หนึ่งในสิ่งที่น่ากลัวที่สุดขณะเขียนใน Microsoft Word คือการที่แอปพลิเคชันล้มเหลว (Crash) โดยทั่วไป หมายความว่าคุณอาจสูญเสียเอกสารสำคัญที่กำลังทำงานอยู่
ในอดีต หมายถึงไฟล์จะหายไปตลอดกาล แต่วอร์ดเวอร์ชันล่าสุดจะกู้คืนงานที่สูญเสียบางส่วนได้อัตโนมัติ ในขณะที่เรายังคงเจาะลึกแต่ละแอป Office 365 เราจะอธิบายวิธีกู้คืนหรือกู้คืนไฟล์ที่หายไปใน Microsoft Word
วิธีเปิดใช้งาน Autorecover
หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการกู้คืนไฟล์ที่หายไปใน Microsoft Word คือฟีเจอร์ Autorecover ควรจะเปิดอยู่แล้วโดยค่าเริ่มต้น แต่หากไม่ได้ คุณสามารถเปิดใช้งานได้ง่าย เพียงไปที่ File แล้วคลิก Options แล้วเลือก Save คุณจะต้องแน่ใจว่ากล่อง "Save AutoRecover information every x minutes" ถูกเลือก สำคัญคือ คุณจะต้องแน่ใจว่ากล่อง "keep the last AutoRecovered version if I close without saving" ถูกเลือกด้วย
จำไว้ว่า ไฟล์ที่กู้คืนอาจแตกต่างจากสิ่งที่คุณทำงานล่าสุดเมื่อ Word Crash การบันทึกจะทำตามระยะเวลาที่คุณตั้งค่า AutoRecover ไว้ คุณสามารถปรับนาทีในกล่อง Save AutoRecover information every x minutes เพื่อความปลอดภัย
ใช้บานหน้าต่างงาน Document Recovery
หากมีบางอย่างผิดปกติกับ Microsoft Word และแอป Crash คุณควรจะเห็นบานหน้าต่าง Document Recovery ปรากฏเมื่อคุณเปิดใหม่ จะมีชื่อไฟล์ภายในบานหน้าต่าง พร้อมกับวันที่และเวลาของการบันทึกอัตโนมัติล่าสุด จะดีที่สุดที่จะเลือกไฟล์ล่าสุดที่แสดงในบานหน้าต่างนั้น แต่คุณยังสามารถคลิกแต่ละไฟล์เพื่อเปิดและตรวจสอบได้
เมื่อคุณคลิกไฟล์เพื่อเปิด คุณสามารถกลับไปทำงานกับเอกสารได้เหมือน Word ไม่เคย Crash หากคุณกด Close ติดตลอด ไฟล์จะยังปรากฏอีกครั้งในภายหลัง คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกเพื่อดูไฟล์ภายหลัง หรือลบไฟล์ หากไม่จำเป็น
กู้คืนไฟล์ที่บันทึกไว้ด้วยตนเอง
หากคุณเคยบันทึกไฟล์ไว้ และ Microsoft Word Crash คุณยังสามารถกลับไปที่เวอร์ชันที่คุณทำงานล่าสุดได้ เพียงเปิดไฟล์ แล้วคลิก File และ Info จากนั้น ภายใต้ Manage Documents คลิกไฟล์ที่ติดฉลาก (when I closed without saving) ในแถบด้านบน คุณจะต้องคลิก Restore คุณยังสามารถเปรียบเทียบเวอร์ชันต่างๆ ของไฟล์ได้โดยคลิก Compare
กู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกด้วยตนเอง
ในกรณีที่คุณไม่ได้บันทึกไฟล์เมื่อ Microsoft Word Crash คุณยังอาจกู้คืนได้ ไปที่ File แล้วคลิก Info แล้วไปที่ Manage Document และสุดท้าย คลิกที่ Recovered Unsaved Documents คุณจะสามารถเลือกไฟล์จาก Explorer และคลิก Open โปรดแน่ใจว่าคุณคลิก Save As ในกล่องเตือนที่ปรากฏในแถบด้านบน เพื่อให้คุณสามารถบันทึกไฟล์ได้
หลีกเลี่ยงปัญหา ใช้ OneDrive แค่อย่างเดียว!
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหาที่ต้องจัดการกับ Autorecover และการกู้คืนไฟล์ Word คือการบันทึกไฟล์ไปที่ OneDrive ด้วยพลังของ OneDrive การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณใช้ "version history" ของไฟล์ และดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด บนคอมพิวเตอร์ใดๆ หรือจากเว็บ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการบันทึกด้วยตนเอง การบันทึกด้วย AutoSave เกิดขึ้นทุกๆ ไม่กี่วินาที หมายความว่าคุณจะมีความสงบสุขเพิ่มเติม
