ในพื้นที่ทำงาน อีเมลกลายเป็นสื่อกลางทั่วไปในการสื่อสารและแชร์รายงานงาน ในหลายกรณี อีเมลที่ส่งต่อไปยังเพื่อนร่วมงานมีเนื้อหาเดียวกันที่เขียนในเนื้อหาอีเมล เพียงแต่ว่าไฟล์แนบต่างกัน
อาจเป็นอีเมลแสดงความยินดี อีเมลทักทาย หรืออีเมลที่ผู้ใช้ส่งรายงานและเอกสารที่มีเนื้อหาอีเมลเดียวกัน – “โปรดค้นหาไฟล์ที่แนบมากับอีเมลนี้
เมื่อเวลาผ่านไป การเขียนอีเมลเดิมซ้ำๆ ซ้ำๆ หรือการคัดลอกทุกครั้งที่เขียนอีเมลใหม่จะเป็นเรื่องที่น่ารำคาญ
คุณสามารถช่วยตัวเองจากความเร่งรีบทั้งหมดนี้ได้โดยใช้เทมเพลตอีเมล ซึ่งสร้างเทมเพลตของอีเมลที่สามารถส่งซ้ำแล้วซ้ำอีกไปยังผู้ใช้ที่แตกต่างกัน วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาระหว่างเขียนอีเมลและอาจไม่รบกวนคุณอีกต่อไป
อ่านเพิ่มเติม: วิธีปิดใช้งาน Google Meet ในแอป Gmail และเว็บ
ต่อไปนี้คือวิธีเปิดใช้เทมเพลตอีเมลใน Gmail และใช้เพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น:
วิธีเปิดใช้งานเทมเพลตในอีเมล ?
เทมเพลต ปิดใช้งาน โดยค่าเริ่มต้นในบัญชี Gmail ของคุณ คุณต้องเปิดใช้งานผ่านการตั้งค่าขั้นสูงของ Gmail ก่อนเริ่มใช้งาน ทำตามขั้นตอนนี้ตามลำดับเพื่อเปิดใช้งานเทมเพลตบน Gmail:
ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ การตั้งค่าฟันเฟือง ปุ่มด้านบนขวาของแถบงาน Gmail
ขั้นตอนที่ 2: จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือก ดูการตั้งค่าทั้งหมด ตัวเลือก
ขั้นตอนที่ 3: จากนั้นไปที่ ขั้นสูง เมนูการตั้งค่า Gmail
ขั้นตอนที่ 4: เลื่อนเมนูลงมา คุณจะเห็นเทมเพลตที่นั่น ตัวเลือกที่ตั้งค่าเป็นปิดใช้งาน คลิกที่ เปิดใช้งาน ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 5: บันทึก การตั้งค่าใหม่.
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำงานกับ Tasks บน Gmail
วิธีสร้างเทมเพลตอีเมลใน Gmail
เทมเพลตอีเมลจะถูกบันทึกซึ่งประกอบด้วยอีเมลที่มีเนื้อหาเหมือนกันในเนื้อหาอีเมล อีเมลที่เรียบเรียงเหล่านี้สามารถใช้ซ้ำๆ ได้โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก และสามารถดึงจากรายการเทมเพลตของคุณได้โดยตรง ต่อไปนี้คือวิธีสร้างบัญชีเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานบน Gmail:
ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่ เขียน ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 2: ร่างอีเมลของคุณโดยพิมพ์เนื้อหาอีเมล
ขั้นตอนที่ 3: ตอนนี้ ก่อนที่จะบันทึกฉบับร่าง ให้คลิกที่จุดไข่ปลาแนวตั้ง (ปุ่มสามจุด) ที่ด้านล่างขวาของช่องเขียนอีเมล
ขั้นตอนที่ 4: คลิกที่ เทมเพลต และจากเมนูด้านข้างที่ได้ ให้คลิกที่ บันทึกแบบร่างเป็นเทมเพลต .
