ด้วยการที่ Microsoft ลงทุนทรัพยากรมากขึ้นในแอปจัดการงาน ยิ่งเป็นเวลาที่ดีที่สุดในการใช้ Outlook Tasks เมื่อรวมกับ Microsoft To-Do, Cortana และ OneNote Outlook Tasks เป็นโซลูชันที่หลากหลายมากสำหรับจัดการรายการ เตือน และตารางประจำวัน – เพียงแค่ข้อบกพร่องเล็กน้อย
Outlook tasks มี "Start Date" และ "Due Date" ทั้งคู่ ให้คุณระบุเมื่อคุณคาดว่าจะทำงานบน task ทฤษฎีแล้ว task ของคุณไม่เกี่ยวข้องจนกว่า Start Date จะมาถึง จึงไม่ควรรบกวนคุณในอินเทอร์เฟซ Outlook
น่าเสียดายที่ Outlook ปกติข้าม Start Date – ดังนั้น tasks ที่กำหนดไว้ในอนาคตจะยังคงมองเห็น ทำให้รายการวุ่นวาย และยากที่จะดูว่าอะไรเป็น actionable ทันที การแก้ไขไม่ได้โดย instinct แต่ทำได้ด้วย advanced view filtering features ของ Outlook
ก่อนเริ่ม สำคัญที่จะทราบว่าคุณต้องทำซ้ำขั้นตอนต่อไปนี้สำหรับ Outlook task view ทุกอันที่ต้องการใช้ เช่น Outlook To-Do Bar, To-Do Peek และ task folders ต่างๆ เป็น task views ที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถกรองได้แยกกัน ดังนั้น การนำพฤติกรรมนี้ไปใช้กับทุก view เป็นการทำซ้ำ
ขั้นแรก สร้าง task ที่มี Start Date ในอนาคต เพื่อมีอะไรทำงาน คุณควรเห็น task แสดงทันที ซึ่งไม่ช่วยอะไร เพราะยังไม่ actionable
คลิกขวา To-Do Bar (หรือพื้นหลังของ view ที่ทำงานอยู่) คลิก "View Settings" ในเมนูที่ปรากฏ จากหน้าต่างป๊อปอัป คลิก "Filter…" สลับไปแท็บ "Advanced" ของ Filter popup ที่ได้
คุณควรเห็น default filter อย่างน้อยหนึ่งตัวอยู่แล้ว ตาม logic ที่บ่งชี้ filter นี้รับผิดชอบพฤติกรรมค่าเริ่มต้นของ Outlook ในการซ่อน completed tasks จึงไม่แตะมัน แทนที่จะเพิ่ม filters ใหม่ใช้ input ใต้ตาราง
เริ่มด้วยการคลิก dropdown "Field" ไปที่ "All Task Fields" > "Start Date" ในเมนูที่ปรากฏ จะเพิ่ม filter บน property "Start Date" จาก dropdown "Condition" เลือก "on or before" แล้วพิมพ์ "Today" (ไม่ต้องมีเครื่องหมายคำพูด) ในช่อง "Value" สุดท้าย กด "Add to List"
คลิก "OK" บนป๊อปอัปทั้งสองที่เปิดอยู่ คุณควรเห็น task view ถูกกรองให้รวมเฉพาะรายการที่ start date มาถึงแล้ว อาจแก้ use case ของคุณแล้ว แต่อาจมีอีกปัญหาหนึ่งที่ต้องการแก้
ปัจจุบัน filter นี้จะซ่อน tasks ที่ไม่มี start date ด้วย ซึ่งไม่เหมาะสม เพื่อแก้ ให้กลับไปที่ Filter window ตามที่อธิบาย เพิ่ม filter อีกตัวบน property "Start Date" ครั้งนี้เลือก "does not exist" เป็น condition และเว้น value ว่าง
ตอนนี้เมื่อใช้ filters คุณควรเห็น task view แสดง tasks ที่ start date มาถึงแล้ว รวมถึง tasks ที่ไม่มี start date
ว่าคุณจะได้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนี้หรือไม่ ขึ้นอยู่กับ workflow การจัดการ tasks ของคุณ คุณอาจชอบให้ tasks ทั้งหมดมองเห็นตลอดเวลา ไม่ว่า scheduled เมื่อไหร่ ในกรณีนี้ พฤติกรรมค่าเริ่มต้นของ Outlook จะพอใจ แต่สำหรับ workflows ซับซ้อนกับ tasks เปิดหลายอย่าง การซ่อน tasks ที่ยัง actionable ไม่ได้ สำคัญเพื่อลด cognitive burden แม้ไม่อย่างชัดเจน การตั้งค่านี้ใน Outlook ไม่อยากยากมาก
สุดท้าย คุ้มค่าที่จะทราบ การเปลี่ยนแปลงนี้ใช้ได้กับ Outlook desktop app เท่านั้น – ประสบการณ์ Outlook Tasks อื่นๆ เช่น Microsoft To-Do ขาดความสามารถกรอง tasks แบบนี้ แต่ property Start Date (และฟิลด์ Outlook อื่นๆ ทั้งหมด) พร้อมใช้งานบนทุก Outlook task ไม่ว่าสร้างอย่างไร
