เมื่อคุณแชร์ไฟล์กับเพื่อนร่วมงานโดยเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวัน คุณอาจต้องการติดตามว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงไฟล์ของคุณ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในธุรกิจที่การทำงานร่วมกันทางไกลเป็นกุญแจสู่การดำเนินงานในแต่ละวัน
โชคดีที่ถ้าบริษัทของคุณสมัครใช้งาน Office 365 และใช้ SharePoint เพื่อจัดเก็บไฟล์ มีวิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้ เมื่อต้องการอัปเดตอยู่เสมอเมื่อเอกสาร SharePoint หรือรายการบนไซต์ของคุณเปลี่ยนแปลง คุณสามารถสร้างการแจ้งเตือนได้ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าคุณจะทำอย่างไร
หมายเหตุบางส่วน
ก่อนเริ่มต้น มีบันทึกสำคัญที่เราต้องการพูดถึง ก่อนอื่น คุณอาจเห็นตัวเลือกต่างๆ ทุกครั้งที่คุณตั้งค่าการแจ้งเตือน หากคุณเป็นผู้ใช้ขั้นสูง คุณยังสามารถข้ามการทำงานที่ต้องทำด้วยตนเองและทำให้การแจ้งเตือนของคุณเป็นแบบอัตโนมัติด้วย Power Automate ด้วยตัวเชื่อมต่อ SharePoint นอกจากนี้ยังมีวิธีการดูกิจกรรมไฟล์ของคุณในไลบรารีเอกสารโดยไม่ต้องสร้างการแจ้งเตือน ด้วยวิธีนี้ คุณจะดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ด้วยการคลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ เลือกบานหน้าต่างรายละเอียด แล้วสแกนส่วนกิจกรรม
วิธีเริ่มต้น
เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งานการแจ้งเตือนใน SharePoint Online คุณจะต้องไปที่ไฟล์ ลิงก์ หรือโฟลเดอร์ก่อน จากนั้น คุณสามารถแตะเมนูจุดไข่ปลาข้างๆ แล้วเลือก แจ้งเตือนฉัน ที่ด้านล่าง จากนั้นคุณจะได้เมนูใหม่บนหน้าจอของคุณ
หากคุณกำลังตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับโฟลเดอร์หรือไลบรารี จะมีตัวเลือกต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่า Alert Title แบบกำหนดเองที่ด้านบน หรือเปลี่ยนวิธีการจัดส่งจากอีเมลเป็น SMS คุณยังสามารถเปลี่ยนประเภทการแจ้งเตือนของคุณได้ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนสำหรับสิ่งต่อไปนี้:เฉพาะเมื่อมีการเพิ่มรายการใหม่เมื่อมีการแก้ไขรายการที่มีอยู่ หรือเมื่อรายการถูกลบ
คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนเฉพาะที่ส่งถึงคุณหากมีสิ่งใดในโฟลเดอร์เปลี่ยนแปลงตามเกณฑ์เฉพาะ ซึ่งรวมถึง:ถ้าคนอื่นเปลี่ยนเอกสาร ถ้าคนอื่นเปลี่ยนเอกสารที่คุณสร้าง หรือถ้าคนอื่นเปลี่ยนเอกสารที่คุณแก้ไขล่าสุด มีแม้กระทั่งตัวเลือกในการส่งการแจ้งเตือนทันที หรือสรุปรายวันหรือรายสัปดาห์
วิธียกเลิกการแจ้งเตือนของคุณ
หากคุณเปลี่ยนใจเกี่ยวกับการแจ้งเตือน คุณสามารถยกเลิกได้อย่างง่ายดาย เมื่อต้องการดูการแจ้งเตือนของคุณ คุณสามารถไปที่โฟลเดอร์หรือไลบรารีใดก็ได้ใน SharePoint จากนั้น คุณสามารถคลิกเมนูจุดไข่ปลาที่มุมบนขวาของหน้าจอและเลือก จัดการการแจ้งเตือนของฉัน จากนั้น คุณจะเลือกการแจ้งเตือนที่ต้องการลบและเลือก ลบการแจ้งเตือนที่เลือกได้ จากนั้นคลิก ตกลง เพื่อลบออก
เพียงวิธีเดียวที่คุณสามารถทำงานร่วมกับ Office 365
SharePoint เป็นเพียงวิธีหนึ่งที่คุณสามารถติดตามไฟล์ของคุณและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้ คุณยังสามารถทำงานร่วมกันใน Word และ Excel ใช้แอป Office ใหม่บน iOS และ Android ตลอดจนลองใช้ OneNote 2016 กับ Outlook คุณมีเคล็ดลับมดสำหรับการทำงานร่วมกันหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง และตรวจสอบฮับข่าวสาร Office 365 ของเราเพื่อดูฟีเจอร์และเรื่องราวเพิ่มเติม
