Microsoft Office รองรับ Spellcheck และ Grammar Assistance มานานแล้ว ในไม่กี่ปีที่ผ่านมา Microsoft ขยายเครื่องมือด้วยตัวเลือก Writing Style ใหม่ เพื่อช่วยให้คุณพัฒนาสร้างสรรค์การเขียน
ฟีเจอร์หลายอย่างถูกปิดโดยค่าเริ่มต้น พวกมันปรับแต่งได้แยกต่างหาก ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้บางส่วนของ Writing Style ขณะละเลยส่วนอื่น ได้ ความสามารถเหล่านี้ใช้ได้เมื่อเขียนเอกสาร Word และอีเมล Outlook
เพื่อเริ่มต้น ให้เปิด Word หรือ Outlook คุณต้องใช้ Office 2019 หรือมีการสมัครสมาชิก Office 365 ที่ใช้งานอยู่ คลิกแท็บ "File" เพื่อเข้าสู่ Backstage View คลิก "Options" ที่ด้านล่างของเมนูนำทางด้านซ้าย
ในหน้าต่าง Options Popup คลิกหน้า Proofing เราสนใจการตั้งค่าภายใต้หัวข้อ "When correcting spelling and grammar in Word" Checkbox ต่างๆ ให้คุณ Toggle การตรวจสะกด ไวยากรณ์ และคำเตือนคำที่สับสนบ่อย
Checkbox ที่ 5 ซึ่งปกติจะปิดอยู่ เปิดใช้งานฟีเจอร์ "Readability Statistics" เพิ่มเติม กด F7 เพื่อเปิด Popup นี้ ซึ่งให้ข้อมูล เช่น จำนวนคำเฉลี่ยต่อประโยค และประโยคต่อย่อหน้า มีสถิติเฉพาะทางอีก เช่น คะแนน Flesch Reading Ease และเปอร์เซ็นต์ของประโยคที่เป็น Passive Voice เมตริกเหล่านี้ช่วยได้เมื่อเขียนเพื่อความอ่านง่ายสูงสุด
กลับไปที่หน้าต่าง Proofing Options เราจะเน้นที่ Dropdown Menu "Writing Style" นี่ควบคุมว่าการเสนอแนะ Writing Style ของ Word ใดควรเปิดใช้งาน คุณสามารถเลือกระหว่าง "Grammar" และ "Grammar & Refinements" ตัวหลังเปิดการตรวจสอบเพิ่มเติมสำหรับความชัดเจนและความกระชับ
Preset ทั้งสองสามารถปรับแต่งได้โดยคลิกปุ่ม "Settings" ที่นี่ คุณจะเห็นรายการตัวเลือกการตรวจสอบทั้งหมดที่มีใน Office แต่ละรายการสามารถเปิดหรือปิดได้แยกต่างหาก
มีการตรวจสอบมากเกินกว่าจะครอบคลุมแต่ละรายการที่นี่ แนะนำให้เริ่มจากค่าเริ่มต้น คุณสามารถตรวจสอบรายการเพื่อเปิดการตรวจสอบเพิ่มเติมที่ช่วยปรับปรุง หรือปิดการตรวจสอบเริ่มต้นที่คุณรู้สึกขัดขวางหรือไม่แม่นยำ
ความสามารถครอบคลุมตั้งแต่ข้อผิดพลาดไวยากรณ์พื้นฐาน เช่น การขาดการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ จนถึงการปรับสไตล์การเขียนขั้นสูง – และเป็น主观 – รวมถึงการตรวจสอบการใช้ Jargon ที่ซับซ้อนเกินไป และ "Wordiness" ที่เผยโฉม ที่อีกด้านหนึ่งของสเปกตรัมการเขียน Office ยังสามารถ Flag ภาษาไม่เป็นทางการและ Slang ที่อาจลดโทนของการเขียนของคุณ
Office ส่งมอบพร้อมกับความสามารถตรวจจับข้อผิดพลาดไวยากรณ์ส่วนใหญ่เปิดอยู่ การตรวจสอบสไตล์การเขียนที่เป็น主观 มากกว่าถูกปิดโดยค่าเริ่มต้น เพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ผู้ใช้หงุดหงิดและสร้าง Alert มากเกินไป
สำหรับผู้ใช้ที่ได้ประโยชน์จากชุดเครื่องมือ นี่เป็นทางเลือกที่หลากหลายแทนแอปยอดนิยมอย่าง Grammarly คุณสามารถได้รับคำแนะนำสไตล์การเขียนครบถ้วนโดยไม่ต้องออกจาก Word ซึ่งจะช่วยให้คุณโฟกัสกับการเขียนของคุณ
