียนรู้ได้จากบทความที่ Yaara เขียนเมื่อเร็วๆ นี้
เมื่อคุณตั้งค่าอัตโนมัติทั้งหมดนี้ในบัญชี Gmail คุณจะไม่ต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับการจัดการอินบ็อกซ์ด้วยตนเอง ไม่มีวิธีดีกว่าการคืนความควบคุมอินบ็อกซ์มากกว่าการทำให้งานทั้งหมดที่กินเวลามากทุกวันเป็นอัตโนมัติ
คุณรู้เคล็ดลับอัตโนมัติ Gmail อื่นๆ ที่น่าสนใจไหม? แชร์เคล็ดลับและเทคนิคของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
