Microsoft ลงทุนทรัพยากรมากขึ้นในแอปการจัดการงาน ไม่เคยมีเวลาไหนที่ดีไปกว่านี้แล้วที่จะใช้งาน Outlook เมื่อรวมกับ Microsoft To-Do, Cortana และ OneNote แล้ว Outlook Tasks จึงเป็นโซลูชันอเนกประสงค์สำหรับการจัดการรายการ การช่วยเตือน และกำหนดการประจำวันของคุณ โดยมีข้อบกพร่องเพียงเล็กน้อย
งาน Outlook มีทั้ง "วันที่เริ่มต้น" และ "วันที่ครบกำหนด" ซึ่งช่วยให้คุณระบุเวลาที่คุณคาดว่าจะทำงาน ตามทฤษฎีแล้ว งานของคุณจะไม่เกี่ยวข้องจนกว่าจะถึงวันที่เริ่มต้น ดังนั้นจึงไม่ควรรบกวนคุณในส่วนต่อประสาน Outlook
ขออภัย โดยปกติแล้ว Outlook จะไม่สนใจวันที่เริ่มต้น ดังนั้นงานที่กำหนดเวลาไว้สำหรับอนาคตจะยังคงปรากฏให้เห็น ทำให้รายการของคุณยุ่งเหยิง และทำให้ยากต่อการดูว่าสิ่งใดสามารถดำเนินการได้ในทันที การแก้ไขปัญหานี้ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่สามารถทำได้ด้วยคุณลักษณะการกรองมุมมองขั้นสูงของ Outlook
ก่อนที่เราจะเริ่มต้น สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ คุณจะต้องทำขั้นตอนต่อไปนี้ซ้ำสำหรับมุมมองงาน Outlook แต่ละรายการที่คุณต้องการใช้ด้วย ตัวอย่างเช่น แถบรายการที่ต้องทำของ Outlook, Peek ที่ต้องทำ และโฟลเดอร์งานแต่ละรายการเป็นมุมมองงานที่แตกต่างกันทั้งหมดซึ่งสามารถกรองแยกกันได้ ดังนั้นการนำพฤติกรรมนี้ไปใช้กับทุกมุมมองจึงเป็นการฝึกซ้ำ
ขั้นแรก สร้างงานด้วยวันที่เริ่มต้นในอนาคต เพื่อให้คุณมีสิ่งที่จะทำงานด้วย คุณควรเห็นงานปรากฏขึ้นทันที ซึ่งไม่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งเนื่องจากยังไม่สามารถดำเนินการได้
คลิกขวาที่แถบรายการที่ต้องทำ (หรือพื้นหลังของมุมมองที่คุณใช้งานอยู่) แล้วคลิก "ดูการตั้งค่า" ในเมนูที่ปรากฏขึ้น จากหน้าต่างป๊อปอัป คลิก "ตัวกรอง…" และสลับไปที่แท็บ "ขั้นสูง" ของป๊อปอัปตัวกรองที่ได้
คุณควรเห็นตัวกรองเริ่มต้นอย่างน้อยหนึ่งตัวอยู่แล้ว ตามที่ระบุโดยตรรกะ ตัวกรองนี้มีหน้าที่กำหนดพฤติกรรมเริ่มต้นของ Outlook ในการซ่อนงานที่เสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นเราจะไม่แตะต้องมัน เราจะเพิ่มตัวกรองใหม่โดยใช้อินพุตด้านล่างตารางแทน
เริ่มต้นด้วยการคลิกดรอปดาวน์ "ฟิลด์" และไปที่ "ฟิลด์งานทั้งหมด"> "วันที่เริ่มต้น" ในเมนูที่ปรากฏขึ้น สิ่งนี้จะเพิ่มตัวกรองในคุณสมบัติ "วันที่เริ่มต้น" จากเมนูแบบเลื่อนลง "เงื่อนไข" ให้เลือก "ในหรือก่อน" จากนั้นพิมพ์ "วันนี้" (โดยไม่ใส่เครื่องหมายคำพูด) ในช่องป้อนข้อมูล "ค่า" สุดท้ายกด "เพิ่มในรายการ"
คลิก "ตกลง" บนทั้งหน้าต่างป๊อปอัปที่เปิดอยู่ และคุณควรเห็นมุมมองงานถูกกรองให้รวมเฉพาะรายการที่ถึงวันที่เริ่มต้นเท่านั้น วิธีนี้อาจแก้ปัญหากรณีการใช้งานเฉพาะของคุณได้ แม้ว่าจะมีปัญหาอื่นที่คุณอาจต้องการแก้ไข
ในปัจจุบัน ตัวกรองนี้จะซ่อนงานใดๆ ที่ไม่มีวันที่เริ่มต้น ซึ่งไม่เหมาะ ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้กลับไปที่หน้าต่างตัวกรองตามที่อธิบายไว้ข้างต้น เพิ่มตัวกรองอื่นในคุณสมบัติ "วันที่เริ่มต้น" คราวนี้เลือก "ไม่มี" เป็นเงื่อนไขและปล่อยค่าว่างไว้
ตอนนี้ เมื่อคุณใช้ตัวกรอง คุณควรเห็นมุมมองงานแสดงงานที่มีวันที่เริ่มต้นเกิดขึ้น รวมถึงงานใดๆ ที่ไม่มีวันที่เริ่มต้น
คุณจะได้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนี้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์การจัดการงานของคุณ คุณอาจต้องการให้งานทั้งหมดของคุณปรากฏอยู่ตลอดเวลา โดยไม่คำนึงถึงว่างานเหล่านั้นมีกำหนดการใช้งานเมื่อใด ในกรณีนี้ ลักษณะการทำงานเริ่มต้นของ Outlook จะเป็นที่น่าพอใจ อย่างไรก็ตาม สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนมากขึ้นที่มีงานที่เปิดอยู่หลายงาน สิ่งสำคัญคือต้องซ่อนงานที่ไม่สามารถดำเนินการได้ เพื่อลดภาระการรับรู้ แม้ว่าจะไม่ชัดเจนนัก แต่การตั้งค่านี้ใน Outlook ก็ไม่ยากเป็นพิเศษ
สุดท้าย เป็นที่น่าสังเกตว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีผลกับแอป Outlook บนเดสก์ท็อปเท่านั้น ประสบการณ์งาน Outlook อื่นๆ เช่น Microsoft To-Do ขาดความสามารถในการกรองงานในลักษณะนี้ อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติ วันที่เริ่มต้น (และฟิลด์ Outlook อื่นๆ ทั้งหมด) จะพร้อมใช้งานในทุกงานของ Outlook โดยไม่คำนึงถึงวิธีการสร้าง
