Microsoft Lists เป็นระบบจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลที่ผสมผสานระหว่างสเปรดชีต ฐานข้อมูล และเว็บแอป Lists จริงๆ แล้วเป็นอินเทอร์เฟซใหม่บนโครงสร้างพื้นฐาน SharePoint Lists ที่มีอยู่ เราเคยแสดงวิธีสร้างรายการใหม่ภายใน Lists เอง ตอนนี้เราจะเจาะลึกการกำหนดค่ารายการโดยใช้ SharePoint interface
Lists ทำงานดีในการทำให้ตัวเองเข้าถึงง่ายที่สุด ส่วนแบ็กเอนด์ SharePoint จะถูกเปิดเผยก็ต่อเมื่อคุณไปหามัน เมื่อคุณกำลังดูรายการ คลิกไอคอน Settings ที่มุมขวาบน แล้ว "List settings" เพื่อเปิดตัวเลือกการกำหนดค่าใน SharePoint
หน้าจอ SharePoint List Settings หนาแน่นกว่าที่คุณได้ภายในแอป Lists มาก คุณมีตัวเลือกการจัดการที่กว้างขวางสำหรับการปรับแต่งฟิลด์ การตรวจสอบสิทธิ์ และ metadata ของรายการ
General Settings
เริ่มจากด้านบน "General Settings" มีควบคุมระดับโลกซึ่งใช้กับรายการเอง หรือข้อมูลทั้งหมดภายในรายการ เราจะไม่ครอบคลุมทุกตัวเลือกที่นี่ เพราะหลายอย่างใช้ได้เฉพาะใน SharePoint Lists UI ไม่ใช่แอป Lists
การตั้งค่าบางอย่างที่น่าสนใจอยู่ใน "Advanced settings" "Item-level permissions" อนุญาตให้คุณควบคุมว่าผู้ใช้เห็นอะไรบนรายการที่แชร์ เช่น รายการทั้งหมด หรือเฉพาะรายการที่พวกเขาสร้างเอง
ตัวเลือก "Attachments" สามารถใช้ปิดใช้งานความสามารถในการเพิ่มไฟล์แนบไปยังรายการใหม่ในรายการ ซึ่งเปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้น ตรงท้ายของหน้าจอ มีการตั้งค่าควบคุมว่ารายการในรายการสามารถแสดงในผลการค้นหาได้หรือไม่ และว่าสามารถดาวน์โหลดไปยังอุปกรณ์ของผู้ใช้ได้หรือไม่
Columns
กลับสู่หน้าจอการตั้งค่ารายการหลัก ส่วน "Columns" 值得ให้ความสนใจเพิ่มเติม การคลิกชื่อคอลัมน์จะให้คุณแก้ไคุณสมบัติของมัน ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานที่นี่จะขึ้นอยู่กับประเภทข้อมูลของคอลัมน์ ตัวอย่างบางอย่างที่คุณอาจเห็นรวมถึงความสามารถในการตั้งค่าความยาวตัวอักษรสูงสุด (สำหรับฟิลด์ข้อความ) ตั้งค่าค่าเริ่มต้นสำหรับรายการใหม่ และสลับว่าฟิลด์เป็นการป้อนข้อมูลที่จำเป็นหรือไม่
ประเภทข้อมูลโต้ตอบ เช่น คอมโพเนนต์เลือกหลายตัวเลือก จะมีการตั้งค่ามากกว่า อาจรวมถึงความสามารถในการเปลี่ยนประเภทอินพุตที่ใช้ ให้คุณเลือกได้ระหว่าง radio buttons หรือ dropdown menu ส่วนใหญ่ - แต่ไม่ใช่ทั้งหมด - ของตัวเลือกเหล่านี้พร้อมใช้งานเมื่อแก้ไขคอลัมน์ภายในแอป Lists หลัก การใช้หน้าจอการตั้งค่า SharePoint เปิดเผยการตั้งค่าทั้งหมดที่เป็นไปได้ ให้คุณควบคุมมากที่สุดเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บและนำเสนอข้อมูล
คุณสามารถสร้างคอลัมน์ใหม่ได้โดยใช้ลิงก์ "Create column" บนหน้าการตั้งค่ารายการ คุณจะต้องเลือกชื่อคอลัมน์ เลือกประเภทข้อมูล และกรอกฟิลด์การตั้งค่าสำหรับประเภทข้อมูลนั้น ช่องติ๊ก "Add to default view" ควรทิ้งไว้เลือก เพื่อให้แน่ใจว่าฟิลด์แสดงขึ้นโดยค่าเริ่มต้นในอินเทอร์เฟซ Lists
Views
เรื่องของ views คุณสามารถจัดการได้ภายในส่วน "Views" ที่ด้านล่างของหน้าการตั้งค่า คุณสามารถสร้าง views ใหม่และแก้ไขที่มีอยู่ "View" กำหนดฟิลด์ที่จะแสดงใน Lists UI คุณเริ่มด้วย view "All Items" เดียวโดยค่าเริ่มต้น เมื่อคุณเพิ่ม views เพิ่มเติม คุณสามารถเข้าถึงได้ใน Lists โดยคลิกชื่อ view ปัจจุบันที่มุมขวาบน
หน้าจอการตั้งค่า View ให้คุณเลือกว่าจะแสดงฟิลด์ไหนและลำดับการแสดง คุณยังสามารถตั้งค่าลำดับการจัดเรียงสำหรับแถวข้อมูล และกำหนดค่า default filters ในส่วนการเลือกคอลัมน์ คุณจะเห็นฟิลด์ off-by-default หลายอย่างซึ่งมักซ่อนอยู่ เปิดพวกมันเพื่อเพิ่ม metadata เริ่มต้นให้กับ List view เช่น ชื่อผู้สร้างรายการ ("Created By") หรือเวลาที่ปรับเปลี่ยน ("Modified")
ด้านล่างของหน้าจอการตั้งค่า View คุณจะพบส่วนที่อนุญาตให้คุณตั้งค่าว่าจะแสดงยอดรวมที่ด้านล่างของคอลัมน์หรือไม่ ว่าข้อมูลควรจัดกลุ่มรวมกันอย่างไร และควรแสดงรายการข้อมูลกี่รายการบนหน้าจอเดียว ส่วนสุดท้าย "Mobile" ให้คุณเลือกว่าจะทำให้ view นี้พร้อมใช้งานบนอุปกรณ์มือถือหรือไม่ Default lists สำหรับเดสก์ท็อปและมือถือสามารถตั้งค่าได้แยกกัน ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะให้มุมมองที่ปรับแต่งสำหรับอุปกรณ์ขนาดเล็ก
หน้าจอการตั้งค่า SharePoint เข้าถึงยากกว่า Lists เองมาก คุณอาจไม่ต้องใช้บ่อย แต่วิธีที่ใช้บ่อยที่สุดได้รับการรองรับภายในแผงการกำหนดค่าของ Lists เอง
พลังของ Lists มาจากความหลากหลาย - คุณสามารถเริ่มต้นด้วยรายการพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว และเพิ่มความสามารถขั้นสูงตามเวลา สุดท้าย คุณอาจถึงจุดที่คุณต้องการตัวเลือก SharePoint ที่ไม่ได้เปิดเผยใน Lists UI เมื่อเวลานั้นมาถึง คลิก "List settings" แตกผ่านหน้าปิด Lists และเริ่มใช้ความสามารถ - และความซับซ้อน - ของ SharePoint แทน
