คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเขียนเอกสาร และทันใดนั้น พีซีของคุณก็พัง พันคำ ชั่วโมงแห่งความพยายาม:หายไปในพริบตา ขออภัย นี่เป็นสถานการณ์ที่เป็นไปได้ทั้งหมด ซึ่งบางครั้งอาจเกิดขึ้นเมื่อคุณกำลังเขียนหรือแก้ไขเอกสาร Microsoft Word โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณยังไม่ได้บันทึกไฟล์ของคุณ
โชคดีที่ Word สามารถและจะบันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับ Google เอกสาร แม้ว่าคุณจะไม่ได้บันทึกเองก็ตาม Word จะพยายามช่วยคุณกู้คืนการเปลี่ยนแปลงในไฟล์หรือกู้คืนเอกสารที่เสียหาย หากคุณกำลังดิ้นรน นี่คือขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อกู้คืนเอกสาร Word ก่อนที่คุณจะทำเอกสารหายทั้งหมด
การใช้คุณลักษณะการกู้คืนเอกสารของ Word
หาก Word หยุดทำงานโดยไม่บันทึกเอกสารของคุณ อย่าตกใจ! หากคุณกำลังใช้ Microsoft Word รุ่นล่าสุด คุณอาจโชคดี เนื่องจากคุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติในตัวของ Word อาจบันทึกความคืบหน้าของคุณโดยอัตโนมัติ
คุณลักษณะนี้หมายความว่า ในหลายกรณี คุณสามารถกู้คืนเอกสาร Word ที่ขัดข้องได้จนถึงจุดบันทึกอัตโนมัติล่าสุด (โดยปกติทุกๆ 10 นาที) แม้ว่าจะใช้ไม่ได้กับทุกเอกสาร แต่ก็สามารถช่วยให้คุณกู้คืนไฟล์ได้เมื่อ Word ถูกบังคับให้ปิด
- ในการกู้คืนเอกสาร Word ให้เปิด Word หลังจากที่เกิดปัญหาและสร้างเอกสารใหม่ หากมีไฟล์กู้คืนอัตโนมัติ Word จะแสดงไฟล์เหล่านั้นใน การกู้คืนเอกสาร เมนูด้านข้างทางด้านซ้าย แสดงให้คุณเห็นเมื่อไฟล์ถูกสร้างขึ้นและขอให้คุณกู้คืน
- ถ้าคุณต้องการกู้คืนหนึ่งในเอกสารเหล่านี้ ให้คลิกใน การกู้คืนเอกสาร เมนูข้าง. ซึ่งจะเปิดขึ้นในหน้าต่าง Word ใหม่ จากนั้นคุณจะสามารถบันทึกได้อย่างถูกต้องในภายหลังโดยกด ไฟล์> บันทึกเป็น .
- คุณยังสามารถตรวจสอบเอกสาร Word ที่บันทึกอัตโนมัติโดยคลิก ไฟล์> ข้อมูล> จัดการเอกสาร จากนั้นเลือก กู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน เปิด คุณจะสามารถเห็นโฟลเดอร์ Word ที่ซ่อนอยู่ซึ่งมีเอกสารที่บันทึกอัตโนมัติ (บันทึกไว้ใน ASD รูปแบบไฟล์). เลือกรายการใดรายการหนึ่งจากรายการ จากนั้นคลิก เปิด เพื่อเปิด
- เมื่อ Word เปิดไฟล์ที่กู้คืนของคุณแล้ว ให้บันทึกด้วยตนเองโดยคลิก ไฟล์> บันทึกเป็น หรือโดยการกดปุ่ม บันทึก ปุ่มใน กู้คืนไฟล์ที่ยังไม่ได้บันทึก แผงที่ปรากฏด้านล่างแถบริบบิ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถบันทึกเนื้อหาใน Word มาตรฐาน DOCX รูปแบบไฟล์
การค้นหาไฟล์สำรองของ Word ด้วยตนเอง
Word จะค้นหาไฟล์ที่กู้คืนอัตโนมัติโดยอัตโนมัติ แต่จะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณพยายามกู้คืนเอกสาร Word ภายใต้สภาวะปกติ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำลังพยายามกู้คืนเอกสารจากโฟลเดอร์บนพีซีที่ล้มเหลว
ในสถานการณ์นี้ คุณอาจต้องค้นหาไฟล์สำรองของ Word และกู้คืนด้วยตนเอง Word มักจะวางเอกสารที่บันทึกอัตโนมัติไว้ในโฟลเดอร์ชั่วคราวที่ซ่อนอยู่ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ภายนอก Word การกู้คืนอัตโนมัติ ASD ไฟล์ที่นี่ก็สามารถเปิดใน Word ได้ตามปกติ
- ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด Windows File Explorer ไฟล์การกู้คืนอัตโนมัติของ Word มักจะถูกบันทึกไว้ใน C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles โฟลเดอร์ (แทนที่ ชื่อผู้ใช้ ด้วยชื่อผู้ใช้บัญชีของคุณเอง) หากไม่มีไฟล์อยู่ที่นี่ ให้ลองใช้ C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Word\ โฟลเดอร์ (แทนที่ ชื่อผู้ใช้ ) แทน.
- จากนั้นคุณสามารถย้ายหรือเปิดไฟล์เอกสารบันทึกอัตโนมัติที่พบได้ที่นี่ ในขณะที่ ASD ไฟล์ไม่ใช่ไฟล์เอกสารมาตรฐาน Word จะไม่มีปัญหาในการเปิดไฟล์ คุณอาจต้องเลือก Word จาก คุณต้องการเปิดไฟล์นี้อย่างไร หน้าต่างที่ปรากฏขึ้นหากคุณพยายามดับเบิลคลิกที่ไฟล์ ASD
- เมื่อเปิดไฟล์แล้ว ให้กด ไฟล์> บันทึกเป็น เพื่อบันทึกไฟล์เป็นมาตรฐาน DOCX ไฟล์.
