เมื่อคุณแชร์ไฟล์กับเพื่อนร่วมงานเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวัน คุณอาจต้องการติดตามว่าใครกำลังเปลี่ยนแปลงไฟล์ของคุณ นี่อาจสำคัญมากในธุรกิจที่การร่วมมือระยะไกลเป็นกุญแจสำคัญของการดำเนินงานประจำวัน
โชคดี หากบริษัทคุณสมัคร Office 365 และใช้ SharePoint จัดเก็บไฟล์ มีวิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้ เพื่อรับข้อมูลอัปเดตเมื่อเอกสาร SharePoint หรือรายการบนไซต์ของคุณเปลี่ยนแปลง คุณสามารถสร้าง Alerts (การแจ้งเตือน) ได้ ในคู่มือนี้ เราจะดูวิธีการทำ
ข้อสังเกตบางประการ
ก่อนเริ่ม มีข้อสังเกตสำคัญ เราอยากกล่าว ก่อนอื่น คุณอาจเห็นตัวเลือกต่างๆ เมื่อตั้งค่า Alert หากคุณเป็น Advanced User คุณสามารถข้ามงาน Manual และทำ Alerts อัตโนมัติด้วย Power Automate พร้อม SharePoint Connector มีวิธีดู File Activity ใน Document Library โดยไม่สร้าง Alerts ด้วยวิธีนี้ คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงโดยคลิกขวาไฟล์/โฟลเดอร์ เลือก Details Pane สแกนส่วน Activity
วิธีเริ่มต้น
เพื่อเริ่ม Alerts ใน SharePoint Online ไปที่ไฟล์ ลิงก์ หรือโฟลเดอร์ก่อน แตะเมนู Ellipses (สามจุด) ข้างมัน เลือก Alert Me ท้ายสุด จะได้เมนูใหม่บนหน้าจอ
หากตั้ง Alert สำหรับโฟลเดอร์หรือ Library จะมีตัวเลือกต่างๆ ตัวอย่าง ตั้ง Alert Title แบบกำหนดเองด้านบน หรือเปลี่ยน Delivery Method จาก Email เป็น SMS คุณยังเปลี่ยน Alert Type ได้ รับ Alert สำหรับ: เพิ่มรายการใหม่เท่านั้น แก้ไขรายการที่มีอยู่ หรือลบรายการ
คุณยังสามารถรับ Alert เฉพาะเจาะจงได้ หากมีการเปลี่ยนแปลงในโฟลเดอร์ตามเกณฑ์เฉพาะ ได้แก่: คนอื่นแก้ไขเอกสาร คนอื่นแก้ไขเอกสารที่คุณสร้าง หรือคนอื่นแก้ไขเอกสารที่คุณแก้ไขล่าสุด มีตัวเลือกส่ง Alert แบบ ทันที สรุปรายวัน หรือรายสัปดาห์
วิธียกเลิก Alerts
หากคุณเปลี่ยนใจเกี่ยวกับ Alerts คุณยกเลิกได้ง่าย เพื่อดู Alerts ไปที่โฟลเดอร์หรือ Library ใดๆ ใน SharePoint คลิกเมนู Ellipsis มุมขวาบน เลือก Manage my alerts เลือก Alert ที่ต้องการลบ คลิก Delete Selected Alerts คลิก OK เพื่อลบ
เพียงหนึ่งในวิธีร่วมมือกับ Office 365
SharePoint เป็นเพียงหนึ่งวิธีที่คุณติดตามไฟล์และร่วมมือกับเพื่อนร่วมงาน คุณยังร่วมมือใน Word และ Excel ใช้แอป Office ใหม่บน iOS และ Android ลอง OneNote 2016 กับ Outlook คุณมีเคล็ดลับการร่วมมือไหม? แจ้งในความคิดเห็น และเช็ค Office 365 News Hub สำหรับฟีเจอร์และเรื่องราวเพิ่มเติม