ขั้นตอนที่ 5: คลิกที่ บันทึกเป็นเทมเพลตใหม่ เนื่องจากนี่เป็นเทมเพลตแรกที่สร้างขึ้น คุณจึงไม่สามารถเขียนทับเทมเพลตเก่าได้ (เราจะพูดถึงในภายหลังในบทความนี้)
ขั้นตอนที่ 6: ป้อนชื่อเทมเพลตของคุณแล้วคลิก บันทึก สร้างเทมเพลตใหม่ของคุณแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ฟีเจอร์ปัดใน Gmail
จะเขียนทับเทมเพลตก่อนหน้าได้อย่างไร
เขียนทับบัญชีเทมเพลตสำหรับเปลี่ยนเนื้อหาอีเมลของเทมเพลตเฉพาะและบันทึกทับเทมเพลตที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้โดยไม่ต้องสร้างใหม่ ต่อไปนี้คือวิธีเขียนทับเทมเพลตใน Gmail:
ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่ เขียน และร่างอีเมลที่เปลี่ยนแปลงด้วยเนื้อหาใหม่
ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่จุดไข่ปลาแนวตั้ง (ปุ่มสามจุด) ที่ด้านล่างขวาของช่องเขียนอีเมล
ขั้นตอนที่ 3: คลิกที่ เทมเพลต และจากเมนูด้านข้างที่ได้ ให้คลิกที่ บันทึกแบบร่างเป็นเทมเพลต .
ขั้นตอนที่ 4: จากนั้น ภายใต้ เขียนทับเทมเพลต ให้คลิกชื่อเทมเพลตอีเมลที่คุณบันทึกไว้ก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 5: คลิกที่ บันทึก .
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้อีเมลที่เก็บถาวรของ Gmail?
วิธีแทรกเทมเพลตเพื่อใช้งาน
การแทรกเทมเพลตเป็นกระบวนการที่ง่าย คุณจะเห็นวิธีที่การใช้เทมเพลตสำหรับอีเมลช่วยประหยัดเวลาและปราศจากความเครียด:
ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้น การเขียนอีเมล .
ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่จุดไข่ปลาแนวตั้ง (ปุ่มสามจุด) ที่ด้านล่างขวาของช่องเขียนอีเมล
ขั้นตอนที่ 3: คลิกที่ เทมเพลต และจากเมนูด้านข้างที่ได้ ให้คลิก แทรกเทมเพลต
ตอนนี้ เทมเพลตที่เลือกจะถูกเพิ่มในอีเมลใหม่ของคุณ คุณสามารถจัดรูปแบบเพิ่มเติมและสามารถแนบเอกสารที่จำเป็นก่อนที่จะส่งไปยังผู้รับ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องวุ่นวายกับการพิมพ์เนื้อหาที่จำเป็นครั้งแล้วครั้งเล่า
อ่านเพิ่มเติม: จะกำจัดอีเมลส่งเสริมการขายใน Gmail ได้อย่างไร
จะลบเทมเพลตอีเมลบน Gmail ได้อย่างไร
การลบเทมเพลตเป็นทางเลือกที่เหมาะสมหากคุณไม่ต้องการใช้เทมเพลตนั้นอีกต่อไป วิธีลบเทมเพลต Gmail เมื่อไม่มีประโยชน์มีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้น การเขียนอีเมล .
ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่จุดไข่ปลาแนวตั้ง (ปุ่มสามจุด) ที่ด้านล่างขวาของช่องเขียนอีเมล
ขั้นตอนที่ 3: คลิกที่ เทมเพลต และจากเมนูด้านข้างที่ได้ ให้คลิก ลบเทมเพลต
ขั้นตอนที่ 4: ในขั้นตอนถัดไป เพียงคลิกที่ชื่อเทมเพลตที่คุณต้องการลบอย่างถาวร
ด้วยวิธีนี้ เทมเพลตของ Gmail สามารถช่วยเหลือผู้ใช้ที่ต้องส่งอีเมลรายวันทำงานหนักเกินไป หรืออาจใช้เพื่อส่วนตัวที่มีเนื้อหาเดียวกัน
คุณอาจชอบ
วิธีดาวน์โหลดข้อมูล Gmail MBOX โดยใช้ Google Takeout
วิธีเปิดใช้งาน Gmail Dark Mode บน Android และ iOS
วิธีใช้โหมดออฟไลน์และโหมดลับใหม่ของ Gmail
วิธีส่งต่ออีเมลหลายฉบับใน Gmail ในครั้งเดียว
