Gmail -- Inbox ของชีวิตเรา, ห้องจดหมายธุรกิจ -- เป็นหัวใจสำคัญของล้านล้านคนที่อยากจัดชีวิตประจำวันให้เป็นระเบียบ ในฐานะ Email Client Gmail ดีขึ้นมากในช่วงไม่กี่ปี แบ่ง Stream อีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดเป็น Tags และ Labels ต่างๆ รวมถึงกัน Spam ให้ห่างไกล
แต่มันทำงานดีแล้ว ยังมีรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เยอะ ที่ทำได้ เพื่อให้ Inbox สะอาดกว่านี้ รับรองว่าอีเมลทุกอย่างไปที่ถูกต้อง และคุณไม่ได้รับ Surprise ที่ไม่อยากได้
เปลี่ยน Labels ให้กลายเป็น Inboxes
ผมได้อีเมลเยอะที่ถือว่าสำคัญพอที่จะอ่านในบางครั้ง แตไม่ถึงขนาดอยากให้โผล่ที่ Inbox "Primary" ตลอดเวลา ตัวอย่าง: ผมได้อีเมลจาก PR บริษัทเกมเยอะ ซึ่งบางครั้งมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แตผมอยากคัดกรองในเวลาของตัวเอง
สำหรับนี้ ผมตั้ง Label "Games PR" ให้อีเมลเหล่านั้น Skip the Inbox นี่ทำให้ Games PR กลายเป็น Inbox แยกที่รวบรวมอีเมลเหล่านี้ Passive ไม่ได้ Notify ตอนมาถึง และอ่านในเวลาของตัวเองได้
ทำได้โดย: คลิก Checkbox ถัดจากอีเมลหนึ่ง (หรือหลาย) ที่อยากสร้าง Inbox ใหม่ แล้วคลิกเมนู 3 จุดใต้ Search Box Gmail เลือก "Filter messages like these"
กล่องจะโผล่โชว์ Sender ของอีเมลเหล่านั้น สามารถซับซ้อนได้: Filter โดย Subject Line หรือคำในอีเมล แต่ตอนนี้ทำง่ายๆ Filter สำหรับ Sender เฉพาะ
พร้อมแล้ว คลิก "Create filter" จะโชว์ตัวเลือกว่าจะทำอะไรกับอีเมลที่เลือก กรณีผม Tick "Skip the Inbox" และ "Apply the label" ถัดจาก "Apply the label" เลือก Label "Games PR" (มีตัวเลือกสร้าง Label ใหม่ถ้ายังไม่มี)
ล่างกล่อง เลือก Apply filter to all previous emails that fit the criteria ได้ อีเมลเก่าจาก Sender เหล่านี้จะส่งไป Games PR Inbox ด้วย
โน้ต: สร้าง Label อย่างเดียว ไม่ "Move" อีเมลไป Inbox อื่น (มันคือ "Skip the Inbox" ที่ทำงานจริง) สามารถมี Multiple Labels สำหรับอีเมลบางตัวได้ Labels โชว์ซ้ายของ Gmail
จัดการ Inbox และ Filter Settings
มี Algorithm ลึกลับเยอะ กำหนดว่า Gmail วางอีเมลไหนใน Inbox แตคุณช่วย Gmail ได้บ้าง โดยใช้ Label "Important" น้อยๆ ถัดจากอีเมล นั่นคือลูกศรสีเหลือง/เทา ระหว่าง Star และชื่อ Sender
ถ้าสีเหลือง อีเมลถือว่า Important จะ Override Filters โผล่ใน Primary Inbox ถ้าเทา = "Not Important" ทำงานตาม Filter Rules คลิกไอคอน Toggle ระหว่างเทา/เหลือง ตามว่าคุณถือว่าอีเมลนั้น Important จะช่วย Google ตัดสินใจ Importance อีเมลอนาคต
ถ้าไม่อยากให้ Google ใช้ Initiative เรื่อง Importance คลิก "Settings -> Inbox" ล่างสุดเลือก "Don't override filters" ถัดจาก "Importance markers" บอก Google อย่าใช้ Markers เลย และอย่าใช้ Past actions ทาย Importance อีเมล
ขณะอยู่ใน Settings คลิก "Filters and blocked addresses" ดู Filter Settings ทั้งหมดที่ตั้งไว้ ที่นี่ Edit และ Delete Filters ที่มีอยู่ ได้หน้าจอเดียวกับ "Turning Labels into Inboxes"
Unsubscribe อีเมล Marketing และ Newsletters
ตลอดปี คุณสมัคร Marketing Emails เยอะ จนกลายเป็น Background noise ที่ไม่พึงประสงค์ของ Inbox แทนที่จะตั้ง Rules จัดการตอนมาถึง (Auto-delete ตัวอย่าง) ควรแน่ใจว่ามันไม่ส่งมาตั้งแต่แรก โดย Unsubscribe
ทุก Marketing/Newsletter Email ควรมี "Unsubscribe" ท้ายอีเมล มักข้อความเล็กมาก คลิกจะ Link ไปไซต์ส่ง ปกติคลิกปุ่มอย่างเดียวพอ Unsubscribe แตบางไซต์ทรมาน ทำให้ Sign in ก่อน ก็ตาม กระบวนการเร็ว ตัดข้อความที่ Source
ส่วนใหญ่ Gmail กรองประเภทนี้ดี โยนเข้า Category 'Promotions' ที่เลือกได้บน Inbox ไปที่ Promotions Tab หา Biggest Offenders เริ่ม Unsubscribe!
สรุป
ยังมีวิธีจัดการ Gmail Inbox อีกเยอะ แต่นี่ควรให้ไอเดียอย่างน้อยว่าจะจัดให้เป็นระเบียบอย่างไร ผมมั่นใจในวิธีข้างต้น และ Inbox ของผมเป็นที่มีความสุขมากขึ้น คุณจัดการ Gmail Inbox ยังไง? มีปลั๊กอินแนะนำไหม? บอกเราได้เลย!
