มีช่วงเวลาในชีวิตที่กฎระเบียบน่าขยุ่ยแขยง แต่เมื่อพูดถึงแอปพลิเคชันอย่าง Outlook กฎ (Rules) สามารถเป็นผู้ช่วยชีวิต ผู้ช่วยเวลา และกำจัดความรุมระบาย ได้ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook 2016 บนเดสก์ท็อป หรือ Outlook.com บนเว็บ กฎพร้อมใช้งานเพื่อช่วยคุณจัดระเบียบ
กฎ (Rules) คืออะไรแน่?
สำหรับ Outlook กฎคือเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อย้ายและทำเครื่องหมายอีเมลอัตโนมัติ รวมถึงแจ้งเตือนอีเมลเฉพาะ เมื่อคุณตั้งค่ากฎแล้ว ข้อความใหม่ที่เข้ามาในกล่องจดหมายเข้า จะถูกจัดการให้อัตโนมัติตามกฎที่คุณตั้งซึ่งใช้ได้
กฎมักใช้สำหรับข้อความที่รับมา แต่คุณสามารถสร้างสำหรับอีเมลที่คุณส่งได้ด้วย เช่น คุณสามารถได้รับแจ้งเมื่ออีเมลของคุณถูกส่งมอบและอ่านแล้ว หรือเลือกเลื่อนการส่งมอบเป็นเวลาบางช่วง
กฎสามารถใช้ได้อย่างไร?
ทั้งในสถานการณ์งานและส่วนตัว กฎใน Outlook ให้การจัดระเบียบข้อความที่มีประสิทธิภาพ และอัปเดตคุณเกี่ยวกับรายการสำคัญ นี่คือตัวอย่างพื้นฐานที่คุณน่าจะเกี่ยวข้อง
- ให้อีเมลจากผู้ติดต่อเฉพาะ แจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป
- ให้อีเมลที่มีคำเฉพาะในเรื่อง (Subject) ย้ายไปโฟลเดอร์ที่กำหนด
- ให้อีเมลที่มีข้อความเฉพาะในเนื้อหา (Message body) ถูกลบ
กฎสามารถละเอียดและขั้นสูงได้เท่าไหร่ก็ตาม เพราะมีตัวเลือกหลากหลาย นี่คือบางกรณีที่คุณสามารถกำหนดพารามิเตอร์เพิ่มเติม
- ให้อีเมลจากผู้ติดต่อเฉพาะ พร้อมคำเฉพาะในเรื่อง เล่นเสียงแจ้งเตือนกำหนดเอง
- ให้อีเมลที่มีไฟล์แนบในช่วงขนาดและช่วงวันที่เฉพาะ ย้ายไปโฟลเดอร์ที่กำหนด
- ให้อีเมลที่คุณอยู่ใน CC เป็นคำขอประชุม และทำเครื่องหมายสำคัญ ถูก flag
เข้าถึงกฎได้อย่างไร?
Outlook 2016
หากคุณใช้ Outlook 2016 บนเดสก์ท็อป คุณจะเห็น Rules ที่ด้านบนในส่วน Move เมื่อคุณอยู่ที่แท็บ Home
หากคุณเปิดข้อความอยู่ คุณจะเห็น Rules ที่ด้านบนเมื่ออยู่ที่แท็บ Message เมื่อคุณคลิก Rules คุณมีตัวเลือกด่วนสำหรับข้อความที่แสดงอยู่ เพื่อ Always Move อีเมลจากผู้ส่งคนนั้น หรือส่งมาเฉพาะคุณ ไปโฟลเดอร์ที่กำหนด คุณยังมีตัวเลือก Create a Rule หรือ Manage Rules & Alerts
Outlook.com
หากคุณใช้ Outlook.com บนเบราว์เซอร์ ให้คลิกไอคอนเฟืองมุมขวาบน แล้วเลือก Manage Rules บนหน้าจอถัดไปคุณจะเห็นรายการกฎที่ทำงานอยู่
เพิ่มและสร้างกฎอย่างไร?
