การจัดการผู้เยี่ยมชม (Visitor Management) คือกระบวนการใดๆ ที่ช่วยให้องค์กรติดตามผู้คนที่มาเยี่ยมชมพื้นที่ของพวกเขา นโยบายอาจแตกต่างกันไปตามองค์กร ประเภทสถานที่ อุตสาหกรรม หรือพื้นที่ทางภูมิศาสตร์
สำหรับองค์กรหลายแห่ง การรวบรวมชื่อผู้เยี่ยมชมเพียงอย่างเดียวก็เพียงพอ แต่บางแห่งมีข้อกำหนดความปลอดภัยที่สูงกว่า เช่น บัตรประจำตัว เอกสารทางกฎหมาย ผู้ช่วยพนักงาน และอื่นๆ
ระบบจัดการผู้เยี่ยมชมเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรสร้างหรือดำเนินนโยบายการจัดการผู้เยี่ยมชม เมื่อองค์กรตระหนักถึงคุณค่าของการจัดการผู้เยี่ยมชม บางแห่งกำลังอัปเกรดจากกระดาษและปากกาแบบลงทะเบียนแบบดั้งเดิม เป็นระบบจัดการผู้เยี่ยมชมดิจิทัลที่ช่วยให้พวกเขาทำได้มากขึ้น
ซอฟต์แวร์จัดการผู้เยี่ยมชมเป็นระบบที่ติดตามเมื่อใครเข้าหรือออกจากอาคารผ่านการควบคุมการเข้าถึง ระบบซอฟต์แวร์จัดการผู้เยี่ยมชมอาจรวมถึงการกล้องวงจรปิด ซึ่งช่วยให้ติดตามผู้เยี่ยมชมได้อย่างซับซ้อนมากขึ้น สามารถให้ผู้ดูแลจำนวนที่มีประสิทธิภาพของผู้คนในอาคารในเวลาใดเวลาหนึ่ง และสร้างรายงานเกี่ยวกับผู้ที่เข้า หรือออกเมื่อไหร่ และวิธีที่พวกเขาออก
ดังนั้น จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรที่จะสร้างแนวทางอย่างเป็นระบบสำหรับการเก็บรักษาข้อมูลของผู้เยี่ยมชม วัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชม และสิ่งที่พวกเขามีเพื่อเสนอให้องค์กร อย่างไรก็ตาม การเก็บรักษาข้อมูลผู้เยี่ยมชมเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ เว้นแต่บันทึกดังกล่าวสามารถวิเคราะห์ได้เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผลลัพธ์หรือผลลัพธ์ของการเยี่ยมชมดังกล่าวที่ทำโดยสาธารณะหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่อองค์กร
ตัวอย่างเช่น ขึ้นอยู่กับข้อมูลของผู้เยี่ยมชม และสามารถได้ข้อมูลเชิงลึกว่า การประชุมหลายครั้งที่เกิดจากการเยี่ยมชมให้ผลผลิตหรือไม่ หรือสามารถวิเคราะห์ข้อเสนอหลายข้อที่เสนอโดยผู้เยี่ยมชมให้กับองค์กร
การจัดการผู้เยี่ยมชมยังเกี่ยวข้องกับปัจจัยความปลอดภัยขององค์กร โดยเฉพาะเมื่อองค์กรต้องจัดการกับสาธารณะทั่วไปในฐานะผู้เยี่ยมชม เช่น ในกรณีของสำนักงานรัฐบาล บริการสาธารณะ สถานที่ท่องเที่ยว เป็นต้น ในกรณีดังกล่าว ระบบจัดการผู้เยี่ยมชมจำเป็นต้องให้ข้อมูลผู้เยี่ยมชมบางส่วนพร้อมใช้งานสำหรับการตรวจสอบสุ่มตามข้อกำหนดบางอย่างสำหรับการวิเคราะห์ในอนาคต ซอฟต์แวร์จัดการผู้เยี่ยมชมนี้ยังช่วยเราโดยการแยกการเยี่ยมชมที่วางแผนไว้ล่วงหน้าและการเยี่ยมชมแบบสุ่ม และดังนั้นประหยัดเวลา
วิธีควบคุมผู้เยี่ยมชม
- หากบริษัทมีมากกว่าประมาณ 15-20 คน ให้ออกบัตรผู้เยี่ยมชม และส่งเสริมให้พนักงานท้าทายผู้เยี่ยมชมที่ไม่มีผู้陪同
- เก็บสมุดบันทึกผู้เยี่ยมชม และบันทึกเวลาที่ผู้เยี่ยมชมเข้าและออกจากสถานที่ ใช้รายชื่อลงทะเบียนเข้า/ออกอีกชุดสำหรับพื้นที่ละเอียดอ่อน เช่น ห้องคอมพิวเตอร์
- พิจารณา CCTV ในพื้นที่ไอทีที่สำคัญ (เช่น ห้องเซิร์ฟเวอร์) และพื้นที่ต้อนรับ
