การสร้างรายการดรอปดาวน์ในสเปรดชีต Excel สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้ สิ่งนี้อาจมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานให้ข้อมูลบางอย่างที่อาจเกี่ยวข้องกับบริษัท ด้วยการใช้รายการดรอปดาวน์ของ Excel คุณสามารถควบคุมสิ่งที่สามารถป้อนลงในเซลล์ได้อย่างแม่นยำ โดยให้ผู้ใช้มีตัวเลือกในการเลือกจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เมื่อคุณเพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในเซลล์ ลูกศรจะแสดงอยู่ข้างๆ การคลิกที่ลูกศรนี้จะเป็นการเปิดรายการและให้ผู้ใช้มีตัวเลือกในการเลือกรายการใดรายการหนึ่งในรายการ ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ในสเปรดชีตของคุณ แต่ยังทำให้คุณดูเหมือนผู้ใช้ขั้นสูงและสร้างความประทับใจให้เพื่อนร่วมงานและเจ้านายของคุณ ต่อไปนี้คือคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel
ขั้นตอนที่ 1:กำหนดเนื้อหาของรายการของคุณ
1. เปิดแผ่นงาน Excel ใหม่และใส่เนื้อหาที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละรายการอยู่ในเซลล์เดียว และรายการทั้งหมดอยู่ในแนวตั้งในคอลัมน์เดียวกัน นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเซลล์ว่างระหว่างรายการ ในกรณีของเรา เมนูแบบเลื่อนลงของเราจะเปิดรายชื่อเมืองให้เลือก
2. เมื่อคุณรวบรวมรายการเสร็จแล้ว ให้ไฮไลต์รายการทั้งหมด คลิกขวาที่รายการ แล้วเลือก “กำหนดชื่อ” จากเมนูที่จะแสดงขึ้น
3. จะเป็นการเปิดหน้าต่างใหม่ที่มีชื่อ “ชื่อใหม่” เลือกชื่อสำหรับรายการของคุณและป้อนชื่อเดียวกันในกล่องข้อความ "ชื่อ"
4. คลิก “ตกลง”
ขั้นตอนที่ 2:การเพิ่มรายการดรอปดาวน์ของคุณลงในสเปรดชีต
ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ของคุณลงในสเปรดชีต นี่คือวิธีการ
1. เปิดแผ่นงานใหม่หรือที่มีอยู่ที่คุณต้องการวางรายการแบบเลื่อนลง
2. เน้นเซลล์ที่คุณต้องการวางรายการแบบหล่นลง คลิกแท็บ "ข้อมูล" จากนั้นค้นหาไอคอน "การตรวจสอบข้อมูล" ในส่วนเครื่องมือข้อมูลแล้วคลิก
3. กล่องตรวจสอบข้อมูลจะปรากฏขึ้นซึ่งมีสามแท็บ:การตั้งค่า, ข้อความที่ป้อน และ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ในแท็บการตั้งค่า เลือก "รายการ" จากรายการดรอปดาวน์ "ลูกศร" ตัวเลือกใหม่ที่ชื่อว่า "แหล่งที่มา" จะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของหน้าต่าง คลิกกล่องข้อความแล้วป้อนเครื่องหมาย "=" ตามด้วยชื่อรายการแบบเลื่อนลงของคุณ ในกรณีของเราควรอ่าน =cities .
กล่อง "ละเว้นช่องว่าง" และ "ในเซลล์แบบเลื่อนลง" จะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น เมื่อเลือกเซลล์ว่างที่ละเว้น แสดงว่าเป็นเรื่องปกติที่บุคคลจะเว้นเซลล์ว่างไว้ได้ แต่ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ทุกคนเลือกตัวเลือกจากเซลล์ ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
4. คลิกตกลง แค่นั้นแหละ. คุณได้เพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในสเปรดชีตของคุณแล้ว
เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว คุณจะสามารถไปยังแท็บข้อความป้อนได้
ขั้นตอนที่ 3:ตั้งค่าข้อความสำหรับตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (ไม่บังคับ)
ในบางครั้ง คุณอาจต้องการให้ข้อความ (พร้อมคำอธิบาย) ปรากฏขึ้นเมื่อมีการคลิกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ ในกรณีนี้ คุณจะต้องคลิกช่อง "แสดงข้อความป้อนเข้า" ในแท็บข้อความป้อนเข้า คุณจะต้องกรอกชื่อและข้อความป้อนลงในช่องที่เกี่ยวข้อง ตอนนี้รายการแบบเลื่อนลงของคุณควรมีลักษณะเหมือนภาพต่อไปนี้
แท็บสุดท้ายมีไว้สำหรับการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด เมื่อกำหนดแล้ว ข้อความนี้จะส่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดหากมีผู้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง – ข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการ
บทสรุป
รายการแบบเลื่อนลงเป็นเรื่องปกติมากในเว็บไซต์และใช้งานง่ายมากสำหรับผู้ใช้ ลักษณะที่หลากหลายทำให้มีประโยชน์ในแทบทุกอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะในแบบสำรวจ โลกธุรกิจ หรือแม้แต่ในโรงเรียน คุณจะพบว่าจำเป็นต้องใช้รายการดรอปดาวน์ของ Excel
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่ แสดงความคิดเห็นและแชร์ได้ตามสบาย
