ในฐานะ IT Admin หรือเจ้าของธุรกิจ/องค์กรขนาดเล็ก หากคุณเพิ่งมาร่วม Microsoft Teams คุณอาจสงสัยว่า Service นี้ทำงานอย่างไร เราครอบคลุม Teams Tricks และ Tips ทั่วไป และดู UI แล้ว แต่ถ้าคุณเพิ่งตั้งค่าตอนนี้?
นอกจากเพิ่มผู้ใช้ มีอะไรมากที่ IT Admin ทำได้ตอนตั้งค่า Teams ขั้นตอนเหล่านี้จำเป็นสำหรับประสบการณ์ Teams คุณภาพสำหรับพนักงานและผู้ใช้ทั้งหมด นี่คือตัวเลือกชั้นนำของเรา
เคล็ดลับ 1: ตรวจสอบบทบาท Team Member vs Team Owner
เมื่อสร้าง Team ใน Microsoft Teams ให้พนักงาน/ผู้ใช้แชทและโต้ตอบ คุณต้องตรวจสอบบทบาท Team Member หรือ Team Owner ต้องแน่ใจว่าทุกคนยกเว้นคุณ (ในฐานะ Team Owner) ถูกตั้งเป็น Team Member สำหรับ Channel เฉพาะ
Team Members ไม่สามารถแก้ไขชื่อ/คำอธิบาย Team ลบ Team ลบ Private Channel หรือเพิ่มสมาชิกได้ Team Owners จัดการรายการสำหรับ Team พวกเขาสามารถเพิ่ม/ลบ Guests เปลี่ยนการตั้งค่า และจัดการงาน Admin ที่เราพูดถึง รวมถึง Archive Team, Renew Team, อนุญาต GIFs, เพิ่ม Guests, เปลี่ยนรูป Team, ตั้งสิทธิ์ Team สำหรับ Channels, Tabs, Connectors และอื่นๆ
คุณสามารถดูตั้งค่าทั้งหมดได้ที่ Microsoft Teams Admin Center คลิก Teams, Manage Teams คลิกชื่อ Team คุณสามารถเปลี่ยนบทบาทได้โดยคลิกชื่อบทบาทในคอลัมน์ Role แล้วเปลี่ยนต่อผู้ใช้แต่ละคน
เคล็ดลับ 2: สร้าง Custom Policy ใน Teams
เมื่อสร้าง Team และเพิ่มผู้ใช้ใน Teams แล้ว คุณต้องแน่ใจว่าปรับแต่ง Teams Policy ให้คุณควบคุมได้ว่าผู้ใช้ Teams ทำได้/ไม่ได้ ในงานเฉพาะ เช่น สร้าง Private Channels เปลี่ยน Policies ได้ที่ Microsoft Teams Admin Center คลิกไอคอนที่สองจากบนสำหรับ Teams แล้วคลิก Teams Policies
โดยค่าเริ่มต้น จะเห็น Policy ชื่อ Global (Org-wide default) นโยบายนี้ใช้กับทุกผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้าง User-specific Policy ใหม่โดยคลิก Add บนสุด ใส่ชื่อ Policy คุณสามารถเลือกตั้งค่าบางอย่าง เช่น อนุญาตให้ผู้ใช้ค้นพบ Private Teams ในผลลัพธ์การค้นหา หรือสร้าง Private Channels เมื่อเสร็จ คลิก Save คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ใน Custom Policy โดย Highlight Policy คลิก Manage Users อาจใช้เวลา 24 ชั่วโมงสำหรับการเปลี่ยนแปลงมีผล
เคล็ดลับ 3: ควบคุม Messaging Settings
Microsoft Teams มีสิ่งสนุกมาก เช่น สร้าง GIFs และ Stickers กำหนดเอง แต่คุณอาจต้องการปิดบางอย่าง Admin มีสิทธิ์เต็มโดยเข้า Microsoft Teams Admin Center คลิกแท็บ Messaging Policies เป็นตัวที่ 7 จากบนถ้ามอง Sidebar มีลักษณะ Chat Bubble
ที่นี่ คุณสร้างหรือแก้ไข Messaging Policies จำไว้ Global (Org-wide default) เป็นค่าเริ่มต้นใช้กับทุกผู้ใช้ทั่ว Teams มีอะไรให้เปลี่ยนเยอะ รวมถึงสิ่งที่เราระบุด้านล่าง
หากคุณชอบ冒險 สร้าง Custom Messaging Policy เปิด/ปิดฟีเจอร์เหล่านี้ และนำไปใช้ต่อผู้ใช้แต่ละคน เพียงสร้าง Messaging Policy ใหม่คลิก + Add ปรับตั้งค่าสำหรับผู้ใช้/กลุ่ม เมื่อเสร็จ คลิกชื่อ Policy กำหนดผู้ใช้โดยคลิก Manage users ค้นหาชื่อผู้ใช้ คลิก Add เมื่อเสร็จ คลิก Save
เคล็ดลับ 4: จัดการผู้ใช้และปรับ Policies อื่นๆ
บน Teams Admin Dashboard มีตั้งค่าและ Policies ต่างๆ ให้ปรับ ตั้งแต่ Meeting Policies, Live Event Settings, Calling Settings และอื่นๆ คุณสามารถเล่นกับมันได้ตามที่คุณเห็นเหมาะสม Meeting Policies เข้าถึงได้โดยคลิกส่วน Calendar ของ Sidebar Apps Settings เข้าถึงได้โดยคลิกไอคอน 4 สี่เหลี่ยม ใต้ไอคอน Chat Calling Policies เข้าถึงได้โดยคลิกไอคอนโทรศัพท์ เราแปะลิงก์จาก Microsoft สำหรับ Policies เหล่านี้ด้านบน
หากคุณปรับตั้งค่าตามที่เราระบุข้างต้น คุณจะสามารถกำหนดและเปลี่ยนผู้ใช้ไปยัง Policies ตามที่เห็นสมควร ทำได้โดยคลิกแท็บ Users ใน Microsoft Teams Admin Center ไอคอนที่ 5 จากบน รูปร่าง Logo Teams คลิกเครื่องหมายถูกข้างชื่อผู้ใช้ในรายการ ตามด้วย Edit Settings สลับผู้ใช้นอก Global Setting และเปลี่ยนไป Custom Policies ที่คุณสร้างได้ที่นี่
เคล็ดลับ 5: เปลี่ยนคุณสมบัติ Guest Access
Teams มีฟีเจอร์ Guest Access ให้คนนอกองค์กรเข้าถึง Teams และ Channels ของคุณหากคุณเชิญ ฟีเจอร์นี้เปิด/ปิดได้ตามใจ คุณยังกำหนดคุณสมบัติที่ Guests เข้าถึงได้ มี Toggle Switches สำหรับ Private Calls, Meetings, Messages, ใช้ GIFs และอื่นๆ หาได้ที่ Microsoft Teams Admin Center คลิกไอคอนเกียร์ Settings ล่างสุด แล้วคลิก Guest Access
เช็ค Teams Hub ของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
นี่คือ Top 5 Picks ของเราสำหรับจัดการและตั้งค่า Microsoft Teams หากคุณต้องการแชร์บทความกับผู้ใช้ Teams เราครอบคลุมครับ เราเคยผ่านหัวข้อหลากหลาย ตั้งแต่ Video Conferencing Tips, Chat Commands, Joining Meetings และอื่นๆ อีกมาก Head over to Teams Hub สำหรับทั้งหมดที่คุณต้องการรู้ และติดตาม OnMSFT เราจะเจาะลึก Microsoft Teams ต่อไป
