คุณเคยอยากได้การแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายใน Teams ที่เกี่ยวข้องกับการอัปโหลดเอกสาร การลงนามแบบฟอร์ม หรือแม้แต่อย่างงานที่เสร็จสิ้นใน Planner หรือไม่? ปกติคุณอาจต้องตรวจสอบแอป Microsoft 365 แต่ละตัวแยกกันเพื่อให้ทันกับสิ่งต่างๆ อย่างไรก็ตาม ด้วย Power Automate และ Microsoft Flow คุณสามารถสร้าง "Flows" บางอย่างเพื่อช่วยคุณติดตามธุรกิจของคุณ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน วันนี้เราจะแสดงวิธีการทำให้คุณ
เพิ่ม Power Automate เข้า Teams
ก่อนอื่น คุณจะต้องเพิ่ม Power Automate เข้า Microsoft Teams เพื่อดำเนินการต่อ ในการทำเช่นนี้ ให้คลิกส่วน Apps ในแถบด้านข้างของ Teams จากนั้นค้นหา Power Automate จากนั้นเลือกแอป Power Automate ที่เปิดขึ้น และเลือกสีม่วง add button หากคุณต้องการ flows ในช่องเฉพาะหรือทีมทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ทุกคน คุณยังสามารถเลือกลูกศรลง และเลือก Add to team หากคุณมีสิทธิ์เพิ่ม Automation ให้ทุกคน เมื่อเสร็จแล้ว คุณควรจะเห็นแอป Power Automate เปิดขึ้นในแถบด้านข้างใน Teams
สร้าง Flow สำเร็จรูป "ยอดนิยม" ใน Teams
ต่อไป คุณควรจะถูกนำไปสู่ตัวเลือกที่กรองแล้วแสดงเฉพาะ Microsoft Teams Flows และ Templates คุณสามารถกรองไปยัง Flows อื่นๆ ได้หากต้องการ โดยคลิกปุ่มกรองข้างๆ ปุ่ม Search Flows (แต่อธิบายในภายหลัง) อย่างไรก็ตาม คุณควรสังเกตเห็นเทมเพลตยอดนิยมบางอย่างสำหรับ Flows ใน Teams นี่คือเทมเพลตสำเร็จรูปโดย Microsoft ที่คุณสามารถเปิดใช้งานได้ด้วยไม่กี่คลิก ไม่ต้องเขียนโค้ด!
เราจะเน้นที่ตัวเหล่านี้ก่อน เนื่องจากเป็นที่นิยมมากที่สุดและช่วยแก้ไขความต้องการทั่วไปบางอย่างสำหรับการแจ้งเตือนใน Teams นี่คือรายการด้านล่าง แต่โปรดทราบว่าคุณสามารถดูรายการ Teams flows ทั้งหมดได้โดยเลือกที่จะ See all Teams templates ที่ด้านล่างของแอป Power Automate โดยทั่วไป Flows ใดๆ ในรายการ Teams จะตรงไปตรงมาในการตั้งค่า ต้องเพียงไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ
หาก Flow ที่คุณต้องการอยู่ในรายการนี้ ให้คลิกมัน คุณจะได้ข้อความป๊อปอัพ อนุญาตให้คุณตั้งค่าได้ เราใช้ Flow สำหรับการเปลี่ยนแปลงงานใน Planner เป็นตัวอย่าง ปกติคุณควรเห็นกล่องให้คุณตั้งชื่อ flow จากนั้นใต้กล่องนั้น จะเป็นรายการ sign-ins (หรือ connectors) ที่คุณจะต้องการ โปรดแน่ใจว่าคุณลงชื่อเข้าใช้ ทุกตัว และคลิก continue และปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ ในกรณีของเรา เราจะต้องตั้งค่าและเลือก Planner group ID, Plan ID, Teams Team และ Channel เพื่อดำเนินการต่อ
เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถเลือก Create Flow และคุณควรจะเห็นข้อความป๊อปอัพว่า Your workflow has been created มันตอนนี้ปรากฏในรายการ Flows บนหน้า Power Automate หลัก! และมันจะรันอัตโนมัติตั้งแต่ตอนนี้เป็นต้นไป
สร้าง Flow อื่นๆ และ Flow แบบกำหนดเองใน Teams
ขอบคุณ Power Automate คุณไม่ได้จำกัดแค่ Flows ที่เน้น Teams หากคุณต้องการ คุณยังสามารถสร้าง Flows อื่นๆ ได้ คุณสามารถสลับไปยังตัวเหล่านี้ได้โดยคลิกปุ่ม Filter ที่ด้านบนของหน้าจอ ข้างๆ กล่องค้นหา และเลือก All Templates จากนั้นดูด้านซ้ายเพื่อเลือกหมวดหมู่ ขั้นตอนจะเหมือนกัน ต้องให้คุณลงชื่อเข้าใช้และเชื่อมต่อบัญชี ตามที่เราทำด้านบน
หากคุณเป็นผู้ใช้ขั้นสูง คุณยังสามารถสร้าง Flow ว่างได้ เอง ไม่ได้ทำตามเทมเพลต คลิกแท็บ Create ใน Power Automate และเลือกที่จะ Create from blank จากนั้นคุณจะเห็นรายการ triggers และ actions คุณยังจะเห็นธีมบางอย่าง ภายใต้ All เลือกธีมของคุณ เพื่อกรอง trigger และ actions
จากนั้นเลือก trigger ตามคำแนะนำบนหน้าจอ หลังจาก trigger เสร็จ ตั้งค่า action โดยปฏิบัติตามคำแนะนำและวิซาร์ดบนหน้าจอ แต่ละ Flow มีชุดคำแนะนำที่แตกต่างกัน แต่เข้าใจได้ง่ายมาก คุณสามารถ Test flow ได้โดยคลิกปุ่ม Test ที่ด้านบน คุณยังสามารถตรวจสอบ flow สำหรับข้อผิดพลาดได้โดยเลือก Flow Checker เมื่อพร้อม คลิก Save และ Flow ของคุณจะถูกนำไปปฏิบัติ
ตรวจสอบและลบ Flows
ตอนนี้ที่คุณสร้าง Flows ของคุณแล้ว คุณสามารถลบมัน หรือแก้ไขมันได้ง่าย แค่เปิดแอป Power Automate ใน Teams โดยคลิก ( . . .) ในแถบด้านข้าง และคลิกแท็บ Home จากนั้น คุณควรจะเห็นรายการ Flows ของคุณ คุณสามารถเลื่อนเมาส์ไปทางขวาสุด และคลิกสามจุดในรายการ และเลือก Edit หรือ Delete เพื่อลบ Flow สำคัญกว่านั้น คุณยังสามารถตรวจสอบ Run History เพื่อดูว่ามันรันอย่างไร หรือมันล่วงลับไปหรือไม่
เพียงจุดเริ่มต้นของความเป็นไปได้ที่ไม่มีที่สิ้นสุด!
การสร้าง Flow ใน Teams ด้วย Power Automate เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของความเป็นไปได้ Microsoft มีแพลตฟอร์มที่รู้จักกันในชื่อ PowerApps ซึ่งให้คุณสร้างแอปส่วนตัวของคุณเองสำหรับธุรกิจโดยใช้เทมเพลตที่คล้ายกัน คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับนั้นที่นี่ และจำไว้ ตรวจสอบ Microsoft 365 hub ของเราสำหรับข่าวและข้อมูลเพิ่มเติม
