Microsoft Office ได้รวมการสนับสนุนการตรวจตัวสะกดและความช่วยเหลือด้านไวยากรณ์มาเป็นเวลานาน ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา Microsoft ได้ขยายชุดเครื่องมือด้วยตัวเลือกรูปแบบการเขียนใหม่เพื่อช่วยคุณพัฒนาเสียงเขียน
คุณลักษณะเหล่านี้จำนวนมากถูกปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น พวกมันปรับแต่งได้ทีละตัว ดังนั้นคุณสามารถใช้องค์ประกอบสไตล์การเขียนบางอย่างได้ในขณะที่ละเลยองค์ประกอบอื่นๆ ความสามารถนี้มีผลเมื่อเขียนเอกสาร Word และอีเมล Outlook
ในการเริ่มต้น ให้เปิดใช้ Word หรือ Outlook คุณจะต้องใช้ Office 2019 หรือมีการสมัครใช้งาน Office 365 ที่ใช้งานอยู่ คลิกแท็บ "ไฟล์" เพื่อเข้าสู่มุมมอง Backstage คลิก "ตัวเลือก" ที่ด้านล่างของเมนูนำทางด้านซ้าย
ในหน้าต่างป๊อปอัปตัวเลือก ให้คลิกหน้าการพิสูจน์อักษร เราสนใจการตั้งค่าภายใต้หัวข้อ "เมื่อแก้ไขการสะกดและไวยากรณ์ใน Word" ช่องทำเครื่องหมายช่วยให้คุณสลับการตรวจสอบการสะกด ไวยากรณ์ และคำเตือนคำที่สับสนบ่อยได้
ช่องทำเครื่องหมายที่ห้าซึ่งโดยปกติแล้วจะปิดใช้งาน จะเปิดใช้งานคุณลักษณะ "สถิติความสามารถในการอ่าน" ที่เป็นตัวเลือก กด F7 เพื่อเปิดป๊อปอัปนี้ ซึ่งให้ข้อมูล เช่น จำนวนคำเฉลี่ยต่อประโยคและประโยคต่อย่อหน้า มีสถิติผู้เชี่ยวชาญด้วย เช่น คะแนน Flesch Reading Ease และเปอร์เซ็นต์ของประโยคที่ไม่โต้ตอบ เมตริกเหล่านี้มีประโยชน์เมื่อสร้างงานเขียนเพื่อให้อ่านง่ายที่สุด
ย้อนกลับไปในหน้าต่างตัวเลือกการพิสูจน์อักษร ตอนนี้เราจะเปลี่ยนความสนใจไปที่เมนูดรอปดาวน์ "รูปแบบการเขียน" สิ่งนี้ควบคุมว่าควรเปิดใช้งานคำแนะนำรูปแบบการเขียนของ Word ใด คุณสามารถเลือกระหว่าง "ไวยากรณ์" และ "ไวยากรณ์และการปรับแต่ง" ส่วนหลังช่วยให้สามารถตรวจสอบการพิสูจน์อักษรเริ่มต้นเพิ่มเติมเพื่อความชัดเจนและรัดกุม
ค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าค่าใดค่าหนึ่งเหล่านี้สามารถปรับแต่งได้โดยคลิกปุ่ม "การตั้งค่า" ที่นี่ คุณจะเห็นรายการตัวเลือกการพิสูจน์อักษรทั้งหมดที่มีใน Office แต่ละอันสามารถเปิดหรือปิดได้
มีการตรวจสอบมากเกินไปที่จะครอบคลุมรายละเอียดแต่ละรายการที่นี่ ทางที่ดีควรเริ่มต้นด้วยการเลือกเริ่มต้น จากนั้นคุณสามารถตรวจทานรายการเพื่อเปิดใช้งานการตรวจสอบเพิ่มเติมซึ่งจะช่วยคุณปรับปรุง หรือคุณสามารถปิดใช้งานการตรวจสอบเริ่มต้นซึ่งคุณพบว่าน่ารำคาญหรือไม่ถูกต้อง
ความสามารถมีตั้งแต่ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์พื้นฐาน เช่น ไม่มีตัวพิมพ์ใหญ่ ไปจนถึงการปรับรูปแบบการเขียนขั้นสูงและตามอัตนัย ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบการใช้ศัพท์แสงที่ซับซ้อนมากเกินไปและ "การใช้คำฟุ่มเฟือย" อย่างโจ่งแจ้ง ในส่วนอื่น ๆ ของสเปกตรัมการเขียน Office ยังสามารถตั้งค่าสถานะภาษาที่ไม่เป็นทางการและคำสแลงซึ่งอาจลดโทนของการเขียนของคุณ
Office มาพร้อมกับความสามารถในการตรวจจับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ส่วนใหญ่ที่เปิดใช้งาน การตรวจสอบรูปแบบการเขียนตามอัตนัยมากขึ้นจะถูกปิดโดยค่าเริ่มต้น เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้ใช้หงุดหงิดและสร้างการแจ้งเตือนจำนวนมาก
สำหรับผู้ใช้ที่ได้รับประโยชน์จากชุดเครื่องมือ มันเป็นทางเลือกที่หลากหลายสำหรับแอปยอดนิยมอย่าง Grammarly คุณสามารถรับคำแนะนำเกี่ยวกับรูปแบบการเขียนที่ครอบคลุมโดยไม่ต้องออกจาก Word ซึ่งจะช่วยให้คุณจดจ่อกับงานเขียนของคุณ
