เชี่ยวชาญ Gmail Email Templates: เปิดใช้งานและใช้งานอย่างมืออาชีพ

ในพื้นที่ทำงาน อีเมลกลายเป็นสื่อการสื่อสารและแชร์รายงานงานทั่วไป ในหลายครั้ง อีเมลที่ส่งต่อให้เพื่อนร่วมงาน มีเนื้อหาใน Mail Body เหมือนกันหมด เพียงแค่ Attachments ต่างกัน

อาจเป็นอีเมลขอแสดงความยินดี, อีเมลทักทาย, หรืออีเมลส่งเอกสารพร้อมเนื้อหาเดิมเสมอ – “Please find the files attached to this email.”

เมื่อเวลาผ่านไป การเขียนอีเมลซ้ำๆ หรือ Copy ทุกครั้งที่ Compose อีเมลใหม่ จะรู้สึกขี้ขลาด

คุณสามารถหลีกเลี่ยงความยุ่งยากนี้ได้ด้วย Email Templates ซึ่งสร้างเทมเพลตอีเมลที่สามารถส่งซ้ำได้หลายครั้งไปยังผู้ใช้ต่างๆ จะประหยัดเวลาเขียนอีเมล และไม่รบกวนอีกต่อไป

อ่านเพิ่มเติม: วิธีปิด Google Meet ใน Gmail App และ Web

นี่คือวิธีเปิดใช้งาน Email Templates ใน Gmail และใช้งานเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น:

วิธีเปิดใช้งาน Templates ใน Email?

Templates Disabled (ปิดใช้งาน) โดยค่าเริ่มต้นบนบัญชี Gmail คุณต้องเปิดใช้งานผ่าน Gmail Advanced Settings ก่อนใช้งาน ปฏิบัติตามขั้นตอนตามลำดับเพื่อ Enable Templates บน Gmail:

ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ปุ่ม Settings Cog (รูปเฟือง) มุมขวาบนของแถบงาน Gmail

ขั้นตอนที่ 2: จากเมนูดรอปดาวน์ เลือก See All Settings (ดูการตั้งค่าทั้งหมด)

ขั้นตอนที่ 3: จากนั้นไปที่เมนู Advanced (ขั้นสูง) ของ Gmail Settings

ขั้นตอนที่ 4: เลื่อนลงเมนู จะเห็นตัวเลือก Templates ตั้งเป็น Disabled คลิก Enable

ขั้นตอนที่ 5: Save การตั้งค่าใหม่

อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำงานกับ Tasks บน Gmail?

วิธีสร้าง Email Templates บน Gmail?

Email Templates คืออีเมลที่เขียนไว้แล้วและบันทึกไว้ มีเนื้อหาใน Mail Body เหมือนกัน อีเมลที่ Compose ไว้สามารถนำไปใช้ซ้ำได้หลายครั้งโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ และดึงจาก Template List ได้เลย นี่คือวิธีสร้างเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพบน Gmail:

ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่ม Compose (เขียน)

ขั้นตอนที่ 2: เขียน草稿อีเมลโดยพิมพ์เนื้อหา

ขั้นตอนที่ 3: ก่อนบันทึก Draft ให้คลิก Vertical Ellipses (ปุ่มสามจุด) มุมขวาล่างของกล่อง Compose

ขั้นตอนที่ 4: คลิก Templates จากเมนูด้านข้าง คลิก Save Draft as Template

ขั้นตอนที่ 5: คลิก Save as New Template เนื่องจากเป็น Template แรก ไม่มี Template เก่าให้ Overwrite (จะกล่าวถึงในภายหลัง)

ขั้นตอนที่ 6: ใส่ชื่อ Template คลิก Save Template ใหม่ถูกสร้างแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Swipe Feature บน Gmail?

วิธี Overwrite (เขียนทับ) Template เดิม?

Overwrite Template หมายถึงการเปลี่ยนเนื้อหาอีเมลของ Template นั้น และบันทึกทับ Template เก่าโดยไม่สร้างใหม่ นี่คือวิธี Overwrite Template ใน Gmail:

ขั้นตอนที่ 1: คลิก Compose เขียนอีเมลใหม่ด้วยเนื้อหาใหม่

ขั้นตอนที่ 2: คลิก Vertical Ellipses (สามจุด) มุมขวาล่างของกล่อง Compose

ขั้นตอนที่ 3: คลิก Templates จากเมนูด้านข้าง คลิก Save Draft as Template

ขั้นตอนที่ 4: ภายใต้ Overwrite Template คลิกชื่อ Template ที่บันทึกไว้ก่อนหน้า

ขั้นตอนที่ 5: คลิก Save

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Gmail Archive Emails?

วิธี Insert Template เพื่อใช้งาน?

Insert Template เป็นกระบวนการง่าย คุณจะเห็นว่าการใช้ Template สำหรับอีเมล ประหยัดเวลาและไร้ความเครียด:

ขั้นตอนที่ 1: เริ่ม Compose Email

ขั้นตอนที่ 2: คลิก Vertical Ellipses (สามจุด) มุมขวาล่างของกล่อง Compose

ขั้นตอนที่ 3: คลิก Templates จากเมนูด้านข้าง คลิก Insert Template

ตอนนี้ Template ที่เลือกจะถูกเพิ่มเข้าไปในอีเมลใหม่ คุณสามารถจัดรูปแบบเพิ่มเติม และแนบเอกสารที่ต้องการ ก่อนส่งให้ผู้รับ วิธีนี้ช่วยหลุดพ้นความยุ่งยากในการพิมพ์เนื้อหาบังคับซ้ำๆ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีกำจัดอีเมลโปรโมชั่นบน Gmail?

วิธีลบ Email Template บน Gmail?

ลบ Template เป็นตัวเลือกที่ถูกต้องหากไม่ต้องการใช้ Template นั้นอีก นี่คือวิธีลบ Gmail Template เมื่อไม่ได้ใช้แล้ว:

ขั้นตอนที่ 1: เริ่ม Compose Email

ขั้นตอนที่ 2: คลิก Vertical Ellipses (สามจุด) มุมขวาล่างของกล่อง Compose

ขั้นตอนที่ 3: คลิก Templates จากเมนูด้านข้าง คลิก Delete Template

ขั้นตอนที่ 4: ขั้นตอนต่อไป คลิกชื่อ Template ที่ต้องการลบถาวร

แบบนี้ Gmail Templates ช่วยผู้ใช้ที่ต้องส่งอีเมลรายวันสำหรับงาน หรือใช้ส่วนตัวด้วยเนื้อหาเดียวกันได้มาก

คุณอาจสนใจ

• วิธีดาวน์โหลด Gmail MBOX Data ด้วย Google Takeout
• วิธีเปิด Gmail Dark Mode บน Android และ iOS
• วิธีใช้ Gmail's New Offline และ Confidential Mode
• วิธี Forward หลายอีเมลใน Gmail ครั้งเดียว