หลักการเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลมักถูกควบคุมภายใต้บทบัญญัติของพระราชบัญญัติข้อมูลสารสนเทศ การแยกแยะระหว่างเสรีภาพข้อมูล (Freedom of Information) และความเป็นส่วนตัวของข้อมูล (Information Privacy) มีความสำคัญมาก หลักการเหล่านี้ประกอบด้วยข้อต่อไปนี้:
สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล
หากบุคคลใดบุคคลหนึ่งร้องขอให้หน่วยงานที่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับตนให้เข้าถึงข้อมูลดังกล่าว หน่วยงานควรให้ผู้ร้องขอเข้าถึงข้อมูล ยกเว้นในกรณีที่:
- การให้เข้าถึงอาจก่อให้เกิดภัยคุกคามรุนแรงต่อชีวิตหรือสุขภาพของบุคคลนั้นหรือบุคคลอื่น
- การให้เข้าถึงอาจเป็นอ beschädigt กระบวนการป้องกันสุขภาพหรือความปลอดภัยของสาธารณะ
- การให้เข้าถึงอาจรบกวนความเป็นส่วนตัวของบุคคลอื่นโดยไม่สมเหตุสมผล
- คำร้องขอเข้าถึงนั้นสับสนหรือก่อให้เกิดความทุกข์ทรมาน
- ข้อมูลเกี่ยวข้องกับกระบวนการยุติธรรมที่มีอยู่หรือคาดว่าจะเกิดขึ้นระหว่างหน่วยงานกับบุคคล และข้อมูลดังกล่าวไม่สามารถเปิดเผยได้โดยกระบวนการค้นหาหรือmandecree ในกระบวนการดังกล่าว
- การให้เข้าถึงอาจเปิดเผยเจตนาของหน่วยงานในการเจรจากับบุคคลในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดอคติต่อการเจรจา
ข้อมูลประเมินผลและกระบวนการตัดสินใจที่มีความละเอียดอ่อนทางการค้า
อย่างไรก็ตาม หากการให้เข้าถึงข้อมูลจะเปิดเผยข้อมูลประเมินผลที่สร้างขึ้นภายในหน่วยงานในการตัดสินใจที่มีความละเอียดอ่อนทางการค้า หน่วยงานอาจให้คำอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการตัดสินใจดังกล่าวแทนการให้เข้าถึงข้อมูลโดยตรง
การแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคล
หากหน่วยงานเก็บข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง และบุคคลนั้นเชื่อว่าข้อมูลดังกล่าวไม่ถูกต้อง ไม่สมบูรณ์ หรือไม่ทันสมัย หน่วยงานควรดำเนินการแก้ไขข้อมูลอย่างสมเหตุสมผล เพื่อให้ข้อมูลถูกต้อง สมบูรณ์ และทันสมัย
หน่วยงานควรดำเนินการตามคำร้องขอแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลอย่างสมเหตุสมผล เพื่อให้ข้อมูลถูกต้อง สมบูรณ์ และทันสมัย โดยเฉพาะในกรณีที่:
- บุคคลและหน่วยงานมีความขัดแย้งกันเกี่ยวกับว่าข้อมูลส่วนบุคคลที่หน่วยงานควบคุมมีความถูกต้อง สมบูรณ์ หรือทันสมัยหรือไม่
- บุคคลร้องขอให้หน่วยงานแนบบันทึกกับข้อมูลว่าตามความเห็นของบุคคล ข้อมูลดังกล่าวเป็นการประมาณการ ไม่สมบูรณ์ หรือล้าสมัย
การปฏิเสธการเข้าถึงหรือแก้ไข
หน่วยงานควรให้เหตุผลในการปฏิเสธการให้เข้าถึงหรือแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคล
ค่าธรรมเนียม
หากหน่วยงานเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับการให้เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล ค่าธรรมเนียมดังกล่าวไม่ควรสูงเกินไป
ระยะเวลาดำเนินการ
หากบุคคลร้องขอหน่วยงานให้เข้าถึงหรือแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลที่หน่วยงานเก็บไว้ หน่วยงานควรดำเนินการภายในเวลาที่สมเหตุสมผล โดย:
- ให้เข้าถึงข้อมูลหรือเหตุผลในการปฏิเสธการเข้าถึง
- ดำเนินการแก้ไขหรือให้เหตุผลในการปฏิเสธการแก้ไข
- ให้เหตุผลในกรณีที่มีการล่าช้าในการตอบสนองคำร้องขอ
