คุณถูกบังคับให้ทำงานจากระยะไกลหรือไม่? แต่ไม่มีเงื่อนงำเกี่ยวกับวิธีการทำ? ไม่ต้องกังวล เรามีคำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวิธีใช้ Microsoft Teams
Microsoft Teams เป็นผู้เล่นที่ค่อนข้างใหม่ในตลาดการสื่อสาร การทำงานร่วมกันเป็นทีม และการประชุมผ่านวิดีโอ เนื่องจากข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยเกี่ยวกับ Zoom เพิ่มมากขึ้น อัญมณีที่ซ่อนอยู่จึงถูกเปิดเผย
พูดง่ายๆ ก็คือ Microsoft Teams เป็นเครื่องมือที่ทำงานร่วมกับ Office 365 และรวมเอาความสามารถต่างๆ เช่น การประชุมทางวิดีโอ การจัดเก็บไฟล์ การแชท ฯลฯ
คุณสามารถสร้างเอกสารสำนักงานออนไลน์ แบ่งปันแนวคิดและความเชี่ยวชาญ ใช้ประโยชน์จากบอท และทำสิ่งอื่นๆ อีกมากมาย เมื่อใช้โปรแกรมนี้
| Microsoft Teams VS Zoom |
|---|
| คุณสมบัติ | ทีม Microsoft | ซูม |
| ผสานรวมกับ Teams และ Office 365 | ใช่ | ไม่ |
| การแชร์ไฟล์ | ใช่ | ใช่ |
| การประชุมออนไลน์ | ใช่ | ใช่ |
| แชท | ใช่ | ใช่ |
| การแชร์หน้าจอ | ใช่ | ใช่ |
| อินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่าย | ไม่ | ใช่ |
| ปลอดภัย | ใช่ | ไม่ |
| ราคา | ฟรี | ฟรี |
| บอทที่ไม่มีที่สิ้นสุดสำหรับการรวมฟังก์ชันพิเศษ | ใช่ | ไม่ |
| การประชุมทางวิดีโอ | ใช่ | ใช่ |
ภาพรวม – Microsoft Teams
ในการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Teams คุณต้องไปที่:หน้าเว็บ Microsoft Teams และสร้างบัญชี เมื่อคุณมีบัญชีแล้ว คุณสามารถเปรียบเทียบทั้งแผนแบบชำระเงินและแบบฟรี และตัดสินใจว่าคุณต้องการใช้แผนใด นอกจากนี้คุณยังสามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป Microsoft Teams ได้อีกด้วย
ทีมและแชนเนล
เมื่อคุณติดตั้ง Microsoft Team แล้ว คุณต้องตั้งค่าทีมโดยระบุชื่อและคำอธิบาย แต่ละทีมมีส่วนย่อยที่เรียกว่าแชนเนล ช่องทั่วไปจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เมื่อใดก็ตามที่มีกิจกรรม ช่องจะถูกเน้น
แท็บช่อง – แต่ละช่องมีแท็บเริ่มต้น – การสนทนา ไฟล์ บันทึกย่อ บริการทีม หากต้องการ คุณสามารถเพิ่มแท็บของคุณเอง
การสนทนา – นี่เป็นคุณลักษณะที่สำคัญและเป็นศูนย์กลางของ Microsoft Teams และทำงานเป็นกระดานสนทนาแบบรวมศูนย์ที่บันทึกการสื่อสารทั้งหมดและทำให้สามารถค้นหาได้
ไฟล์ – หน้าต่าง Teams ช่วยให้คุณทำงานต่างๆ ภายในหน้าต่าง เช่น แชทกับกลุ่ม การลบ ดาวน์โหลด คัดลอก เปิดไฟล์ ฯลฯ ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการสลับระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ
หมายเหตุ – แท็บนี้จะนำทีมของคุณไปยัง OneNote ซึ่งหมายความว่า คุณสามารถแก้ไขและดู OneNotes ได้
การเพิ่มแท็บ – ช่วยเพิ่มแดชบอร์ด Power BI, Planner, สเปรดชีต ฯลฯ
