การควบคุมผู้เข้าชมในความปลอดภัยของข้อมูลคืออะไร?

การจัดการผู้เยี่ยมชมเป็นขั้นตอนใด ๆ ที่ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามผู้คนที่เยี่ยมชมพื้นที่ของตนได้ นโยบายอาจแตกต่างกันไปตามองค์กร ประเภทสถานที่ อุตสาหกรรม หรือพื้นที่ทางภูมิศาสตร์

สำหรับหลายๆ องค์กร การรวบรวมชื่อผู้มาเยี่ยมก็เพียงพอแล้ว แต่องค์กรอื่นๆ มีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่ใหญ่กว่า เช่น ป้าย ไฟล์ทางกฎหมาย การคุ้มกันพนักงาน และอื่นๆ

ระบบการจัดการผู้เยี่ยมชมเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสร้างหรือปฏิบัติตามนโยบายการจัดการผู้เยี่ยมชม เมื่อองค์กรตระหนักถึงคุณค่าของการจัดการผู้มาเยี่ยม องค์กรบางส่วนกำลังอัปเดตจากกระดาษและเอกสารการลงชื่อเข้าใช้ด้วยปากกาไปเป็นระบบการจัดการผู้เยี่ยมชมแบบดิจิทัลที่สามารถช่วยให้พวกเขาทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการผู้เยี่ยมชมเป็นระบบที่ติดตามเมื่อมีคนแนะนำหรือออกจากอาคารผ่านการควบคุมการเข้าถึง ระบบซอฟต์แวร์การจัดการผู้เยี่ยมชมยังสามารถเกี่ยวข้องกับการเฝ้าระวังวิดีโอ ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามผู้เยี่ยมชมที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถนับได้อย่างมีประสิทธิภาพว่าใครอยู่ในอาคารในเวลาที่กำหนด และสร้างรายงานว่าใครเข้าหรือออกเมื่อใดและอย่างไรที่พวกเขาออกไป

ดังนั้นจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรที่จะต้องจัดทำแนวทางที่เป็นระบบสำหรับการรักษาข้อมูลของผู้เยี่ยมชม วัตถุประสงค์ในการเยี่ยมชมและสิ่งที่พวกเขาเสนอให้กับองค์กร อย่างไรก็ตาม การรักษาข้อมูลของผู้เยี่ยมชมอาจไม่เพียงพอ เว้นแต่ว่าบันทึกดังกล่าวสามารถวิเคราะห์เพื่อสนับสนุนข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผลลัพธ์หรือผลลัพธ์ของการเยี่ยมชมดังกล่าวโดยสาธารณะหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่อองค์กร

ตัวอย่างเช่น ขึ้นอยู่กับข้อมูลของผู้มาเยี่ยมและสามารถรับข้อมูลเชิงลึกว่าการประชุมหลายครั้งที่เกิดจากการเยือนนั้นประสบผลสำเร็จหรือไม่ หรือสามารถวิเคราะห์ข้อเสนอต่างๆ ที่ผู้เยี่ยมชมองค์กรสร้างขึ้น

การจัดการผู้มาเยี่ยมยังเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบด้านความปลอดภัยขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรต้องติดต่อกับประชาชนทั่วไปในฐานะผู้มาเยือน เช่น ในกรณีของหน่วยงานราชการ การบริการสาธารณะ สถานที่น่าสนใจของนักท่องเที่ยว เป็นต้น ในกรณีเช่นนี้ ระบบการจัดการผู้มาเยี่ยมต้องการ เพื่อให้ข้อมูลผู้เข้าชมบางส่วนมีให้สำหรับการตรวจสอบแบบสุ่มตามข้อกำหนดบางประการสำหรับการวิเคราะห์ในอนาคต ซอฟต์แวร์การจัดการผู้เยี่ยมชมนี้ยังช่วยเราด้วยการแยกการเข้าชมที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและการเข้าชมแบบสุ่ม และจัดเก็บเวลาด้วย

ผู้เข้าชมสามารถควบคุมได้ผ่านกระบวนการต่อไปนี้ -

• หากบริษัทมีพนักงานมากกว่า 15-20 คน ให้ออกป้ายชื่อผู้เยี่ยมชมและส่งเสริมพนักงานเพื่อท้าทายผู้มาเยี่ยมที่เดินทางโดยลำพัง

• สามารถรักษาสมุดเยี่ยมและบันทึกเวลาที่ผู้เยี่ยมชมเข้าและออกจากสถานที่ได้ ใช้เพื่อรักษารายชื่อการลงชื่อเข้าใช้/ออกจากระบบสำหรับพื้นที่ที่มีความละเอียดอ่อน รวมทั้งห้องคอมพิวเตอร์

• พิจารณากล้องวงจรปิดในพื้นที่ไอทีที่สำคัญ (เช่น ห้องเซิร์ฟเวอร์) และพื้นที่แผนกต้อนรับ