คุณถูกบังคับให้ทำงานจากบ้าน (Remote Work) ทันที? แต่ไม่มีมושגว่าจะทำอย่างไร? ไม่ต้องกังวล เรามีคู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการใช้ Microsoft Teams ให้คุณ
Microsoft Teams เป็นผู้เล่นใหม่ในตลาดการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการประชุมวิดีโอ ด้วยความกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของ Zoom ที่เพิ่มขึ้น จึงทำให้ "อัญมณีที่ซ่อนเร้น" เช่น Teams กลับมาสู่แสงสว่าง
โดยสรุป Microsoft Teams เป็นเครื่องมือที่บูรณาการกับ Office 365 รวมความสามารถอย่าง การประชุมวิดีโอ จัดเก็บไฟล์ แชท และอื่นๆ อีกมากมาย
ด้วย Teams คุณสามารถสร้างเอกสาร Office ออนไลน์ แชร์ไอเดียและความเชี่ยวชาญ ใช้บอท และทำอีกมากมาย
สิ่งสำคัญคือ ไม่ต้องจ่ายเงิน ก็ใช้เครื่องมือยอดเยี่ยมนี้ได้
ประโยชน์ – Microsoft Teams เวอร์ชันฟรี
- แชท เสียง และวิดีโอโทร ไม่จำกัด
- พื้นที่จัดเก็บไฟล์ 10 GB สำหรับทีม
- 2 GB ต่อคน
- บูรณาการกับแอป Office Online – Word, PowerPoint, Excel, OneNote และแอปธุรกิจอีก 140+ แอป
- เพิ่มผู้ติดต่อได้ถึง 300 คน (ภายในหรือนอกองค์กร)
หมายเหตุ: เวอร์ชันฟรีของ Microsoft Teams ใช้ได้เฉพาะผู้ที่ ไม่ได้ ชำระค่าสมาชิก Office 365 แบบพาณิชย์
จุดเด่น – Microsoft Teams
- รวมทีมเข้าด้วยกัน
- บูรณาการกับ Office 365
- ปรับแต่ง Teams ผ่าน API และเฟรมเวิร์กบอท
- แก้ไขและเปิดไฟล์พร้อมกัน
- บูรณาการกับ Azure Active Directory
ยังไม่เชื่อ? ยังอยากใช้ Zoom อยู่?
นี่คือการเปรียบเทียบแบบเร็วระหว่าง Microsoft Teams และ Zoom
| Microsoft Teams VS Zoom | ||
|---|---|---|
| คุณสมบัติ | Microsoft Teams | Zoom |
| บูรณาการกับ Teams และ Office 365 | ใช่ | ไม่ |
| แชร์ไฟล์ | ใช่ | ใช่ |
| ประชุมออนไลน์ | ใช่ | ใช่ |
| แชท | ใช่ | ใช่ |
| แชร์หน้าจอ | ใช่ | ใช่ |
| อินเทอร์เฟซใช้งานง่าย | ไม่ | ใช่ |
| ปลอดภัย | ใช่ | ไม่ |
| ราคา | ฟรี | ฟรี |
| บอทไม่จำกัดสำหรับเพิ่มฟังก์ชัน | ใช่ | ไม่ |
| ประชุมวิดีโอ | ใช่ | ใช่ |
ภาพรวม – Microsoft Teams
เพื่อเริ่มใช้ Microsoft Teams ให้ไปที่: หน้าเว็บ Microsoft Teams และสร้างบัญชี เมื่อมีบัญชีแล้ว สามารถเปรียบเทียบแผนเสียเงินและฟรี แล้วตัดสินใจเลือกแผนไหน พร้อมกับดาวน์โหลดแอปเดสก์ท็อป Microsoft Teams ได้เลย
ทีมและช่อง (Teams and Channels)
ตอนนี้คุณติดตั้ง Microsoft Teams แล้ว ต้องตั้งค่าทีมโดยตั้งชื่อและเพิ่มคำอธิบาย แต่ละทีมจะมีส่วนย่อยเรียกว่า Channels (ช่อง) จะมี General Channel สร้างขึ้นอัตโนมัติ เมื่อมีกิจกรรม ช่องนั้นจะไฮไลท์
แท็บช่อง (Channel Tabs) – แต่ละช่องมีแท็บเริ่มต้น: Conversations, Files, Notes, Team Services สามารถเพิ่มแท็บของตัวเองได้
การสนทนา (Conversation) – ฟีเจอร์หลักและศูนย์กลางของ Teams ทำงานเป็นกระดานอภิปรายศูนย์กลาง ที่บันทึกการสื่อสารทั้งหมดและค้นหาได้
ไฟล์ (Files) – หน้าต่าง Teams ให้ทำงานต่างๆ ภายในหน้าต่างเดียว เช่น แชทกับกลุ่ม ลบ ดาวน์โหลด คัดลอก เปิดไฟล์ ช่วยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอป
บันทึก (Notes) – แท็บนี้นำทีมไปสู่ OneNote หมายความว่าสามารถแก้ไขและดู OneNotes ได้
เพิ่มแท็บ (Adding Tabs) – ช่วยเพิ่มแดชบอร์ด Power BI, Planner, สเปรดชีต ฯลฯ
เมนู (Menu) – ด้านซ้ายใน Teams มีตัวเลือก: Chats, Meetings, Files, Activities ส่วนใหญ่เข้าใจง่าย ส่วนที่ต้องอธิบายจะอธิบายด้านล่าง
- กิจกรรม (Activities) – แสดงกิจกรรมล่าสุดของทีม
- แชท (Chat) – ประวัติแชทครบถ้วน จัดเก็บการสนทนา Skype for Business
- ทีม (Teams) – ภาพรวมทีมและช่องทั้งหมด
- การประชุม (Meetings) – ดึงปฏิทินจาก Outlook และจัดตารางประชุมได้
- ไฟล์ (Files) – ดูและค้นหาไฟล์ทั่ว OneDrive, OneNote
ตอนนี้เรารู้จัก Microsoft Teams และสิ่งที่ทำได้แล้ว มาเรียนรู้วิธีใช้ Microsoft Teams กัน
วิธีใช้ Microsoft Teams
Microsoft Teams รวม 4 ฟังก์ชันธุรกิจสำคัญในแพลตฟอร์มเดียว: ส่งข้อความ จัดการทีม โทรเสียง/วิดีโอ และบูรณาการ Microsoft 365
1. เริ่มต้น Microsoft Teams
ใช้ Teams ได้จากเบราว์зерโดยตรง หรือดาวน์โหลดแอปเดสก์ท็อป (Mac หรือ PC) หรือมือถือ (Android และ iOS)
สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราจะใช้เวอร์ชันเบราว์เซอร์ เนื่องจากมีฟังก์ชันเหมือนกัน ไม่จะมีปัญหาเมื่อใช้เป็นแอปเดสก์ท็อปหรือสมาร์ทโฟน
ไปที่ https://teams.microsoft.com/start
จะมีตัวเลือก Sign-up ฟรี สามารถสร้างบัญชี Microsoft ใหม่ หรือล็อกอินด้วยบัญชีเดิมได้
อย่างไรก็ตาม หากใช้ Office 365 แบบธุรกิจอยู่แล้ว จะมี Teams ติดตั้งมาให้แล้ว
ล็อกอินแล้ว จะถามวัตถุประสงค์การใช้ เช่น เพื่อน ธุรกิจ ครอบครัว แต่ละตัวเลือกปรับแต่งโปรไฟล์แตกต่างกัน แต่ฟังก์ชันพื้นฐานเหมือนกัน
เนื่องจากส่วนใหญ่ทำงานจากบ้านเนื่องจากโควิด-19 เราจะเลือกตัวเลือก 'For work'
ตอนนี้ มาสร้างทีมแรกกัน
2. สร้างทีม (Create a Team)
