หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงานทั่วไป มีโอกาสค่อนข้างดีที่ระบบอีเมลเป็นเซิร์ฟเวอร์ Exchange และโปรแกรมรับส่งเมลที่เลือกคือ Outlook เราได้ครอบคลุม Outlook ที่นี่ที่ MUO จากบางมุม รวมถึง Outlook Journal และการสำรองข้อมูล Outlook ของคุณ เรายังครอบคลุมถึงการเขียนสคริปต์ VBA ที่ยอดเยี่ยมใน Outlook ซึ่งคุณสามารถส่งออกงานของคุณไปยังสเปรดชีต Excel ได้
ในบทความนี้ ฉันจะพิจารณาตัวไคลเอนต์ Outlook อย่างละเอียดยิ่งขึ้น และข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการของ Outlook ที่ผู้คนมักตกเป็นเหยื่อ โชคดีที่มีเครื่องมือในตัวสองสามตัวที่คุณสามารถใช้เพื่อพยายามและป้องกันตัวเองจากการทำผิดพลาดในที่ทำงานซึ่งจะทำให้คุณใช้เวลานานในการใช้ชีวิต
ความผิดพลาดเหล่านั้นมีอะไรบ้าง? ลองกด "ตอบทั้งหมด " ในอีเมลจำนวนมากและหลอกตัวเองอย่างสมบูรณ์ ลองเขียนอะไรอย่างรวดเร็วท่ามกลางความหลงใหลถึงเจ้านายของคุณซึ่งคุณจะเสียใจทันทีที่คุณคลิก "ส่ง "มีสถานการณ์มากมายที่ผู้คนที่นั่นสามารถเกี่ยวข้องกับสถานการณ์เหล่านี้ได้ และผู้คนจำนวนมากก็มีเรื่องราวสยองขวัญทางอีเมลเป็นของตัวเอง ดังนั้นจึงสมเหตุสมผลที่ Microsoft จะฝังเครื่องมือสำคัญสองสามตัวเพื่อช่วยป้องกันสิ่งเหล่านั้น ความผิดพลาดของ Outlook
อันตรายของอีเมล
มีอันตรายเกี่ยวกับอีเมลสามประการที่ฉันจะกล่าวถึงในบทความนี้ - การส่งอีเมลที่คุณรู้สึกเสียใจทันทีที่ส่งไป การส่งอีเมลไปยังผิดคน และสุดท้าย การตอบกลับแบบเก่า - ความผิดพลาดที่คนจำนวนมาก ความผิดของ.
อีเมลที่คุณเสียใจที่ส่ง
คุณรู้อะไรไหม เราทุกคนต่างก็มีวันเหล่านั้น คุณยังได้รับอีเมลอีกฉบับจากหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานที่ทำให้คุณเข้าใจผิด คุณมีช่วงเช้าที่แย่หรือคุณดื่มกาแฟแก้วแรกไม่หมด คุณจึงกดตอบกลับและปลดปล่อยความหงุดหงิดและความโกรธในอีเมลฉบับเดียวที่น่ากลัว
5 นาทีและคำสาปอีกหลายคำต่อมา คุณอ่านอีเมลนั้นเสร็จและแทบไม่หยุดเลย คุณคลิก "ส่ง " จากนั้น หลังจากนั่งอย่างพอใจประมาณสามหรือสี่วินาที สิ่งที่คุณเพิ่งทำไปจะเริ่มรุ่งขึ้น และผลที่ตามมา คุณตระหนักดีว่าเมื่อรู้สึกท้องไส้ปั่นป่วน สิ่งที่คุณควรทำจริงๆ ' ไม่ได้ส่งค่ะ
ไม่ต้องกลัว Outlook มาพร้อมกับเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งนี้ ยกเว้นคุณต้องทำกับไคลเอ็นต์ของคุณ ก่อน คุณทำผิดพลาดทางอารมณ์ไม่ใช่หลังจากนั้น ฉันเรียกมันว่า "ประกันอีเมลล่าช้า" หากต้องการเปิดใช้งาน เพียงคลิกที่ "ไฟล์", "ข้อมูล " และคลิกที่ "จัดการกฎและการแจ้งเตือน ".
