Microsoft Word ใช้สำหรับสร้างเอกสารประเภทต่างๆ สำหรับการใช้งานส่วนตัวและสำนักงาน อย่างไรก็ตาม เอกสารมักถูกสร้างและแก้ไขโดยผู้เขียนที่แตกต่างกัน เมื่อมาพูดถึงสองฉบับ; ต้นฉบับและฉบับที่แก้ไขแล้ว ผู้ใช้อยากเปรียบเทียบพวกเขาและหาการเปลี่ยนแปลง Microsoft Word มีคุณสมบัติที่เปรียบเทียบเอกสารสองฉบับและระบุการเปลี่ยนแปลงอยู่แล้ว ในบทความนี้ เราจะแสดงคุณสมบัติการเปรียบเทียบของ Microsoft Word อย่างละเอียด
การเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับใน Microsoft Word
ก่อนอื่น คุณต้องมีทั้งสองไฟล์พร้อมใช้งานบนระบบของคุณ ใน Microsoft Word คุณจะต้องเรียกดูทั้งสองไฟล์และเลือกพวกเขา การเปรียบเทียบจะเปิดในหน้าต่างอื่น มันยังให้ตัวเลือกเพิ่มเติมมากมายสำหรับการเปรียบเทียบเอกสาร ผู้ใช้สามารถใช้ตัวเลือกเฉพาะหรือทั้งหมดได้ ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร ด้านล่างเราได้ให้ขั้นตอนเพื่อสาธิตแนวคิดของการเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับใน Microsoft Word:
- เปิด Microsoft Word ของคุณโดยดับเบิลคลิกลัดลอยบนเดสก์ท็อป คุณยังสามารถเปิดได้โดยการค้นหาผ่านคุณสมบัติ Windows Search
- คลิกที่แท็บ Review ใน Microsoft Word จากนั้นคลิกที่ Compare และเลือกตัวเลือก Compare two versions
- หน้าต่าง Compare Documents ใหม่จะปรากฏ เลือกเอกสาร Original และ Revised โดยการเรียกดูพวกเขา คุณยังสามารถเพิ่ม label สำหรับเอกสารที่แก้ไขแล้ว เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงกับฉลากนั้นได้
- นอกจากนี้ ให้คลิกที่ปุ่ม More สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม จะขยายหน้าต่างและแสดงการตั้งค่า Comparison เพิ่มเติม ที่นี่คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการให้ค้นหาการเปรียบเทียบไหนในเอกสาร
- เมื่อกำหนดค่าทุกอย่างแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Ok เพื่อเปรียบเทียบเอกสารทั้งสอง
ภาพรวมของการเปรียบเทียบ
จะมีสามพื้นที่เมื่อเอกสารถูกเปรียบเทียบ พื้นที่ ขวา จะแสดงทั้งเอกสารต้นฉบับและฉบับที่แก้ไขแล้ว พื้นที่ กลาง จะแสดงเอกสารที่เปรียบเทียบและการเปลี่ยนแปลงระหว่างเอกสารทั้งสอง พื้นที่ ซ้าย จะแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ทำในเอกสารที่แก้ไขแล้ว คุณสามารถได้ไอเดียเกี่ยวกับมันจากภาพหน้าจอด้านล่าง
อย่างไรก็ตาม การดูเอกสารสามารถเปลี่ยนได้ในเมนูแบบเลื่อนลง Tracking ภายใต้แท็บ Review Reviewing Pane คือพื้นที่ซ้ายที่แสดงการแก้ไขของเอกสาร คุณสามารถ ซ่อน/แสดง ได้โดยการคลิกที่มัน Display for Review แบบเลื่อนลงจะมีตัวเลือกสี่ตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้ตามวิธีที่คุณต้องการแสดงการเปรียบเทียบของเอกสาร
การรวมเอกสาร
ขั้นตอนสุดท้ายหลังจากเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับจะเป็นการรวมพวกเขา การรวมเอกสารทำเมื่อการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขทั้งหมดเสร็จสิ้น มันไม่ต่างอะไรกับการบันทึกเอกสารเพียงอย่างเดียว อย่างไรก็ตาม คุณต้องยอมรับการเปลี่ยนแปลงก่อน คุณสามารถคลิกที่ Accept ในแท็บ Review และเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลง
เมื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้คลิกที่แท็บ File และคลิกที่ตัวเลือก Save หรือ Save as เพื่อบันทึกเอกสาร
