คุณต้องการเวลาเพิ่มเพื่อทำสิ่งที่คุณชอบหรือไม่? แน่นอนคุณทำ สำหรับผู้ที่ชื่นชอบ มีโปรเจ็กต์ทางเทคนิคมากมายให้ยุ่ง แต่เราไม่มีเวลาเพียงพอ
ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ฉันได้ลองใช้ระบบการจัดการเวลาและประสิทธิภาพการผลิตไม่กี่ครั้ง แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ฉันเติบโต แต่ก็มีบางอย่างในระบบเหล่านั้นที่ไม่เข้ากับสไตล์การทำงานและความคิดของฉัน
ไม่กี่ปีก่อน ฉันได้พบกับ Getting Things Done (GTD) ของ David Allen ซึ่งรู้สึกว่าเหมาะกับสไตล์การทำงานและความคิดของฉันทันที ฉันไม่สามารถจินตนาการถึงชีวิตของฉันโดยปราศจาก GTD อีกต่อไป
GTD ไม่ได้เกี่ยวกับการบอกคุณว่าต้องใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือใดเพื่อให้มีประสิทธิผล GTD คือกรอบการทำงานด้านประสิทธิภาพการทำงานที่คุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของคุณได้
ทำไมต้อง GTD สำหรับคุณ
- คุณจะไม่ชอบระบบใดๆ ที่บอกให้คุณทำสิ่งต่างๆ ตรงตามที่อธิบายไว้ในระบบนั้น GTD ไม่ใช่ระบบที่เข้มงวด แต่เป็นเฟรมเวิร์ก! โดยมีองค์ประกอบระดับสูง ซึ่งจะแนะนำคุณในการใช้โซลูชันที่คุณคิดว่าเหมาะสม นี่คือเหตุผล #1 ว่าทำไม GTD จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ชื่นชอบ
- พวก Geek ชอบใส่ใจในรายละเอียด นอกเหนือจากการจัดหากรอบงานระดับสูงแล้ว GTD ยังอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการนำกรอบงานไปใช้ด้วยแนวทางที่คิดมาอย่างดี
- คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการมอบหมายงานของคุณตามลำดับความสำคัญสูง ปานกลาง ต่ำ (หรือ A, B, C) อีกต่อไป คุณไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับงานตามลำดับที่คุณต้องการทำให้เสร็จด้วยซ้ำ ใน GTD คุณทำงานตามบริบท เวลาที่มี และพลังงานที่มี
Getting Things Done (GTD) เป็นกรอบการทำงานด้านประสิทธิภาพการทำงาน
ภาพรวมของ GTD
ตามที่ David Allen กล่าวไว้ ทุกสิ่งที่ต้องการความสนใจจากคุณเรียกว่า “สิ่งของ” นี่อาจเป็นเรื่องง่ายๆ อย่างการซื้อนมจากร้านขายของชำ หรือทำข้อเสนอสำหรับโครงการมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ให้เสร็จสิ้น สิ่งใดก็ตามที่ใช้พื้นที่ใน RAM (จิตใจ) ของคุณ จะถูกเรียกว่าเป็นสิ่งของ ไม่ใช่ทุกสิ่งที่สามารถดำเนินการได้ แต่เนื้อหาทั้งหมดจะต้องมีการรวบรวม ประมวลผล จัดระเบียบ และดำเนินการอย่างเหมาะสม
5 เฟสที่แตกต่างกันของ GTD
1. ขั้นตอนการเก็บรวบรวม
