Microsoft Word มาพร้อมกับคุณสมบัติมากมายที่โหลดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณสร้างและแก้ไขเอกสารของคุณได้ หนึ่งในคุณสมบัติดังกล่าวทำให้คุณสามารถจำกัดการแก้ไขใน Word ได้ เมื่อคุณเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้จะป้องกันไม่ให้ใครก็ตามสามารถลบหรือเพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารของคุณได้ ซึ่งจะทำให้เนื้อหาไม่เสียหาย
มีหลายวิธีในการใช้ข้อจำกัดกับเอกสารของคุณ และคุณสามารถใช้สิ่งที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดใช้การจำกัดการจัดรูปแบบได้ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ใครเปลี่ยนการจัดรูปแบบของเอกสาร
จำกัดการแก้ไขใน Word
คุณสามารถจำกัดการแก้ไขทั้งเอกสารที่มีอยู่และใหม่ใน Word ได้ ตราบใดที่คุณเปิดเอกสารด้วยแอปได้ คุณจะใช้ข้อจำกัดกับเอกสารนั้นได้
- ดับเบิลคลิกที่เอกสารของคุณ แล้วเอกสารจะเปิดขึ้นในแอป Word
- คลิกที่แท็บที่ระบุว่า ตรวจทาน ที่ด้านบนสุดเพื่อค้นหาตัวเลือกข้อจำกัดที่คุณต้องการ
- ในหน้าจอต่อไปนี้ ให้คลิกที่ ป้องกัน และเลือก จำกัดการแก้ไข เพื่อเข้าถึงตัวเลือกข้อจำกัด
- คุณจะเห็นบานหน้าต่างใหม่ปรากฏขึ้นที่ด้านขวามือของหน้าจอ ช่วยให้คุณสามารถใช้ข้อจำกัดประเภทต่างๆ กับเอกสารของคุณได้ เริ่มต้นด้วยการเปิดใช้งาน จำกัดการจัดรูปแบบเฉพาะบางรูปแบบ ตัวเลือกและคลิกที่ การตั้งค่า .
- กล่องจะเปิดขึ้นบนหน้าจอของคุณ ที่นี่ คุณสามารถระบุรูปแบบการจัดรูปแบบที่จะได้รับอนุญาตสำหรับเอกสารของคุณในขณะที่จำกัดรูปแบบอื่นๆ ติ๊กเครื่องหมายคนที่คุณต้องการเก็บไว้
คุณสามารถคลิกที่ ทั้งหมด เพื่อเลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบทั้งหมดหรือไม่มี เพื่อเลือกไม่มีเลย สุดท้าย คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- ประเภทข้อจำกัดที่สองที่คุณสามารถใช้ได้คือการแก้ไขข้อจำกัด เปิดใช้งานช่องที่ระบุว่าอนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร จากนั้นเลือกหนึ่งในสี่ตัวเลือกที่ระบุในเมนูแบบเลื่อนลง
หากคุณต้องการจำกัดการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ให้เลือกไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว) จากเมนู
- Word มีตัวเลือกให้คุณอนุญาตให้บางคนแก้ไขเอกสารของคุณได้ แม้ว่าจะถูกจำกัดก็ตาม หากต้องการใช้ ให้เลือกส่วนของเอกสารที่คุณต้องการให้แก้ไขสำหรับผู้ใช้ที่คุณเลือก
- คลิกที่ ผู้ใช้เพิ่มเติม ภายใต้ ข้อยกเว้น (ไม่บังคับ) ที่แผงด้านขวามือเพื่อเลือกผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขเอกสารได้
- ป้อนชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการอนุญาตให้แก้ไขเอกสารของคุณและคลิก ตกลง .
- กาเครื่องหมายชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งเพิ่มในช่องด้านขวามือ
- คลิกที่ ใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน เพื่อเริ่มใช้ข้อจำกัดกับเอกสารของคุณ
- ระบบจะแจ้งให้คุณป้อนรหัสผ่านเพื่อป้องกัน คุณสามารถใช้รหัสผ่านนี้เพื่อเอาข้อจำกัดการแก้ไขออกจากเอกสารได้ในภายหลัง ป้อนรหัสผ่านที่คาดเดายากและคลิก ตกลง .
