การสื่อสารคือหัวใจของการดำเนินธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก แต่ถ้าคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานอยู่ต่างสถานที่ หรือตอนนี้ต้องพึ่งพาพนักงานและการปฏิบัติงานที่อยู่ห่างไกลเนื่องจากไวรัสโคโรนา สิ่งที่สำคัญเป็นพิเศษคือ นั่นคือที่มาของ Microsoft Teams
จากอินเทอร์เฟซที่ใช้แชท การผสานรวมกับแอป Microsoft อื่นๆ หรือบริการอื่นๆ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Teams สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ
จัดการเอกสารธุรกิจขนาดเล็กของคุณ
วิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้ Teams ให้เกิดประโยชน์สูงสุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณคือใช้เพื่อจัดการเอกสารของคุณ ด้วย Teams Microsoft กำลังใช้บริการ SharePoint เพื่อสร้างไซต์ Teams ตามที่เราได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้คือไลบรารีเอกสารสำหรับทุกสิ่งที่แชร์ใน Teams เนื่องจาก Teams ออกแบบมาสำหรับกลุ่ม ทำให้ทุกคนสามารถดูเอกสารและไฟล์ที่แชร์ได้
สำหรับคุณ นี่หมายความว่าใครก็ตามที่คุณเพิ่มลงในแชนเนลของทีมสามารถอัปโหลดไฟล์และเอกสารไปยังแชนเนลใน Teams จากนั้นให้ทีมเข้าถึงได้ผ่านทางแท็บ "ไฟล์" ที่ด้านขวาของแอป ทำให้ง่ายต่อการค้นหาไฟล์และเอกสารโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการค้นหาลิงก์หรือไปที่เว็บไซต์ด้วยตนเองเพื่อรับไฟล์ แม้ว่าคุณต้องการใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่ใช่ของ Microsoft คุณยังสามารถเพิ่มบริการระบบคลาวด์เพิ่มเติมได้โดยคลิกที่ เพิ่มที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์ ปุ่มที่ด้านล่างของแถบด้านข้าง
นอกจากนี้ยังมี "แอป" อื่นๆ ที่คุณสามารถเพิ่มลงใน Microsoft Teams ได้เช่นกัน สิ่งเหล่านี้อาจมาจากภายนอก Microsoft และรวมถึง YouTube, Zoom, Evernote, Adobe Creative Cloud และอื่นๆ อีกมากมาย สามารถเพิ่มแอพได้โดยคลิกที่ไอคอนแอพในแถบด้านข้าง เมื่อเพิ่มแล้ว แอปจะปรากฏในแท็บในช่องในแถบด้านข้าง เราได้อธิบายกระบวนการนี้มาก่อนแล้ว ดังนั้นโปรดอ่านคำอธิบายเชิงลึกเพิ่มเติม แอปเหล่านี้จะเชื่อมต่อกับ Teams ได้อย่างดี หากคุณยังคงใช้บริการที่ไม่ใช่ของ Microsoft ก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้ Microsoft 365 หรือ Teams
จัดการงานของคุณจาก Teams โดยใช้ Microsoft Planner
นอกเหนือจากเอกสารแล้ว อีกส่วนหลักของการดำเนินธุรกิจคือการวางแผนและจัดระเบียบ หากเป็นเรื่องต่างๆ เช่น การจัดการปิ๊กอัพ การดรอปดาวน์ และอื่นๆ คุณจะต้องติดตามว่าใครทำงานอะไร และงานมีความคืบหน้าอย่างไร เช่นเดียวกับการจัดการเอกสาร นี่เป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่ Teams ให้การสนับสนุนคุณด้วยการผสานรวมกับ Microsoft Planner
ใน Microsoft Planner ประสบการณ์จะเน้นที่ "แผน" ที่เชื่อมโยงกับกลุ่ม Office 365 ดังนั้น หากคุณสร้างแผนใหม่ คุณจะได้รับกลุ่ม Office 365 ใหม่ คุณยังสามารถสร้างแผนตามกลุ่มที่มีอยู่ได้อีกด้วย แผนต่างๆ จะมีเว็บไซต์ SharePoint และสมุดบันทึก OneNote ของตัวเองเพื่อช่วยแยกความแตกต่างและทำให้ค้นหาไฟล์แนบได้ง่ายขึ้น
ในการเริ่มต้น คุณสามารถเข้าสู่ระบบ Planner จาก task.office.com แล้วสร้างแผนใหม่ ตั้งชื่อ จากนั้นคุณจะถูกส่งไปยังอินเทอร์เฟซผู้ใช้ Planner มีการจัดระเบียบในคอลัมน์แนวตั้งพร้อมรายการถัง คุณสามารถเพิ่มรายการลงในรายการฝากข้อมูล และมอบหมายงาน เลือกวันที่ของเพื่อน เพิ่มบันทึกย่อ และอื่นๆ มีแม้กระทั่งเมตริก เพื่อแสดงกำหนดการสำหรับงาน และอื่นๆ
เมื่อคุณตั้งค่า Microsoft Planner แล้ว คุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายใน Microsoft Teams เพียงคลิกไปที่แถบด้านข้างของแอป หรือค้นหาโดยคลิก ... ในแถบด้านข้าง ตามด้วยเครื่องมือวางแผน ซึ่งจะเป็นการเปิดตัววางแผนโดยตรงใน Teams โดยไม่ต้องเปิดแท็บใหม่ในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ
จัดการพนักงานของคุณจาก Teams ด้วย Microsoft Shifts
ในที่สุดก็มีกะใน Microsoft Teams เนื่องจากเป็นธุรกิจขนาดเล็ก คุณอาจไม่มีเงินลงทุนในบริการบัญชีเงินเดือนอย่าง ADP อย่างไรก็ตาม Teams มีการผสานรวมกับ "Shifts" ซึ่งเป็นบริการจาก Microsoft ที่ออกแบบมาสำหรับผู้จัดการและพนักงานในสายงานแรกเพื่อติดตามชั่วโมงการทำงาน และอื่นๆ เมื่อเปิดใช้งานในแดชบอร์ด Microsoft 365 และให้สิทธิ์ที่ถูกต้อง ผู้ใช้ Teams ของคุณจะสามารถใช้แอป Teams เพื่อตอกบัตรเข้าและออกจากกะได้
ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการสามารถกำหนดเวลากะ เพิ่มรายละเอียด สลับกะ จัดระเบียบสิ่งต่างๆ หรือแม้แต่ดาวน์โหลดรายงาน ผู้ใช้ทีมยังสามารถใช้ Shifts เพื่อขอเวลาหยุดได้อีกด้วย แม้ว่าจะไม่ครอบคลุมเท่าบริการจ่ายเงินเดือน แต่ก็ทำให้งานสำเร็จลุล่วงได้เมื่อจำเป็น
ทีมสามารถทำอะไรได้อีกมากมาย
นี่เป็นเพียงสามวิธีแรกที่คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Microsoft Teams สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ เราได้ครอบคลุม Teams อย่างกว้างขวางในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา ไม่ว่าจะเป็น Yammer และอื่นๆ อีกมากมาย Microsoft Teams มีอะไรให้ชอบมากมาย หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ศูนย์ข่าวของเรามีคำตอบให้คุณ