คุณมักจะสะสมสิ่งของอยู่เสมอ บางสิ่งมาถึงคุณโดยตรง และบางส่วนจะถูกรวบรวมไว้ให้คุณในเบื้องหลัง ตัวอย่างเช่น อีเมลจะถูกรวบรวมไว้ในกล่องจดหมายของคุณในเบื้องหลัง คุณต้องมีกล่องในกล่องที่คุณสามารถรวบรวมสิ่งของได้ ที่บ้าน (และที่ทำงาน) มีกล่องขาเข้าสำหรับใส่สิ่งของที่ต้องดำเนินการลงไป ฉันมีกล่องในกล่องที่แตกต่างกัน 4 กล่องเพื่อรวบรวมสิ่งของต่างๆ
- กล่องจดหมายอีเมล Office
- กล่องจดหมายอีเมลส่วนตัว
- กล่องขาเข้าจริงที่สำนักงาน
- กล่องจดหมายจริงที่บ้าน
จำนวนสิ่งของที่ใส่ในกล่องนั้นไม่รบกวนฉันอีกต่อไป เนื่องจากฉันไม่ได้ดำเนินการตามที่ปรากฏ นอกจากนี้ แม้ว่าฉันไม่ได้อยู่หน้าคอมพิวเตอร์ แต่ถ้าเกิดไอเดียสำหรับโปรเจ็กต์โดนใจ ฉันมักจะส่งอีเมลถึงตัวเองจากโทรศัพท์ ซึ่งระบบจะรวบรวมไว้ในกล่องจดหมายอีเมลของฉันเพื่อดำเนินการในภายหลัง
2. ขั้นตอนการประมวลผล
คุณควรประมวลผลรายการในกล่องขาเข้าของคุณบ่อยๆ โปรดทราบว่าการประมวลผลไม่ได้หมายความว่าต้องทำ อย่าทำอะไรในขั้นตอนนี้ ยกเว้นการประมวลผล ประมวลผลสิ่งของที่รวบรวมไว้ในกล่องจดหมายของคุณวันละครั้ง (หรือบ่อยแค่ไหนที่คุณรู้สึกสบายใจ) ต่อไปนี้คือกำหนดการประมวลผลของฉัน
- อีเมลสำนักงาน:สามครั้งต่อวัน การแจ้งเตือนระบบที่สำคัญที่มาถึงโทรศัพท์มือถือของฉันไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของสิ่งนี้ เนื่องจากจำเป็นต้องได้รับการดูแลทันที
- อีเมลส่วนตัว:วันละครั้ง ฉันเคยตรวจสอบอีเมลส่วนตัวหลายครั้งต่อวัน แต่ตอนนี้ฉันตรวจตอนกลางคืนก่อนเข้านอนเพียงครั้งเดียว (ฉันสามารถไปถึงขั้นตอนนี้ในการตรวจสอบอีเมลส่วนตัวได้วันละครั้ง ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการพัฒนานิสัยส่วนตัวที่กำลังดำเนินอยู่เป็นเวลา 30 วัน ซึ่งฉันพยายามพัฒนานิสัยใหม่ด้วยการลองทำเป็นเวลา 30 วัน)
- กล่องจดหมายทางกายภาพของ Office:วันละครั้ง ในตอนท้ายของวันก่อนออกจากงาน
- กล่องจดหมายทางกายภาพที่บ้าน:สัปดาห์ละครั้ง ฉันเคยทำสิ่งนี้ทุกวัน แต่ต่อมาฉันก็รู้ว่าการทำเช่นนี้สัปดาห์ละครั้งก็เพียงพอแล้วสำหรับสไตล์งานของฉัน
เก็บรายการต่อไปนี้ไว้ในใจขณะประมวลผลรายการจากกล่องจดหมายของคุณ:
- เริ่มจากด้านบนแล้วลงไป ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นด้วยอีเมลด้านบนและเลื่อนลงมา หรือนำรายการแรกจากกล่องจดหมายจริงของคุณแล้วเลื่อนลงมาด้านล่างสุด
- ประมวลผลทีละรายการเท่านั้น
- เมื่อคุณนำสินค้าออกจากกล่องจดหมายเพื่อการประมวลผลแล้ว อย่าใส่กลับเข้าไปในกล่องจดหมาย
วิธีดำเนินการ?
- หยิบหนึ่งรายการจากกล่องจดหมายแล้วถามตัวเองว่า “ฉันต้องทำอะไรเกี่ยวกับรายการนี้หรือไม่” มิฉะนั้น “การดำเนินการต่อไปสำหรับรายการนี้คืออะไร”? คุณควรจะได้คำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามนี้ ในตอนแรกมันอาจจะยาก เมื่อคุณคุ้นเคยกับมันแล้ว การระบุการดำเนินการถัดไปสำหรับอีเมลทุกฉบับ (หรือรายการทางกายภาพ) สามารถทำได้ภายในไม่กี่วินาที
- หากไม่มีการดำเนินการใด ๆ คุณควรทิ้งรายการนั้นหรือเก็บถาวรไว้เพื่อใช้อ้างอิง หรือใส่ไว้ในรายการฟักไข่ของคุณ
- หากมีการดำเนินการ คุณควรดำเนินการทันที (หากใช้เวลาดำเนินการน้อยกว่า 2 นาที) หรือมอบหมายให้บุคคลอื่น หรือเลื่อนออกไปในภายหลังโดยใส่ไว้ในรายการบริบทการดำเนินการถัดไปที่เหมาะสม (เพิ่มเติมด้านล่าง)
- โดยปกติฉันจะประมวลผลอีเมลในกล่องขาเข้าภายในเวลาประมาณ 10 หรือ 15 นาที ขอย้ำอีกครั้งว่าการประมวลผลไม่ได้หมายความว่าคุณจะทำงานทุกงานในกล่องจดหมายให้เสร็จสิ้น
3. ระยะการจัดระเบียบ
รายการใดๆ ที่คุณเลื่อนออกไปในภายหลังควรถูกใส่ไว้ในรายการบริบทการดำเนินการถัดไปที่เหมาะสม ใน GTD ไม่มีลำดับความสำคัญ คุณมีบริบทเท่านั้น
ตัวอย่างเช่น “การถอนเงินจากธนาคาร” อาจเป็นงานที่มีลำดับความสำคัญสูง แต่คุณไม่สามารถทำอะไรได้มากกับงานนั้นเมื่อคุณทำงาน ในที่ทำงาน คุณควรทำงานที่เกี่ยวข้องกับงาน ขณะขับรถและวิ่งไปรอบๆ คุณควรทำธุระ เมื่อคุณอยู่ในห้องเซิร์ฟเวอร์ที่ศูนย์ข้อมูล คุณควรทำงานที่สามารถทำได้โดยตรงบนคอนโซลหรือบนเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น
งานทั้งหมดควรได้รับการจัดระเบียบตามบริบทที่ต้องดำเนินการ นี่อาจจะแตกต่างไปจากที่คุณคุ้นเคยในการทำงาน แต่เมื่อคุณชินกับสิ่งนี้แล้ว มันจะง่ายดายและคุณจะมีประสิทธิผลอย่างมาก ฉันชอบทำให้รายการเนื้อหาการดำเนินการถัดไปของฉันเรียบง่ายมาก
ต่อไปนี้เป็นรายการบริบทการดำเนินการถัดไปของฉัน งานในรายการเหล่านี้มีเพียงการดำเนินการถัดไปเท่านั้น (ไม่ใช่โครงการที่คลุมเครือหรืองานระดับสูง)
- @Home – การดำเนินการถัดไปที่สามารถทำได้เมื่อฉันอยู่ที่บ้านเท่านั้น
- @Work – การดำเนินการถัดไปที่สามารถทำได้เมื่อฉันอยู่ที่ทำงานเท่านั้น
- @Call – งานที่สามารถทำได้เมื่อคุณใช้โทรศัพท์ แม้ว่าโทรศัพท์มือถือจะอยู่กับฉันตลอดเวลา แต่ฉันอาจไม่มีแรงหรือเวลาโทรออกได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
- @Errands – งานที่ต้องทำเมื่อฉันออกไปข้างนอก เช่น ฝากเช็คธนาคาร ซื้อนม ฯลฯ
- @DataCenter – งานที่สามารถทำได้เฉพาะเมื่อฉันอยู่ที่ศูนย์ข้อมูลหน้าเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น
ฉันเคยมีรายการบริบทการดำเนินการถัดไปประมาณ 10 รายการ ตอนนี้ฉันได้ลดเหลือเพียงสิ่งจำเป็นข้างต้นซึ่งใช้ได้ผลดีสำหรับฉัน
นอกเหนือจากรายการบริบทการดำเนินการถัดไป คุณยังต้องมีรายการต่อไปนี้ด้วย
- รายการโครงการ (งาน) – นี่คือรายการหลักของคุณสำหรับโครงการที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมด โครงการใดๆ ที่ไม่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ในขั้นตอนถัดไป ควรติดตามที่นี่ ตัวอย่างเช่น “กำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์ Dev” เป็นโปรเจ็กต์ที่ต้องไปเป็นรายการในรายการโปรเจ็กต์งาน อย่างไรก็ตาม การดำเนินการถัดไปสำหรับโปรเจ็กต์นี้ "ติดตั้ง Red Hat OS จาก DVD" ควรไปเป็นรายการในรายการบริบทการดำเนินการถัดไปของ @DataCenter
- รายการโครงการ (บ้าน) – นี่คือรายการหลักของคุณสำหรับโครงการที่เกี่ยวข้องกับบ้านทั้งหมด เช่น “ลูกสาวเรียนว่ายน้ำ” เป็นโครงการที่ต้องจัดเป็นรายการในโครงการบ้าน อย่างไรก็ตาม การดำเนินการถัดไปสำหรับโปรเจ็กต์นี้ "ไปที่เว็บไซต์ YMCA และรับตารางเรียนว่ายน้ำสำหรับเด็ก" ควรปรากฏเป็นรายการในรายการบริบทการดำเนินการถัดไปของ @Home
- รายการสักวันหนึ่ง/อาจจะ – นี่คือรายการหลักของคุณสำหรับรายการทั้งหมดที่คุณอาจพิจารณาทำสักวันหนึ่ง แต่ตอนนี้ไม่สำคัญแล้ว รายการนี้มีมากกว่า 100 รายการสำหรับฉัน ตัวอย่างเช่น “การเรียนภาษาสเปน” เป็นสิ่งที่ฉันต้องการทำสักวันหนึ่ง แต่ไม่ใช่ตอนนี้ ดังนั้นจึงอยู่ในรายการสักวันหนึ่ง/อาจจะของฉัน
ขณะจัดระเบียบ นอกเหนือจากการวางสิ่งต่าง ๆ ลงในรายการบริบทการดำเนินการถัดไปที่เหมาะสมหรือรายการโครงการแล้ว คุณยังต้องมีสิ่งต่อไปนี้ด้วย
- ปฏิทิน – การดำเนินการถัดไปที่ต้องทำในเวลาที่กำหนดควรอยู่ที่นี่ ปฏิบัติต่อปฏิทินของคุณด้วยความเคารพอย่างเต็มที่ อย่าวางงานล้างความปรารถนาใดๆ ไว้ที่นี่ ใส่เฉพาะการกระทำถัดไปที่คุณจะทำในวันและเวลาที่ระบุ
- เฉพาะวัน – งานบางอย่างมีเฉพาะวันเท่านั้น (ไม่เฉพาะเวลา) ใส่สิ่งนี้ลงในรายการเฉพาะวัน อย่าใส่รายการเฉพาะวันลงในปฏิทินของคุณในช่วงเวลาที่กำหนด แยกทั้งสองอย่างออกจากกัน
รูป:เวิร์กโฟลว์ GTD
4. ทำมัน! เฟส
เมื่อถึงเวลาดำเนินการ คุณไม่ควรคิดถึงสิ่งที่ต้องทำ หรือไม่ควรตรวจสอบอีเมลเพื่อดูรายการที่ต้องทำ หรือคุณไม่ควรดูรายการสิ่งที่ต้องทำยาวๆ รายการใหญ่ๆ โดยให้ความสำคัญกับลำดับความสำคัญ และพยายามคิดว่าจะต้องทำอะไร
คุณควรดูรายการในรายการบริบทของการดำเนินการถัดไปแทน และขึ้นอยู่กับบริบทปัจจุบันของคุณ และตัดสินใจอย่างรวดเร็วว่าคุณต้องการทำอะไร ตัวอย่างเช่น หากคุณอยู่ที่ทำงาน คุณจะดูที่รายการ @Work ซึ่งจะมีการดำเนินการถัดไปที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมดที่จำเป็นต้องดำเนินการ หากคุณกำลังขับรถและมีเวลาโทรออก ให้ดูที่รายการ @Call ซึ่งจะมีการโทรที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมดที่คุณควรทำ
คุณจะมีการดำเนินการถัดไปหลายอย่างในรายการบริบทของคุณ เมื่อถึงเวลาดำเนินการ คุณควรเลือกหนึ่งรายการจากรายการบริบทและดำเนินการ คำถามคือ:คุณควรเลือกรายการใด?. เนื่องจากไม่มีลำดับความสำคัญที่กำหนดให้กับงานในรายการบริบท ให้ใช้สิ่งต่อไปนี้เป็นแนวทางในการตัดสินใจว่าจะต้องดำเนินการใดในเวลาใดก็ตาม
- พลังงานที่มีอยู่ของคุณ งานบางอย่างต้องทำเมื่อคุณมีพลังงานเต็มที่ คุณไม่ต้องการทำงานในงาน “สร้างไดอะแกรมเครือข่ายลอจิคัลสำหรับห้องเซิร์ฟเวอร์ใหม่” ในเวลาประมาณ 16.00 น. เมื่อระดับพลังงานของคุณต่ำ แต่คุณต้องการทำงานนี้ในตอนเช้า
- เวลาว่างของคุณ หากคุณมีเวลา 10 นาทีก่อนไปประชุมและต้องการทำอะไรบางอย่าง ให้ตรวจสอบรายการบริบท @Work เพื่อดูการดำเนินการถัดไปที่สามารถทำให้เสร็จได้อย่างรวดเร็วใน 10 นาทีแล้วลงมือทำ
เมื่อฉันกำลังทำอะไรบางอย่างจริงๆ ฉันกำลังทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- ทำรายการตามรายการบริบทของการดำเนินการถัดไป
- หากฉันไม่ได้ทำงานตามรายการบริบท ฉันกำลังวางแผนอยู่ คิดทบทวนโครงการของฉันและกำหนดการดำเนินการต่อไป
สิ่งที่ฉันไม่เคยทำคือพยายามทำงานให้เสร็จตามที่ปรากฏ ซึ่งส่วนใหญ่ไม่มีประโยชน์ และคุณอาจไม่ได้ทำงานที่สำคัญที่สุด
5. ระยะการตรวจสอบ
คุณต้องตรวจสอบระบบของคุณสัปดาห์ละครั้ง ฉันทำทุกเย็นวันศุกร์ ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณอาจต้องการทำเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการทบทวนรายสัปดาห์
- ตรวจสอบรายการโครงการของคุณและกำหนดการดำเนินการถัดไปที่จำเป็นสำหรับพวกเขา
- ตรวจสอบเป้าหมายทางอาชีพและเป้าหมายส่วนตัวของคุณ และสร้างโครงการใหม่ตามต้องการ
- ตรวจสอบปฏิทินสัปดาห์ปัจจุบันของคุณและประมวลผลบันทึกย่อจากการประชุมที่ผ่านมา
- ตรวจสอบปฏิทินสัปดาห์หน้าและวางแผนการดำเนินการถัดไปที่เหมาะสม
- ตรวจสอบรายการบริบทการดำเนินการถัดไปทั้งหมด
- กวาดสายตาและทิ้งทุกสิ่งในกล่องขาเข้าของคุณเพื่อการประมวลผลในภายหลัง (หากเวลาเอื้ออำนวย ให้ดำเนินการหลังจากการกวาดล้างจิตใจ)
- ตรวจสอบรายการสักวันหนึ่ง/อาจจะของคุณ และมองหาโครงการใดๆ ที่คุณต้องการทำงาน
- นี่เป็นช่วงเวลาที่ดีในการประมวลผลกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณก่อนที่คุณจะเสร็จสิ้นการตรวจทานประจำสัปดาห์
ที่นั่นคุณมีมัน นั่นคือวิธีที่ฉันทำงานให้สำเร็จ
ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณลองใช้ Getting Things Done (GTD) ไม่มีอะไรให้คุณเสียนอกจากการใช้จ่าย $10 เพื่อซื้อหนังสือ ซึ่งจะเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณไปอย่างมาก
แหล่งข้อมูล GTD:
- Getting Things Done (GTD) – หนังสือเล่มหลักโดย David Allen
- พร้อมสำหรับทุกสิ่ง โดย David Allen ประกอบด้วยหลักการเพิ่มผลผลิต 52 ประการสำหรับการทำงานและชีวิต เนื้อหาประเภทนี้จะทำซ้ำเนื้อหาเดียวกันจากหนังสือหลัก GTD แต่ด้วยการให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์บางประการ
- ทำให้ทุกอย่างใช้งานได้โดย David Allen ชัยชนะในเกมแห่งการทำงานและธุรกิจแห่งชีวิต นี่เป็นส่วนเสริมของหนังสือหลัก GTD
- แผนผังขั้นตอนการทำงาน GTD® พร้อมดีวีดีการฝึกสอนโดย David Allen
- GTD Weekly Review (ชุดซีดีเพลง 3 ชุด) (ซีดีเพลง) โดย David Allen
ให้เวลาตัวเองเพื่อทำความเข้าใจกรอบงาน GTD ในขณะที่คุณดำเนินการ ให้ปรับแต่งระบบให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของคุณ ระบบนี้ไม่ต้องการให้คุณใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ หรือเครื่องผูก หรืออะไรทำนองนั้นในการจัดระเบียบ คุณสามารถใช้ปากกาและกระดาษง่ายๆ แล้วเริ่มต้นได้เลย GTD เหมาะสำหรับทุกคน เนื่องจากมีกรอบการทำงานที่ยืดหยุ่น ซึ่งสามารถปรับแต่งให้เข้ากับสไตล์การทำงานของคุณได้
โปรดทราบว่าเพื่อให้มีประสิทธิผล ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้เพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จนั้นไม่สำคัญ แต่ทัศนคติและแนวทางของคุณต่อการดำเนินการเป็นสิ่งสำคัญ
ฉันหวังว่าฉันจะรู้เกี่ยวกับระบบนี้ในปี 2545 ตอนที่เดวิด อัลเลนออกหนังสือ ฉันเริ่มใช้สิ่งนี้ตั้งแต่ปลายปี 2550 เท่านั้น มีเพียงไม่กี่สิ่งที่ฉันเรียกว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงชีวิต นี่เป็นหนึ่งในนั้นอย่างแน่นอน เพราะมันเปลี่ยนวิธีการดำเนินโครงการและงานต่างๆ ของฉันไปโดยสิ้นเชิง ฉันจะไม่ทำงานในลักษณะอื่นใด
คุณจัดการสิ่งต่าง ๆ ของคุณให้สำเร็จได้อย่างไร? แสดงความคิดเห็นและแบ่งปันเคล็ดลับประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
