ในสังคมที่ไร้กระดาษ (Paperless) วันนี้ การมีสำเนาดิจิทัลของเอกสารเป็นความจำเป็น การสแกนเอกสารทำให้หาข้อมูลที่ต้องการเร็วและง่าย พร้อมลดความวุ่นวาย ในวันเก่า เพื่อสแกนเอกสารคุณต้องมีคอมพิวเตอร์และ Peripheral ใหญ่โต
โชคดีที่เราสามารถทิ้งเทคโนโลยีเก่าแก่นั้น และเลือกวิธีง่ายกว่า สมาร์ทโฟนมีซอฟต์แวร์จดจำภาพขั้นสูง ทำให้เราใช้สแกนเอกสารความละเอียดสูงได้ มีแอป Android เยอะมากที่มีฟีเจอร์สแกนเอกสารเป็น PDF แต่อาจแพงหรือ擁有โฆษณา โชคดีที่คุณไม่ต้องใช้พวกมันเลย ทั้งที่คุณต้องการคืออุปกรณ์ Android และแอป Google Drive
ดึงกล่องเก่าเก็บเอกสารออกมา ดึงใบเสร็จทั้งหมดออกจากกระเป๋าเงิน และพร้อมสแกน
ก่อนเริ่มสแกน
สิ่งแรก เปิดแอป Google Drive และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณอยากให้สแกนไป ตอนที่คุณเลือกโฟลเดอร์แล้ว มองมุมขวาล่างของหน้าจอ ควรเห็นปุ่ม "+" แตะที่ปุ่มบวก จะเปิด Dialog Box ใน Dialog Box นั้น จะเห็นไอคอนกล้องพร้อมคำว่า "Scan" ด้านล่าง จะเปิดกล้องบน Android ของคุณอัตโนมัติ
การสแกนเอกสารของคุณ
เมื่อแอปกล้องบน Android เปิดอยู่ แค่แตะปุ่ม Shutter เพื่อสแกน ก่อนทำนั้น จัดวางเอกสารให้ได้ผลดีที่สุด นี่คือเคล็ดลับบางอย่าง
แรก วางเอกสารบนพื้นผิวที่ Contrast (ค przecit) กล่าวคือ หากเอกสารสีขาว วางบนพื้นหลังสีดำ จะทำให้ Scanner หาขอบเอกสารง่ายขึ้น
สอง พยายาม Hover (ค้างอยู่) ตรงเหนือเอกสารก่อนกดปุ่ม จะได้ขอบสะอาดและสแกนดีกว่าโดยรวม
สาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแสงสว่างเพียงพอ แสงเพียงพอจะลดเงา และเพิ่มคุณภาพการสแกน
ปรับแต่งการสแกนของคุณ
หลังกดปุ่ม Shutter Scanner จะโหลด Preview เอกสาร ที่นี่คุณ Crop เอกสารได้ เพิ่มเติม เปลี่ยนสีได้ (Default เป็นขาวดำ) และหมุนเอกสารหากต้องการ
หากต้องการสแกนหลายหน้าในเอกสารเดียวกัน แตะเครื่องหมาย "+" (Plus) ด้านซ้ายล่าง ต้องการสแกนใหม่? แตะปุ่มกลาง หากพอใจกับการสแกน แตะเครื่องหมาย Check Mark มุมขวาล่าง เอกสารที่สแกนจะบันทึกและ Sync ไป Google Drive เป็นไฟล์ PDF
ข้อดีของการสแกนด้วย Google Drive
มีข้อดีสำคัญบางอย่างของการสแกนด้วย Google Drive แรก เอกสารที่สแกนเข้าถึงได้บนอุปกรณ์ใดๆ ที่มีแอป Google Drive ติดตั้ง รวมถึงจาก Web Browser ใดๆ เพิ่มเติม เนื่องจากสแกน Sync ไป Drive คุณอัตโนมัติมี Cloud Backup ทุกครั้งที่สแกน สุดท้าย ทุกการสแกนใน Google Drive ค้นหาได้ (Searchable) หมายความว่าคุณดึงสแกนกลับมาได้ด้วยการค้นหาคีย์เวิร์ดที่ปรากฏในเอกสาร
เพิ่ม Shortcut สแกนบนหน้าจอหลัก
หากคุณสแกนบ่อย สามารถเพิ่ม Shortcut ของฟังก์ชันสแกน Google Drive ไปหน้าจอหลักโดยตรง ขั้นตอนตั้งค่า Shortcut:
- ไปที่ส่วน Widget ของอุปกรณ์
- หา Widget "Drive Scan"
- แตะค้าง Widget เพื่อหาที่วางบนหน้าจอหลัก
- เมื่อ Widget อยู่ที่ต้องการ ปล่อยมือ
- เลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่เพื่อบันทึกเอกสาร หรือสร้างใหม่ Widget Drive Scan จะแสดงชื่อโฟลเดอร์ที่เลือก
สรุป
เหมือนที่กล่าวก่อน มี Camera Scanner Apps อื่นเยอะ แต่ข้อดีของ Google Drive ทำให้มันยากที่จะเอาชนะ คุณใช้ Google Drive สแกนเอกสารไหม? หากไม่ ใช้แอปไหนแทน? แจ้งในความคิดเห็นได้เลย!
