วิธีสร้าง Drop-down List (รายการแบบเลื่อนลง) ใน Microsoft Excel

การสร้าง Drop-down List ในสเปรดชีต Excel ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะต้องการให้เพื่อนร่วมงานกรอกข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้อง ด้วย Drop-down List คุณควบคุมได้ว่าจะให้กรอกข้อมูลอะไรได้บ้าง โดยให้เลือกจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

เมื่อเพิ่ม Drop-down List ลงในเซลล์ จะมีลูกศรปรากฏข้างๆ คลิกลูกศรจะเปิดรายการให้เลือก 1 รายการ ไม่เพียงประหยัดพื้นที่ แต่ยังทำให้ดูเป็นผู้เชี่ยวชาญ (Superuser) ส่งผลให้เพื่อนร่วมงานและหัวหน้าประทับใจ นี่คือคู่มือทีละขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเนื้อหาของรายการ (Define the Contents of Your List)

1. เปิดเวิร์กชีต Excel ใหม่ พิมพ์รายการที่ต้องการให้ปรากฏในลิสต์ ให้แต่ละรายการอยู่ในเซลล์เดียว จัดเรียงแนวตั้งในคอลัมน์เดียว และ ห้ามมีเซลล์ว่างระหว่างรายการ ตัวอย่าง: รายชื่อเมือง

2. เมื่อจบรายการ ให้บล็อก (Highlight) ทุกเซลล์ที่เป็นรายการ คลิกขวา เลือก Define Name (กำหนดชื่อ)

3. จะเปิดหน้าต่าง New Name ตั้งชื่อรายการ (เช่น "cities") ในกล่อง Name

4. คลิก OK

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่ม Drop-down List ลงในสเปรดชีต (Adding Your Dropdown List to a Spreadsheet)

1. เปิดเวิร์กชีตใหม่หรือมีอยู่ที่ต้องการวาง Drop-down List
2. บล็อกเซลล์ที่ต้องการวาง คลิกแท็บ Data (ข้อมูล) หาไอคอน Data Validation (ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล) ในส่วน Data Tools คลิก

3. จะเปิดกล่อง Data Validation มี 3 แท็บ: Settings, Input Message, Error Alert
   ที่แท็บ Settings: เลือก List จาก dropdown Allow (อนุญาต)
   จะมีช่อง Source (แหล่งที่มา) ปรากฏด้านล่าง คลิกในช่อง แล้วพิมพ์เครื่องหมาย = ตามด้วยชื่อรายการที่ตั้งไว้ ตัวอย่าง: =cities

กล่อง Ignore blank (ข้ามเซลล์ว่าง) และ In-cell dropdown (ดรอปดาวน์ในเซลล์) จะถูกติ๊กไว้เริ่มต้น Ignore blank หมายถึงอนุญาตให้เว้นเซลล์ว่างได้ หากต้องการบังคับให้เลือกทุกครั้ง ให้เอาติ๊กออก

4. คลิก OK เสร็จแล้ว! Drop-down List ถูกเพิ่มเข้าไปในสเปรดชีตแล้ว

ต่อไปสามารถไปที่แท็บ Input Message ได้

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าข้อความแจ้งเตือน (Input Message) สำหรับ Data Validation (ขั้นตอนเลือกทำได้)

หากต้องการให้มีข้อความ (พร้อมคำอธิบาย) โผล่มาเมื่อคลิกที่เซลล์ที่มี Drop-down List ให้ไปที่แท็บ Input Message ติ๊ก Show input message when cell is selected (แสดงข้อความแจ้งเตือนเมื่อเลือกเซลล์) แล้วกรอก Title (หัวข้อ) และ Input message (ข้อความ) ตามต้องการ Drop-down List จะมีลักษณะดังภาพ

แท็บสุดท้ายคือ Error Alert (การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด) เมื่อตั้งค่าแล้ว จะแสดงข้อความผิดพลาดหากใครกรอกข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการ

สรุป

Drop-down List พบได้ทั่วไปบนเว็บไซต์ และใช้งาน trực관ได้ดี ลักษณะยืดหยุ่นทำให้ใช้งานได้ในทุกอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะเป็นแบบสำรวจ ธุรกิจ หรือการศึกษา จะพบว่าจำเป็นต้องใช้ Drop-down List ของ Excel เสมอ

บทความนี้มีประโยชน์ไหม? คอมเมนต์และแชร์ได้เลย!