ซิงค์ไฟล์แชร์ในเครื่องไป SharePoint Online อย่างราบรื่น

หากคุณต้องการซิงค์ไฟล์แชร์ในเครื่อง (local file shares) ไป SharePoint Online ให้อ่านต่อไปนี้ ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Online ให้คุณซิงค์ไฟล์ SharePoint ไปยังคอมพิวเตอร์ได้โดยใช้แอป OneDrive แต่ แอป OneDrive แม้จะดีสำหรับซิงค์ไฟล์ SharePoint ไปคอมพิวเตอร์ แต่ไม่สามารถซิงค์ไฟล์ระหว่าง SharePoint Online กับ local file server share หรือบันทึกและซิงค์ไฟล์ SharePoint ไปตำแหน่งอื่น (หรือดิสก์อื่น) บนคอมพิวเตอร์ (นอกเหนือจากภายใต้โฟลเดอร์ผู้ใช้ท้องถิ่น) ได้

ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธี:

• ย้ายไฟล์ในเครื่อง หรือไฟล์จาก on-premise file server ไป SharePoint Online
• ซิงค์โฟลเดอร์เดี่ยว (Local files, Local file Server Shares หรือ Network Shares) กับ SharePoint โดยใช้เครื่องมือซิงโครไนซ์ SynToy จาก Microsoft
• จัดตาราง SyncToy ให้ทำงานอัตโนมัติ เพื่อซิงค์ไฟล์ Local และ SharePoint ทุกวัน *

* หมายเหตุ: SynToy ไม่มี UI สำหรับจัดตารางซิงโครไนซ์ระหว่างโฟลเดอร์ที่เลือก แต่คุณสามารถจัดตารางให้รันอัตโนมัติได้ โดยการสร้าง Scheduled Task ใน Windows (ดูขั้นตอนที่ 3 ด้านล่าง)

วิธีซิงค์ SharePoint Online กับ Local File Shares ด้วย SyncToy

ขั้นตอนที่ 1: MAP SharePoint เป็น Network Drive ใน File Explorer

ขั้นตอนแรกในการย้ายและซิงค์ไฟล์จากคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของคุณไป SharePoint Online คือการแมป SharePoint Documents library เป็น Network Drive ใน File Explorer สำหรับงานนี้ ให้ทำตามคำแนะนำในบทช่วยสอน: วิธี MAP SharePoint เป็น Network Drive ใน File Explorer

ขั้นตอนที่ 2: คัดลอกและซิงค์ไฟล์ในเครื่องไป SharePoint ด้วยยูทิลิตี้ SyncToy

หลังจากแมป SharePoint Documents library เป็น network drive แล้ว ถึงเวลาซิงค์ไฟล์ในเครื่องทั้งหมดไป SharePoint Online โดยใช้ยูทิลิตี้ SyncToy *

* หมายเหตุ: หากต้องการ คุณสามารถใช้ยูทิลิตี้อื่น หรือโปรแกรมสำรองข้อมูล (เช่น SyncBackPro) เพื่อคัดลอกไฟล์ในเครื่องไป SharePoint หรือซิงค์ไฟล์ SharePoint กับไฟล์ในเครื่องได้เช่นกัน

1. ดาวน์โหลดและติดตั้ง SyncToy 2.1 จาก Official Microsoft Download Center หรือจากที่นี่
2. รัน SyncToy ที่หน้าจอแรก เลือก Create New Folder Pair



3. ที่หน้าจอถัดไป คลิกปุ่ม Browse และเลือกโฟลเดอร์จากคอมพิวเตอร์ (หรือเครือข่ายในเครื่อง)* ที่ต้องการซิงค์กับ SharePoint Online Documents Library

* หมายเหตุ: เพื่อซิงค์ network shares ให้ MAP Shared Folder เป็น Network drive ใน File Explorer ก่อน



4. 4. เลือกตัวเลือก Synchronize และคลิก Next



5. 5. ตอนนี้พิมพ์ "Folder Pair Name" ที่จดจำง่าย และคลิก Finish



6. 6. สุดท้าย คลิกปุ่ม Run เพื่อเริ่มซิงค์โฟลเดอร์ที่เลือกไป SharePoint Online ทันที หรือดำเนินต่อไปขั้นตอนที่ 3 เพื่อจัดตารางซิงค์ให้รันในอนาคต



7. 7. รอการซิงค์เสร็จสิ้น และเมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นหน้าต่างใหม่แจ้งผลลัพธ์การซิงค์

ขั้นตอนที่ 3: จัดตาราง SyncToy ให้ RUN ตามเวลาที่กำหนด

หากต้องการรันการซิงค์ในเวลาเฉพาะ หรือต้องการให้ SyncToy รันอัตโนมัติเป็นช่วงๆ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. ที่กล่องค้นหา พิมพ์: task scheduler
   2. เปิด Task scheduler



2. จากเมนู Action เลือก Create Basic Task



3. 4. ใน Created Basic Task wizard ใส่ชื่องานที่จดจำง่าย (เช่น "SharePoint Sync") และคลิก Next



4. ที่ตัวเลือก Trigger เลือกเมื่อต้องการให้งานรัน (เช่น 'Daily') และคลิก Next



5. 6. ตั้งเวลาและวันที่เริ่มต้น แล้วเลือกช่วงเวลาที่ต้องการให้กระบวนการซิงค์ทำซ้ำ เมื่อเสร็จแล้ว คลิก Next



6. 7. ที่ตัวเลือก 'Action' เลือก Start a program



7. 8. ที่หน้าจอถัดไป คลิก Browse ค้นหาและเลือก SynToyCmd และคลิก Open



8. 9. ในกล่อง 'Add arguments' พิมพ์ -R เพื่อรัน folder pair ที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด หรือ หากต้องการรันเพียงคู่เดียว ให้พิมพ์: – R "Folder Pair Name" * เมื่อเสร็จแล้ว คลิก Next

* ตัวอย่าง: หากชื่อ folder pair คือ 'PublicPair' ให้พิมพ์: -R "PublicPair"



9. 11. สุดท้าย คลิก Finish เพื่อบันทึก Scheduled Task ใหม่