Microsoft Word มาพร้อมฟีเจอร์มากมายสำหรับสร้างและแก้ไขเอกสาร หนึ่งในนั้นคือการจำกัดการแก้ไขใน Word เมื่อเปิดใช้งาน ฟีเจอร์นี้จะป้องกันไม่ให้ใครลบหรือเพิ่มเนื้อหาในเอกสารของคุณ ทำให้เอกสารคงสภาพเดิม
มีหลายวิธีใช้การจำกัดกับเอกสาร ใช้สิ่งที่เหมาะกับสถานการณ์ เช่น เปิดใช้การจำกัดรูปแบบ หากไม่ต้องการให้ใครเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร
จำกัดการแก้ไขใน Word
คุณสามารถจำกัดการแก้ไขได้ทั้งเอกสารเดิมและใหม่ ตราบใดที่เปิดเอกสารด้วยแอปได้ คุณสามารถใช้การจำกัดได้
- ดับเบิลคลิกเอกสาร จะเปิดในแอป Word
- คลิกแท็บ Review ด้านบนเพื่อหาตัวเลือกจำกัด
- คลิก Protect เลือก Restrict Editing เพื่อเข้าถึงตัวเลือกจำกัด
- แผงใหม่จะปรากฏขวา ให้ใช้การจำกัดหลายประเภท เริ่มต้นด้วยการเปิด Limit formatting to a selection of styles คลิก Settings
- กล่องจะเปิดขึ้น ระบุรูปแบบสไตล์ที่อนุญาตให้เอกสาร ในขณะที่จำกัดอื่นๆ ติ๊กสิ่งที่ต้องการเก็บไว้
คลิก All เลือกทั้งหมด หรือ None ไม่เลือกอะไร คลิก OK บันทึก - ประเภทการจำกัดที่สองคือการจำกัดการแก้ไข เปิดกล่อง Allow only this type of editing in the document เลือกหนึ่งในสี่ตัวเลือกในดรอปดาวน์
หากต้องการจำกัดการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด เลือก No changes (Read only) - Word ให้อนุญาตคนบางคนแก้ไขได้แม้เอกสารถูกจำกัด เลือกส่วนของเอกสารที่ต้องการให้แก้ไขได้สำหรับผู้ใช้ที่เลือก
- คลิก More users ภายใต้ Exceptions (optional) ด้านขวา เพื่อเลือกผู้ใช้ที่ได้แก้ไข
- ป้อนชื่อผู้ใช้ที่อนุญาตให้แก้ไข คลิก OK
- ติ๊กชื่อผู้ใช้ที่เพิ่งเพิ่มในแผงขวา
- คลิก Yes, Start Enforcing Protection เริ่มบังคับใช้การจำกัด
- จะขอป้อนรหัสผ่านเพื่อการป้องกัน ใช้รหัสผ่านนี้เพื่อถอนการจำกัดภายหลัง ป้อนรหัสผ่านแข็งแกร่ง คลิก OK
หากใครพยายามแก้ไขเอกสาร Word จะป้องกันและแสดงข้อความด้านล่างว่าเอกสารได้รับการป้องกัน
ค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ในเอกสาร
หากคุณเจอเอกสารที่ถูกจำกัด แต่รู้ว่าควรมีส่วนที่แก้ไขได้ Word ให้ค้นหาส่วนที่แก้ไขได้ในเอกสารที่ป้องกันอยู่ง่ายๆ
คุณหาส่วนที่แก้ไขได้ทั้งหมดในเอกสารได้เพียงไม่กี่คลิก
- เปิดเอกสารในแอป Word
- คลิกแท็บ Review ด้านบน
- เลือก Protect แล้ว Restrict Editing
- จะเห็น 3 ตัวเลือก อธิบายด้านล่าง:
Find Next Region I Can Edit – หาส่วนแก้ไขได้ถัดไป
Show All Regions I Can Edit – แสดงทุกส่วนที่แก้ไขได้
Highlight the regions I can edit – ติ๊กเพื่อไฮไลท์ส่วนที่แก้ไขได้ทั้งหมด - คุณสามารถเริ่มแก้ไขส่วนที่อนุญาตได้แล้ว
ถอนการจำกัดการแก้ไขใน Word
หากไม่ต้องการจำกัดการแก้ไขใน Word อีกต่อไป ทำได้ด้วยตัวเลือกเดียวกันที่ใช้จำกัด
- เปิดเอกสารที่ถูกจำกัดในแอป Word
- คลิก Review ด้านบน
- เลือก Protect ตามด้วย Restrict Editing
- แผงขวา ส่วนล่างสุด จะมี Stop Protection คลิกเพื่อถอนการจำกัด
- จะขอป้อนรหัสผ่าน ป้อนและคลิก OK
- การจำกัดถูกถอนแล้ว คุณสามารถแก้ไขเอกสารได้
จำกัดการแก้ไขใน Word ด้วยรหัสผ่านและโหมด Read-Only
ฟีเจอร์ข้างต้นเป็นวิธีดียิ่งในการจำกัดการแก้ไข แต่ค่อนข้างซับซ้อน ต้องผ่านหลายขั้นตอน
อีกวิธีหนึ่งคือการป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่าน คุณเพิ่มรหัสผ่าน และเอกสารจะขอทุกครั้งที่เปิด สามารถรวมกับโหมด Read-Only ได้ จะมีพรอมป์บอกว่าเอกสารอ่านอย่างเดียวแม้ป้อนรหัสผ่านถูกต้อง
- เปิดเอกสารในแอป Word
- คลิกเมนู File ด้านบน
- ด้านซ้ายมีตัวเลือกหลายอย่าง คลิก Info เปิดแผงข้อมูล
- คลิกไอคอนลูกศรเล็กภายใต้ Protect Document
- เลือก Always Open Read-Only
- Word จะเปิดเอกสารนี้ในโหมด Read-Only ตลอด จะเห็นข้อความยืนยัน
- ถึงเวลาล็อกเอกสารด้วยรหัสผ่าน คลิก Protect Document เลือก Encrypt with Password
- ป้อนรหัสผ่านที่ต้องการป้องกันเอกสาร คลิก OK
- จะขอป้อนรหัสผ่านอีกครั้ง ป้อนและกด OK
- เอกสารได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน จะเปิดได้ก็ต่อเมื่อป้อนรหัสถูกต้อง
- หากต้องการปิดการป้องกัน กลับไปที่เมนู Info เดิม คลิก Protect Document เลือก Always Open Read-Only
- คลิก Protect Document อีกครั้ง เลือก Encrypt with Password
- ล้างช่อง Password ให้ว่าง คลิก OK จะถอนการป้องกันรหัสผ่าน
ป้องกันการแก้ไขโดยทำเครื่องหมายเอกสารว่า Final
Word มีฟีเจอร์ทำเครื่องหมายเอกสารว่า Final เมื่อทำแล้ว เอกสารถือเป็นเวอร์ชันสุดท้าย ไม่อนุญาตให้เปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม
หากผู้ใช้เปิดเอกสาร จะเห็นคำเตือนว่าเอกสารถูกทำเครื่องหมายว่า Final หากยังต้องการแก้ไข พวกเขาสามารถคลิกตัวเลือกเพื่อดำเนินการต่อได้
ตัวเลือกนี้เพียงเพื่อ勸阻 (ดูดเลี้ยง) ไม่ให้แก้ไข ไม่ได้จำกัดการแก้ไขจริงใน Word
- ขณะเอกสารเปิดใน Word คลิก File ด้านบน
- เลือก Info จากตัวเลือกด้านซ้าย
- คลิก Protect Document เมนูขวา เลือก Mark as Final
- จะมีพรอมป์ว่าเอกสารจะถูกทำเครื่องหมาย Final และบันทึก คลิก OK
- อีกพรอมป์อธิบายความหมายของ Mark as Final คลิก OK
- ครั้งต่อไปที่เปิดเอกสาร จะเห็นข้อความว่าเอกสารเป็น Final หากต้องการแก้ไข คลิก Edit Anyway
- เพื่อถอนเครื่องหมาย Final กลับไปที่ Info เดิม คลิก Protect Document เลือก Mark as Final
ปิดการแก้ไขในเอกสารโดยไม่ใช้ Word
หากไม่ต้องการใช้ Word เพื่อเปิดใช้งานการจำกัด มีวิธีที่ไม่ต้องใช้ Word ใช้ตัวเลือกใน File Explorer เพื่อป้องกันไม่ให้แก้ไขเอกสาร
- หาเอกสาร Word ด้วย File Explorer แต่อย่าเปิดมัน
- คลิกขวาไฟล์ เลือก Properties
- คลิก General ด้านบนหากยังไม่ได้อยู่ที่นั่น
- จะมีเช็กบอกซ์ Read-only ติ๊กถูก คลิก Apply ตามด้วย OK
File Explorer ทำให้ไฟล์เป็น Read-only หมายถึงคนสามารถอ่านได้แต่แก้ไขไม่ได้
คุณจำกัดการแก้ไขในเอกสาร Word หรือไม่? หากใช่ ใช้วิธีไหน? แจ้งให้เราและผู้อ่านทราบในความคิดเห็นด้านล่าง