ถ้ามีใครพยายามเปลี่ยนแปลงเอกสาร Word จะป้องกันไม่ให้พวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว และข้อความจะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างเพื่อแจ้งให้ทราบว่าเอกสารได้รับการปกป้อง
ค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ในเอกสาร
หากคุณพบเห็นเอกสารที่ถูกจำกัดการใช้งาน แต่คุณรู้ว่าควรมีบางส่วนในนั้นที่คุณสามารถแก้ไขได้ Word จะให้คุณค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ในเอกสารที่ได้รับการป้องกันอย่างง่ายดาย
คุณสามารถค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ทั้งหมดในเอกสารของคุณด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
- เปิดเอกสารของคุณใน Word แอป
- คลิกที่ รีวิว ที่ด้านบนสุด
- เลือกตัวเลือกที่ระบุว่า ปกป้อง และเลือก จำกัดการแก้ไข .
- คุณจะเห็นสามตัวเลือกบนหน้าจอของคุณ ซึ่งทั้งหมดอธิบายไว้ด้านล่าง
ค้นหาภูมิภาคถัดไปที่ฉันสามารถแก้ไขได้ – พบส่วนที่แก้ไขได้ถัดไปในเอกสารของคุณ
แสดงภูมิภาคทั้งหมดที่ฉันแก้ไขได้ – มันจะแสดงทุกส่วนในเอกสารของคุณที่สามารถแก้ไขได้
เน้นส่วนที่ฉันสามารถแก้ไขได้ – หากคุณติ๊กเครื่องหมายนี้ ทุกส่วนที่สามารถแก้ไขได้ในเอกสารของคุณจะถูกเน้น
- คุณสามารถเริ่มเปลี่ยนแปลงพื้นที่ที่แก้ไขได้ในขณะนี้
ลบข้อจำกัดการแก้ไขใน Word
ถ้าคุณไม่ต้องการจำกัดการแก้ไขใน Word อีกต่อไป คุณสามารถทำได้โดยใช้ตัวเลือกเดียวกับที่คุณใช้ในการจำกัดการแก้ไข
- เปิดเอกสารที่ถูกจำกัดของคุณใน Word แอป
- คลิกที่ รีวิว ที่ด้านบนสุด
- เลือก ปกป้อง ตามด้วย จำกัดการแก้ไข บนหน้าจอต่อไปนี้
- ที่แผงด้านขวามือ ที่ด้านล่างสุดของหน้าจอ คุณจะพบตัวเลือกที่ระบุว่า หยุดการป้องกัน . คลิกเพื่อลบข้อจำกัดออกจากเอกสารของคุณ
- ระบบจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่าน ทำเช่นนั้นแล้วคลิก ตกลง .
- ควรลบข้อจำกัดและคุณสามารถเริ่มแก้ไขเอกสารได้
วิธีจำกัดการแก้ไขใน Word ด้วยรหัสผ่านและโหมดอ่านอย่างเดียว
คุณลักษณะข้างต้นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจำกัดไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ แต่อย่างที่คุณเห็น มันซับซ้อนไปหน่อยและต้องผ่านขั้นตอนหลายสิบขั้น
อีกวิธีหนึ่งในการจำกัดการแก้ไขใน Word คือการใช้รหัสผ่านป้องกันเอกสารของคุณ คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านและเอกสารของคุณจะแจ้งให้คุณทราบทุกครั้งที่คุณเปิด คุณสามารถรวมเข้ากับโหมดอ่านอย่างเดียว และคุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเอกสารมีไว้เพื่อให้อ่านได้แม้ว่าจะป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องแล้วก็ตาม
- เปิดเอกสารของคุณใน Word แอป
- คลิกที่ ไฟล์ เมนูด้านบน
- ตัวเลือกหลายตัวจะปรากฏในแถบด้านข้างทางซ้าย คลิกที่ ข้อมูล เพื่อเปิดแผงข้อมูล
- ในหน้าจอต่อไปนี้ ให้คลิกที่ไอคอนลูกศรชี้ลงเล็กๆ ภายใต้ ปกป้องเอกสาร .
- เลือก เปิดอ่านอย่างเดียวเสมอ จากตัวเลือกที่มีอยู่บนหน้าจอของคุณ
- ตอนนี้ Word จะเปิดเอกสารนี้ในโหมดอ่านอย่างเดียวเสมอ คุณจะเห็นข้อความยืนยันบนหน้าจอของคุณ
- ถึงเวลาล็อกเอกสารของคุณด้วยรหัสผ่าน โดยคลิกที่ ปกป้องเอกสาร และเลือก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน .
- ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการปกป้องเอกสารของคุณและคลิก ตกลง .
- ระบบจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง ทำเช่นนั้นแล้วกด ตกลง .
- เอกสารของคุณได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านแล้ว และจะเปิดได้ก็ต่อเมื่อคุณป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องเท่านั้น
- หากคุณต้องการปิดการป้องกัน ให้กลับไปที่ ข้อมูล . เดิม เมนู คลิกที่ ปกป้องเอกสาร และเลือก เปิดอ่านอย่างเดียวเสมอ .
- คลิกที่ ปกป้องเอกสาร อีกครั้งและเลือก เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน .
- ลบทุกอย่างออกจาก รหัสผ่าน ฟิลด์และคลิกที่ ตกลง . มันจะลบการป้องกันด้วยรหัสผ่านออกจากเอกสารของคุณ
ห้ามแก้ไขโดยทำเครื่องหมายเอกสารว่าสิ้นสุด
Word มีคุณสมบัติที่ให้คุณทำเครื่องหมายเอกสารเป็นขั้นสุดท้าย เมื่อคุณดำเนินการดังกล่าว เอกสารของคุณจะถือเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและจะไม่อนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมอีก
ถ้าผู้ใช้เปิดเอกสาร พวกเขาจะเห็นคำเตือนว่าเอกสารถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย หากพวกเขายังต้องการดำเนินการต่อและแก้ไขเอกสาร พวกเขาสามารถคลิกที่ตัวเลือกเพื่อทำ
ตัวเลือกนี้มีไว้เพื่อกีดกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ และไม่ได้จำกัดการแก้ไขใน Word
- ในขณะที่เอกสารของคุณเปิดอยู่ใน Word ให้คลิกที่ ไฟล์ ที่ด้านบนสุด
- เลือก ข้อมูล จากตัวเลือกที่มีอยู่ในแถบด้านข้างทางซ้าย
- คลิกที่ ปกป้องเอกสาร ที่เมนูด้านขวามือ แล้วเลือก ทำเครื่องหมายเป็นครั้งสุดท้าย .
- คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเอกสารจะถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายแล้วจึงบันทึก คลิกที่ ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ
- คุณจะเห็นข้อความแจ้งอื่นบนหน้าจอที่อธิบายว่าการทำเครื่องหมายใดหมายถึงขั้นสุดท้าย คลิกที่ ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ
- ครั้งถัดไปที่คุณเปิดเอกสาร คุณจะเห็นข้อความแจ้งว่าเอกสารนี้เป็นที่สิ้นสุด หากคุณต้องการแก้ไข ให้คลิกที่ แก้ไขต่อไป ปุ่ม.
- หากต้องการนำแท็กสุดท้ายออกจากเอกสารของคุณ ให้กลับไปที่ ข้อมูล . เดิม เมนู คลิกที่ ปกป้องเอกสาร และเลือก ทำเครื่องหมายว่าสิ้นสุด ตัวเลือก
ปิดการแก้ไขในเอกสารที่ไม่มี Word
หากคุณไม่ต้องการใช้ Word เพื่อเปิดใช้งานการจำกัดด้วยเหตุผลบางประการ มีวิธีการที่ไม่ต้องการ ใช้หนึ่งในตัวเลือกใน File Explorer เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารของคุณ
- ค้นหาเอกสาร Word ของคุณโดยใช้ File Explorer แต่อย่าเปิด
- คลิกขวาที่ไฟล์ของคุณและเลือก คุณสมบัติ .
- คลิกที่ ทั่วไป ที่ด้านบนหากคุณยังไม่มี
- คุณจะเห็นช่องทำเครื่องหมายที่มีป้ายกำกับว่า อ่านอย่างเดียว . ทำเครื่องหมายที่ช่องและคลิกที่ ใช้ ตามด้วย ตกลง .
File Explorer ทำให้ไฟล์ของคุณเป็นแบบอ่านอย่างเดียว หมายความว่าคนอื่นสามารถอ่านได้ แต่แก้ไขไม่ได้
คุณจำกัดการแก้ไขในเอกสาร Word ของคุณหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณใช้วิธีการใด? แจ้งให้เราทราบและผู้อ่านของเราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง
