เชี่ยวชาญความเป็นผลิตภาพด้วย GTD: คู่มือที่พิสูจน์แล้วสำหรับ Getting Things Done

คุณต้องการเวลาเพิ่มเพื่อทำสิ่งที่คุณชอบ? แน่นอน คุณต้องการ สำหรับ Geeks มีโปรเจกต์ทางเทคนิคเยอะมากที่จะลองเล่น แต่เราไม่มีเวลาพอ

ตลอดหลายปี ผมลองระบบจัดการเวลาและความเป็นผลิตภาพหลายระบบ แม้จะช่วยให้ผมเติบโตทุกระบบ แต่มีบางอย่างในระบบเหล่านั้นที่ไม่เข้ากับ Working Style และการคิดของผม

หลายปีก่อน ผมพบ Getting Things Done (GTD) ของ David Allen ทันทีมัน感觉得ถูกต้องสำหรับ Working Style และการคิดของผม ผมไม่ thểจินตนาการชีวิตโดยไม่มี GTD แล้ว

GTD ไม่ได้เกี่ยวกับการบอกคุณว่าใช้ Software หรือ Tools อะไรเพื่อเป็น Productive GTD เป็น Productivity Framework ที่คุณสามารถปรับแต่งให้เข้ากับ Working Style ของคุณ

ทำไม GTD จึงเหมาะกับคุณ?

• คุณจะไม่ชอบระบบใดที่บอกให้ทำอย่างที่อธิบายในระบบนั้นอย่างแน่นอน GTD ไม่ใช่ Rigid System มันคือ Framework! มันให้ High-level Building Blocks ซึ่งจะนำทางคุณในการ Implement โซลูชันที่คุณคิดว่าเหมาะสม นี่คือเหตุผล #1 ที่ GTD เหมาะกับ Geeks
• Geeks ชอบให้ความสำคัญกับรายละเอียด นอกจากการให้ High-level Framework แล้ว GTD ยังอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธี Implement Framework ด้วยแนวทางที่คิดดีแล้ว
• คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการมอบ Priority High, Medium, Low (หรือ A, B, C) ให้ Tasks อีกต่อไป คุณแม้แต่ไม่ต้อง Sequence Tasks ในลำดับที่คุณชอบจะทำ ใน GTD คุณทำ Task ตาม Context, เวลาที่มี, และ Energy ที่มี

Getting Things Done (GTD) เป็น Productivity Framework

ภาพรวมของ GTD

ตาม David Allen ทุกอย่างที่ต้องการความสนใจของคุณเรียกว่า "Stuff" นี่อาจง่ายเท่ากับการซื้อนมจากร้านสะดวกซื้อ หรือเสร็จสิ้น Proposal สำหรับโปรเจกต์หลายล้านดอลลาร์ อะไรก็ตามที่ใช้พื้นที่ใน RAM (จิตใจ) ของคุณ เรียกว่า Stuffs ไม่ใช่ Stuff ทั้งหมดที่ Actionable แต่ Stuff ทั้งหมดต้องถูก Collect, Process, Organize และ Execute อย่างเหมาะสม

5 ขั้นตอนที่แตกต่างของ GTD

1. Collection Phase (ขั้นตอนการรวบรวม)

คุณกำลังรวบรวม Stuff เสมอ บาง Stuff มาถึงคุณโดยตรง และบางอย่างถูกรวบรวมให้คุณใน Background ตัวอย่างเช่น Email ถูกรวบรวมใน Inbox ใน Background คุณยังต้องมี Physical Inboxes ที่คุณสามารถรวบรวม Stuffs ได้ ที่บ้าน (และที่ทำงาน) มี Physical Inbox ที่คุณสามารถโยนสิ่งที่ต้อง Process เข้าไปได้ ผมมี Inbox 4 แบบที่แตกต่างกัน ที่ผมรวบรวม Stuffs ของผม

1. Office Email Inbox
2. Personal Email Inbox
3. Physical Inbox ที่ทำงาน
4. Physical Inbox ที่บ้าน

ปริมาณสิ่งที่เข้าไปใน Inboxes ไม่รบกวนผมแล้ว เพราะผมไม่ Process พวกเขาทันทีที่มันแสดงขึ้น นอกจากนี้ ขณะที่ผมไม่อยู่หน้าคอมพิวเตอร์ หากไอเดียสำหรับโปรเจกต์มาแทรกใจ ผมมักส่ง Email ให้ตัวเองจากโทรศัพท์ ซึ่งจะถูกรวบรวมใน Email Inbox ของผมเพื่อ Process ภายหลัง

2. Processing Phase (ขั้นตอนการประมวลผล)

คุณควร Process รายการใน Inboxes ของคุณบ่อยๆ โปรดทราบว่า Processing ไม่ได้หมายถึง Doing อย่าทำอะไรในขั้นตอนนี้ ยกเว้น Processing Process Stuffs ที่รวบรวมใน Inbox วันละครั้ง (หรือบ่อยแค่ไหนที่คุณสบายใจ) ต่อไปคือตาราง Processing ของผม

• Office Email: วันละ 3 ครั้ง Critical System Alerts ที่ส่งมาที่โทรศัพท์มือถือไม่ใช่ส่วนหนึ่งของนี้ เพราะต้องการ Attention ทันที
• Personal Email: วันละ 1 ครั้ง ผมเคยเช็ค Personal Email หลายครั้งต่อวัน แต่ตอนนี้ ผมเช็คแค่ตอนกลางคืนก่อนนอน (ผมสามารถไปถึงขั้นนี้ของการเช็ค Personal Email วันละ 1 ครั้ง ได้ เนื่องจากโครงการพัฒนานิสัย 30 วันของผมที่ผมลองพัฒนานิสัยใหม่โดยลองทำ 30 วัน)
• Office Physical Inbox: วันละ 1 ครั้ง ตอนสิ้นวันก่อนออกจากงาน
• Home Physical Inbox: สัปดาห์ละ 1 ครั้ง ผมเคยทำวันละครั้ง แต่ภายหลังผมรู้ว่าครั้งต่อสัปดาห์พอสำหรับ Working Style ของผม

เก็บสิ่งต่อไปนี้ไว้ในใจขณะ Process รายการจาก Inboxes ของคุณ:

• เริ่มจากบนลงล่าง ตัวอย่างเช่น เริ่มจาก Email บนสุดและลงมาทีละอัน หรือหยิบ Item แรกจาก Physical Inbox และลงมาจนสุด
• Process เพียง 1 Item ต่อครั้ง
• เมื่อคุณหยิบ Item ออกจาก Inbox เพื่อ Process แล้ว อย่านำกลับเข้า Inbox อีก

วิธี Process?

• หยิบ 1 Item จาก Inbox และถามตัวเอง – "ผมต้องทำอะไรกับ Item นี้ไหม?" ถ้าไม่ "Next Action สำหรับ Item นี้คืออะไร?". คุณควรได้คำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามนี้ เริ่มต้นอาจยาก แต่เมื่อคุ้นเคยแล้ว การระบุ Next Action สำหรับทุก Email (หรือ Physical Item) ทำได้ในไม่กี่วินาที
• หากไม่มี Action คุณควรทิ้ง Item, หรือ Archive ไว้อ้างอิง, หรือใส่ใน Incubation List
• หากมี Action คุณควรทำทันที (หากใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที) หรือ Delegate ให้คนอื่น หรือ Defer ไว้ภายหลังโดยใส่ใน Next Action Context List ที่เหมาะสม (รายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง)
• ผมมัก Process Email Inbox ภายใน 10-15 นาที อีกครั้ง Processing ไม่ได้หมายถึงคุณทำทุก Task ใน Inbox เสร็จ

3. Organizing Phase (ขั้นตอนการจัดระเบียบ)

Item ใดๆ ที่คุณ Defer ไว้ภายหลัง ควรใส่ใน Next Action Context List ที่เหมาะสม ใน GTD ไม่มี Priorities คุณมีแค่ Context

ตัวอย่าง "ถอนเงินจากธนาคาร" อาจเป็น Task Priority สูง แต่คุณไม่ควรทำอะไรกับ Task นั้นตอนที่คุณอยู่ที่ทำงาน ที่ทำงาน คุณควรทำ Work-related Tasks ขณะขับรถและวิ่งไปมา คุณควรทำ Errands ตอนที่คุณอยู่ใน Server Room ที่ Data Center คุณควรทำ Tasks ที่ทำได้เฉพาะที่ Console หรือบน Server

Tasks ทั้งหมดควรจัดระเบียบรอบ Context ที่ต้องทำ อาจแตกต่างจากวิธีที่คุณคุ้นเคยทำงาน แต่เมื่อคุ้นเคยแล้ว จะเป็นไปอย่างราบรื่น และคุณจะ Productive มาก ผมชอบให้ Next Action Context Lists ของผมเรียบง่าย

ต่อไปคือ Next Action Context Lists ของผม Tasks ใน Lists เหล่านี้ประกอบด้วย Next Actions เท่านั้น (ไม่ใช่ Project คลุมเครือ หรือ High-level Tasks)

• @Home – Next Actions ที่ทำได้เฉพาะตอนอยู่ที่บ้าน
• @Work – Next Actions ที่ทำได้เฉพาะตอนอยู่ที่ทำงาน
• @Call – Tasks ที่ทำได้ตอนอยู่บนโทรศัพท์ แม้โทรศัพท์มือถือจะอยู่กับผมตลอด แต่ผมอาจไม่มี Energy หรือ Time ที่จะโทรได้ตลอด
• @Errands – Tasks ที่ต้องทำตอนอยู่นอกบ้าน เช่น จ่ายเช็คธนาคาร ซื้อนม เป็นต้น
• @DataCenter – Tasks ที่ทำได้เฉพาะตอนอยู่ที่ Data Center หน้า Server จริง

ผมเคยมี Next Action Context Lists ประมาณ 10 ตอนนี้ลดเหลือ Essentials ข้างบน ซึ่งใช้งานได้ดีมากสำหรับผม

นอกจาก Next Action Context List แล้ว คุณยังต้องการ List ต่อไปนี้

• Project List (Work) – Master List สำหรับ Projects ทางงานทั้งหมด Project ใดที่ไม่สามารถทำเสร็จด้วย Next Action เดียว ควร Track ที่นี่ ตัวอย่าง "Configure Dev Server" เป็น Project ที่ต้องไปเป็น Item ใน Work Project List อย่างไรก็ตาม Next Action สำหรับ Project นี้ "Install Red Hat OS from DVD" ควรไปเป็น Item ใน @DataCenter Next Action Context List
• Project List (Home) – Master List สำหรับ Projects ทางบ้านทั้งหมด ตัวอย่าง "ลูกสาวเรียนว่ายน้ำ" เป็น Project ที่ต้องไปเป็น Item ใน Home Project List อย่างไรก็ตาม Next Action สำหรับ Project นี้ "ไปเว็บ YMCA หาตารางเรียนว่ายน้ำเด็ก" ควรไปเป็น Item ใน @Home Next Action Context List
• Someday/Maybe List – Master List สำหรับ Items ทั้งหมดที่คุณอาจพิจารณาทำในวันหนึ่ง แต่มันไม่สำคัญตอนนี้ List นี้มีมากกว่า 100 Items สำหรับผม ตัวอย่าง "เรียนภาษาสเปน" เป็นสิ่งผมอยากทำ Someday แต่ไม่ใช่ตอนนี้ ดังนั้นอยู่ใน Someday/Maybe List ของผม

ขณะ Organizing นอกจากการใส่สิ่งต่างๆ ลงใน Next Action Context List หรือ Project List ที่เหมาะสม คุณยังต้องการสิ่งต่อไปนี้

• Calendar – Next Actions ที่ต้องทำในเวลาเฉพาะควรไปที่นี่ จัดการ Calendar ของคุณด้วยความเคารพเต็มที่ อย่าใส่ Task คลุมเครือใดๆ ที่นี่ ใส่เฉพาะ Next Actions ที่คุณ จะ ทำเสร็จในวันและเวลานั้นแน่นอน
• Day Specific – Tasks บางอย่างเป็น Day Specific เท่านั้น (ไม่ใช่ Time Specific) ใส่ใน Day Specific List อย่าใส่ Day Specific Item ใน Calendar ของคุณสำหรับเวลาเฉพาะ เก็บทั้งสองแยกกัน

Fig: GTD Workflow

4. Do It! Phase (ขั้นตอนการทำ!)

เมื่อถึงเวลาทำ คุณไม่ควรคิดว่าต้องทำอะไร หรือคุณไม่ควรเช็ค Email หา Item ที่ต้องทำ หรือคุณไม่ควรมอง To-do List ยาวๆ พร้อม Priority และพยายามหาว่าต้องทำอะไร

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ขึ้นอยู่กับ Context ปัจจุบันของคุณ คุณควรมองรายการใน Next Action Context List นั้น และตัดสินใจเร็วๆ ว่าอะไรคือสิ่งที่คุณอยากทำ ตัวอย่าง หากคุณอยู่ที่ทำงาน คุณมอง @Work List ซึ่งจะมี Next Actions ที่คุณกำหนดไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมด หากคุณขับรถ และมีเวลาโทร มอง @Call List ซึ่งจะมี Calls ที่คุณควรโทรทั้งหมด

คุณจะมี Multiple Next Actions ใน Context Lists ของคุณ เมื่อถึงเวลาทำ คุณควรเลือก 1 Item จาก Context List และ Execute มัน คำถามคือ: ควรเลือก Item ไหน? เนื่องจากไม่มี Priorities มอบให้ Tasks ใน Context List ใช้สิ่งต่อไปนี้เป็น Guideline เพื่อตัดสินใจว่า Task ไหนควร Execute ในเวลาใดเวลาหนึ่ง

• Energy ที่คุณมี Tasks บางอย่างต้องทำตอนที่คุณมี Energy เต็มที่ คุณไม่อยากทำ "Create Logical Network Diagram for New Server Room" ตอน 4 โมงเย็น เมื่อ Energy Level ต่ำ คุณอยากทำ Task นี้ตอนเช้ากว่า
• Time ที่คุณมี หากคุณมี 10 นาที ก่อนไป Meeting และอยากทำบางอย่าง เช็ค @Work Context List สำหรับ Next Actions ที่ทำเสร็จเร็วใน 10 นาที และทำมัน

เมื่อผมทำจริง ผมทำหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้:

• ทำ Items ตาม Next Action Context List
• หากผมไม่ทำงานตาม Context List ผมกำลังทำ Planning คิดผ่าน Projects ของผม และกำหนด Next Actions

สิ่งที่ผมไม่ทำเลย คือพยายามทำงานตามที่มันมา ซึ่งไร้ประโยชน์ส่วนใหญ่ และคุณอาจไม่ได้ทำ Tasks ที่สำคัญที่สุด

5. Review Phase (ขั้นตอนการทบทวน)

คุณต้อง Review ระบบของคุณสัปดาห์ละครั้ง ผมทำทุกวันศุกร์เย็น นี่คือสิ่งบางอย่างที่คุณอาจอยากทำในฐานะ Weekly Review

• Review Project List และกำหนด Next Action ที่จำเป็นสำหรับพวกเขา
• Review Professional และ Personal Goals และสร้าง Projects ใหม่ตามที่จำเป็น
• Review Calendar สัปดาห์นี้ และ Process Notes จาก Meeting ที่ผ่านมา
• Review Calendar สัปดาห์หน้า และวางแผน Next Actions ที่เหมาะสม
• Review Next Action Context Lists ทั้งหมด
• ทำ Mind Sweep และโยนทุกอย่างใน Inbox เพื่อ Process ภายหลัง (หากเวลาอนุเมต Process พวกเขาหลัง Mind Sweep)
• Review Someday/Maybe List และมองหา Projects ที่คุณอยากทำงาน
• นี่ยังเป็นเวลาที่ดีที่จะ Process Inboxes ทั้งหมดก่อนเสร็จ Weekly Review

นี่คือวิธีที่ผม Get Things Done

ผมแนะนำอย่างยิ่งให้คุณลอง Getting Things Done (GTD) ไม่มีอะไรให้คุณเสีย นอกจากใช้เงิน $10 ซื้อหนังสือ ซึ่งจะเปลี่ยนวิธีที่คุณ Get Things Done อย่างกะทันหัน

GTD Resources:

• Getting Things Done (GTD) – หนังสือหลักโดย David Allen
• Ready for Anything โดย David Allen ประกอบด้วย 52 Productivity Principles สำหรับ Work และ Life เรื่องนี้ซ้ำซากกับ GTD Main Book แต่ให้ Practical Tips
• Making It All Work โดย David Allen Winning at the Game of Work and the Business of Life นี่คือ Supplement ของ GTD Main Book
• GTD® Workflow Map with Coaching DVD โดย David Allen
• GTD Weekly Review (3 CD Audio Set) (Audio CD) โดย David Allen

ให้ตัวเองเวลาบ้างเพื่อลองและเข้าใจ GTD Framework เมื่อคุณก้าวหน้า ปรับระบบให้เข้ากับ Working Style ของคุณ ระบบนี้ไม่ได้ Require คุณให้ใช้ Software เฉพาะ หรือ Binder หรืออะไรแบบนั้นเพื่อ Organized คุณแม้แต่ใช้ Pen และ Paper แบบง่ายๆ และเริ่มได้ GTD ทำงานได้กับทุกคน เพราะมันให้ Flexible Framework ที่สามารถปรับแต่งสำหรับ Working Style ของคุณ

จำไว้ว่า เพื่อเป็น Productive Software ที่คุณใช้ Get Things Done ไม่สำคัญ มากกว่า Attitude และ Approach ของคุณต่อการ Execute

ผมขอให้รู้จักระบบนี้ในปี 2002 เอง เมื่อ David Allen เปิดตัวหนังสือ ผมเริ่มใช้แค่ปลายปี 2007 มีไม่กี่สิ่งที่ผมเรียกว่า Life-changing นี่คือหนึ่งในนั้นอย่างแน่นอน เพราะมันเปลี่ยนวิธีที่ผม Execute โปรเจกต์และ Get Things Done ทั้งหมด ผมจะไม่ทำงานแบบอื่นอีกเลย

คุณ Get Things Done อย่างไร? ทิ้งความคิดเห็น และแชร์เคล็ดลับ Productivity ของคุณ