การเปลี่ยนความถี่ของการบันทึกการกู้คืนอัตโนมัติของ Word
ตามค่าเริ่มต้น Word ควรบันทึกสำเนาของเอกสารทุกๆ 10 นาทีโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ด้วยตนเองเพื่อเพิ่มความถี่ของการบันทึกอัตโนมัติเหล่านี้ แต่จะส่งผลต่อประสิทธิภาพสำหรับเอกสารที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก
- ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด Word แล้วกด ไฟล์> ตัวเลือก .
- ใน ตัวเลือกคำ ให้คลิกปุ่ม บันทึก แท็บ คุณสามารถเปลี่ยนความถี่ของการบันทึกอัตโนมัติได้โดยการเปลี่ยนบันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ x นาที รูป การตั้งค่า x ตัวเลขเป็นตัวเลขที่ต่ำกว่า (หรือสูงกว่า) โดยค่าเริ่มต้น ค่านี้จะตั้งไว้ที่ 10 นาที.
- คลิก ตกลง เพื่อประหยัด
เมื่ออัปเดตการตั้งค่าการกู้คืนอัตโนมัติ Word ควรเริ่มบันทึกเอกสารที่คุณแก้ไขบ่อยขึ้นโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณสามารถกู้คืนเอกสาร Word ตามมาตรฐานได้โดยใช้วิธีการที่แสดงด้านบน
การกู้คืนเอกสาร Word ที่เสียหาย
การกู้คืนอัตโนมัติเหมาะสำหรับการกู้คืนความคืบหน้าที่คุณทำในเอกสาร Word ที่คุณไม่สามารถบันทึกได้โดยตรง หากคุณต้องการกู้คืนเอกสาร Word ที่เสียหายซึ่งคุณเคยบันทึกไว้ก่อนหน้านี้ คุณจะต้องทำตามขั้นตอนต่างๆ
- เริ่มต้นด้วยการเปิด Word แล้วคลิก ไฟล์> เปิด> เรียกดู . ใน เปิด กล่องค้นหาไฟล์เอกสาร Word ที่เสียหายของคุณ แทนที่จะกด เปิด ตามปกติ แต่ให้กดลูกศรที่อยู่ถัดจาก เปิด ปุ่ม จากนั้นเลือก เปิดและซ่อมแซม แทน
- หากไฟล์สามารถซ่อมแซมได้ Word จะพยายามดำเนินการดังกล่าว ซึ่งจะทำให้คุณสามารถกู้คืนเอกสารของคุณได้ อย่างไรก็ตาม หากไม่สามารถซ่อมแซมได้ คุณสามารถลองแยกข้อความจากไฟล์เอกสารโดยกู้คืนข้อความจากไฟล์ใดๆ ตามประเภทไฟล์ ถัดจาก ชื่อไฟล์ ตัวเลือก แล้วคลิก เปิด ตามมาตรฐาน
ขั้นตอนเหล่านี้ไม่สามารถป้องกันได้ แต่ถ้าเอกสาร Word เสียหาย คุณอาจใช้ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อซ่อมแซมหรือแยกเนื้อหาลงในเอกสารใหม่ได้
การใช้ OneDrive สำหรับการจัดเก็บเอกสาร
อย่างไรก็ตาม หากขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้ผล คุณอาจต้องเตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าความคืบหน้าของคุณหายไปและไฟล์ของคุณไม่สามารถกู้คืนได้ แม้ว่าจะไม่ใช่วิธีแก้ไข แต่คุณสามารถใช้ OneDrive เป็นตำแหน่งบันทึกสำหรับเอกสารในอนาคตเพื่อช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้
การใช้ OneDrive ไม่ได้รับประกันว่าเอกสาร Word ในอนาคตจะไม่เสียหายหรือไม่เสียหาย อาจช่วยคุณกู้คืนเอกสาร Word หากไฟล์ในเครื่องสูญหายหรือเสียหาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพีซีของคุณล้มเหลวและคุณถูกบังคับให้ติดตั้ง Windows ใหม่
หากฮาร์ดไดรฟ์ล้มเหลว คุณสามารถโหลดไฟล์ Word ได้อย่างรวดเร็วจากที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ของ OneDrive แทน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้
การวางแผนและสร้างเอกสารที่ดีขึ้นใน Microsoft Word
การรู้วิธีกู้คืนเอกสาร Word สามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมง แต่การแก้ไขที่ดีที่สุดคือการแก้ไขที่คุณเตรียมไว้ก่อนเริ่มทำงาน การบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive (หรือใช้ Word Online) จะช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์ Word ของคุณปลอดภัยในขณะที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะทำให้กู้คืนได้ง่ายขึ้นมากหากพีซีของคุณล้มเหลว
หากคุณได้อัปเดตเป็น Word เวอร์ชันใหม่กว่า คุณอาจต้องแปลงเอกสาร Word ของคุณเป็นรูปแบบเอกสารที่ใหม่กว่า เช่น DOCX ไฟล์ DOCX มีขนาดเล็กกว่า มีรูปแบบที่ดีกว่า และปรับให้เหมาะสมสำหรับ Word รุ่นล่าสุด ทำให้โอกาสที่ Word จะขัดข้องน้อยลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเอกสารขนาดใหญ่
