ในฐานะผู้ดูแลระบบไอทีหรือเจ้าของธุรกิจหรือองค์กรขนาดเล็ก หากคุณเพิ่งเข้าร่วมกับ Microsoft Teams คุณอาจสงสัยว่าบริการนี้ทำงานอย่างไร ก่อนหน้านี้เราได้กล่าวถึงกลเม็ดและเคล็ดลับทั่วไปของ Teams และดูที่ส่วนต่อประสานผู้ใช้ด้วย แต่ถ้าคุณเพิ่งตั้งค่าตอนนี้ล่ะ
นอกเหนือจากการเพิ่มผู้ใช้แล้ว ยังมีอีกหลายอย่างที่ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถทำได้เมื่อตั้งค่า Teams ขั้นตอนเหล่านี้จำเป็นสำหรับการรับรองประสบการณ์ Teams ที่มีคุณภาพสำหรับพนักงานและผู้ใช้ทั้งหมดของคุณ มาดูตัวเลือกอันดับต้นๆ ของเรากันเลย
เคล็ดลับที่ 1:ตรวจสอบบทบาทของสมาชิกในทีมเทียบกับเจ้าของทีม
เมื่อคุณสร้างทีมใน Microsoft Teams เพื่อให้พนักงานหรือผู้ใช้ของคุณแชทและโต้ตอบ คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณตรวจสอบบทบาทของสมาชิกในทีมหรือเจ้าของทีม คุณจะต้องแน่ใจว่าทุกคนยกเว้นตัวคุณเอง (ในฐานะเจ้าของทีม) ถูกตั้งค่าเป็นสมาชิกทีมสำหรับแชนเนลเฉพาะ
สมาชิกในทีมไม่สามารถแก้ไขชื่อทีมหรือคำอธิบาย ไม่สามารถลบทีม ไม่สามารถลบช่องส่วนตัว หรือเพิ่มสมาชิก เจ้าของทีมในขณะเดียวกันก็จัดการรายการให้กับทีม พวกเขาเพิ่มและลบผู้เข้าร่วมได้ฟรี เปลี่ยนการตั้งค่า และจัดการงานดูแลระบบบางส่วนที่เราพูดคุยกันที่นี่ ซึ่งอาจรวมถึงการเก็บถาวรทีม การต่ออายุทีม การอนุญาตให้ใช้ GIFS การเพิ่มแขก เปลี่ยนรูปภาพของทีม การตั้งค่าสิทธิ์ของทีมสำหรับช่อง แท็บ และเครื่องมือเชื่อมต่อ และอื่นๆ
คุณสามารถดูการตั้งค่าทั้งหมดเหล่านี้ได้ด้วยตนเองโดยไปที่ Microsoft Teams Admin Center คลิก Teams , จัดการทีม แล้วคลิกชื่อทีม จากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนบทบาทได้โดยคลิกที่ชื่อบทบาทใน บทบาท และเปลี่ยนแปลงตามผู้ใช้แต่ละคนตามที่เห็นสมควร
เคล็ดลับ 2:สร้างนโยบายที่กำหนดเองในทีม
เมื่อสร้างทีมแล้วและเพิ่มผู้ใช้ใน Microsoft Teams คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณกำหนดนโยบาย Teams ของคุณเอง วิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้ Teams ทำได้และไม่สามารถทำได้ในงานเฉพาะ เช่น การสร้างแชนเนลส่วนตัว คุณสามารถเปลี่ยนนโยบายได้โดยไปที่ Microsoft Teams Admin Center คลิกไอคอนที่สองจากด้านบนสำหรับ Teams แล้วคลิก นโยบายทีม
โดยค่าเริ่มต้น คุณจะเห็นนโยบายที่เรียกว่า ทั่วโลก (ค่าเริ่มต้นทั่วทั้งองค์กร) นโยบายนี้ใช้กับผู้ใช้ทุกคน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างนโยบายใหม่เฉพาะผู้ใช้ได้โดยคลิก เพิ่ม ที่ด้านบนสุดแล้วป้อนชื่อกรมธรรม์ จากนั้น คุณสามารถเลือกการตั้งค่าบางอย่างได้อย่างอิสระ ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาทีมส่วนตัวในผลการค้นหา หรือสร้างช่องส่วนตัวได้ เมื่อเสร็จแล้ว คลิก บันทึก . จากนั้น คุณจะเพิ่มผู้ใช้ในนโยบายที่กำหนดเองได้โดยไฮไลต์นโยบาย แล้วคลิก จัดการผู้ใช้ . การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลา 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล
เคล็ดลับ 3:ควบคุมการตั้งค่าข้อความ
Microsoft Teams มีกิจกรรมสนุกๆ มากมาย เช่น ความสามารถในการสร้าง GIFS และสติกเกอร์แบบกำหนดเอง อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการปิดบางส่วน ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณมีสิทธิ์ทั้งหมดโดยไปที่ Microsoft Teams Admin Center และคลิก นโยบายการส่งข้อความ แท็บ มันจะเป็นอันที่เจ็ดจากด้านบนถ้าดูที่แถบด้านข้างและมีลักษณะของฟองแชท
คุณสามารถสร้างหรือแก้ไขนโยบายการส่งข้อความได้ โปรดจำไว้ว่า ส่วนกลาง (ค่าเริ่มต้นสำหรับทั้งองค์กร) คือการตั้งค่าเริ่มต้นและนำไปใช้กับผู้ใช้ทั้งหมดใน Teams มีสีขาวเล็กน้อยที่นี่ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนได้ ซึ่งรวมถึงบางส่วนที่เราระบุไว้ด้านล่าง
หากคุณชอบการผจญภัย คุณสามารถสร้างนโยบายการส่งข้อความแบบกำหนดเองและเปิดหรือปิดคุณสมบัติเหล่านี้และเปิดตัวเป็นรายบุคคลได้ เพียงสร้างนโยบายการรับส่งข้อความใหม่โดยคลิก + เพิ่ม แล้วปรับแต่งการตั้งค่าของคุณสำหรับผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถคลิกชื่อของนโยบาย และกำหนดผู้ใช้ให้กับมันได้โดยคลิก จัดการผู้ใช้ . จากนั้นคุณสามารถค้นหาชื่อผู้ใช้และคลิก เพิ่ม เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถคลิก บันทึก
เคล็ดลับ 4:จัดการผู้ใช้ของคุณและปรับเปลี่ยนนโยบายอื่นๆ
บนแดชบอร์ดผู้ดูแลระบบ Teams มีการตั้งค่าและนโยบายต่างๆ ที่คุณปรับแต่งได้เช่นกัน มีตั้งแต่นโยบายการประชุม การตั้งค่าเหตุการณ์สด การตั้งค่าการโทร และอื่นๆ คุณสามารถเล่นกับสิ่งเหล่านี้ได้ตามที่เห็นสมควรและเปลี่ยนมัน นโยบายการประชุมจะเข้าถึงได้โดยการคลิกส่วนปฏิทินของแถบด้านข้าง คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่าแอพได้โดยคลิกที่ไอคอนสี่เหลี่ยมสี่ช่องใต้ไอคอนแชท นโยบายการโทรสามารถเข้าถึงได้โดยคลิกที่ไอคอนโทรศัพท์ เราได้ฝังลิงก์จาก Microsoft ในนโยบายเหล่านี้ข้างต้น
หากคุณปรับการตั้งค่าตามที่เราระบุไว้ข้างต้น คุณจะสามารถกำหนดค่าและเปลี่ยนผู้ใช้ให้เป็นนโยบายได้ตามที่เห็นสมควร คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ ผู้ใช้ แท็บในศูนย์การจัดการ Microsoft Teams เป็นไอคอนที่ 5 จากด้านบน มีรูปร่างเหมือนโลโก้ Teams จากนั้น คุณสามารถคลิกเครื่องหมายถูกข้างชื่อผู้ใช้ในรายการ ตามด้วย แก้ไขการตั้งค่า . อย่าลังเลที่จะปิดการตั้งค่าส่วนกลางของผู้ใช้และเปลี่ยนเป็นนโยบายที่กำหนดเองที่คุณสร้างขึ้นตามที่เห็นสมควรที่นี่
เคล็ดลับ 5:เปลี่ยนคุณลักษณะการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม
Teams มีฟีเจอร์ที่เรียกว่าการเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชม ซึ่งช่วยให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณสามารถเข้าถึงทีมและแชนเนลของคุณได้ ถ้าคุณส่งคำเชิญให้พวกเขา คุณสมบัตินี้สามารถเปิดหรือปิดได้ตามต้องการ คุณยังสามารถกำหนดค่าคุณสมบัติที่แขกสามารถเข้าถึงได้ มีสวิตช์สลับสำหรับการโทรส่วนตัว การประชุม ข้อความ การใช้ GIFS และอื่นๆ คุณจะพบสิ่งเหล่านี้ได้โดยไปที่ Microsoft Teams Admin Center คลิกฟันเฟืองการตั้งค่าที่ด้านล่างของหน้าจอ แล้วคลิก Guest Access
ดูข้อมูลเพิ่มเติมในฮับทีมของเรา
นี่เป็นเพียงตัวเลือกห้าอันดับแรกของเราสำหรับการจัดการและตั้งค่า Microsoft Teams หากคุณต้องการแบ่งปันบทความกับผู้ใช้ Teams ของคุณ เราก็มีพร้อมให้คุณ เราได้ศึกษาหัวข้อต่างๆ มากมาย ตั้งแต่เคล็ดลับการประชุมทางวิดีโอ คำสั่งแชท การเข้าร่วมการประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย ไปที่ฮับ Teams ของเราสำหรับทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ และคอยติดตาม OnMSFT ในขณะที่เราเจาะลึกลงไปใน Microsoft Teams ต่อไป