โดยพื้นฐานแล้ว สิ่งที่คุณจะทำที่นี่คือสร้างกฎที่ทำให้อีเมลขาออกทั้งหมดของคุณล่าช้าเป็นเวลา 5 นาที ซึ่งจะทำให้ประกัน "คูลดาวน์" ได้เล็กน้อย เพื่อที่คุณจะได้ป้องกันข้อผิดพลาดเหล่านั้นไม่ให้เกิดขึ้นก่อนเกิดขึ้น
ในหน้าจอกฎของอีเมล ให้คลิกที่ "กฎใหม่...
จากนั้นคลิกที่ "ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง " การดำเนินการนี้จะใช้ความล่าช้ากับอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งเมื่อคุณคลิกที่ "ส่ง ปุ่ม "
ในขั้นตอนต่อไปในตัวช่วยสร้างกฎ คุณมีตัวเลือกในการจำกัดจำนวนข้อความขาออกที่มีผลบังคับ ตัวอย่างเช่น อาจเป็นเฉพาะข้อความสำคัญ หรือมีคำบางคำในข้อความของคุณ (อาจตรวจสอบคำสาปบางคำที่คุณต้องการใช้หรือไม่)
ในตัวอย่างนี้ ฉันจะนำไปใช้กับข้อความขาออกทั้งหมด ดังนั้นคุณจึงคลิกถัดไป จากนั้นคลิก "ใช่" เพื่อดูข้อความเตือน
สุดท้าย เลือก "เลื่อนการส่งเป็นจำนวนนาที " คลิกที่ "หมายเลข " เชื่อมโยงและตั้งค่าระยะเวลาการหน่วงเวลาเป็นจำนวนเท่าใดก็ได้ที่คุณคิดว่าจะทำให้คุณเย็นลงและยกเลิกข้อความก่อนที่จะส่งจริง
ในขั้นตอนสุดท้าย คุณสามารถใช้ข้อยกเว้นกับกฎนี้เพื่อไม่ให้ข้อความที่ส่งถึงบางคนล่าช้า (เป็นตัวอย่างหนึ่ง) ตัวอย่างเช่น ฉันรู้ว่าฉันสามารถเขียนอะไรก็ได้ที่ฉันต้องการถึง John เพื่อนของฉัน และเขาจะไม่โกรธฉัน เราเป็นเพื่อนที่ดีต่อกัน ดังนั้นฉันจะยกเว้นข้อความที่มีที่อยู่อีเมลของเขาในช่อง "ผู้รับ"
ตั้งชื่อกฎการหน่วงเวลา แล้วคุณก็พร้อมแล้ว (อย่าลืมเปิดกฎ)
ตอนนี้ ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมล อีเมลจะอยู่ในกล่องขาออกเป็นเวลา 5 นาที ดังนั้น หากคุณตัดสินใจหลังจากผ่านไปหนึ่งนาทีหรือเพื่อให้การส่งอีเมลเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่จริงๆ คุณสามารถเข้าไปในกล่องขาออกและลบข้อความ - และหลีกเลี่ยงวิกฤตครั้งใหญ่
ตรวจสอบว่าข้อความของคุณส่งถึงใคร
มีข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนมักทำเมื่อส่งอีเมลถึงผู้คนอย่างรวดเร็ว - คุณอาจเคยประสบด้วยตัวเอง คุณไปส่งอีเมลถึงเพื่อนที่ชื่อ เช่น Ryan Dube เป็นต้น ดังนั้นคุณจึงพิมพ์ "ry" และชื่อที่ตรงกันสามชื่อจากรายชื่อผู้ติดต่อส่วนกลางของเซิร์ฟเวอร์ Exchange หรือจากรายชื่อผู้ติดต่อส่วนตัวของคุณจะปรากฏขึ้น
เนื่องจากคุณรีบร้อน คุณจึงเลือก "Bryan Dube . โดยไม่ได้ตั้งใจ " และเขียนเกี่ยวกับการหลบหนีช่วงสุดสัปดาห์ของคุณในเวกัส คุณให้รายละเอียดทุกสิ่งที่คุณทำที่นั่นอย่างละเอียดถี่ถ้วน - คุณก็รู้ ทุกสิ่งที่ควรจะ อยู่ ในเวกัส? คุณคลิก "ส่ง " เปิด "ส่ง " กล่องเพื่อให้แน่ใจว่ามันไป เพื่อนของคุณโอเค และจากนั้น เมื่อคุณส่งไปยังผิดคน แย่กว่านั้น - ไบรอัน Dube เป็นประธาน บริษัท ที่ส่งอีเมลจำนวนมากถึงคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว (นั่นเป็นสาเหตุ เขาปรากฏตัวเป็นผู้ติดต่อแบบเลื่อนลง)
ใช่ เรียกว่าเมาเลย
ให้ใช้คำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ ที่เรียกว่า Control-K แทนหลังจากที่คุณพิมพ์ตัวอักษรสองสามตัวแรกของชื่อเพื่อนของคุณ ซึ่งจะเปิด "ตรวจสอบชื่อ " และให้คุณเลือกชื่อบุคคลจากรายชื่อผู้ติดต่ออย่างเป็นทางการได้จริง
ขั้นตอนนี้อาจดูเหมือนเป็นขั้นตอนเพิ่มเติมในตอนแรก แต่สำหรับข้อความที่ละเอียดอ่อนเหล่านั้น เป็นขั้นตอนพิเศษที่สำคัญมาก ช่วยให้คุณยืนยันและมั่นใจได้ว่าข้อความที่คุณเขียนส่งถึงบุคคลที่ถูกต้อง
ให้ MailTips แจ้งเตือนคุณถึงข้อผิดพลาดทั่วไปของ Outlook
โดยส่วนตัวแล้ว ฉันคิดว่า MailTips เป็นหนึ่งในสิ่งประดิษฐ์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเท่าที่เคยมีมาใน Outlook MailTips ปกป้องคุณจากรายการปัญหาที่ยาวเหยียดโดยเตือนคุณเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ เช่น ว่าผู้รับที่คุณส่งอีเมลถึงนั้นเป็นกลุ่มที่มีผู้รับจำนวนมากจริงหรือไม่ (ซึ่งจะปกป้องคุณจากการตอบกลับ-ความผิดพลาดทั้งหมด) ไม่ว่าคุณจะ กำลังส่งอีเมลถึงบุคคลภายนอกบริษัทและคำแนะนำในการให้ข้อมูลที่คล้ายกัน
หากต้องการเปิดใช้งาน MailTips เพียงไปที่ตัวเลือก Outlook เลือก "อีเมล " จากนั้นเลื่อนลงมาจนกว่าคุณจะเห็น "ตัวเลือก MailTips ปุ่ม "
คุณจะเห็นทุกสิ่งที่ MailTips ทำเพื่อคุณในกล่องตัวเลือกนี้ หากคุณชอบทุกสิ่งที่เห็น ยืนยันว่า "แสดงโดยอัตโนมัติ " ถูกเลือกแล้วคลิกตกลง
MailTips สามารถช่วยชีวิตได้จริงๆ เมื่อมีอีเมลสำคัญเข้ามา คุณจะได้รับคำแนะนำว่านี่คืออีเมลที่คุณอาจต้องการตอบกลับ นอกจากนี้ยังบอกคุณว่ามาจากระบบอัตโนมัติที่ส่งต่ออีเมลถึงคุณโดยอัตโนมัติหรือไม่ ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ดีสำหรับคนไอทีที่ได้ตั้งค่ากฎการส่งต่ออัตโนมัติจากสคริปต์ต่างๆ ที่ตรวจสอบระบบคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์
MailTips จะแนะนำคุณเมื่อคุณพยายามส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง หรือไปยังที่อยู่ที่มีผู้รับจำนวนมาก MailTips สามารถช่วยคุณไม่ให้ทำผิดพลาดเกี่ยวกับอีเมลทั่วไปในรูปแบบต่างๆ มากเกินไปที่จะแสดงรายการที่นี่
การใช้เครื่องมือระดับมืออาชีพที่สำคัญทั้งสามนี้ใน Outlook ก็สามารถช่วยชีวิตคุณได้ หรืออย่างน้อยก็ความภาคภูมิใจของคุณ เปิดใช้งานและใช้งาน และช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวกับการทำข้อผิดพลาดทั่วไปของ Outlook มันอาจช่วยชีวิตคุณได้ด้วยซ้ำ!
คุณเคยทำผิดพลาดเกี่ยวกับอีเมลที่น่าอับอายซึ่งคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณได้หรือไม่? แบ่งปันประสบการณ์ของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!