คลิกส่วน Team > Join or Create a team หากมีทีมสาธารณะอยู่แล้ว จะเห็น คลิกได้เลย หากอยากเข้าทีมพิเศษ ใส่รหัสได้
ในตัวอย่าง เราจะเลือก Create a team
ตัดสินใจว่าทีมจะเป็น Public, Private หรือ Org-wide
- ทีมสาธารณะ (Public) – ใครก็ใช้ได้
- ทีมส่วนตัว (Private) – เฉพาะผู้ได้รับเชิญ
- ทั่วองค์กร (Org wide) – เพิ่มทุกคนในองค์กรอัตโนมัติ
เมื่อตัดสินใจประเภทแล้ว ตั้งชื่อและเพิ่มคำอธิบาย
3. เพิ่มสมาชิกทีม (Adding Teams)
เพิ่มคนได้หลายวิธี แต่ง่ายที่สุดคือส่งลิงก์ทางอีเมล ผู้รับคลิกจะลงทะเบียนอัตโนมัติ หรือเพิ่มอีเมลโดยตรงใน Teams หรือนำเข้าชื่อ/อีเมลจาก Outlook, People ฯลฯ
เมื่อเชื่อมต่อแล้ว จะเห็นในรายการ Teams และรับข้อมูลสมาชิกและกิจกรรม
โดยค่าเริ่มต้นมี General subsection เรียกว่า Channels สามารถเพิ่มช่องเหล่านี้และเริ่มโต้ตอบกันได้
4. เพิ่มช่อง (Add a channel)
สร้างช่องโดยตั้งชื่อ เพิ่มคำอธิบาย เลือก Standard หรือ Private หากต้องการสนทนาส่วนตัว เลือก Private
เมื่อสร้างช่องเสร็จ สามารถโหลดไฟล์ เพิ่มโพสต์ และโต้ตอบกับสมาชิกทีมได้
5. การสนทนาในช่อง (Channel conversations)
แชทในช่องมาตรฐาน ไม่ใช่ส่วนตัว เหมือนการพูดดัง หากส่งข้อความให้ Jim ทุกคนในการสนทนาจะเห็น แต่ Jim จะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อโฟกัสที่ข้อความ สามารถตอบกลับช่องได้แม้ไม่ได้ถูก mention
6. วิดีโอแชท (Video chat)
ด้านล่างแผงด้านขวา จะเห็นตัวเลือกสำคัญที่สุด: Meet ไอคอนกล้องวิดีโอ และข้อความ "Meet Now"
คลิกไอคอนนี้เพื่อเริ่มวิดีโอแชท สามารถปิดไมค์ ปิดวิดีโอ แชร์ไฟล์ แสดงผู้เข้าร่วม แชร์เดสก์ท็อป หรือใช้ฟังก์ชัน Whiteboard ได้
7. จัดการช่อง (Managing channels)
สามารถเข้าร่วมและออกจากช่องได้ หากเข้าร่วมแล้วไม่เหมาะสม สามารถลบได้ แต่จำไว้ว่าการลบจะลบการสนทนา การบันทึก และทุกอย่างเกี่ยวกับช่องนั้น หากมีไฟล์แนบ จะคงอยู่บน SharePoint
8. เพิ่มฟังก์ชัน (Adding functionality)
เราอธิบายเฉพาะฟังก์ชันหลัก แต่สามารถเพิ่มฟีเจอร์และการบูรณาการได้มากมาย เช่น ปฏิทินสำหรับจัดตารางประชุมและแจ้งเตือน
เชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์ภายนอกมากมายได้ เช่น Zoom, Trello, KUDO ฯลฯ
เพียงเท่านี้ ใช้ขั้นตอนง่ายๆ นี้ คุณสามารถใช้ Microsoft Teams และทำงานร่วมกับทีมได้ ไม่ chỉนั้น ยังสามารถแสดงออกด้วยสติ๊กเกอร์ อีโมจิ GIFs อีกด้วย หวังว่าคุณจะลองใช้ Teams ดู และแชร์ประสบการณ์กับเรา