เมนู – ที่ด้านซ้ายมือภายใน Teams คุณจะได้รับตัวเลือกต่างๆ – แชท การประชุม ไฟล์ และกิจกรรม ซึ่งส่วนใหญ่อธิบายได้ด้วยตนเอง ผู้ที่ต้องการคำอธิบายจะได้รับการอธิบาย
กิจกรรม – แสดงกิจกรรมล่าสุดที่ดำเนินการโดย Teams
แชท – ให้ประวัติการสนทนาที่สมบูรณ์โดยการจัดเก็บการสนทนา Skype for Business
ทีม – ภาพรวมของทุกทีมและแชนเนลภายในทีม
การประชุม – ดึงการประชุมจาก Outlook และอนุญาตให้จัดกำหนดการประชุม
ไฟล์ – ดูและค้นหาไฟล์ใน OneDrive, OneNote
ตอนนี้เรารู้เกี่ยวกับ Microsoft Teams และสิ่งที่เราสามารถทำได้จากมันแล้ว ถึงเวลาเรียนรู้วิธีใช้ Microsoft Teams แล้ว
วิธีใช้ Microsoft Teams
Microsoft Teams รวมสี่ฟังก์ชันทางธุรกิจที่สำคัญไว้ในแพลตฟอร์มเดียว คุณสามารถส่งข้อความ ประสานงานกับทีม โทรด้วยเสียง/วิดีโอ และสุดท้ายสามารถรวม Microsoft 365 ได้
1. เปิดตัว Microsoft Teams
คุณสามารถใช้ Microsoft Teams ได้โดยตรงจากเบราว์เซอร์หรือดาวน์โหลดแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป (Mac หรือ PC) หรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (Android และ iOS)
สำหรับวัตถุประสงค์ในการสอนนี้ เราจะใช้เวอร์ชันเบราว์เซอร์ เนื่องจากมีฟังก์ชันการทำงานเหมือนกัน คุณจึงไม่มีปัญหาเมื่อใช้เป็นแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปหรือสมาร์ทโฟน
หากต้องการใช้ทีม ให้ไปที่ https://teams.microsoft.com/start
ที่นี่ คุณจะได้รับตัวเลือกในการสมัครฟรี คุณสามารถสร้างบัญชี Microsoft ได้ในขณะนี้ หรือเข้าสู่ระบบโดยใช้บัญชีที่มีอยู่
อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้ Microsoft Office 365 เวอร์ชันสำหรับธุรกิจอยู่แล้ว คุณจะต้องติดตั้ง Teams ไว้
เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว ระบบจะถามคุณถึงวัตถุประสงค์ที่จะใช้ เช่น เพื่อน ธุรกิจ ครอบครัว เป็นต้น แต่ละตัวเลือกจะปรับแต่งโปรไฟล์ตามนั้น แต่ฟังก์ชันพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม
เนื่องจากพวกเราส่วนใหญ่ทำงานจากที่บ้านเนื่องจาก COVID-19 เราจึงจะใช้ตัวเลือก "สำหรับที่ทำงาน"
ตอนนี้มาสร้างทีมแรกกัน
2. สร้างทีม
หากต้องการสร้างหรือเข้าร่วมทีม ให้คลิกส่วนทีม> เข้าร่วมหรือสร้างทีม หากสร้างทีมสาธารณะแล้ว คุณจะเห็นพวกเขา คลิก อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเข้าร่วมทีมพิเศษ คุณสามารถป้อนรหัสได้
ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกตัวเลือกสร้างทีม
ตอนนี้ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะให้ทีมเป็นแบบสาธารณะ ส่วนตัว หรือทั่วทั้งองค์กร
- ทุกคนสามารถใช้ทีมสาธารณะได้
- ส่วนตัวเท่านั้นที่ได้รับเชิญเท่านั้น
- ทั่วทั้งองค์กรจะเพิ่มทุกคนในธุรกิจโดยอัตโนมัติ
เมื่อคุณตัดสินใจเลือกประเภทแล้ว ทีมของคุณที่ต้องการสร้าง ต่อไปคุณต้องตั้งชื่อและให้คำอธิบาย
