หากกล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิง คุณสามารถจัดการผ่าน Outlook ได้หลายวิธี ในขณะที่เราได้พูดคุยกันแล้วว่าคุณสามารถใช้โฟลเดอร์ ตัวกรอง และหมวดหมู่ได้อย่างไร สิ่งเหล่านี้ล้วนเกิดขึ้นหลังจากการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริง เมื่ออีเมลของคุณส่งถึงคุณ หากคุณต้องการกล่องขาเข้าที่สะอาดจริงๆ คุณสามารถตั้งค่ากฎในแอป Outlook ใน Windows 10 เพื่อย้าย ตั้งค่าสถานะ และตอบกลับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ มาดูกันว่าทำอย่างไร
การสร้างกฎจากข้อความ
วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างกฎใน Outlook คือการใช้ข้อความของคุณ คุณเริ่มต้นได้โดยคลิกขวาที่ข้อความ เลือก กฎ แล้วเลือก สร้างกฎ . จะมีเงื่อนไขบางอย่างที่คุณสามารถเลือกได้ แต่คุณสามารถค้นหาเงื่อนไขเพิ่มเติมได้โดยคลิก ขั้นสูง ตัวเลือก . ตามตัวอย่างและสถานการณ์เริ่มต้น คุณสามารถกำหนดค่า Outlook ให้ย้ายข้อความของชื่อหรือผู้ส่งนั้นไปยังโฟลเดอร์ได้ เพียงเลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับ เรื่องที่มี แล้วเลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับ ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ .
มีกฎมากมายที่เราจะอธิบายในหัวข้อถัดไป แต่เมื่อคุณพอใจแล้ว คุณสามารถเลือกได้ จากนั้นคลิก ตกลง หลังจากนั้นคุณสามารถเลือกใช้กฎได้ทันที เพียงเลือกเรียกใช้กฎใหม่นี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ในช่องทำเครื่องหมายโฟลเดอร์ปัจจุบัน แล้วเลือกตกลง คุณควรเห็นว่าข้อความจะย้ายไปที่โฟลเดอร์ที่คุณเลือก
การสร้างกฎจากเทมเพลต
นอกจากการสร้างกฎจากข้อความแล้ว คุณยังสามารถสร้างกฎจากเทมเพลตได้อีกด้วย ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก ไฟล์ เมนูแล้วเลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน . จากนั้นคุณจะต้องคลิก กฎใหม่ . จากนั้นเลือกเทมเพลต มีเทมเพลตต่างๆ ให้คุณเลือกใช้เพื่อให้เป็นระเบียบ ทันสมัยอยู่เสมอ มีให้เลือกตั้งแต่เริ่มต้นอีกด้วย
การจัดระเบียบเทมเพลตจะช่วยให้คุณย้ายข้อความ ตั้งค่าสถานะข้อความได้ เทมเพลตการอัพเดทอยู่เสมอสามารถช่วยให้คุณแสดงอีเมลจากใครบางคนในหน้าต่างการแจ้งเตือน หรือส่งเสียง หรือส่งการแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์ของคุณ
ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือก ติดธงข้อความจากบุคคลอื่นเพื่อติดตามผล . คุณจะต้องคลิกเทมเพลต แก้ไขคำอธิบายโดยคลิกที่ค่าที่ขีดเส้นใต้ เปลี่ยนแปลง และคลิก ตกลง . หลังจากนั้น คุณจะต้องเลือก ถัดไป เลือกเงื่อนไข เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิก ถัดไป . จากนั้น คุณจะตั้งค่าให้เสร็จสิ้นได้โดยการตั้งชื่อ ตรวจสอบ แล้วเลือก เสร็จสิ้น .
หมายเหตุเกี่ยวกับกฎ
มีกฎสองประเภทใน Outlook อันแรกเป็นแบบเซิร์ฟเวอร์ และอันที่สองเป็นแบบไคลเอ็นต์เท่านั้น กฎที่ยึดตามเซิร์ฟเวอร์จะทำงานบนกล่องจดหมายของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ทุกครั้งที่ Outlook ไม่ได้ทำงาน ใช้กับข้อความที่ไปที่กล่องจดหมายของคุณก่อน และกฎจะไม่ทำงานจนกว่าจะผ่านเซิร์ฟเวอร์ กฎเฉพาะไคลเอ็นต์ ทำงานบนคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น กฎเหล่านี้เป็นกฎที่ทำงานใน Outlook แทนที่จะเป็นเซิร์ฟเวอร์ของคุณและจะทำงานเมื่อ Outlook ทำงานเท่านั้น คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างได้ในหน้าสนับสนุนของ Microsoft
