Microsoft Lists คือโซลูชันการจัดการข้อมูลซึ่งผสมผสานองค์ประกอบของสเปรดชีต Excel ฐานข้อมูล Access และโซลูชันโค้ดต่ำของบริษัทอื่น เช่น Airtable ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีเริ่มต้นสร้างรายการใหม่ตั้งแต่ต้น - หากคุณกำลังมองหาภาพรวมทั่วไปของรายการ ให้ลองอ่านคู่มือการเริ่มต้นใช้งานของเราก่อน
เข้าสู่ระบบบัญชี Microsoft 365 ที่ทำงานหรือโรงเรียนของคุณและเปิดใช้ Microsoft Lists จากตัวเปิดใช้แอป คลิกปุ่ม "รายการใหม่" ที่ด้านบนของแอป จากนั้นเลือกตัวเลือก "รายการว่าง"
ตั้งชื่อรายการของคุณและกำหนดสีและไอคอนให้กับรายการของคุณ สองรายการหลังเป็นองค์ประกอบตกแต่งล้วนๆ เพื่อช่วยให้รายการมีความโดดเด่นภายใน UI ของแอป
ที่ด้านล่างของแบบฟอร์ม คุณจะต้องเลือกว่าจะบันทึกรายการไว้ที่ใด ตัวเลือก "รายการของฉัน" เริ่มต้นจะส่งผลให้มีรายการส่วนตัวซึ่งมีคุณเท่านั้นที่เข้าถึงได้ ภายในเมนูดรอปดาวน์ คุณจะพบความสามารถในการบันทึกลงในไซต์ทีม SharePoint การเลือกไซต์จะทำให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไซต์นั้นสามารถเข้าถึงรายการได้
เมื่อสร้างรายการของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มกำหนดคอลัมน์ของข้อมูลได้ คอลัมน์ "ชื่อ" เดียวจะถูกสร้างขึ้นโดยค่าเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้โดยวางเมาส์เหนือชื่อ เลือก "การตั้งค่าคอลัมน์" จากนั้นเลือก "เปลี่ยนชื่อ"
หากต้องการเพิ่มคอลัมน์ใหม่ ให้คลิกปุ่ม "เพิ่มคอลัมน์" คุณจะต้องเลือกประเภทข้อมูลสำหรับข้อมูลที่คุณจะป้อนในคอลัมน์ มีตัวเลือกมากมายให้เลือก โดยจะแตกต่างกันไปตั้งแต่ข้อความพื้นฐานไปจนถึงองค์ประกอบแบบโต้ตอบ เช่น การเลือกหลายตัวเลือก
หลังจากที่คุณเลือกชนิดข้อมูลแล้ว บานหน้าต่างเมนูลอยจะปรากฏขึ้นจากด้านขวา คุณสามารถตั้งชื่อคอลัมน์ เพิ่มคำอธิบาย และตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเซลล์ที่เพิ่มใหม่ได้ที่นี่ ตัวเลือกที่แน่นอนที่คุณจะเห็นที่นี่จะแตกต่างกันไปตามประเภทข้อมูลที่คุณเลือก มีการเรียงสับเปลี่ยนที่เป็นไปได้มากเกินไปในบทความเดียว เราขอแนะนำให้คุณทดลองกับประเภทข้อมูลต่างๆ สำรวจการตั้งค่าที่มีอยู่ และประเมินความแตกต่างในการแสดงข้อมูล
เมื่อคุณเพิ่มบางคอลัมน์แล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มสร้างรายการของคุณด้วยข้อมูล คลิกปุ่ม "ใหม่" ที่ด้านบนซ้ายเพื่อแสดงเมนูลอย "รายการใหม่" จากด้านขวา
คุณจะต้องระบุค่าสำหรับแต่ละคอลัมน์ในรายการของคุณ ช่องแบบฟอร์มจะใช้อินพุตที่เหมาะสมสำหรับประเภทข้อมูลของแต่ละคอลัมน์โดยอัตโนมัติ
ในตัวอย่างของเรา เราได้สร้างรายการซึ่งสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบบทความฉบับร่างสำหรับ OnMSFT เราเขียนชื่อด้วยตนเอง (คอลัมน์ข้อความ) เลือกหมวดหมู่จากตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (คอลัมน์ตัวเลือก) และเพิ่มภาพขนาดย่อ (คอลัมน์รูปภาพ) รายการใดก็ได้ในรายการสามารถมีไฟล์แนบที่ไม่บังคับที่เกี่ยวข้องได้
ด้วยข้อมูลบางส่วนในรายการของคุณ ตอนนี้คุณสามารถนั่งดูและชื่นชมมันได้แล้ว รายการจะแสดงข้อมูลในแต่ละคอลัมน์โดยอัตโนมัติโดยใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับประเภทข้อมูล นี่คือจุดที่ทำให้เกิดความแตกต่างอย่างแท้จริงจากเครื่องมืออย่าง Excel แม้ว่ารายการจะต้องใช้เวลาเล็กน้อยในการตั้งค่า แต่ผลลัพธ์ที่ได้คือประสบการณ์การมองเห็นที่มากกว่าอุปกรณ์สเปรดชีต Excel ทั่วไป
Lists รวมโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของฐานข้อมูลเข้ากับการนำเสนอสเปรดชีตที่สามารถเข้าถึงได้ ในขณะเดียวกัน ก็มีความสามารถเชิงโต้ตอบและการผสานรวมกับบริการอย่างราบรื่น เช่น โซลูชันแบบ low-code เช่น Power Automate และ Power Apps ของ Microsoft ในบทความต่อๆ ไป เราจะแนะนำตัวแก้ไขรายการขั้นสูงซึ่งจะเลื่อนไปยัง SharePoint เพื่อให้สามารถควบคุมวิธีจัดเก็บและนำเสนอข้อมูลของคุณได้ดียิ่งขึ้น