3. การเพิ่มทีม
คุณสามารถเพิ่มบุคคลใน Teams ได้หลายวิธี แต่วิธีที่ง่ายที่สุดคือการส่งลิงก์ทางอีเมล เมื่อผู้รับคลิก พวกเขาจะถูกลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ หรือคุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลลงใน Teams ได้โดยตรง หรือสามารถนำเข้าชื่อ ที่อยู่อีเมลจาก Outlook, People เป็นต้น
เมื่อเชื่อมต่อผู้คนแล้ว คุณจะเห็นพวกเขาในรายการ Teams และสามารถรับสมาชิกและกิจกรรมของพวกเขาได้
ตามค่าเริ่มต้น มีส่วนย่อยทั่วไปที่เรียกว่าช่อง คุณสามารถเพิ่มหนึ่งในช่องเหล่านี้และเริ่มโต้ตอบกับผู้อื่นได้
4. เพิ่มช่อง
ในการสร้างช่อง ให้ตั้งชื่อ คำอธิบาย คุณสามารถตัดสินใจว่าจะให้มันเป็นแบบมาตรฐานหรือแบบส่วนตัวก็ได้ หากคุณต้องการสนทนาส่วนตัว คุณสามารถเลือกตัวเลือกส่วนตัวได้
เมื่อสร้างแชนเนลแล้ว คุณสามารถโหลดไฟล์ เพิ่มโพสต์ และโต้ตอบกับสมาชิกในทีมได้
5. ช่องสนทนา
การแชทในช่องมาตรฐานจะไม่เป็นส่วนตัว มันเหมือนกับการอภิปรายเสียงดัง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณส่งข้อความถึงจิม ทุกคนในการสนทนาจะเห็นได้ แต่จิมเท่านั้นที่จะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อให้เขาสามารถจดจ่อกับข้อความได้ นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถตอบกลับช่องแม้ว่าจะไม่ได้กล่าวถึงก็ตาม
6. วิดีโอแชท
ที่ด้านล่างของแผงด้านขวา คุณจะเห็นตัวเลือกที่สำคัญที่สุด:พบปะ มีลักษณะคล้ายกับกล้องวิดีโอและอ่านว่า Meet Now
หากต้องการเริ่มวิดีโอแชท ให้คลิกไอคอนนี้ คุณสามารถปิดเสียง ปิดวิดีโอ แชร์ไฟล์ แสดงผู้เข้าร่วม คุณยังสามารถแชร์เดสก์ท็อปหรือใช้ฟังก์ชันไวท์บอร์ดได้อีกด้วย
7. การจัดการช่อง
คุณสามารถเข้าร่วมและออกจากช่องใดก็ได้ หากคุณเข้าร่วมแชนเนลและพบว่าไม่เหมาะสม คุณสามารถลบได้ ก่อนที่คุณจะตัดสินใจลบ อย่าลืมว่าเมื่อคุณดำเนินการแล้ว การสนทนา การบันทึก และทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับช่องนั้นจะถูกลบ
อย่างไรก็ตาม หากมีไฟล์แนบ ไฟล์เหล่านั้นจะถูกเก็บไว้ใน Sharepoint
8. การเพิ่มฟังก์ชัน
ตัวอย่างเช่น เราอธิบายเฉพาะฟังก์ชันการทำงานหลักเท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มฟีเจอร์และการผสานรวมต่างๆ ให้กับ Teams เช่น ปฏิทิน เพื่อจัดกำหนดการประชุมและรับทราบข่าวสารต่างๆ ได้
คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สามได้มากมาย เช่น Zoom, Trello, KUDO เป็นต้น
นี่แหละ; โดยใช้ขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณสามารถใช้ Microsoft Teams และสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณได้ ไม่เพียงเท่านี้ คุณยังสามารถแสดงความเป็นตัวคุณด้วยสติกเกอร์ อีโมจิ GIF เราหวังว่าคุณจะลองใช้ Microsoft Teams เมื่อคุณใช้งานแล้ว โปรดแบ่งปันประสบการณ์ของคุณกับเรา
