หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงานทั่วไป โอกาสค่อนข้างดีที่ระบบจดหมายคือเซิร์ฟเวอร์ Exchange และไคลเอนต์จดหมายที่เลือกคือ Outlook เราได้ครอบคลุม Outlook ที่นี่ที่ MUO จากมุมมองหลายมุม รวมถึง Outlook Journal และการสำรองข้อมูล Outlook ของคุณ เรายังครอบคลุมการเขียนสคริปต์ VBA ที่น่าสนใจใน Outlook ที่คุณสามารถส่งออกงานของคุณไปยังสเปรดชีต Excel
ในบทความนี้ ผมจะดูไคลเอนต์ Outlook เองและข้อผิดพลาด Outlook ทั่วไปบางอย่างที่ผู้คนมักเป็นเหยื่อ โชคดีที่มีเครื่องมือในตัวบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อพยายามปกป้องตัวเองจากการทำข้อผิดพลาดเหล่านั้นที่ทำงานซึ่งจะใช้เวลานานในการดูแลให้หายไป
ข้อผิดพลาดเหล่านั้นคืออะไร? อย่างไรก็ตามกด "reply all" ไปที่อีเมลมาสส์หนึ่งและทำให้ตัวเองโดนเงินหน้า? เขียนบางอย่างอย่างรวดเร็วในความ熾熱的激情給老闆，你在点击"发送"的那一刻完全后悔？有太多外面的人可以聯繫到這種情況，並且許多人有他們自己的郵件恐怖故事。所以，Microsoft 內嵌幾個重要工具來幫助防範那些常見的 Outlook 錯誤是合情合理的。
郵件的危險
在這篇文章中，我將介紹三種郵件危險 -- 發送你發送後立即後悔的郵件，發送郵件給錯誤的人，最後是那個許多人有罪的舊回覆全部錯誤。
你後悔發送的郵件
你知道嗎，我們都有那些日子。你又收到一封來自老闆或同事的郵件，只是以錯誤的方式摩擦你。你經歷了糟糕的早晨，或者你還沒喝完第一杯咖啡，所以你點擊回覆，並在一封可怕的郵件中釋放你所有的挫折和憤怒。
5 分鐘和幾個髒話後，你完成了那封郵件，幾乎沒有停頓，你點擊了"發送"。然後，在洋洋得意的滿足感中坐了大約三四秒後，你開始意識到你剛剛做了什麼 -- 和潛在後果。你意識到，胃部沉甸甸的感覺，你真的不應該發送它。
別怕，Outlook 附帶一個非常酷的工具專門用於這種情況 -- 只是你必須在你犯這個情感錯誤之前在你的客戶端上做，而不是之後。我稱之為"郵件延遲保險"。要啟用它，只需點擊"文件"，"信息" 並點擊"管理規則和警示"。
基本上，你要在這裡做的是創建一個規則，將所有傳出郵件延遲 5 分鐘。這給你一點"冷靜"保險，這樣你就可以在錯誤發生之前防止它們發生。
在電子郵件規則屏幕上，點擊"新規則..."
然後點擊"應用規則在我發送的郵件上"。這將在你點擊"發送"按鈕的那一刻將延遲應用到你發送的每一封郵件。
在規則精靈的下一步中，你有選項限制這適用的傳出郵件數量。例如，它可以只是重要郵件，或者郵件正文中有特定單詞（也許檢查你喜歡用的某些髒話？）
在這個例子中，我將只應用於所有傳出郵件，所以你點擊下一步，然後對警告訊息只需點擊"是"。
最後，選擇"延遲交付若干分鐘"，點擊"若干"鏈接，並將延遲期設置為你認為你需要冷靜並取消郵件前實際發送的任何時間量。
在最後一步，你可以將例外應用於此規則，這樣它就不會延遲發送給某些人的郵件 (作為一個例子)。例如，我知道我幾乎可以寫任何我想寫給我的好友 John 的東西，他不會生氣。我們是最好的朋友畢竟 - 所以我將為那些郵件在"收件人"字段中有他的電子郵件地址的郵件做一個例外。
為你的延遲規則命名，然後你就準備好了 (別忘了打開規則)。
現在，每次你發送郵件，它將在發件箱中停留 5 分鐘。所以，如果你在一分鐘左右後決定發送郵件實際上是一個巨大的錯誤，你可以進入你的發件箱並刪除訊息 -- 並避免一場重大危機。
驗證你的郵件將發送給誰
人們在快速發送郵件給人時常犯一個常見錯誤 -- 你可能自己經歷過。你要發送郵件給一個名叫 Ryan Dube 的朋友，例如。所以你輸入 "ry" 並從 Exchange 服務器全球聯繫人列表或你的個人聯繫人列表中出現三個匹配的名字。
因為你很趕，你不小心選擇了 "Bryan Dube"，並繼續寫關於你在拉斯維加斯的週末冒險。你仔細地詳細描述了你在那裡做的所有事情 -- 你知道，所有那些本來應該留在拉斯維加斯的事情？你點擊"發送"，打開你的"已發送"箱以確保它發送給你的朋友沒問題，然後你意識到你發送給錯誤的人了。更糟的是 - Bryan Dube 恰好是上周發送給你一些大量郵件的公司總裁 (這就是為什麼他作為下拉聯繫人出現)。
是的，那就是所謂的完蛋了。
相反，利用一個稱為 Control-K 的小專業提示，緊接著你輸入你朋友名字的前幾個字母。這打開"檢查名稱"工具並讓你實際從官方聯繫人列表中選擇那個人的名字。
這在最初可能感覺像是一個額外的步驟，但對於那些特別敏感的郵件，這是一個非常重要的額外步驟。它讓你確認和確保你正在寫的郵件將發送給正確的人。
讓 MailTips 提醒你常見的 Outlook 錯誤
個人來說，我認為 MailTips 是內建在 Outlook 中最偉大的發明之一。MailTips 通過警告你諸如你發送郵件的收件人是否實際上是一個擁有大量收件人的群組 (這將保護你免受回覆全部錯誤)，你是否發送郵件給公司外部的人，和類似的信息提示等問題，來保護你免受一長串問題的困擾。
要啟用 MailTips，只需進入 Outlook 選項，選擇"郵件" 然後向下滾動直到你看到"MailTips 選項"按鈕。
你將在這個選項框中看到 MailTips 為你做的所有事情。如果你喜歡你看到的一切，確認"自動顯示"被選中，然後點擊確定。
MailTips 真的可以救命。當關鍵郵件滾滾而來時，你會收到提示這是一個你可能想要回覆的郵件。它還告訴你它是否來自自動系統，該系統自動轉發郵件給你 - 對於設置了從監控計算機系統和服務器的不同腳本的自動轉發規則的 IT 人員來說，這是一個不錯的功能。
MailTips 還會在你嘗試發送郵件到無效郵件地址時提醒你，或到包含大量收件人的地址。MailTips 可以通過太多無法在這裡列出的方式拯救你免於常見的郵件錯誤。
只使用這三個重要的 Outlook 專業工具就可以挽救你的生命 -- 或者至少是你的面子。啟用它們並使用它們，並省去犯這些常見 Outlook 錯誤的頭痛。它甚至可能挽救你的職業生涯！
你曾經犯過任何尷尬的郵件錯誤，像這些提示本可以拯救你的嗎？在下面的評論部分分享你的經歷！