Outlook 2016
นี่คือจุดที่เวทมนตร์เริ่มต้น คุณสามารถเลือกการกระทำกฎด่วนที่อธิบายไว้ข้างต้น และย้ายข้อความด้วยผู้ส่งเฉพาะ หรือเฉพาะที่ส่งมาหาคุณ ด้วยการคลิกง่ายๆ แต่ หากคุณต้องการรายละเอียดในกฎ มีความต้องการเฉพาะ หรืออยากจัดระเบียบให้ดีขึ้น Outlook ครอบคลุมคุณแน่นอน
ใน Outlook 2016 เลือก Rules จากเมนูด้านบน แล้ว Create Rule ต่อไปคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปพร้อมเงื่อนไขและการกระทำกฎที่ใช้บ่อย คุณสามารถติ๊กเก็บกว่า 1 กล่องเพื่อจำกัดเงื่อนไข การกระทำก็สามารถเลือกมากกว่า 1 ได้หากต้องการ
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก OK หน้าต่างยืนยันจะให้คุณติ๊กกล่องเพื่อรันกฎกับข้อความในโฟลเดอร์ปัจจุบัน ซึ่งสะดวกสำหรับจัดการข้อความจำนวนมากที่กฎใช้ได้ คุณยังสามารถเลือกปุ่ม Advanced Options สำหรับพารามิเตอร์เพิ่มเติม ซึ่งอธิบายด้านล่าง
เพิ่มเติม คุณสามารถเลือก Manage Rules และคลิก New Rule เลือกประเภทกฎที่ต้องการเริ่มต้นจากรายการ ซึ่งสามารถแก้ไขได้บนหน้าจอถัดไป และคลิก Next คุณจะได้รับ Rules Wizard ซึ่งเป็นหน้าต่างเดียวกันที่ป๊อปอัปหากคุณเลือก Advanced Options ที่กล่าวมา
คุณจะใช้ checkbox เพื่อติ๊กเงื่อนไขเท่าไหร่ก็ได้ เมื่อติ๊กแต่ละอย่าง มันจะแสดงในกล่อง Step 2 ด้านล่าง ในพื้นที่ Step 2 นั้น คุณจะใช้ลิงก์เพื่อระบุพารามิเตอร์
ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกให้ใช้กฎด้วยคำบางคำในข้อความ คุณจะคลิกคำว่า specific words แล้วใส่คำในหน้าต่างถัดไป คลิก Add และคำหรือวลีทั้งหมดที่คุณต้องการจะแสดงในกล่องด้านล่าง คลิก OK และคำเหล่านั้นจะแทนที่คำว่า specific words ใน Step 2
คลิก Next และเพิ่มการกระทำที่ควรใช้กับกฎของคุณ ที่นี่อีกครั้ง คุณสามารถเลือกมากกว่า 1 และตั้งค่าพารามิเตอร์ในกล่อง Step 2 หากใช้ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกย้ายสำเนาอีเมลไปโฟลเดอร์ ให้คลิก specific folder เพื่อเลือก คลิก OK และรายการที่เลือกจะโผล่ในกล่อง Step 2
คุณสามารถเลือกตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับกฎโดยคลิก Next และหากเสร็จแล้ว แค่คลิก Finish ตั้งชื่อกฎ ทำเครื่องหมายรันในกล่องจดหมายเข้า (ถ้าต้องการ) และแน่ใจว่า checkbox เปิดกฎถูกติ๊ก คลิก Finish และคุณพร้อมแล้ว
Outlook.com
บน Outlook.com ให้คลิกไอคอนเฟือง เลือก Manage Rules และคลิกปุ่ม New คุณจะใช้เงื่อนไขและการกระทำแบบเดียวกับที่อธิบายสำหรับเวอร์ชันเดสก์ท็อป แต่อาจมีตัวเลือกจำกัดกว่า
ขั้นแรก เลือกเงื่อนไขจากรายการดรอปดาวน์ และใส่พารามิเตอร์ข้างๆ แล้ว เลือกการกระทำ และอีกครั้ง เลือกพารามิเตอร์
คุณสามารถคลิกไอคอนบวก เพื่อเพิ่มเงื่อนไขและกฎทั้งสอง เพื่อการกรองที่แข็งแกร่งขึ้น หากเปลี่ยนใจหรือทำผิด แค่คลิกไอคอนถังขยะเพื่อลบรายการนั้น เมื่อเสร็จแล้ว คลิก Create Rule
กฎสามารถทำงานให้คุณได้อย่างไร?
สำหรับอีเมลงานและส่วนตัว กฎสามารถช่วยได้มาก นี่คือเพียงไม่กี่ตัวอย่าง
สำหรับงาน
- ให้อีเมลจาก CEO เล่นเสียงเตือนและแสดงแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป
- ให้อีเมลจากทีมโครงการย้ายไปโฟลเดอร์โครงการ บวก อีเมลจากสมาชิกเฉพาะย้ายไปซับโฟลเดอร์เฉพาะ
- ให้อีเมลระหว่างที่คุณไม่อยู่สำนักงาน ที่มีไฟล์แนบในช่วงวันที่นั้น ถูก flag เป็น follow-up
สำหรับส่วนตัว
- ให้อีเมลจากคู่สมรส ทำเครื่องหมายสำคัญและพิมพ์
- ให้อีเมลที่มีคำ scholarship ในเรื่องหรือเนื้อหา ถูกส่งต่อให้พ่อแม่
- ให้อีเมลจากร้านเฉพาะ ที่มีคำ account ย้ายไปโฟลเดอร์หนึ่ง ในขณะที่มีคำ sale ถูกลบ
จัดการกฎอย่างไร?
Outlook 2016
ในเวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Outlook ให้คลิก Rules จากเมนู และเลือก Manage Rule & Alerts หน้าต่างนี้จะแสดงกฎที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด คุณสามารถสร้างกฎใหม่ แก้ไขกฎปัจจุบัน คัดลอก หรือลบกฎ และรันกฎทั้งหมดในโฟลเดอร์เฉพาะหรือกล่องจดหมายเข้า หากคุณเลือก Options คุณยังสามารถส่งออกหรือนำเข้ากฎของคุณได้ง่าย
Outlook.com
ในเวอร์ชันออนไลน์ของ Outlook คุณจะคลิกไอคอนเฟืองด้านบน เลือก Manage Rules และคุณจะเห็นรายการกฎปัจจุบันทั้งหมด คุณมีตัวเลือกจัดเรียง ลบ หรือแก้ไขพวกเขา
คุณใช้กฎ Outlook ไหม?
คุณสามารถประหยัดเวลาค้นหาอีเมล อัปเดตข้อความสำคัญ และเก็บกล่องจดหมายเข้าให้เรียบร้อย ด้วยกฎของ Outlook เมื่อเริ่มสร้างกฎ มันจะกลายเป็นกระบวนการที่รวดเร็วและง่าย และสามารถประหยัดเวลาพลังงานและความขำขำในอนาคต
คุณใช้กฎไหม? ถ้าใช่ ช่วยคุณได้ยังไง? ถ้าไม่ ทำไมไม่ลอง? รู้สึกสบายใจแบ่งปันความคิดเห็นด้านล่างได้เลย!
